2.1 Ansvar, udformning og godkendelse af samt tilsyn med aflønningspolitikken

Ledelsesorganet⁹ med tilsynsfunktion (herefter "tilsynsfunktionen") bør være ansvarligt for at vedtage og vedligeholde investeringsselskabets aflønningspolitik og for at føre tilsyn med dens gennemførelse med henblik på at sikre, at den fungerer efter hensigten. Tilsynsfunktionen bør også godkende eventuelle efterfølgende væsentlige fritagelser, der indrømmes enkelte medarbejdere, og ændringer af aflønningspolitikken og omhyggeligt overveje og holde øje med deres effekt. Eventuelle undtagelser bør ikke være baseret på kønsaspekter eller andre diskriminerende aspekter, bør være velbegrundede og bør være i overensstemmelse med aflønningskravene i national lovgivning.

⁹ Strukturen for ledelsesorganer varierer mellem de europæiske lande. I nogle lande er en enstrenget struktur almindelig, dvs. at bestyrelsens tilsyns- og ledelsesfunktioner varetages af ét organ. I andre lande er en tostrenget struktur almindelig, hvor der etableres to uafhængige organer, det ene til ledelsesfunktionen og det andet til tilsynet med ledelsesfunktionen.

Tilsynsfunktionen bør kollektivt have tilstrækkelig viden, kompetence og erfaring med hensyn til aflønningspolitik og -praksis samt incitamenter og risici, der kan opstå i forbindelse hermed. Dette bør omfatte viden, kompetence og erfaring med hensyn til de mekanismer, der bruges til at tilpasse aflønningsstrukturen til investeringsselskabernes risikoprofiler og kapitalstruktur.

Tilsynsfunktionen bør sikre, at investeringsselskabets aflønningspolitik og -praksis gennemføres og tilpasses korrekt til investeringsselskabets overordnede rammer for selskabsledelse, selskabs- og risikokultur, risikovillighed og de tilknyttede ledelsesprocesser.

Alle interessekonflikter i forhold til aflønningspolitikken og den tildelte aflønning bør udpeges og afhjælpes på passende vis, herunder ved at fastlægge objektive tildelingskriterier baseret på det interne rapporteringssystem, passende kontrolforanstaltninger og dobbeltkontrol. Aflønningspolitikken bør sikre, at der ikke opstår væsentlige interessekonflikter, herunder for medarbejdere med kontrolfunktioner. EBA Public

Aflønningspolitik- og praksis samt de procedurer, der anvendes til at fastlægge dem, bør være klare, veldokumenterede og gennemsigtige. Passende dokumentation af beslutningsprocessen, f.eks. referater af relevante møder, relevante rapporter og andre relevante dokumenter, og ræsonnementet bag aflønningspolitikken bør sikres.

Tilsyns- og ledelsesfunktionerne samt aflønnings- og risikoudvalgene, hvis sådanne er nedsat, bør samarbejde tæt og sikre, at aflønningspolitikken er i overensstemmelse med og fremmer en sund og effektiv risikostyring.

Aflønningspolitikken bør tilvejebringe en effektiv ramme for resultatmåling, risikojustering og sammenhængen mellem resultater og belønning.

Compliancefunktionen og risikostyringsfunktionen, hvor den er etableret,¹⁰ eller medarbejdere, der er betroet udførelsen af risikostyringsprocedurer (i det følgende skal det underforstås, at en henvisning til risikostyringsfunktionen gælder på samme måde for medarbejdere, der er betroet risikostyringsprocedurer, hvor en sådan funktion ikke er etableret), skal give effektive input i overensstemmelse med deres roller i fastsættelsen af bonuspuljer, præstationskriterier og løntildelinger, hvor der i disse funktioner kan være bekymring for indvirkningen på medarbejdernes adfærd og risikoen ved den gennemførte virksomhed.

¹⁰ Se EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse i investeringsselskaber

Tilsynsfunktionen bør fastlægge og føre tilsyn med aflønningen af ledelsens medlemmer, og den bør, hvis aflønningsudvalget omhandlet i afsnit 2.4 ikke er blevet nedsat, føre direkte tilsyn med aflønningen af den daglige ledelse i de uafhængige kontrolfunktioner, herunder risikostyrings- og compliancefunktionerne.

Tilsynsfunktionen bør inddrage input fra alle kompetente selskabsfunktioner, -organer, f.eks. udvalg, kontrolfunktioner¹¹ , HR, juridisk afdeling, strategisk planlægning, budgetfunktionen osv., og -afdelinger vedrørende udformning af, gennemførelse af og tilsyn med investeringsselskabets aflønningspolitikker.

¹¹ Se EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse i investeringsselskaber

HR-funktionen bør deltage i og bidrage til at udforme og evaluere investeringsselskabets aflønningspolitik, herunder aflønningsstrukturen, aspektet vedrørende kønsneutralitet, aflønningsniveauer og incitamentsordninger, på en måde, der ikke kun tiltrækker og fastholder de medarbejdere, investeringsselskabet har behov for, men som også sikrer, at aflønningspolitikken er afstemt efter investeringsselskabets risikoprofil.

Risikostyringsfunktionen bør medvirke og bidrage til at fastlægge passende risikojusterede resultatmål, herunder efterfølgende justeringer, samt at vurdere, hvordan den variable aflønningsstruktur påvirker investeringsselskabets risikoprofil og kultur. Risikostyringsfunktionen bør validere og vurdere risikojusteringsdata og inviteres til at deltage i aflønningsudvalgets møder herom. EBA Public

Compliancefunktionen bør analysere, hvordan aflønningspolitikken påvirker investeringsselskabets overholdelse af lovgivning, bestemmelser, interne politikker og risikokultur, og bør rapportere alle konstaterede tilfælde af compliancerisici og manglende compliance til ledelsesorganet i både dets ledelses- og tilsynsfunktion. Compliancefunktionens konstateringer bør tages i betragtning af tilsynsfunktionen under godkendelses- og revisionsprocedurerne og under tilsynet med aflønningspolitikken.

Den interne revisionsfunktion bør foretage en uafhængig revision af udformningen, gennemførelsen og virkningerne af investeringsselskabets aflønningspolitikker i forhold til dets risikoprofil og den måde, hvorpå disse virkninger håndteres i overensstemmelse med retningslinjerne i afsnit 2.5. Revisionen kan udføres af en anden enhed i koncernen eller outsources til en ekstern part.

I en koncern bør de kompetente funktioner i moderselskabet i Unionen og datterselskaberne samarbejde og udveksle informationer efter behov. Investeringsselskaberne bør også efter behov udveksle informationer med deres konsoliderende institut i situationer, hvor det konsoliderende institut er underlagt direktiv 2013/36/EU.