2.1 Αρμοδιότητες, σχεδιασμός, έγκριση και επίβλεψη της πολιτικής αποδοχών

Το διοικητικό όργανο⁹ κατά την άσκηση της εποπτικής λειτουργίας του (εφεξής «εποπτική λειτουργία») θα πρέπει να είναι αρμόδιο για την έγκριση και τη διατήρηση της πολιτικής αποδοχών της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και για την επίβλεψη της εφαρμογής της, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι λειτουργεί πλήρως κατά τα προβλεπόμενα. Η εποπτική λειτουργία θα πρέπει να εγκρίνει επίσης κάθε μεταγενέστερη ουσιώδη εξαίρεση που εφαρμόζεται για συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού ή τυχόν αλλαγή στην πολιτική αποδοχών και να εξετάζει και να παρακολουθεί προσεκτικά τις συνέπειές τους. Τυχόν εξαιρέσεις δεν θα πρέπει να βασίζονται σε παραμέτρους με βάση το φύλο ή άλλες παραμέτρους που θα επέφεραν διακρίσεις, θα πρέπει να είναι καλά αιτιολογημένες και να εναρμονίζονται με τις απαιτήσεις αποδοχών βάσει του εθνικού δικαίου.

⁹ Στις ευρωπαϊκές χώρες παρατηρούνται διάφορες δομές διοικητικών οργάνων. Σε ορισμένες χώρες, συνηθίζεται μια ενιαία δομή, δηλαδή η εποπτική και η διαχειριστική λειτουργία του διοικητικού συμβουλίου ασκούνται από ένα μόνον όργανο. Σε άλλες χώρες, συνηθίζεται μια διττή δομή, όπου συγκροτούνται δύο ανεξάρτητα όργανα: το ένα για την άσκηση της διαχειριστικής λειτουργίας και το άλλο για την εποπτεία της διαχειριστικής λειτουργίας.

Η εποπτική λειτουργία θα πρέπει να διαθέτει, συλλογικά, επαρκείς γνώσεις, δεξιότητες και πείρα όσον αφορά τις πολιτικές και τις πρακτικές αποδοχών, καθώς και όσον αφορά τα κίνητρα και τους κινδύνους που μπορούν να προκύψουν από αυτές. Μεταξύ αυτών θα πρέπει να περιλαμβάνονται γνώσεις, δεξιότητες και πείρα όσον αφορά τους μηχανισμούς ευθυγράμμισης της δομής των αποδοχών με τα προφίλ κινδύνου και την κεφαλαιακή διάρθρωση των επιχειρήσεων επενδύσεων.

Η εποπτική λειτουργία θα πρέπει να διασφαλίζει την κατάλληλη εφαρμογή και την εναρμόνιση των πολιτικών και των πρακτικών της επιχείρησης επενδύσεων σχετικά με τις αποδοχές με το γενικό πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης, την εταιρική κουλτούρα και την κουλτούρα κινδύνου, τη διάθεση ανάληψης κινδύνου και τις σχετικές διαδικασίες διακυβέρνησης της επιχείρησης επενδύσεων.

Οι συγκρούσεις συμφερόντων όσον αφορά την πολιτική αποδοχών και τις χορηγούμενες αποδοχές θα πρέπει να εντοπίζονται και να τυγχάνουν κατάλληλης διαχείρισης, μεταξύ άλλων με τον καθορισμό αντικειμενικών κριτηρίων χορήγησης με βάση το εσωτερικό σύστημα αναφοράς, κατάλληλους ελέγχους και την αρχή της επαλήθευσης από δεύτερο πρόσωπο (four eyes principle). Η πολιτική αποδοχών θα πρέπει να διασφαλίζει ότι δεν προκύπτουν ουσιώδεις συγκρούσεις συμφερόντων, μεταξύ άλλων για τα μέλη του προσωπικού των λειτουργιών ελέγχου.

Η πολιτική και οι πρακτικές αποδοχών και οι διαδικασίες για τον καθορισμό τους θα πρέπει να είναι σαφείς, άρτια τεκμηριωμένες και διαφανείς. Θα πρέπει δε να διατηρείται η δέουσα τεκμηρίωση όσον αφορά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων (π.χ. πρακτικά των σχετικών συνεδριάσεων, σχετικές εκθέσεις και άλλα συναφή έγγραφα) και το σκεπτικό στο οποίο βασίζεται η πολιτική αποδοχών. EBA Public

Η εποπτική και η διαχειριστική λειτουργία και, εφόσον έχουν συγκροτηθεί, οι επιτροπές αποδοχών και κινδύνου θα πρέπει να συνεργάζονται στενά μεταξύ τους και να διασφαλίζουν ότι η πολιτική αποδοχών προάγει και συνάδει με την άρτια και αποτελεσματική διαχείριση κινδύνου.

Η πολιτική αποδοχών θα πρέπει να προβλέπει ένα αποτελεσματικό πλαίσιο για τη μέτρηση των επιδόσεων, την προσαρμογή με βάση τον κίνδυνο και τη σύνδεση των επιδόσεων με την επιβράβευση.

Η λειτουργία συμμόρφωσης και η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων, εφόσον έχουν συγκροτηθεί,¹⁰ ή το προσωπικό που έχει επιφορτιστεί με την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων (στο εξής θα πρέπει να θεωρείται ότι η αναφορά τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων καλύπτει και το προσωπικό που έχει επιφορτιστεί με την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, εφόσον η εν λόγω λειτουργία δεν έχει συγκροτηθεί), θα πρέπει να παρέχουν πρόσφορα πληροφοριακά στοιχεία σύμφωνα με τους ρόλους τους για τον καθορισμό των κονδυλίων για πρόσθετες αμοιβές, των κριτηρίων επιδόσεων και των χορηγούμενων αποδοχών οσάκις οι εν λόγω λειτουργίες έχουν επιφυλάξεις σχετικά με τον αντίκτυπο στη συμπεριφορά του προσωπικού και στον βαθμό επικινδυνότητας της εκάστοτε αναληφθείσας επιχειρηματικής δραστηριότητας.

¹⁰ Ανατρέξτε στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση των επιχειρήσεων επενδύσεων

Η εποπτική λειτουργία θα πρέπει να καθορίζει και να επιβλέπει τις αποδοχές των μελών της διαχειριστικής λειτουργίας και, σε περίπτωση που δεν έχει συγκροτηθεί η επιτροπή αποδοχών που αναφέρεται στην ενότητα 2.4, να επιβλέπει απευθείας τις αποδοχές των ανώτερων στελεχών των ανεξάρτητων λειτουργιών ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών συμμόρφωσης και διαχείρισης κινδύνου, εφόσον έχουν συγκροτηθεί.

Η εποπτική λειτουργία θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα πληροφοριακά στοιχεία που παρέχονται εκ μέρους όλων των αρμόδιων εταιρικών λειτουργιών και οργάνων (π.χ. επιτροπές, λειτουργίες ελέγχου¹¹ , τμήμα ανθρώπινων πόρων, νομικό τμήμα, τμήμα στρατηγικού σχεδιασμού, τμήμα προϋπολογισμού κ.λπ.) και των επιχειρηματικών μονάδων σχετικά με τον σχεδιασμό, την εφαρμογή και την επίβλεψη των πολιτικών της επιχείρησης επενδύσεων για τις αποδοχές.

¹¹ Ανατρέξτε στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση των επιχειρήσεων επενδύσεων

Το τμήμα ανθρώπινων πόρων θα πρέπει να συμμετέχει και να παρέχει ενημέρωση σε σχέση με την κατάρτιση και την αξιολόγηση της πολιτικής αποδοχών για την επιχείρηση επενδύσεων, συμπεριλαμβανομένης της δομής των αποδοχών, της παραμέτρου της ουδετερότητας ως προς το φύλο, των επιπέδων αποδοχών και των προγραμμάτων παροχής κινήτρων, κατά τρόπον ώστε όχι μόνο να συμβάλλει στην προσέλκυση και διατήρηση του προσωπικού που χρειάζεται η επιχείρησης επενδύσεων αλλά και να διασφαλίζει επίσης ότι η πολιτική αποδοχών εναρμονίζεται με το προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων. EBA Public

Η λειτουργία διαχείρισης κινδύνου θα πρέπει να συνδράμει και να παρέχει ενημέρωση σε σχέση με τον καθορισμό των κατάλληλων μέτρων προσαρμογής των επιδόσεων με βάση τον κίνδυνο (συμπεριλαμβανομένων των εκ των υστέρων προσαρμογών), καθώς και την αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο η δομή των μεταβλητών αποδοχών επηρεάζει το προφίλ και τη νοοτροπία της επιχείρησης επενδύσεων όσον αφορά τη διαχείριση κινδύνων. Η λειτουργία διαχείρισης κινδύνου θα πρέπει να επικυρώνει και να αξιολογεί τα δεδομένα της προσαρμογής με βάση τον κίνδυνο, καθώς και να καλείται να παρακολουθεί τις συνεδριάσεις της επιτροπής αποδοχών επί του ζητήματος αυτού.

Η λειτουργία συμμόρφωσης θα πρέπει να αναλύει τον τρόπο με τον οποίο η πολιτική αποδοχών επηρεάζει τη συμμόρφωση της επιχείρησης επενδύσεων προς τη νομοθεσία, τις κανονιστικές διατάξεις, τις εσωτερικές πολιτικές και τη νοοτροπία διαχείρισης κινδύνων και θα πρέπει να αναφέρει όλους τους κινδύνους και τα ζητήματα μη συμμόρφωσης που εντοπίζονται στο διοικητικό όργανο, κατά την άσκηση τόσο της διαχειριστικής όσο και της εποπτικής του λειτουργίας. Οι διαπιστώσεις της λειτουργίας συμμόρφωσης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από την εποπτική λειτουργία κατά την έγκριση, τις διαδικασίες επανεξέτασης και την επίβλεψη της πολιτικής αποδοχών.

Η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου, εφόσον έχει συγκροτηθεί, θα πρέπει να διενεργεί ανεξάρτητη επανεξέταση του σχεδιασμού, της εφαρμογής και των συνεπειών των πολιτικών της επιχείρησης επενδύσεων για τις αποδοχές στο προφίλ κινδύνου της, καθώς και του τρόπου διαχείρισης των εν λόγω συνεπειών σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που παρατίθενται στην ενότητα 2.5. Η επανεξέταση μπορεί να εκτελείται από άλλη οντότητα του ομίλου ή να ανατίθεται σε εξωτερικό μέρος.

Σε επίπεδο ομίλου, οι αρμόδιες λειτουργίες της μητρικής επιχείρησης της Ένωσης και των θυγατρικών θα πρέπει να επικοινωνούν και να ανταλλάσσουν πληροφορίες όπως κρίνεται σκόπιμο. Σε περίπτωση που ο φορέας ενοποιημένης εποπτείας υπάγεται στις διατάξεις της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει επίσης να ανταλλάσσουν πληροφορίες με τον οικείο φορέα ενοποιημένης εποπτείας.