2.1 Palkitsemisjärjestelmän suunnittelu, hyväksyminen ja valvonta sekä siihen liittyvät tehtävät

Ylimmän hallintoelimen⁹ tulisi valvontatehtävässään vastata sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmän hyväksymisestä ja sen pitämisestä ajantasaisena sekä valvoa sen soveltamista varmistaakseen, että se on täysin tarkoituksenmukainen. Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi myös hyväksyä yksittäisen henkilöstön jäsenen osalta myöhemmin tehtävät poikkeukset ja palkitsemisjärjestelmän muutokset sekä tarkastella ja seurata huolellisesti niiden vaikutuksia. Mahdollisten poikkeusten ei tulisi perustua sukupuolinäkökohtiin tai muihin syrjiviin näkökohtiin, ja niiden tulisi olla hyvin perusteltuja ja kansallisessa lainsäädännössä säädettyjen palkitsemista koskevien vaatimusten mukaisia.

⁹ Sijoituspalveluyritysten johtamisrakenteet poikkeavat toisistaan EU-maissa. Joissain maissa on käytössä yksitasoinen organisaatio, eli valvonta- ja johtamistehtäviä hoitaa vain yksi elin. Toisissa maissa on käytössä kaksitasoinen organisaatio, jossa on kaksi toisistaan riippumatonta elintä: toinen johtamistehtävää varten ja toinen johtamistehtävän valvontaa varten.

Ylimmällä hallintoelimellä valvontatehtävässään tulisi kollektiivisesti olla riittävästi tietoa, osaamista ja kokemusta, jotka koskevat palkitsemisjärjestelmää ja -käytäntöjä sekä niiden synnyttämiä kannustimia ja riskejä. Niillä tulisi olla myös tietoa, osaamista ja kokemusta siitä, miten palkitsemisrakenne sovitetaan sijoituspalveluyrityksen riskiprofiiliin ja pääomarakenteeseen.

Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi huolehtia siitä, että sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmää ja -käytäntöjä sovelletaan asianmukaisesti ja että ne ovat sijoituspalveluyrityksen yleisen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän, yritys- ja riskikulttuurin, riskinottohalun ja niihin liittyvien ohjausprosessien mukaiset. EBA Public

Palkitsemisjärjestelmää ja myönnettyjä palkkioita koskevat eturistiriidat tulisi selvittää ja niitä tulisi vähentää tarvittavin toimin, kuten laatimalla objektiivisia myöntämisperusteita sisäisen raportointijärjestelmän, asiaankuuluvien tarkastusten ja neljän silmän periaatteen avulla. Palkitsemisjärjestelmässä tulisi varmistaa, että olennaisia eturistiriitoja ei synny myöskään valvontatoiminnoissa työskentelevän henkilöstön osalta.

Palkitsemisjärjestelmän ja -käytäntöjen sekä menettelyjen, joilla ne määritetään, tulisi olla selkeitä, hyvin dokumentoituja ja läpinäkyviä. Päätöksentekoprosessista olisi laadittava asianmukaiset asiakirjat (esim. kokouspöytäkirjat, raportit ja muut vastaavat asiakirjat) ja palkitsemisjärjestelmän perusteet olisi kirjattava.

Sijoituspalveluyrityksen ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään ja ylimmän hallintoelimen johtotehtävässään ja mahdollisten palkitsemis- ja riskivaliokuntien tulisi tehdä tiivistä yhteistyötä ja huolehtia siitä, että palkitsemisjärjestelmä on sopusoinnussa hyvän ja tehokkaan riskinhallinnan kanssa ja edistää sitä.

Palkitsemisjärjestelmässä tulisi määrätä työsuoritusten ja tulosten tehokkaista arviointijärjestelyistä, riskikorjauksista sekä työsuoritusten ja tulosten yhteydestä palkitsemiseen.

Säännösten noudattamista valvovan toiminnon ja riskinhallintatoiminnon, jos sellainen on perustettu,¹⁰ tai riskinhallintamenettelyjen suorittamisesta vastaavan henkilöstön (jäljempänä viittaus riskienhallintatoimintoon koskee samalla tavoin riskienhallintamenettelyistä vastaavaa henkilöstöä, jos tällaista toimintoa ei ole perustettu), tulisi osallistua tehtäviensä puitteissa tehokkaasti palkkiopoolien perustamiseen, tulosperusteiden laadintaan ja palkkioiden myöntämiseen silloin, kun herää huoli siitä, miten tällaiset toimenpiteet vaikuttavat henkilöstön menettelytapoihin ja liiketoiminnan riskipitoisuuteen. .

¹⁰ Ks. EPV:n ohjeet sijoituspalveluyritysten sisäisestä ohjauksesta ja hallinnasta.

Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi määrätä johtotehtävää hoitavan ylimmän hallintoelimen jäsenten palkitsemisesta ja valvoa sitä, ja jos 2.4 jaksossa tarkoitettua palkitsemisvaliokuntaa ei ole perustettu, valvoa suoraan riippumattomissa valvontatoiminnoissa, myös compliance-toiminnoissa ja riskienhallinnassa, työskentelevien ylimpien toimihenkilöiden palkitsemista, jos tällaiset toiminnot on perustettu.

Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi ottaa huomioon sijoituspalveluyrityksen kaikkien tukitoimintojen ja elinten (esim. valiokuntien, valvontatoimintojen¹¹ , henkilöstötoiminnon, oikeudellisen yksikön, strategisen suunnittelun ja budjetointitoiminnon) sekä liiketoimintayksiköiden työpanos sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmän suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa. EBA Public

¹¹ Ks. EPV:n ohjeet sijoituspalveluyritysten sisäisestä ohjauksesta ja hallinnasta.

Henkilöstöhallinnon tulisi olla mukana laatimassa ja arvioimassa sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmää – kuten palkitsemisrakennetta, sukupuolineutraaliutta koskevaa näkökohtaa, palkitsemistasoja ja kannustinjärjestelyjä – ja antaa siihen tarvittavia tietoja siten, että sijoituspalveluyritys paitsi houkuttelee tarvitsemaansa henkilöstöä ja saa sen pysymään palveluksessaan myös varmistaa, että palkitsemisjärjestelmä on sijoituspalveluyrityksen riskiprofiilin mukainen.

Riskinhallintatoiminnon tulisi auttaa määrittelemään sopivat riskikorjatut suoritusmittarit (myös jälkikäteen tehtävät riskikorjaukset) ja antaa niitä varten tietoja sekä auttaa arvioimaan, miten muuttuvien palkkioiden rakenne vaikuttaa riskiprofiiliin ja sijoituspalveluyrityksen kulttuuriin. Riskinhallintatoiminnon tulisi validoida riskikorjauksia koskevat tiedot ja arvioida niitä, ja se tulisi kutsua näitä kysymyksiä koskeviin palkitsemisvaliokunnan kokouksiin.

Compliance-toiminnon tulisi selvittää, miten palkitsemisjärjestelmä vaikuttaa siihen, miten sijoituspalveluyritys noudattaa lakeja, asetuksia ja määräyksiä, sisäisiä toimintakäytäntöjä sekä riskikulttuuria. Sen tulisi myös ilmoittaa kaikki havaitut compliance-riskit ja säännösten laiminlyöntitapaukset sijoituspalveluyrityksen ylimmälle hallintoelimelle – sekä tämän johtotehtävässä että valvontatehtävässä. Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi ottaa compliance-toiminnon tekemät havainnot huomioon palkitsemisjärjestelmän hyväksymisen, arviointimenettelyjen ja valvonnan yhteydessä.

Sisäisen tarkastuksen yksikön, jos sellainen on perustettu, tulisi laatia 2.5 jaksossa annettujen ohjeiden mukaisesti riippumaton arvio sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmän suunnittelusta, toteutuksesta ja vaikutuksista sijoituspalveluyrityksen riskiprofiiliin ja arvioida tällaisten vaikutusten hallintatapoja. Uudelleentarkastelun voi suorittaa toinen konserniyksikkö tai se voidaan ulkoistaa ulkopuoliselle osapuolelle.

Kun kyseessä on konserni, unionissa emoyrityksenä toimivan yrityksen ja tytäryritysten palkitsemisesta vastaavien yksiköiden tulisi olla vuorovaikutuksessa toisiinsa ja vaihtaa tarvittaessa tietoja. Sijoituspalveluyritysten olisi tarvittaessa vaihdettava tietoja myös konsolidoivan laitoksensa kanssa tilanteissa, joissa konsolidoiva laitos kuuluu direktiivin 2013/36/EU soveltamisalaan.