5.1 Yhteistyötä ja tietojenvaihtoa koskevat käytännön menettelyt

Näiden ohjeiden mukaista yhteistyötä ja tietojenvaihtoa olisi tuettava tehokkailla ja vaikuttavilla yhteistyö- ja tietojenvaihtokeinoilla sekä kansallisella että rajatylittävällä tasolla. Tällaisilla keinoilla olisi varmistettava, että luottamuksellisia tietoja vaihdetaan turvallisten kanavien kautta.

Tiedot olisi toimitettava kirjallisesti niiden muodosta riippumatta, olivatpa ne paperilla, sähköisessä muodossa tai muussa muodossa. Tietojenvaihdossa ja yhteistyöpyynnöissä olisi ilmoitettava selkeästi asianomainen laitos tai sivuliike, mukaan lukien oikeushenkilötunnus (LEI)⁵ , jos sellainen on saatavilla (sivuliikkeen osalta: emoyhtiön oikeushenkilötunnus).

⁵ LEI tarkoittaa oikeushenkilölle annettua ISO 17442 -standardiin perustuvaa yksilöllistä aakkosnumeerista viitekoodia.

Tarvittaessa, kuten kiireellisissä tapauksissa ja hätätapauksissa, tiedot olisi pyydettävä tai annettava omasta aloitteesta suullisesti, puhelimitse tai asianomaisten valvontaviranomaisten välisessä tapaamisessa. Tällaista suullista vaihtoa olisi tuettava kirjallisesti mahdollisimman pian sen jälkeen.

Jos vakavaraisuuden ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvoja on sama viranomainen tai jos rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvoja ja rahanpesun selvittelykeskus ovat sama viranomainen, voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön muita kuin tässä jaksossa yksilöityjä prosesseja, joilla varmistetaan vähintään samantasoinen yhteistyö ja tietojenvaihto kuin tässä jaksossa.

Vaihdettavien tietojen merkityksellisyyskriteerit

Vakavaraisuusvalvojien olisi pidettävä tietoja merkityksellisinä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen liittyvien valvontatehtävien suorittamisen kannalta ainakin tilanteissa, joissa tiedot

• a) antavat vakavaraisuusvalvojalle perustellun syyn epäillä, että laitokseen liittyy rahanpesua tai terrorismin rahoitusta tai niiden yritystä tai että sellaisen toiminnan riski on erityisen suuri;
• b) osoittavat, että laitoksen liiketoiminta tai liiketoimintamalli tai sen muutokset viittaavat siihen, että laitokseen saattaa kohdistua erityisen suuri rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riski;
• c) liittyvät laitoksen vakavaraisuusvaatimusten noudattamisessa ilmenneisiin puutteisiin, joilla voi olla kielteinen vaikutus rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämistä koskevaan hallintotapaan sekä sisäisiin järjestelmiin ja valvontakehykseen; tai
• d) liittyvät kysymykseen siitä, täyttääkö laitos direktiivissä (EU) 2015/849 asetetut vaatimukset.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi pidettävä tietoja merkityksellisinä vakavaraisuuden valvontatehtävien suorittamisen kannalta ainakin silloin, kun tiedoilla voi olla vaikutusta laitoksen liiketoimintamalliin, sisäisiin hallintojärjestelyihin, riskienhallintakehykseen, operatiiviseen riskiin, likviditeetin riittävyyteen, laitoksen laajuisiin järjestelmiin ja valvontaan, jos tiedot koskevat sitä, noudattaako laitos direktiivissä 2013/36/EU ja asetuksessa (EU) N:o 575/2013 säädettyjä vakavaraisuusvaatimuksia, tai jos ne voivat vaikuttaa laitoksen taloudelliseen vakauteen tai elinkelpoisuuteen.

Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi katsottava, että tiedot ovat merkityksellisiä rahanpesun selvittelykeskuksen tehtävien suorittamisen kannalta, jos nämä tiedot voivat viitata mahdolliseen rahanpesuun tai terrorismin rahoitukseen ja kun ne voivat auttaa tunnistamaan rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskejä, suuntauksia, malleja tai typologioita.

Vakavaraisuusvalvojien olisi toimitettava asiaankuuluvat tiedot seuraaville tahoille:

• a) rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojille, jotka vastaavat laitoksen valvonnasta jäsenvaltiossa, johon laitos on sijoittautunut tai johon sen on tarkoitus sijoittautua, ja
• b) rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojille siinä jäsenvaltiossa, johon emoyrityksenä toimiva yritys on sijoittautunut, jos laitos kuuluu rajatylittävään konserniin, tai jos kyseessä on yksittäinen laitos, jolla on sivuliikkeitä muissa jäsenvaltioissa, siinä jäsenvaltiossa, jossa laitoksen päätoimipaikka sijaitsee, tai johtavalle valvontaviranomaiselle, jos on perustettu rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen kollegio.

Vakavaraisuusvalvojien olisi ilmoitettava kullekin tietoja vastaanottavalle rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojalle muista rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojista, joille ne toimittavat tai ovat toimittaneet tietoja, mikäli tämä on aiheellista.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi toimitettava asiaankuuluvat tiedot seuraaville tahoille:

• a) vakavaraisuusvalvojille, jotka vastaavat laitoksen valvonnasta siinä jäsenvaltiossa, johon laitos on sijoittautunut tai johon sen on tarkoitus sijoittautua, ja
• b) konsolidointiryhmän valvojalle, jos laitos kuuluu rajatylittävään konserniin, tai jos kyseessä on yksi laitos, jolla on sivuliikkeitä muissa jäsenvaltioissa, päätoimipaikan vakavaraisuusvalvojalle.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi ilmoitettava kullekin tietoja vastaanottavalle vakavaraisuusvalvojalle muista vakavaraisuusvalvojista, joille ne toimittavat tai ovat toimittaneet tietoja, mikäli tämä on aiheellista.

Yhteistyö- ja tietopyynnöt

Vakavaraisuusvalvojien sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi esitettävä kirjallinen tieto- tai yhteistyöpyyntö, jossa on mainittava vähintään seuraavat seikat:

• a. pyydettyjen tietojen tai yhteistyön tyyppi;
• b. tarkoitus, johon tietoja tai yhteistyötä pyydetään, mainiten myös säännökset, joissa määritellään ne valvontatehtävät, joiden osalta pyydettyjen tietojen katsotaan olevan merkityksellisiä; ja
• c. tiettyyn määräaikaan sidottujen pyyntöjen osalta päivämäärä, johon mennessä vastausta odotetaan, mukaan lukien pyynnön liittyminen asiaan ja mahdollinen kiireellisyysperuste.

Jos pyynnön vastaanottava viranomainen ei pysty toimittamaan pyydettyjä tietoja tai tekemään yhteistyötä pyynnön esittäneen viranomaisen asettamaan määräaikaan mennessä, olisi sovittava vaihtoehtoisesta ajankohdasta. Jos pyynnön vastaanottava viranomainen voi antaa osittaisen vastauksen pyynnön esittävän viranomaisen ilmoittamassa määräajassa, pyynnön vastaanottavan viranomaisen olisi toimitettava kaikki tiedot, jotka se voi toimittaa, ja sovittava jostain muusta ajankohdasta, jolloin mahdolliset puuttuvat tiedot voidaan toimittaa.

Jos yhteistyö- tai tietopyyntöä tai osaa siitä ei voida toteuttaa, pyynnön vastaanottavan viranomaisen olisi annettava yksityiskohtainen kirjallinen selvitys syistä, joiden vuoksi pyyntöä ei voida toteuttaa.

Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi mahdollisuuksien mukaan pyydettävä tarvittavat tiedot viranomaiselta, joka on alun perin kerännyt tai tuottanut tiedot, jos kyseinen viranomainen on tiedossa.

Tietojen antaminen oma-aloitteisesti

Toisen viranomaisen kannalta merkityksellisiksi katsotut tiedot olisi toimitettava omasta aloitteesta ja ilman aiheetonta viivytystä, paitsi jos tietojen omistajalle on selvää, että mahdollinen vastaanottava viranomainen on jo saanut kyseiset tiedot. Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien välinen yhteistyö

Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi sovittava säännöllisestä tietojenvaihdosta silloin kun se katsotaan aiheelliseksi laitoksen tai rajojen yli toimivien konsernien tai sellaisten laitosten valvontaa varten, joilla on sivuliikkeitä muilla lainkäyttöalueilla. Jos vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien kesken on sovittu säännöllisen tietojenvaihdon perustamisesta, niiden olisi jaettava toisilleen säännöllisin väliajoin tietoja, joiden katsotaan olevan merkityksellisiä toisen valvojan tehtävien suorittamisen kannalta.

Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi ilmoitettava toisilleen nimetyt yhteyspisteet asiaankuuluvien tietojen toimittamisen helpottamiseksi ja harkittava asiointipostilaatikon käyttöönottoa.

Jos käytössä on yhteistyö- ja tietojenvaihtojärjestelyjä, asianomaisten vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi päätettävä, ovatko nykyiset tietojenvaihtojärjestelyt riittäviä näissä ohjeissa vahvistettujen säännösten noudattamiseksi vai onko viranomaisten päivitettävä näitä järjestelyjä tai muulla tavoin täydennettävä niitä vaihtoehtoisilla järjestelyillä, kun otetaan huomioon näissä ohjeissa vahvistetut yhteistyötä ja tietojenvaihtoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt.

Jos yhteistyötä ja tietojenvaihtoa harjoitetaan jo vakavaraisuuden valvontakollegioissa ja/tai rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvontakollegioissa, rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien ja vakavaraisuusvalvojien olisi käytettävä kollegiokehystä näissä ohjeissa esitetyssä yhteistyössä ja tietojenvaihdossa, jos se katsotaan yhteistyön luonteen ja vaihdettavien tietojen tyypin kannalta tarkoituksenmukaiseksi.

Vakavaraisuusvalvojien ja rahanpesun selvittelykeskuksen välinen yhteistyö

Vakavaraisuusvalvojien olisi jaettava rahanpesun selvittelykeskukselle valvontatoimintansa yhteydessä kerätyt ja tuotetut tiedot, jotka ovat 20 kohdan mukaisesti merkityksellisiä rahanpesun selvittelykeskuksen tehtävien kannalta.

Vakavaraisuusvalvojien olisi tarvittaessa pyydettävä rahanpesun selvittelykeskukselta näiden ohjeiden mukaisia tietoja, jotka ovat merkityksellisiä niiden valvontatehtävien hoitamisen kannalta.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien ja rahanpesun selvittelykeskuksen välinen yhteistyö

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi jaettava rahanpesun selvittelykeskukselle valvontatehtäviensä suorittamisen yhteydessä kerättyjä tai tuotettuja tietoja, jotka ovat 20 kohdan mukaisesti merkityksellisiä rahanpesun selvittelykeskuksen tehtävien kannalta.

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen valvojien olisi tarvittaessa pyydettävä rahanpesun selvittelykeskukselta näiden ohjeiden mukaisia tietoja, jotka ovat merkityksellisiä niiden valvontatehtävien suorittamisen kannalta.