1 Rola i obowiązki organu zarządzającego

Organ zarządzający musi ponosić ostateczną i pełną odpowiedzialność za firmę inwestycyjną oraz definiuje obowiązujące w niej zasady zarządzania wewnętrznego, o których mowa w szczególności w art. 26, 28 i 29 dyrektywy (UE) 2019/2034, zapewniające skuteczne i rozważne zarządzanie taką firmą, a także nadzoruje wdrożenie tych zasad i jest za to wdrożenie odpowiedzialny.

Obowiązki organu zarządzającego powinny być jasno określone, z rozróżnieniem obowiązków funkcji zarządczej (wykonawczej) i funkcji nadzorczej (niewykonawczej). Zakres odpowiedzialności i obowiązki organu zarządzającego powinny zostać jasno określone w formie pisemnej oraz w należyty sposób zatwierdzone przez organ zarządzający. Wszyscy członkowie organu zarządzającego powinni być w pełni świadomi jego struktury i zakresu odpowiedzialności, a także podziału zadań między poszczególnymi funkcjami organu zarządzającego i jego komitetami, o ile zostały ustanowione.

Organ zarządzający w ramach swojej funkcj i nadzorczej oraz organ zarządzający w ramach swojej funkcj i zarządczej powinny skutecznie współdziałać. Obydwie funkcje powinny dostarczać sobie nawzajem informacji wystarczających do tego, aby wykonywać swoje role. W celu zapewnienia odpowiednich mechanizmów kontroli i równowagi proces decyzyjny w ramach organu zarządzającego nie powinien być zdominowany przez jednego członka lub niewielką grupę członków.

Z zastrzeżeniem zadań i obowiązków organu zarządzającego wynikającego z dyrektywy (UE) 2014/65, do obowiązków organu zarządzającego powinno należeć ustanawianie, zatwierdzanie i nadzorowanie wdrożenia:

• a. ogólnej strategii biznesowej firmy inwestycyjnej i jej najważniejszej polityki w obrębie obowiązujących ram prawnych i regulacyjnych przy uwzględnieniu długoterminowego interesu finansowego oraz wypłacalności firmy inwestycyjnej;
• b. ogólnej strategii dotyczącej ryzyka, w tym gotowości firmy inwestycyjnej do podejmowania ryzyka i jej ram zarządzania ryzykiem, obejmującej odpowiednią politykę i procedury, uwzględniającej otoczenie makrogospodarcze i cykl biznesowy firmy inwestycyjnej oraz środki zapewniające poświęcenie przez organ zarządzający odpowiedniej ilości czasu na kwestie związane z zarządzaniem ryzykiem; odpowiednich i skutecznych ram zarządzania wewnętrznego i kontroli wewnętrznej, obejmujących przejrzystą strukturę organizacyjną i dobrze funkcjonujące mechanizmy kontroli wewnętrznej. Mechanizmy te powinny obejmować stałą i skuteczną komórkę ds. nadzoru zgodności z prawem oraz, w stosownych przypadkach i z uwzględnieniem kryteriów proporcjonalności wymienionych w tytule I, komórki zarządzania ryzykiem i audytu wewnętrznego, dysponujące wystarczającymi uprawnieniami, statusem i zasobami, aby móc pełnić swoje funkcje w sposób niezależny oraz zapewniać zgodność z obowiązującymi regulacjami w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; a także cele zarządzania płynnością firmy inwestycyjnej;
• c. polityki wynagrodzeń zgodnej z zasadami wynagradzania określonymi w art. 26 i 30 – 33 dyrektywy (UE) 2019/2034 oraz wytycznymi EUNB w sprawie rozsądnej polityki wynagrodzeń zgodnej z dyrektywą (UE) 2019/2034⁷ ;
• d. zasad mających na celu zapewnienie skutecznego przeprowadzenia indywidualnych i zbiorowych ocen kwalifikacji organu zarządzającego, odpowiedniego składu organu zarządzającego i planowania sukcesji w jego obrębie oraz skutecznego pełnienia funkcji przez organ zarządzający⁸ ;
• e. procesu wyboru i oceny kwalifikacji osób pełniących najważniejsze funkcje⁹ ;
• f. zasad mających na celu zapewnienie wewnętrznego funkcjonowania każdego ewentualnego komitetu organu zarządzającego, z wyszczególnieniem:

• g. kultury ryzyka zgodnie z sekcją 8 niniejszych wytycznych, odnoszącej się do świadomości ryzyka i zachowań związanych z podejmowaniem ryzyka w firmie inwestycyjnej;
• h. kultury korporacyjnej i wartości zgodnie z sekcją 9, które powinny promować odpowiedzialne i etyczne postępowanie, w tym kodeksu postępowania lub podobnego dokumentu;
• i. polityki przeciwdziałania konfliktom interesów na poziomie instytucjonalnym zgodnie z sekcją 10 oraz dla pracowników zgodnie z sekcją 11; oraz
• j. zasad mających na celu zapewnienie rzetelności systemów rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, w tym finansowych i operacyjnych mechanizmów kontrol i , a także zgodności z przepisami i odpowiednimi standardami.

⁷ Wytyczne w sprawie rozsądnej polityki wynagrodzeń zgodnej z dyrektywą w sprawie nadzoru ostrożnościowego nad firmami inwestycyjnymi (IFD).

⁸ Zob. także wspólne wytyczne ESMA i EUNB w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje.

⁹ Zob. także wspólne wytyczne ESMA i EUNB w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje.

Podczas ustanawiania, zatwierdzania i nadzorowania wdrożenia kwestii, o których mowa w pkt 25, organ zarządzający powinien zapewnić wprowadzenie takiego modelu biznesowego i zasad zarządzania wewnętrznego, w tym ram zarządzania ryzykiem, które uwzględniają rodzaje ryzyka, na jakie są lub mogą być narażone firmy inwestycyjne, lub jakie stwarzają lub mogą stwarzać dla innych¹⁰ . Analizując wszystkie rodzaje ryzyka, firmy inwestycyjne powinny wziąć pod uwagę wszystkie mające zastosowanie czynniki ryzyka, w tym czynniki ryzyka środowiskowego, społecznego i związanego z zarządzaniem. Firmy inwestycyjne powinny uwzględnić, że te ostatnie mogą mieć wpływ na ich ryzyko ostrożnościowe¹¹ . Tego typu czynniki ryzyka środowiskowego, społecznego i związanego z zarządzaniem obejmują na przykład ryzyko prawne związane z prawem umów lub prawem pracy, ryzyko związane z potencjalnym naruszeniem praw człowieka, czy inne czynniki ryzyka środowiskowego, społecznego i związanego z zarządzaniem, które mogą wpłynąć na kraj, w którym zlokalizowany jest usługodawca, oraz na jego zdolność do świadczenia usług na ustalonym poziomie.

¹⁰ Zob. art. 26 dyrektywy (UE) 2019/2034.

¹¹ Zob. raport EUNB w sprawie zarządzania i nadzoru nad ryzykiem środowiskowym, społecznym i związanym z zarządzaniem, opublikowany na podstawie art. 98 ust. 8 dyrektywy o wymogach kapitałowych (CRD), który zawiera opis stanowiska EUNB na temat ryzyka środowiskowego, społecznego i związanego z zarządzaniem, kanałów transmisji, a także zalecenia odnośnie do ustaleń, procesów, mechanizmów i strategii, jakie instytucje powinny wdrożyć w celu i dentyfikacji i oceny ryzyka środowiskowego, społecznego i związanego z zarządzaniem oraz zarządzania tym ryzykiem.

Organ zarządzający musi nadzorować proces ujawniania informacji i ich przekazywania w kontaktach z zewnętrznymi interesariuszami i właściwymi organami.

Wszyscy członkowie organu zarządzającego powinni być informowani o pełnej działalnośc i firmy inwestycyjnej oraz jej sytuacji finansowej i sytuacji pod względem ryzyka, z uwzględnieniem środowiska gospodarczego, a także o podejmowanych decyzjach mających znaczący wpływ na działalność firmy inwestycyjnej.

Członek organu zarządzającego może odpowiadać za komórkę kontroli wewnętrznej, o której mowa w tytule V sekcji 18.1, pod warunkiem, że członek ten nie posiada innych uprawnień, które mogłyby negatywnie wpływać na jego działania w zakresie kontroli wewnętrznej i na niezależność komórki kontroli wewnętrznej.

Organ zarządzający powinien monitorować wszelkie uchybienia zidentyfikowane w odniesieniu do wdrażania procesów, strategii i polityki wymienionych w pkt 25 i 26, dokonywać ich okresowego przeglądu oraz podejmować działania naprawcze. Ramy zarządzania wewnętrznego i ich wdrażanie powinny być poddawane okresowemu przeglądowi i aktualizacji z uwzględnieniem zasady proporcjonalności, co wyjaśniono bardziej szczegółowo w tytule I. W przypadku istotnych zmian mających wpływ na firmę inwestycyjną należy przeprowadzić bardziej szczegółowy przegląd.

W przypadku firm inwestycyjnych będących osobami prawnymi zarządzanymi przez jedną osobę fizyczną zgodnie ze swoimi statutami i krajowymi przepisami wszelkie odniesienia w niniejszych wytycznych do organu zarządzającego należy rozumieć jako mające zastosowanie do jednej osoby fizycznej odpowiedzialnej za wdrażanie alternatywnych rozwiązań zapewniających prawidłowe i ostrożne zarządzanie taką firmą oraz odpowiednie uwzględnienie ustaleń dotyczących zarządzania wewnętrznego.