2.1 Ansvar, utformning, godkännande och övervakning avseende ersättningspolicyn

Ledningsorganet⁹ i sin tillsynsfunktion (nedan kallad tillsynsfunktionen ) bör ansvara för att anta och upprätthålla värdepappersföretagets ersättningspolicy och övervaka tillämpningen av denna för att säkerställa att den fungerar som avsett. Tillsynsfunktionen bör också godkänna eventuella efterföljande väsentliga undantag som görs för enskilda anställda, eller ändringar av ersättningspolicyn, och noga överväga och övervaka följderna av dessa. Undantag ska inte baseras på könsaspekter eller andra aspekter som kan vara diskriminerande, och de bör vara väl motiverade och i linje med kraven på ersättning enligt nationell lagstiftning.

⁹ Ledningsorgan kan organiseras på olika sätt i olika europeiska länder. I vissa länder är det vanligt med en enhet, dvs. att ledningens tillsyns- och ledningsfunktioner utövas av ett enda organ. I andra länder är det vanligt med en tvådelad organisation, med två oberoende organ, där ett ansvarar för ledningsfunktionen och det andra ansvarar för tillsynen av ledningsfunktionen.

Tillsynsfunktionen bör kollektivt ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter gällande ersättningspolicy och ersättningspraxis och även gällande de incitament och risker som de kan ge upphov till. Detta bör omfatta kunskaper, färdigheter och erfarenheter med avseende på de mekanismer som används för att anpassa ersättningsstrukturen efter värdepappersföretags riskprofil och kapitalstruktur.

Tillsynsfunktionen bör se till att värdepappersföretagets ersättningspolicy och ersättningspraxis tillämpas på ett lämpligt sätt och anpassas efter värdepappersföretagets övergripande ram för företagsstyrning, företags- och riskkultur, riskbenägenhet och tillhörande styrningsprocesser.

Intressekonflikter med avseende på ersättningspolicyn och beviljad ersättning bör identifieras och hanteras på lämpligt sätt, t.ex. genom att fastställa objektiva kriterier för beviljande som baseras på det interna rapporteringssystemet, ändamålsenliga kontroller och fyra ögon-principen. Ersättningspolicyn bör säkerställa att inga väsentliga intressekonflikter uppstår med kontrollfunktioner, eller annan personal. EBA Public

Ersättningspolicyn och ersättningspraxisen samt förfarandena för att fastställa dem bör vara tydliga, väl dokumenterade och transparenta. Det bör upprätthållas en god dokumentation över beslutsprocessen (t.ex. protokoll från relevanta möten, relevanta rapporter och andra relevanta dokument) och motiveringen för ersättningspolicyn.

Tillsyns- och ledningsfunktionerna och, om sådana finns, ersättnings- och riskkommittéerna, bör ha ett nära samarbete och se till att ersättningspolicyn är förenlig med och främjar en sund och effektiv riskhantering.

Ersättningspolicyn bör innehålla en effektiv ram för resultatmätning, riskjustering och kopplingar mellan resultat och belöning.

Funktionen för regelefterlevnad och riskhanteringsfunktionen, om sådan har inrättats¹⁰ , eller personal som ansvarar för genomförandet av riskhanteringsförfaranden (nedan bör det förstås att en hänvisning till riskhanteringsfunktionen gäller på samma sätt för personal som ansvarar för riskhanteringsförfaranden, om en sådan funktion inte är inrättad), bör ge ett effektivt bidrag i enlighet med deras roller i fastställandet av bonuspooler, prestationskriterier och belöningar, om dessa funktioner har problem med inverkan på personalens beteende och verksamhetens risknivå.

¹⁰ Se EBA:s riktlinjer för intern styrning av värdepappersföretag.

Tillsynsfunktionen bör fastställa och övervaka ersättningen till medlemmarna i ledningsfunktionen och, om den ersättningskommitté som avses i avsnitt 2.4 inte har inrättats, direkt övervaka ersättningen till högre tjänstemän i de oberoende kontrollfunktionerna, inklusive funktionen för regelefterlevnad och riskhanteringsfunktionen, om sådan inrättats.

Tillsynsfunktionen bör ta hänsyn till de uppgifter som tillhandahålls av alla behöriga företagsfunktioner och företagsorgan (t.ex. kommittéer, kontrollfunktioner¹¹ , personalfunktion, juridisk funktion, funktion för strategisk planering, budgetfunktion osv.) och affärsenheter om utformningen, genomförandet och övervakningen av värdepappersföretagets ersättningspolicy.

¹¹ Se EBA:s riktlinjer för intern styrning av värdepappersföretag.

Personalfunktionen bör delta i och informera om utarbetandet och utvärderingen av värdepappersföretagets ersättningspolicy, inklusive ersättningsstruktur, könsneutralitet, ersättningsnivåer och incitamentssystem, på ett sätt som inte bara skulle locka till sig och behålla den personal som värdepappersföretaget behöver, utan också säkerställa att ersättningspolicyn är anpassad till värdepappersföretagets riskprofil.

Riskhanteringsfunktionen bör bistå i och informera om definitionen av lämpliga riskjusterade resultatmått (inklusive justeringar i efterhand) samt bedöma hur den rörliga ersättningsstrukturen påverkar värdepappersföretagets riskprofil och kultur. Riskkontrollfunktionen bör validera och bedöma riskjusteringsdata och även bjudas in till ersättningskommitténs möten om denna fråga. EBA Public

Regelefterlevnadsfunktionen bör analysera hur ersättningspolicyn påverkar värdepappersföretagets efterlevnad av lagstiftning, föreskrifter, interna riktlinjer och riskkulturen, och den bör rapportera alla identifierade regelefterlevnadsrisker och problem med bristande efterlevnad till ledningsorganet, både i dess lednings- och tillsynsfunktion. Regelefterlevnadsfunktionens slutsatser bör beaktas av tillsynsfunktionen när ersättningspolicyn godkänns, revideras och övervakas.

Internrevisionsfunktionen bör, om den inrättas, genomföra en oberoende översyn av utformningen, genomförandet och effekterna av värdepappersföretagets ersättningspolicy på dess riskprofil och hur dessa effekter hanteras i enlighet med riktlinjerna i avsnitt 2.5. Granskningen kan utföras av en annan koncernenhet eller läggas ut på entreprenad till en extern part.

Inom en koncern bör de behöriga funktionerna inom moderföretaget och dotterföretagen inom unionen samverka och utbyta information när så är lämpligt. Värdepappersföretag bör också på lämpligt sätt utbyta information med sina konsoliderande institut, i situationer där det konsoliderande institutet omfattas av direktiv 2013/36/EU.