8.4 Retentiebonussen

Beleggingsondernemingen dienen in staat te zijn hun legitieme belang bij de toewijzing van retentiebonussen voor het behoud van een aangewezen personeelslid te onderbouwen. Retentiebonussen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt in het kader van herstructureringen, bij liquidaties, na een verandering van zeggenschap of om de voltooiing van grote projecten binnen een beleggingsonderneming te waarborgen. Beleggingsondernemingen dienen documentatie bij te houden van de gebeurtenis die het noodzakelijk maakte een retentiebonus EBA Public

toe te kennen en van de motivering voor die toekenning, alsook van de periode, met inbegrip van de begin- en einddatum, waarvoor de reden wordt verondersteld te bestaan. Beleggingsondernemingen moeten de retentievoorwaarden en de toepasselijke prestatievoorwaarden vaststellen. Beleggingsondernemingen moeten een retentieperiode vaststellen en bepalen na welke datum of gebeurtenis zij controleert of aan de retentie- en prestatievoorwaarden is voldaan.

Uitgangspunt is dat beleggingsondernemingen niet meerdere retentiebonussen aan een personeelslid mogen toekennen. In uitzonderlijke gevallen en mits naar behoren gemotiveerd, kan aan een personeelslid meer dan één retentiebonus worden toegekend, maar op verschillende momenten en onder de in dit deel vastgestelde voorwaarden voor elke retentiebonus. De retentiebonussen mogen pas worden toegekend nadat aan de retentievoorwaarden en de toepasselijke prestatievoorwaarden is voldaan. Bovendien mag de retentiebonus alleen worden toegekend als er geen redenen zijn die leiden tot een situatie waarin de retentiebonus niet mag worden toegekend, bijvoorbeeld ernstige inbreuken op de naleving, wangedrag of andere tekortkomingen van het personeelslid in kwestie.

Een retentiebonus moet in overeenstemming zijn met de vereisten om een gezonde kapitaalbasis te behouden krachtens artikel 31 en artikel 32, lid 1, onder d), van Richtlijn (EU) 2034/2019 en de respectieve toezichtbevoegdheden krachtens artikel 39, lid 2, onder g), van Richtlijn (EU) 2034/2019 die ertoe zouden kunnen leiden dat de retentiebonus moet worden verlaagd, mogelijk zelfs tot nul.

Bij het beoordelen en overwegen of de toekenning van een retentiebonus aan aangewezen personeelsleden passend is, kunnen beleggingsondernemingen en bevoegde autoriteiten ten minste het volgende in aanmerking nemen:

• a. kwesties die ertoe leiden dat bepaalde personeelsleden ervoor zouden kunnen kiezen de beleggingsonderneming te verlaten;
• b. de redenen waarom de retentie van die personeelsleden van cruciaal belang is voor de beleggingsonderneming;
• c. de gevolgen voor de beleggingsonderneming van het vertrek van het personeelslid in kwestie;
• d. de afweging of het bedrag van de toegekende retentiebonus noodzakelijk en evenredig is voor de retentie van het personeelslid in kwestie.

Een retentiebonus dient gebaseerd te zijn op specifieke voorwaarden die verschillen van de prestatievoorwaarden die voor andere delen van de variabele beloning gelden, en een retentievoorwaarde en specifieke prestatievoorwaarden te omvatten. De specifieke voorwaarden voor een retentiebonus moeten resulteren in de retentiedoelstelling (d.w.z. de retentie van personeelsleden in de beleggingsonderneming gedurende een vooraf bepaalde periode of tot een bepaalde gebeurtenis). De specifieke prestatievoorwaarden moeten EBA Public

voorwaarden omvatten die verband houden met het rechtmatige belang waarvoor het personeelslid moet worden behouden, het gedrag van het personeelslid en moeten verenigbaar zijn met de bepalingen die zijn vastgelegd in punt 138. Retentiebonussen mogen niet leiden tot een situatie waarin de totale variabele beloning, bestaande uit de prestatiegerelateerde variabele beloning en de retentiebonus, van het personeelslid niet langer gekoppeld is aan diens prestaties, de bedrijfseenheid in kwestie en de algemene resultaten van de beleggingsonderneming zoals vereist uit hoofde van artikel 30, onder j), ii) en artikel 32, lid 1, onder a) van Richtlijn (EU) 2034/2019.

Retentiebonussen mogen niet louter als compensatie voor prestatiegerelateerde beloning worden toegewezen die niet is uitbetaald vanwege ontoereikende prestaties of de financiële situatie van de beleggingsonderneming.

Beleggingsondernemingen moeten de retentieperiode vaststellen als het tijdstip van de gebeurtenis of als de periode tussen de begindatum en de einddatum van de gebeurtenis wanneer aan de retentievoorwaarde moet worden voldaan. De retentiebonussen moeten worden toegekend na afloop van de retentieperiode. Tijdens de retentieperiode mogen geen pro-ratatoekenningen worden gedaan.

Retentiebonussen zijn variabele beloning en moeten daarom bij toekenning aan aangewezen personeelsleden voldoen aan de vereisten betreffende variabele beloning uit hoofde van artikel 32 van de richtlijn beleggingsondernemingen, met inbegrip van het intern vastgestelde maximumratio tussen de variabele en vaste componenten van de beloning, risicoafstemming achteraf, betaling in instrumenten, uitstel, retentie, malus- en terugvorderingsregelingen.

Los van het feit dat de retentiebonus pas na afloop van de retentieperiode wordt toegekend, dient de retentiebonus in aanmerking te worden genomen bij de berekening van de verhouding tussen de variabele en de vaste beloningscomponenten volgens een van de onderstaande methoden:

• a. de retentiebonus wordt uitgesplitst in jaarlijkse bedragen voor elk jaar van de retentieperiode, berekend op lineaire pro rata basis. Wanneer de exacte duur van de retentieperiode niet vooraf bekend is, dient de beleggingsonderneming een periode vast te stellen met inachtneming van de situatie en de getroffen maatregelen die de betaling van een retentiebonus rechtvaardigen, en dient zij deze procedure naar behoren te documenteren. De berekening van het verhoudingspercentage dient te worden gebaseerd zijn op de vastgestelde periode; of
• b. het volledige bedrag van de retentiebonus dient in aanmerking te worden genomen in het jaar waarin aan de retentievoorwaarde is voldaan. EBA Public