1 Rol en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan

Het leidinggevend orgaan draagt de uiteindelijke en algemene verantwoordelijkheid voor de beleggingsonderneming; het bepaalt, houdt toezicht op en legt verantwoording af voor de uitvoering binnen de beleggingsonderneming van de governanceregelingen, zoals met name genoemd in de artikelen 26, 28 en 29 van Richtlijn (EU) 2019/2034, die een doeltreffend en prudent beheer van de beleggingsonderneming waarborgen.

De taken van het leidinggevend orgaan zijn duidelijk omschreven, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de taken van de bestuursfunctie (uitvoerend) en die van de toezichthoudende functie (niet-uitvoerend). De verantwoordelijkheden en taken van het leidinggevend orgaan worden omschreven in een schriftelijk document en naar behoren goedgekeurd door het leidinggevend orgaan. Alle leden van het leidinggevend orgaan zijn volledig op de hoogte van de structuur en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan, en van de taakverdeling tussen verschillende functies van het leidinggevend orgaan en zijn comités, wanneer van toepassing.

Er is een doeltreffende interactie tussen het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie en het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie. Beide functies verstrekken elkaar voldoende informatie om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Om over passende controlemechanismen te beschikken, wordt de besluitvorming binnen het leidinggevend orgaan niet gedomineerd door één lid of een kleine groep leden.

Onverminderd de taken en verantwoordelijkheden die Richtlijn (EU) 2014/65 toewijst aan het leidinggevend orgaan, behoren de vaststelling en goedkeuring van en het toezicht op de uitvoering van de volgende aspecten tot de verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan:

• a. de algemene bedrijfsstrategie en de belangrijkste beleidsmaatregelen van de beleggingsonderneming binnen het toepasselijke wet- en regelgevingskader, rekening houdend met de financiële belangen en solvabiliteit van de beleggingsonderneming op de lange termijn;
• b. de algemene risicostrategie, met inbegrip van de risicobereidheid van de beleggingsonderneming en haar risicobeheerkader, met adequaat beleid en adequate procedures, rekening houdend met de macro-economische omgeving en de bedrijfscyclus van de beleggingsonderneming en maatregelen om te waarborgen dat het leidinggevend orgaan voldoende tijd besteedt aan risicobeheerkwesties; een toereikend en doeltreffend kader voor interne governance en interne controle dat een duidelijke organisatiestructuur en goed functionerende interne controlemechanismen omvat. Dergelijke mechanismen dienen een permanente en doeltreffende compliancefunctie te omvatten en, waar passend en evenredig overeenkomstig titel I, interne risicobeheer- en auditfuncties die voldoende gezag, status en middelen hebben om hun functies onafhankelijk te verrichten en naleving van toepasselijke regelgevingsvereisten te waarborgen in de context van het voorkomen van het witwassen van geld en terrorismefinanciering; ook dienen ze doelen te omvatten voor het liquiditeitsbeheer van de beleggingsonderneming;
• c. een beloningsbeleid dat in overeenstemming is met de beginselen die worden uiteengezet in de artikelen 26 en 30 tot en met 33 van Richtlijn (EU) 2019/2034 en de EBA-richtsnoeren betreffende een goed beloningsbeleid krachtens Richtlijn (EU) 2019/2034⁷ ;
• d. regelingen die ervoor moeten zorgen dat de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen van het leidinggevend orgaan doeltreffend worden uitgevoerd, dat de samenstelling en het opvolgingsplan van het leidinggevend orgaan passend zijn, en dat het leidinggevend orgaan zijn functies doeltreffend vervult⁸ ;
• e. een selectie- en geschiktheidsbeoordelingsproces voor medewerkers met een sleutelfunctie⁹ ;
• f. regelingen die ervoor moeten zorgen dat het intern functioneren van elk ingesteld comité van het leidinggevend orgaan gewaarborgd is, door een specifieke beschrijving te geven van:

• g. een risicocultuur overeenkomstig hoofdstuk 8 van deze richtsnoeren, waarin aandacht wordt geschonken aan het risicobewustzijn en het risicogedrag van de beleggingsonderneming;
• h. een bedrijfscultuur en waarden overeenkomstig hoofdstuk 9 die verantwoordelijk en ethisch gedrag bevorderen, met inbegrip van een gedragscode of soortgelijk instrument;
• i. een beleid inzake belangenconflicten op het niveau van de beleggingsonderneming overeenkomstig hoofdstuk 10, en voor personeel overeenkomstig hoofdstuk 11; en
• j. regelingen die zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de systemen voor boekhoudkundige en financiële verslaglegging, met inbegrip van de financiële en operationele controle en de naleving van de wetgeving en de toepasselijke normen.

⁷ EBA Richtsnoeren betreffende een goed beloningsbeleid overeenkomstig Richtlijn (EU) 2019/2034.

⁸ Zie ook de gemeenschappelijke ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.

⁹ Zie ook de gemeenschappelijke ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.

Het leidinggevend orgaan streeft er bij het opzetten en goedkeuren van en het houden van toezicht op de uitvoering van de in punt 25 genoemde aspecten, naar een bedrijfsmodel en governanceregelingen – met inbegrip van een kader voor risicobeheer – te waarborgen die rekening houden met de risico’s waaraan beleggingsondernemingen blootstaan of kunnen worden blootgesteld of de risico’s die zij voor anderen inhouden of kunnen inhouden¹⁰ . Bij het inventariseren van alle risico’s waaraan zij zijn blootgesteld, nemen beleggingsondernemingen alle relevante risicofactoren in aanmerking, met inbegrip van milieutechnische, maatschappelijke en governancegerelateerde risicofactoren (ESG). Beleggingsondernemingen nemen in aanmerking dat laatstgenoemde hun prudentiële risico’s kunnen doen toenemen¹¹ . Voorbeelden van dergelijke risico’s zijn juridische (verbintenisrechtelijke of arbeidsrechtelijke) risico’s, risico’s in verband met mogelijke mensenrechtenschendingen of andere ESG-risicofactoren die van invloed kunnen zijn op het land waar een dienstverlener is gevestigd en op het vermogen van die dienstverlener om het overeengekomen niveau van de dienstverlening te waarborgen.

¹⁰ Zie artikel 26 van Richtlijn (EU) 2019/2034.

¹¹ Zie het EBA-verslag over het beheer van en toezicht op ESG-risico’s, uitgebracht overeenkomstig artikel 98, lid 8, van de RKV, voor een beschrijving van de visie van EBA op ESG-risico’s, transmissiekanalen en aanbevelingen voor regelingen, procedures, mechanismen en strategieën die de instellingen ten uitvoer moeten leggen om ESG-risico’s te bepalen, te beoordelen en te beheren.

Het leidinggevend orgaan houdt toezicht op het proces van het bekendmaken van gegevens en het communiceren met externe belanghebbenden en bevoegde autoriteiten.

Alle leden van het leidinggevend orgaan behoren op de hoogte te zijn van de algemene bedrijfsactiviteiten, de financiële situatie en de risicosituatie van de beleggingsonderneming, waarbij rekening wordt gehouden met het economische klimaat, en van besluiten die zijn genomen die een belangrijke impact hebben op de activiteiten van de beleggingsonderneming.

Een lid van het leidinggevend orgaan kan verantwoordelijk zijn voor een interne controlefunctie zoals vermeld in titel V, paragraaf 18.1, mits het lid geen andere mandaten heeft die de interne controleactiviteiten van het lid en de onafhankelijkheid van de interne controlefunctie in het geding zouden brengen.

Het leidinggevend orgaan dient eventuele geïdentificeerde zwakke punten in de uitvoering van processen, strategieën en beleid met betrekking tot de in de punten 25 en 26 genoemde verantwoordelijkheden te monitoren, periodiek te evalueren en aan te pakken. Het kader voor interne governance en de uitvoering daarvan dienen periodiek te worden getoetst en geactualiseerd, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, zoals verder toegelicht in titel I. Wanneer een beleggingsonderneming te maken krijgt met belangrijke veranderingen, dient een grondigere toetsing te worden uitgevoerd.

Wanneer beleggingsondernemingen rechtspersonen zijn die worden bestuurd door één enkele natuurlijke persoon, overeenkomstig hun statuten en nationale wetgeving, dienen de verwijzingen in deze richtsnoeren naar een leidinggevend orgaan te worden opgevat als van toepassing op de ene persoon die verantwoordelijk is voor de invoering van alternatieve regelingen om een degelijk en prudent bestuur van die beleggingsonderneming te waarborgen en ervoor te zorgen dat naar behoren rekening wordt gehouden met interne governanceregelingen.