5.1 Modalità pratiche per la cooperazione e lo scambio di informazioni

Per la cooperazione e lo scambio di informazioni dovrebbero essere predisposti mezzi efficaci ed efficienti finalizzati a sostenere la cooperazione e lo scambio di informazioni nell’ambito di questi orientamenti, nel contesto sia nazionale sia transfrontaliero. Tali mezzi dovrebbero assicurare lo scambio di informazioni riservate tramite canali sicuri.

Le informazioni dovrebbero essere fornite per iscritto, indipendentemente dal loro formato, sia esso cartaceo, elettronico o in qualsiasi altro formato. Gli scambi di informazioni o le richieste di cooperazione dovrebbero includere una chiara identificazione dell’ente o della succursale interessata, compreso l’identificativo del soggetto giuridico ( Legal Entity Identifier , LEI) (⁵ ), se disponibile (per una succursale: il LEI dell’impresa madre).

Ove considerato necessario, come in caso di urgenza o emergenza, le informazioni dovrebbero essere richieste, o fornite di propria iniziativa, verbalmente, telefonicamente o durante una riunione tra le autorità di vigilanza preposte. Successivamente, tale scambio verbale dovrebbe essere presentato per iscritto e non appena possibile.

Se l’autorità di vigilanza prudenziale e l’autorità di vigilanza in materia di AML/CFT sono la stessa autorità o se l’autorità di vigilanza in materia di AML/CFT e l’unità di informazione finanziaria sono la stessa autorità, possono essere messe in atto procedure diverse da quelle indicate in questa sezione, ove appropriato, garantendo almeno lo stesso livello di cooperazione e scambio di informazioni previsto nella presente sezione.

Criteri di pertinenza delle informazioni da scambiare

Le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero considerare le informazioni come rilevanti per l’esercizio delle funzioni di vigilanza in materia di AML/CFT, almeno nelle situazioni in cui le informazioni:

• a) forniscano all’autorità di vigilanza prudenziale fondati motivi per sospettare che, in relazione a un ente, si siano verificate o siano state commesse o tentate attività di ML/TF o sussista un rischio maggiore di tali attività;

(⁵ ) Il LEI indica un codice di riferimento alfanumerico univoco basato sullo standard ISO 17442 assegnato a un soggetto giuridico.

• b) indichino che l’attività o il modello di business di un ente, o le sue modifiche, suggeriscono che l’ente può essere esposto a un rischio maggiore di ML/TF;
• c) si riferiscano a carenze nel rispetto da parte di un ente dei requisiti prudenziali suscettibili di ripercuotersi negativamente sulle disposizioni di governance in materia di AML/CFT, nonché sui sistemi interni e sul quadro normativo dei controlli; o
• d) riguardino la conformità di un ente ai requisiti di cui alla direttiva (UE) 2015/849.

Le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero considerare le informazioni come pertinenti per l’esercizio delle funzioni di vigilanza prudenziale almeno laddove le informazioni possano avere un impatto sul modello di business dell’ente, sulle disposizioni di governance interna, sul quadro di gestione del rischio, sul rischio operativo, sull’adeguatezza della liquidità, sui sistemi e controlli a livello dell’ente, sui dubbi in merito alla conformità dell’ente ai requisiti prudenziali di cui alla direttiva 2013/36/UE e al regolamento (UE) n. 575/2013 o laddove le suddette informazioni possano incidere sulla solidità finanziaria o sulla redditività dell’ente.

Le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero considerare le informazioni come rilevanti per l’esercizio delle funzioni di un’unità di informazione finanziaria quando tali informazioni potrebbero indicare possibili attività di ML o TF e quando potrebbero aiutare a identificare i rischi, le tendenze, i modelli o le tipologie di ML/TF.

Le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero fornire le informazioni pertinenti alle:

• a) autorità di vigilanza in materia di AML/CFT responsabili della vigilanza dell’ente nello Stato membro in cui l’ente è stabilito o si intende stabilire; e
• b) alle autorità di vigilanza in materia di AML/CFT nello Stato membro in cui è stabilita l’impresa madre nell’UE se l’ente appartiene a un gruppo transfrontaliero o, nel caso di un unico ente con succursali in altri Stati membri, il luogo in cui si trova la sede centrale dell’ente o il luogo in cui è stato stabilito un collegio AML/CFT, l’autorità di vigilanza capofila.

Le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero comunicare a ciascuna delle autorità di vigilanza in materia di AML/CFT a cui forniscono le informazioni le altre autorità di vigilanza in materia di AML/CFT a cui forniscono o hanno fornito informazioni, ove rilevante.

Le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero fornire le informazioni pertinenti:

• a) alle autorità di vigilanza prudenziale responsabili della vigilanza dell’ente nello Stato membro in cui l’ente è stabilito o si intende stabilire; e
• b) all’autorità di vigilanza su base consolidata, se l’ente appartiene a un gruppo transfrontaliero, o nel caso di un unico ente con filiali in altri Stati membri, l’autorità di vigilanza prudenziale della sede centrale.

Le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero comunicare a ciascuna delle autorità di vigilanza prudenziale a cui forniscono le informazioni le altre autorità di vigilanza prudenziale a cui forniscono o hanno fornito informazioni, ove rilevante.

Richieste di cooperazione e informazioni

Le autorità di vigilanza prudenziale e in materia di AML/CFT dovrebbero presentare una richiesta di informazioni o cooperazione per iscritto, specificando almeno quanto segue:

• a. la tipologia di informazioni o cooperazione richieste;
• b. la finalità per cui sono richieste le informazioni o la cooperazione, ivi compresa la specificazione delle disposizioni di legge che definiscono le funzioni di vigilanza rispetto alle quali le informazioni richieste sono ritenute pertinenti; e
• c. per le richieste urgenti, la data entro la quale è prevista la risposta, compresi il contesto e l’urgenza della richiesta, se esistenti.

Qualora l’autorità interpellata non sia in grado di fornire le informazioni o la cooperazione richieste entro la data fissata dall’autorità richiedente, dovrebbe essere concordata una data alternativa. Nel caso in cui l’autorità interpellata possa fornire una risposta parziale entro la data indicata dall’autorità richiedente, l’autorità interpellata dovrebbe fornire tutte le informazioni in suo possesso e concordare un’altra data per trasmettere tutte le informazioni mancanti.

Qualora una richiesta di cooperazione o di informazioni non possa essere soddisfatta in tutto o in parte, l’autorità interpellata dovrebbe fornire una spiegazione dettagliata per iscritto dei motivi per cui non è possibile o fattibile dare seguito alla richiesta.

Le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero, ove possibile, richiedere le informazioni necessarie all’autorità che ha inizialmente raccolto o creato le informazioni, se note.

Informazioni di propria iniziativa

Le informazioni considerate pertinenti per un’altra autorità dovrebbero essere trasmesse di propria iniziativa e senza indebito ritardo, a meno che non sia ovvio per il titolare delle informazioni che l’autorità potenziale ricevente sia già in possesso di tali informazioni.

Cooperazione tra le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT

Le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero concordare di intraprendere uno scambio regolare di informazioni, se ritenuto opportuno, per la vigilanza di un ente o di gruppi o enti transfrontalieri con succursali stabilite in altri paesi. Laddove sia stato concordato di intraprendere uno scambio regolare di informazioni, le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero comunicare a vicenda, a intervalli regolari, le informazioni considerate pertinenti per l’assolvimento delle funzioni dell’altra autorità di vigilanza.

Le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero comunicarsi reciprocamente i recapiti dei referenti designati per facilitare la trasmissione delle informazioni pertinenti e dovrebbero prendere in considerazione la creazione di una casella di posta elettronica funzionale.

Laddove esistano accordi per la cooperazione e lo scambio di informazioni, le autorità di vigilanza prudenziale e le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT competenti dovrebbero decidere se gli accordi esistenti per lo scambio di informazioni siano sufficienti per conformarsi alle disposizioni stabilite nei presenti orientamenti o se tali autorità devono aggiornare tali disposizioni o integrarle comunque con disposizioni alternative in considerazione delle modalità di cooperazione e scambio di informazioni stabilite nei presenti orientamenti.

Laddove la cooperazione e lo scambio di informazioni siano già in corso nei collegi prudenziali e/o nei collegi in materia di AML/CFT, le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT e le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero utilizzare il quadro dei collegi ai fini della cooperazione e dello scambio di informazioni come stabilito nei presenti orientamenti, ove ritenuto opportuno data la natura della cooperazione e alla luce del tipo di informazioni da scambiare.

Cooperazione tra le autorità di vigilanza prudenziale e l’unità di informazione finanziaria

Le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero condividere con l’unità di informazione finanziaria le informazioni raccolte o create nello svolgimento delle loro attività di vigilanza che sono pertinenti per le funzioni dell’unità di informazione finanziaria conformemente al punto 20.

Laddove opportuno, le autorità di vigilanza prudenziale dovrebbero richiedere all’unità di informazione finanziaria, come stabilito nei presenti orientamenti, le informazioni pertinenti per l’assolvimento delle loro funzioni di vigilanza.

Cooperazione tra le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT e l’unità di informazione finanziaria

Le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero comunicare all’unità di informazione finanziaria le informazioni raccolte o create nell’assolvimento delle loro funzioni di vigilanza che sono pertinenti per le funzioni dell’unità di informazione finanziaria conformemente al punto 20.

Laddove opportuno, le autorità di vigilanza in materia di AML/CFT dovrebbero richiedere all’unità di informazione finanziaria, come stabilito nei presenti orientamenti, le informazioni pertinenti per l’assolvimento delle loro funzioni di vigilanza.