5.1 Praktische regelingen voor samenwerking en informatie-uitwisseling

Doeltreffende en efficiënte middelen voor samenwerking en informatie-uitwisseling dienen aanwezig te zijn om de samenwerking en informatie-uitwisseling in het kader van deze richtsnoeren, zowel op binnenlands niveau als in een grensoverschrijdende context, te ondersteunen. Deze middelen dienen te waarborgen dat vertrouwelijke informatie via veilige kanalen wordt uitgewisseld.

De informatie dient, ongeacht het formaat, schriftelijk te worden verstrekt, hetzij op papier, hetzij in elektronische of andere vorm. Uitwisselingen van informatie of verzoeken om samenwerking bevatten een duidelijke aanduiding van de betrokken instelling of het betrokken bijkantoor, met inbegrip van de LEI (Identificatiecode voor juridische entiteiten)⁵ indien beschikbaar (voor een bijkantoor: de LEI van het moederbedrijf).

⁵ LEI is een unieke alfanumerieke referentiecode op basis van de ISO 17442-norm, die aan een juridische entiteit wordt toegewezen.

Wanneer het noodzakelijk wordt geacht, bijvoorbeeld in dringende gevallen of noodgevallen, dient de informatie mondeling, per telefoon of tijdens een ontmoeting tussen de desbetreffende toezichthouders te worden gevraagd of op eigen initiatief te worden verstrekt. Een dergelijke mondelinge uitwisseling dient zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden bevestigd.

Wanneer de prudentiële en de AML/CFT-toezichthouder dezelfde autoriteit is, of wanneer de AML/CFT-toezichthouder en de financiële-inlichtingeneenheid dezelfde autoriteit is, mogen andere procedures dan de in deze paragraaf genoemde worden ingevoerd, mits ten minste dezelfde mate van samenwerking en informatie-uitwisseling wordt gewaarborgd als in deze paragraaf omschreven.

Relevante criteria voor uit te wisselen informatie

Prudentiële toezichthouders dienen informatie in ieder geval in de volgende situaties als relevant voor de uitoefening van de taken van AML/CFT-toezichthouders te beschouwen:

• a) wanneer de prudentiële toezichthouder op grond van de informatie goede redenen heeft om te vermoeden dat met betrekking tot een instelling sprake is of is geweest van ML of TF, of een poging hiertoe wordt of is gedaan of er een verhoogd ML- of TF-risico is;
• b) wanneer uit de informatie naar voren komt dat de zakelijke activiteit of het bedrijfsmodel van een instelling, of veranderingen daarvan, doet vermoeden dat de instelling mogelijk aan een verhoogd ML/TF-risico is blootgesteld;
• c) wanneer de informatie betrekking heeft op tekortkomingen in de naleving door een instelling van prudentiële vereisten die mogelijk negatieve gevolgen hebben voor de AML/CFT-governanceregelingen en het interne kader van AML/CFT-systemen en - controles; of
• d) wanneer de informatie betrekking heeft op de naleving door een instelling van de vereisten van Richtlijn (EU) 2015/849.

AML/CFT-toezichthouders dienen informatie in ieder geval als relevant voor de uitoefening van de taken van prudentiële toezichthouders te beschouwen wanneer de informatie gevolgen kan hebben voor het bedrijfsmodel, de interne governanceregelingen, het kader voor risicobeheer, het operationele risico, de toereikendheid van de liquiditeit, de instellingsbrede systemen en controles van de instelling, of wanneer de informatie betrekking heeft op de naleving door de instelling van de prudentiële vereisten van Richtlijn 2013/36/EU en Verordening (EU) nr. 575/2013, of wanneer de informatie gevolgen kan hebben voor de financiële soliditeit of de levensvatbaarheid van de instelling.

Prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders dienen informatie als relevant voor de uitoefening van de taken van een financiële-inlichtingeneenheid te beschouwen wanneer die informatie kan wijzen op mogelijk witwassen of terrorismefinanciering en wanneer deze mogelijk kan helpen ML/TF-risico's, trends, patronen of typologieën vast te stellen.

Prudentiële toezichthouders dienen de relevante informatie te verstrekken aan:

• a) de AML/CFT-toezichthouders die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de instelling in de lidstaat waar de instelling is gevestigd of zou worden gevestigd; en
• b) de AML/CFT-toezichthouders in de lidstaat waar de EU-moederonderneming is gevestigd, indien de instelling onderdeel is van een grensoverschrijdende groep, of, in het geval van één enkele instelling met bijkantoren in andere lidstaten, in de lidstaat waar het hoofdkantoor van de instelling is gevestigd, of waar een AML/CFT-college is gevestigd - de hoofdtoezichthouder.

Prudentiële toezichthouders dienen, voor zover relevant, elk van de ontvangende AML/CFT-toezichthouders ervan op de hoogte te brengen aan welke andere AML/CFT-toezichthouders zij informatie verstrekken of hebben verstrekt.

AML/CFT-toezichthouders dienen de relevante informatie te verstrekken aan:

• a) de prudentiële toezichthouders die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de instelling in de lidstaat waar de instelling is gevestigd of zou worden gevestigd, en
• b) de consoliderende toezichthouder indien de instelling behoort tot een grensoverschrijdende groep, of, in het geval van één enkele instelling met bijkantoren in andere lidstaten, de prudentieel toezichthouder van het hoofdkantoor.

AML/CFT-toezichthouders dienen, voor zover relevant, elk van de ontvangende prudentiële toezichthouders ervan op de hoogte te brengen aan welke andere prudentiële toezichthouders zij informatie verstrekken of hebben verstrekt.

Verzoeken om samenwerking en informatie

Prudentiële en AML/CFT-toezichthouders dienen een verzoek om informatie of samenwerking schriftelijk aan te vragen en daarbij ten minste het volgende te specificeren:

• a. het type informatie of de aard van de samenwerking waarom wordt gevraagd;
• b. het doel waarvoor de informatie of samenwerking wordt gevraagd, met vermelding van de wettelijke bepalingen waarin de toezichttaken worden gedefinieerd waarvoor de gevraagde informatie relevant wordt geacht; en
• c. voor verzoeken met tijdsdruk, de datum waarvoor het antwoord wordt verwacht, met vermelding van de context en de urgentie van het verzoek, indien van toepassing.

Wanneer de aangezochte autoriteit niet in staat is de gevraagde informatie te verstrekken of de gevraagde samenwerking te verlenen vóór de door de verzoekende autoriteit vastgestelde datum, dient een alternatieve datum te worden overeengekomen. Indien de autoriteit aan wie het verzoek is gericht binnen de door de verzoekende autoriteit gestelde datum een gedeeltelijk antwoord kan verstrekken, verstrekt de autoriteit aan wie het verzoek is gericht alle informatie die zij kan verstrekken en komt zij een andere datum overeen voor het verstrekken van nog ontbrekende informatie.

Wanneer niet of slechts gedeeltelijk kan worden voldaan aan een verzoek om samenwerking of informatie, dient de autoriteit aan wie het verzoek is gericht schriftelijk een gedetailleerde uitleg te geven van de redenen waarom het niet mogelijk of niet haalbaar is aan het verzoek te voldoen.

Prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders dienen de nodige informatie waar mogelijk op te vragen bij de autoriteit die deze informatie oorspronkelijk heeft verzameld of gecreëerd, indien deze bekend is. Informatieverstrekking op eigen initiatief

Informatie die relevant wordt geacht voor een andere autoriteit, dient op eigen initiatief en zonder onnodige vertraging te worden doorgegeven, tenzij het voor de bezitter van de informatie duidelijk is dat de potentiële ontvangende autoriteit al over die informatie beschikt.

Samenwerking tussen prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders

Prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders dienen overeen te komen om een regelmatige informatie-uitwisseling tot stand te brengen wanneer dat passend wordt geacht voor het toezicht op een instelling of op grensoverschrijdende groepen of instellingen met bijkantoren in andere rechtsgebieden. Wanneer prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders een regelmatige informatie-uitwisseling zijn overeengekomen, dienen zij periodiek informatie die relevant wordt geacht voor de uitvoering van de taken van de andere toezichthouder met elkaar te delen.

Prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders dienen elkaar op de hoogte te stellen van aangewezen contactpunten om de overdracht van relevante informatie te vergemakkelijken, en dienen te overwegen hiervoor een functionele mailbox aan te maken.

Wanneer er al regelingen voor samenwerking en informatie-uitwisseling zijn, dienen de relevante prudentiële toezichthouders en AML/CFT-toezichthouders te beslissen of de bestaande regelingen voor het uitwisselen van informatie toereikend zijn om te voldoen aan de bepalingen in deze richtsnoeren of dat zij deze regelingen moeten bijwerken of anderszins moeten aanvullen met alternatieve regelingen met het oog op de samenwerking en informatie-uitwisseling als uiteengezet in deze richtsnoeren.

Wanneer de samenwerking en informatie-uitwisseling al plaatsvindt in prudentiële colleges en/of AML/CFT-colleges, dienen AML/CFT-toezichthouders en prudentiële toezichthouders gebruik te maken van het kader van colleges voor de samenwerking en informatie-uitwisseling als uiteengezet in deze richtsnoeren, wanneer dit passend wordt geacht gezien de aard van de samenwerking en het type uit te wisselen informatie.

Samenwerking tussen prudentiële toezichthouders en de financiële-inlichtingeneenheid

Prudentiële toezichthouders dienen informatie die zij hebben verzameld of gecreëerd bij de uitvoering van hun toezichtwerkzaamheden en die overeenkomstig punt 20 relevant is voor de taken van de financiële-inlichtingeneenheid, met de financiële-inlichtingeneenheid te delen.

Waar passend dienen prudentiële toezichthouders bij de financiële-inlichtingeneenheid informatie op te vragen die, zoals uiteengezet in deze richtsnoeren, relevant is voor de uitvoering van hun toezichttaken. Samenwerking tussen AML/CFT-toezichthouders en de financiële-inlichtingeneenheid

AML/CFT-toezichthouders dienen informatie die zij hebben verzameld of gecreëerd bij de uitvoering van hun toezichtwerkzaamheden en die overeenkomstig punt 20 relevant is voor de taken van de financiële-inlichtingeneenheid, met de financiële-inlichtingeneenheid te delen.

Waar passend dienen AML/CFT-toezichthouders bij de financiële-inlichtingeneenheid informatie op te vragen die, zoals uiteengezet in deze richtsnoeren, relevant is voor de uitvoering van hun toezichttaken.