1 Ylimmän hallintoelimen tehtävät ja velvollisuudet

Ylimmällä hallintoelimellä on oltava lopullinen ja kokonaisvastuu sijoituspalveluyrityksestä, ja se määrittelee direktiivin (EU) 2019/2034 26, 28 ja 29 artiklassa tarkoitetut hallinnointi- ja ohjausjärjestelyt, valvoo niitä ja vastaa niiden täytäntöönpanosta sijoituspalveluyrityksessä niin, että varmistetaan sijoituspalveluyrityksen tehokas ja järkevä johtaminen.

Ylimmän hallintoelimen tehtävien tulee olla selkeästi määriteltyjä ja liikkeenjohdollisten tehtävien ja valvontatehtävien tulee olla toisistaan eroteltuja. Ylimmän hallintoelimen velvollisuudet ja tehtävät tulee kuvata kirjallisessa asiakirjassa, jonka ylin hallintoelin hyväksyy asianmukaisesti. Kaikkien ylimmän hallintoelimen jäsenten tulee olla tarvittaessa täysin tietoisia ylimmän hallintoelimen rakenteesta ja velvollisuuksista sekä tehtävienjaosta eri tehtäviään hoitavan ylimmän hallintoelimen ja sen komiteoiden välillä.

Valvontatehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen ja johtotehtäväänsä hoitavan ylimmän hallintoelimen tulee olla tehokkaassa vuorovaikutuksessa keskenään. Kummastakin tehtävästä on välitettävä toiselle riittävästi tietoa, jotta ne molemmat voivat hoitaa omat tehtävänsä. Jotta käytössä olisi asianmukainen keskinäinen valvonta ja seuranta, päätöksenteko ylimmässä hallintoelimessä ei saa keskittyä yksittäiselle jäsenelle tai pienelle jäsenryhmälle.

Rajoittamatta ylimmälle hallintoelimelle direktiivissä (EU) 2014/65 annettuja tehtäviä ja velvollisuuksia ylimmän hallintoelimen velvollisuuksiin olisi kuuluttava seuraavien määrittely, hyväksyminen ja täytäntöönpanon valvonta:

• a. sijoituspalveluyrityksen yleinen liiketoimintastrategia ja keskeiset toimintapolitiikat, joissa noudatetaan sovellettavaa lainsäädäntö- ja sääntelykehystä ja huomioidaan sijoituspalveluyrityksen pitkän aikavälin taloudelliset edut ja vakavaraisuus;
• b. kokonaisriskistrategia, mukaan lukien sijoituspalveluyrityksen riskinottohalu ja sen riskienhallintajärjestelmä, mukaan lukien asianmukaiset toimintapolitiikat ja menettelyt, ottaen huomioon sijoituspalveluyrityksen makrotaloudellinen ympäristö ja liiketoimintasykli sekä toimenpiteet, joilla varmistetaan, että ylin hallintoelin varaa riittävästi aikaa riskienhallintaa koskeviin kysymyksiin; asianmukainen ja tehokas sisäinen hallinnointi ja ohjaus sekä sisäisen valvonnan järjestelmä, joka sisältää selkeän organisaatiorakenteen ja toimivat sisäisen valvonnan mekanismit. Tällaisten mekanismien olisi sisällettävä pysyvä ja tehokas säännösten noudattamista valvova toiminto ja tarvittaessa, jos se on oikeasuhteista I osaston mukaisesti, sisäisen riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toiminnot, joilla on riittävä toimivalta, painoarvo ja resurssit hoitaa tehtävänsä riippumattomasti ja varmistaa sovellettavien sääntelyvaatimusten noudattaminen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäisyn yhteydessä; sekä sijoituspalveluyrityksen likviditeetin hallinnan tavoitteet;
• c. palkitsemisjärjestelmä, joka on yhteneväinen direktiivin (EU) 2019/2034 26 ja 30–33 artiklassa säädettyjen palkitsemisperiaatteiden ja EPV:n direktiivin (EU) 2019/2034 mukaisesti antamien moitteettomia palkitsemisjärjestelmiä koskevien ohjeiden kanssa⁷ ;
• d. järjestelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että ylimmän hallintoelimen yksilölliset ja yhteiset sopivuusarvioinnit suoritetaan tehokkaasti, että ylimmän hallintoelimen kokoonpano ja jatkuvuussuunnittelu ovat asianmukaisia ja että ylin hallintoelin suorittaa tehtävänsä tehokkaasti⁸ ;
• e. keskeisistä tehtävistä vastaavien henkilöiden valinta ja sopivuuden arviointi⁹ ;
• f. järjestelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa ylimmän hallintoelimen kunkin komitean sisäinen toiminta, silloin kun niitä on perustettu, ja määritellä

• g. riskikulttuuri, joka on yhdenmukainen näiden ohjeiden 8 jakson kanssa ja jossa huomioidaan sijoituspalveluyrityksen riskitietoisuus ja riskinottoon liittyvä toiminta;
• h. yrityskulttuuri ja arvot, jotka ovat yhdenmukaisia näiden ohjeiden 9 jakson kanssa ja jotka edistävät vastuullista ja eettistä toimintaa ja sisältävät menettelytapaohjeet tai muun vastaavan välineen;
• i. eturistiriitoja koskeva menettely, joka on yhdenmukainen 10 jakson kanssa sijoituspalveluyrityksen tasolla, ja henkilöstön eturistiriitoja koskeva menettely, joka on yhdenmukainen 11 jakson kanssa;
• j. järjestelyt, joiden tavoitteena on varmistaa kirjanpito- ja tilinpäätösraportointijärjestelmän eheys, mukaan luettuina varainhoidon ja toiminnan valvonta sekä lainsäädännön ja asiaankuuluvien standardien noudattaminen.

⁷ Sijoituspalveluyrityksiä koskevan direktiivin mukaisia moitteettomia palkitsemisjärjestelmiä koskevat EPV:n ohjeet.

⁸ Ks. myös ESMAn ja EPV:n yhteiset ohjeet ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia varten.

⁹ Ks. myös ESMAn ja EPV:n yhteiset ohjeet ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia varten.

Kun ylin hallintoelin laatii ja hyväksyy 25 kohdassa lueteltuja seikkoja ja valvoo niiden täytäntöönpanoa, sen olisi pyrittävä varmistamaan liiketoimintamalli ja hallinnointi- ja ohjausjärjestelyt – riskienhallintajärjestelmä mukaan luettuna – joissa otetaan huomioon riskit, joille sijoituspalveluyritykset altistuvat ja voivat altistua, tai riskit, joita ne aiheuttavat tai voivat aiheuttaa muille¹⁰ . Ottaessaan huomioon kaikki riskit sijoituspalveluyritysten olisi huomioitava kaikki asiaankuuluvat riskitekijät, myös ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyvät riskitekijät. Sijoituspalveluyritysten olisi otettava huomioon, että nämä voivat aiheuttaa vakauteen kohdistuvia riskejä¹¹ . Tällaisia ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyviä riskitekijöitä ovat esimerkiksi sopimus- tai työoikeuden alan oikeudelliset riskit, mahdollisiin ihmisoikeusloukkauksiin liittyvät riskit tai muut ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyvät riskitekijät, jotka voivat vaikuttaa palveluntarjoajan sijaintimaahan ja sen kykyyn taata sovittu palvelutaso.

¹⁰ Ks. direktiivin (EU) 2019/2034 26 artikla.

¹¹ Ks. vakavaraisuusdirektiivin 98 artiklan 8 kohdan mukaisesti julkaistu EPV:n tausta-asiakirja ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyvien riskien hallinnasta ja valvonnasta. Asiakirjassa esitellään EPV:n näkemys ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyvistä riskeistä, kuvataan niiden välittymiskanavat sekä annetaan suosituksia järjestelyistä, prosesseista, mekanismeista ja strategioista, joita laitosten on pantava täytäntöön ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan liittyvien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi.

Ylimmän hallintoelimen tulee valvoa tietojen julkistamista sekä tiedottamista ulkoisille sidosryhmille ja toimivaltaisille viranomaisille.

Kaikkien ylimmän hallintoelimen jäsenten tulee olla tietoisia sijoituspalveluyrityksen yleisestä toiminnasta, taloudellisesta tilanteesta ja riskitilanteesta taloudelliset olosuhteet huomioiden sekä päätöksistä, joilla on merkittäviä vaikutuksia sijoituspalveluyrityksen liiketoimintaan.

Ylimmän hallintoelimen jäsen voi olla vastuussa sisäisestä valvontatoiminnosta V osaston 18.1 jaksossa tarkoitetussa merkityksessä edellyttäen, ettei jäsenellä ole muita toimeksiantoja, jotka voisivat vaarantaa jäsenen sisäisen valvonnan tehtävät sekä sisäisen valvontatoiminnon riippumattomuuden.

Ylimmän valvontaelimen tulee valvoa ja säännöllisesti arvioida ja korjata mahdollisia heikkouksia niiden prosessien, strategioiden ja käytäntöjen täytäntöönpanossa, jotka liittyvät 25 ja 26 kohdassa lueteltuihin velvollisuuksiin. Sisäisen hallinnoinnin ja ohjauksen järjestelmää ja sen täytäntöönpanoa tulee arvioida ja päivittää säännöllisin väliajoin niin, että otetaan huomioon suhteellisuusperiaate I osastossa tarkemmin selitetyllä tavalla. Jos sijoituspalveluyritykseen kohdistuu olennaisia muutoksia, tulee suorittaa perusteellisempi tarkistus.

Jos sijoituspalveluyritys on oikeushenkilö, jota johtaa yksi luonnollinen henkilö yrityksen perustamisasiakirjojen ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti, näiden ohjeiden viittaukset ylimpään hallintoelimeen on tulkittava niin, että niitä sovelletaan kyseiseen henkilöön, joka on vastuussa vaihtoehtoisten järjestelyjen täytäntöönpanosta tällaisen sijoituspalveluyrityksen vakaan ja järkevän johtamisen sekä sisäisten hallinnointi- ja ohjausjärjestelyjen asianmukaisen huomioon ottamisen varmistamiseksi.