5.1 Πρακτικοί τρόποι συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών

Πρέπει να τεθούν σε ισχύ αποτελεσματικά και αποδοτικά μέσα συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών για τη στήριξη της συνεργασίας και της ανταλλαγής πληροφοριών βάσει των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών, τόσο σε εγχώριο όσο και σε διασυνοριακό πλαίσιο. Τα μέσα αυτά πρέπει να διασφαλίζουν ότι η ανταλλαγή εμπιστευτικών πληροφοριών πραγματοποιείται μέσω ασφαλών διαύλων.

Οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται εγγράφως, ανεξάρτητα από τη μορφή, είτε είναι έγχαρτη, είτε ηλεκτρονική επικοινωνία, είτε οποιαδήποτε άλλη. Οι ανταλλαγές πληροφοριών ή τα αιτήματα συνεργασίας πρέπει να περιλαμβάνουν σαφή ταυτοποίηση του σχετικού ιδρύματος ή υποκαταστήματος, συμπεριλαμβανομένου του αναγνωριστικού κωδικού νομικής οντότητας (LEI)⁵ , εφόσον είναι διαθέσιμος (για υποκατάστημα τον LEI της μητρικής εταιρείας).

⁵ Ως «LEI» νοείται ένας μοναδικός αλφαριθμητικός κωδικός αναφοράς βάσει του προτύπου ISO 17442 που έχει αποδοθεί σε μια νομική οντότητα.

Όταν κρίνεται αναγκαίο, όπως σε περίπτωση επείγουσας ή έκτακτης ανάγκης, οι πληροφορίες πρέπει να ζητούνται ή να παρέχονται με ίδια πρωτοβουλία, προφορικά, τηλεφωνικά ή κατά τη διάρκεια συνάντησης μεταξύ των αρμόδιων αρχών εποπτείας. Η εν λόγω προφορική ανταλλαγή πρέπει να υποστηρίζεται εγγράφως σε επόμενο χρόνο, το συντομότερο δυνατόν.

Όταν η αρχή προληπτικής εποπτείας και η εποπτική αρχή για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας είναι η ίδια αρχή ή όταν η εποπτική αρχή για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και η μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών είναι η ίδια αρχή, ενδέχεται να τεθούν σε εφαρμογή, κατά περίπτωση, άλλες διαδικασίες από εκείνες που προσδιορίζονται στο παρόν τμήμα, όπως ενδείκνυται, διασφαλίζοντας τουλάχιστον τον ίδιο βαθμό συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών με αυτόν που προβλέπεται στο παρόν τμήμα.

Κριτήρια συνάφειας για τις πληροφορίες που πρόκειται να ανταλλαγούν

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να θεωρούν ότι οι πληροφορίες είναι σημαντικές για την άσκηση των εποπτικών καθηκόντων για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, τουλάχιστον σε περιπτώσεις όπου αυτές:

• α) παρέχουν στην αρχή προληπτικής εποπτείας βάσιμους λόγους να υποπτεύεται ότι σε σχέση με το ίδρυμα, έχει διαπραχθεί ή διαπράττεται ή επιχειρήθηκε να διαπραχθεί ή υπάρχει αυξημένος κίνδυνος για νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας·
• β) επισημαίνουν ότι η επιχειρηματική δραστηριότητα ή το επιχειρηματικό μοντέλο ενός ιδρύματος ή οι αλλαγές σε αυτά, υποδηλώνουν ότι το ίδρυμα μπορεί να εκτεθεί σε αυξημένο κίνδυνο νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / χρηματοδότησης της τρομοκρατίας·
• γ) σχετίζονται με ελλείψεις στη συμμόρφωση ενός ιδρύματος με τις απαιτήσεις προληπτικής εποπτείας, οι οποίες ενδέχεται να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στις ρυθμίσεις διακυβέρνησης για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και στο πλαίσιο των εσωτερικών συστημάτων και ελέγχων ή·
• δ) αφορούν τη συμμόρφωση ενός ιδρύματος με τις απαιτήσεις που ορίζονται στην οδηγία (ΕΕ) αριθ. 2015/849.

Οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να θεωρούν ότι οι πληροφορίες είναι σημαντικές για την άσκηση των καθηκόντων προληπτικής εποπτείας τουλάχιστον όταν αυτές ενδέχεται να έχουν αντίκτυπο στο επιχειρηματικό μοντέλο του ιδρύματος, στις ρυθμίσεις εσωτερικής διακυβέρνησης, στο πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων, στον λειτουργικό κίνδυνο, στην επάρκεια της ρευστότητας, στα συστήματα και τους ελέγχους σε επίπεδο ιδρύματος, όταν αφορούν τη συμμόρφωση του ιδρύματος με τις απαιτήσεις προληπτικής εποπτείας, όπως ορίζονται στην οδηγία αριθ. 2013/36/ΕΕ και στον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 575/2013 ή ενδέχεται να επηρεάσουν τη χρηματοοικονομική ευρωστία ή τη βιωσιμότητα του ιδρύματος.

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να θεωρούν ότι οι πληροφορίες είναι σημαντικές για την άσκηση των καθηκόντων της μονάδας χρηματοοικονομικών πληροφοριών, όταν οι πληροφορίες αυτές θα μπορούσαν να υποδεικνύουν πιθανή νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας και όταν θα μπορούσαν να συμβάλλουν στον εντοπισμό των κινδύνων, τάσεων, προτύπων ή μορφών νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να παρέχουν τις σχετικές πληροφορίες προς:

• α) τις εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας που είναι υπεύθυνοι για την εποπτεία του ιδρύματος στο κράτος μέλος στο οποίο είναι εγκατεστημένο ή πρόκειται να εγκατασταθεί το ίδρυμα και
• β) τις εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας στο κράτος μέλος στο οποίο είναι εγκατεστημένη η ευρωπαϊκή μητρική επιχείρηση, εάν το ίδρυμα ανήκει σε διασυνοριακό όμιλο ή, στην περίπτωση ενός μεμονωμένου ιδρύματος με υποκαταστήματα σε άλλα κράτη μέλη, εκεί όπου βρίσκεται η κεντρική διοίκηση του ιδρύματος ή, σε περίπτωση που έχει συσταθεί Κολλέγιο για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, στο κράτος όπου βρίσκεται η επικεφαλής εποπτική αρχή.

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να ενημερώνουν καθεμία από τις εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας που παραλαμβάνουν τις πληροφορίες, για τις άλλες εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας προς τις οποίες παρέχουν ή έχουν παράσχει πληροφορίες, κατά περίπτωση.

Οι επόπτες για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να παρέχουν τις σχετικές πληροφορίες προς:

• α) τις αρχές προληπτικής εποπτείας, οι οποίες είναι υπεύθυνες για την εποπτεία του ιδρύματος στο κράτος μέλος στο οποίο αυτό είναι εγκατεστημένο ή πρόκειται να εγκατασταθεί και
• β) την αρχή ενοποιημένης εποπτείας, εάν το ίδρυμα ανήκει σε διασυνοριακό όμιλο ή, στην περίπτωση ενός μεμονωμένου ιδρύματος με υποκαταστήματα σε άλλα κράτη μέλη, στην αρχή προληπτικής εποπτείας της κεντρικής διοίκησης.

Οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να ενημερώνουν κάθε μία από τις αρχές προληπτικής εποπτείας που λαμβάνουν τις πληροφορίες, σε σχέση με τις άλλες αρχές προληπτικής εποπτείας προς τις οποίες παρέχουν ή έχουν παράσχει πληροφορίες, κατά περίπτωση.

Αιτήματα συνεργασίας και παροχής πληροφοριών

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να υποβάλουν εγγράφως αίτημα παροχής πληροφοριών ή συνεργασίας, προσδιορίζοντας τουλάχιστον τα ακόλουθα:

• α. το είδος των πληροφοριών ή της συνεργασίας που ζητούνται·
• β. τον σκοπό για τον οποίο ζητούνται οι πληροφορίες ή η συνεργασία, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού των νομικών διατάξεων που καθορίζουν τα εποπτικά καθήκοντα για τα οποία οι ζητούμενες πληροφορίες θεωρούνται συναφείς και
• γ. την ημερομηνία έως την οποία αναμένεται η απάντηση, συμπεριλαμβανομένου του πλαισίου και του επείγοντος του αιτήματος, εάν υπάρχει, όσον αφορά τις αιτήσεις οι οποίες είναι ευαίσθητες στον παράγοντα χρόνο.

Εάν η αρχή προς την οποία υποβάλλεται το αίτημα δεν είναι σε θέση να παράσχει τις ζητούμενες πληροφορίες ή να συνεργαστεί έως την ημερομηνία που έχει ορίσει η αιτούσα αρχή, πρέπει να συμφωνηθεί εναλλακτική ημερομηνία. Σε περίπτωση που η αρχή προς την οποία υποβάλλεται το αίτημα μπορεί να παράσχει μερική απάντηση εντός της προθεσμίας που ορίζει η αιτούσα αρχή, πρέπει να παρέχει κάθε πληροφορία που μπορεί να παράσχει και να συμφωνήσει για την παροχή τυχόν εκκρεμών πληροφοριών σε άλλη ημερομηνία.

Όταν ένα αίτημα συνεργασίας ή πληροφοριών δεν μπορεί να ικανοποιηθεί εν μέρει ή εν όλω, η αρχή προς την οποία υποβάλλεται η αίτηση πρέπει να εξηγεί με λεπτομέρεια, εγγράφως, τους λόγους για τους οποίους δεν είναι δυνατή ή εφικτή η συμμόρφωση με το αίτημα.

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει, όπου είναι δυνατόν, να ζητούν τις αναγκαίες πληροφορίες από την αρχή που αρχικά συνέλεξε ή δημιούργησε τις πληροφορίες, εφόσον είναι γνωστή.

Παροχή πληροφοριών ιδία πρωτοβουλία

Οι πληροφορίες που θεωρούνται σημαντικές για άλλη αρχή πρέπει να διαβιβάζονται με ίδια πρωτοβουλία και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, εκτός εάν είναι προφανές για τον κάτοχο των πληροφοριών ότι η δυνητική παραλήπτρια αρχή κατέχει ήδη τις εν λόγω πληροφορίες.

Συνεργασία ανάμεσα στις αρχές προληπτικής εποπτείας και τις εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να συμφωνούν για την καθιέρωση της τακτικής ανταλλαγής πληροφοριών, όταν κρίνεται σκόπιμο για την εποπτεία ενός ιδρύματος ή διασυνοριακών ομίλων ή ιδρυμάτων με υποκαταστήματα σε άλλες δικαιοδοσίες. Εφόσον συμφωνηθεί η καθιέρωση τακτικής ανταλλαγής πληροφοριών, οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να ανταλλάσσουν μεταξύ τους, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, πληροφορίες που θεωρούνται σημαντικές για την εκτέλεση των καθηκόντων της άλλης εποπτικής αρχής.

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να κοινοποιούν μεταξύ τους τα καθορισμένα πρόσωπα επικοινωνίας, για τη διευκόλυνση της διαβίβασης των σχετικών πληροφοριών και πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο δημιουργίας λειτουργικής ηλεκτρονικής θυρίδας.

Όταν υπάρχουν υφιστάμενες ρυθμίσεις για τη συνεργασία και την ανταλλαγή πληροφοριών, οι αρμόδιες αρχές προληπτικής εποπτείας και οι εποπτικές αρχέςγια την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να αποφασίζουν κατά πόσον οι υφιστάμενες ρυθμίσεις για την ανταλλαγή πληροφοριών επαρκούν για τη συμμόρφωση με όσα ορίζονται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές ή αν οι αρχές πρέπει να επικαιροποιούν τις ρυθμίσεις αυτές ή να τις συμπληρώνουν με άλλες ενόψει των τρόπων συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών που καθορίζονται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές.

Όταν η συνεργασία και η ανταλλαγή πληροφοριών πραγματοποιούνται ήδη ανάμεσα στα Κολλέγια προληπτικής εποπτείας ή/και στα Κολλέγια για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να χρησιμοποιούν το πλαίσιο των εν λόγω σωμάτων για τους σκοπούς συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών, όπως ορίζεται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, εφόσον κρίνεται σκόπιμο λόγω της φύσης της συνεργασίας και του είδους των πληροφοριών που πρόκειται να ανταλλαχθούν.

Συνεργασία μεταξύ των αρχών προληπτικής εποπτείας και της μονάδας χρηματοοικονομικών πληροφοριών

Οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να ανταλλάσσουν με τη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών πληροφορίες που συλλέχθηκαν ή δημιουργήθηκαν κατά την άσκηση των εποπτικών τους δραστηριοτήτων και οι οποίες είναι σημαντικές για τα καθήκοντα της μονάδας χρηματοοικονομικών πληροφοριών σύμφωνα με την παράγραφο 20.

Κατά περίπτωση, οι αρχές προληπτικής εποπτείας πρέπει να αναζητούν από τη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών τις πληροφορίες που, όπως ορίζεται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, είναι σημαντικές για την εκτέλεση των εποπτικών καθηκόντων τους.

Συνεργασία ανάμεσα στις εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και την μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών

Οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να ανταλλάσσουν με τη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών τις πληροφορίες που συλλέχθηκαν ή δημιουργήθηκαν κατά την άσκηση των εποπτικών τους καθηκόντων και οι οποίες είναι σημαντικές για τα καθήκοντα της μονάδας χρηματοοικονομικών πληροφοριών σύμφωνα με την παράγραφο 20.

Κατά περίπτωση, οι εποπτικές αρχές για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες / της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας πρέπει να αναζητούν από τη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών τις πληροφορίες εκείνες, όπως ορίζεται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, που είναι σημαντικές για την εκτέλεση των εποπτικών καθηκόντων τους.