5.1 Praktični načini suradnje i razmjene informacija

Potrebno je uspostaviti učinkovite i djelotvorne načine suradnje i razmjene informacija u domaćem i u prekograničnom kontekstu radi pružanja potpore suradnji i razmjeni informacija u skladu s ovim smjernicama. Tim načinima treba se osigurati razmjena povjerljivih informacija putem sigurnih kanala.

Informacije se trebaju pružati u pisanom obliku, što uključuje papirnu, elektroničku komunikaciju ili bilo koji drugi format. Razmjene informacija ili zahtjevi za suradnju trebaju sadržavati jasnu naznaku odgovarajuće institucije ili podružnice, uključujući identifikacijsku oznaku pravne osobe (LEI)⁵ ako je dostupna (za podružnicu oznaku LEI matične institucije).

⁵ LEI je jedinstvena alfanumerička referentna oznaka koja se u skladu s normom ISO 17442 dodjeljuje pravnoj osobi.

Ako se to ocijeni potrebnim , na primjer u hitnim ili izvanrednim situacijama, informacije se na zahtjev ili na vlastitu inicijativu trebaju pružiti usmeno – telefonski ili tijekom sastanka relevantnih nadzornih tijela. Takvu usmenu razmjenu treba što je prije moguće zabilježiti i u pisanom obliku.

Ako su bonitetno nadzorno tijelo i nadzorno tijelo za SPNFT isto tijelo ili ako su nadzorno tijelo za SPNFT i financijsko - obavještajna jedinica isto tijelo, ovisno o slučaju mogu se upotrijebiti i drugi postupci, različiti od onih navedenih u ovom odjeljku, ali se pritom treba osigurati razina suradnje i razmjene informacija koja odgovara barem razini utvrđenoj u ovom odjeljku.

Kriteriji relevantnosti informacija koje se razmjenjuju

Bonitetna nadzorna tijela trebaju smatrati da su informacije relevantne za izvršavanje nadzornih zadaća u području SPNFT - a ako je riječ najmanje o sljedećim informacijama:

• a) koje bonitetnom nadzornom tijelu pružaju opravdane razloge za sumnju da je, u vezi s određenom institucijom, izvršeno pranje novca ili financ iranje terorizma odnosno da je ono u tijeku, ili da je bilo pokušaja pranja novca ili financiranja terorizma odnosno da su takvi pokušaji u tijeku, ili da za to postoji povećani rizik;
• b) koje upućuju na to da bi institucija na temelju svoje poslovne djelatno sti ili poslovnog modela, ili promjena svoje poslovne djelatnosti ili poslovnog modela, mogla biti izložena povećanom riziku od pranja novca i financiranja terorizma;
• c) koje se odnose na nedostatke u pogledu usklađenosti institucije s bonitetnim zahtjevima koji bi mogli imati negativan utjecaj na sustave upravljanja te na interne sustave i okvire za kontrolu povezane sa SPNFT - om; ili
• d) koje se odnose na usklađenost institucije sa zahtjevima utvrđenima u Direktivi (EU) 2015/849.

Nadzorna tijela za SPNFT trebaju smatrati da su informacije relevantne za izvršavanje zadaća bonitetnog nadzora ako je riječ, u najmanju ruku, o informacijama koje bi mogle utjecati na poslovni model institucije, njezine sustave internog upravljanja, okvir upravljanja rizicima, operativni rizik i adekvatnost likvidnosti te sustave i kontrole na razini institucije, o informacijama koje se odnose na usklađenost institucije s bonitetnim zahtjevima utvrđenima u Direktivi 2013/36/EU i Uredbi (EU) br. 575/2013 il i informacijama koje bi mogle utjecati na financijsku stabilnost ili redovno poslovanje institucije.

Bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT trebaju smatrati da su informacije relevantne za izvršavanje zadaća financijsko -obavještajne jedinice ako je riječ o informacijama koje bi mogle upućivati na moguće pranje novca ili financiranje terorizma, te onima koje bi mogle pomoći u utvrđivanju rizika, trendova, obrazaca ili tipologija povezanih s pranjem novca i financiranjem terorizma.

Bonitetna na dzorna tijela relevantne informacije trebaju pružati:

• a) nadzornim tijelima za SPNFT odgovornima za nadzor nad institucijom u državi članici u kojoj ta institucija ima poslovni nastan ili se planira da joj ondje bude poslovni nastan; te
• b) nadzornim tijelima za SPNFT u državi članici u kojoj poslovni nastan ima matično društvo iz EU- a ako predmetna institucija pripada prekograničnoj grupi ili, ako je riječ
• o jednoj instituciji s podružnicama u drugim državama članicama, na lokaciji na kojoj se nalazi mjesto uprav e te institucije; ili, ako je uspostavljen kolegij za SPNFT, vodećem nadzornom tijelu.

Bonitetna nadzorna tijela prema potrebi trebaju obavijestiti svako nadzorno tijelo za SPNFT koje prima informacije o drugim nadzornim tijelima za SPNFT kojima pružaju ili su pružila informacije.

Nadzorna tijela za SPNFT relevantne informacije trebaju pružati:

• a) bonitetnim nadzornim tijelima odgovornima za nadzor nad institucijom u državi članici u kojoj ta institucija ima poslovni nastan ili se planira da joj ondje bude poslovni nastan; te
• b) konsolidirajućem nadzornom tijelu ako predmetna institucija pripada prekograničnoj grupi ili, ako je riječ o jednoj instituciji s podružnicama u drugim državama članicama, bonitetnom nadzornom tijelu mjesta uprave.

Nadzorna tijela za SPNFT prema potrebi trebaju obavijestiti svako bonitetno nadzorno tijelo koje prima informacije o drugim bonitetnim nadzornim tijelima kojima pružaju ili su pružila informacije.

Zahtjevi za suradnju i informacije

Bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT zahtjev za informacije ili suradnju trebaju podnijeti u pisanom obliku, pri čemu trebaju navesti barem sljedeće:

• a. vrstu informacija ili suradnje koji se zahtijevaju;
• b. svrhu u koju se zahtijevaju informacije ili suradnja, uključujući navođenje pravnih odredbi u kojima su utvrđene nadzorne zadaće za čije se izvršavanje zatražene informacije smatraju relevantnima; te
• c. kad je riječ o vremenski ograničenim zahtjevima, datum do kojeg se očekuje odgovor, uz kontekst i razlog hitnosti zahtjeva prema potrebi.

Ako tijelo koje je primilo zahtjev za informacije ili suradnju nije u mogućnosti pružiti zatražene informacije ili osigurati suradnju do datuma koji je utvrdilo tijelo koje je podnijelo zahtjev, potrebno je dogovoriti alternativni datum. U slučaju da tijelo koje je primilo zahtjev može pružiti djelomičan odgovor do datuma koji je odredilo tijelo koje je podnijelo zahtjev, tijelo koje je primilo zahtjev treba pružiti sve informacije koje je u mogućnosti pružiti do tog datuma i dogovoriti drugi datum za pružanj e preostalih informacija.

Ako zahtjev za suradnju ili informacije nije moguće ispuniti ni u cijelosti ni djelomično, tijelo koje je primilo zahtjev treba u pisanom obliku pružiti detaljno objašnjenje razloga zbog kojih nije moguće ili izvedivo ispuniti zah tjev.

Bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT potrebne informacije trebaju zatražiti, kada je to moguće, od tijela koje je prvotno prikupilo ili izradilo informacije, ako je poznato o kojem je tijelu riječ.

Pružanje informacija na vlastitu in icijativu

Informacije koje se smatraju relevantnima za drugo tijelo treba prenositi na vlastitu inicijativu i bez nepotrebnog odgađanja, osim ako je vlasniku informacija očito da tijelo kojem bi se pružile informacije već posjeduje te informacije.

Suradnja bonitetnih nadzornih tijela i nadzornih tijela za SPNFT

Bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT trebaju dogovoriti uspostavljanje redovite razmjene informacija kada se smatra da je to primjereno u svrhu nadzora nad institucijom ili prekograničnom grupom ili institucijama s podružnicama s poslovnim nastanom u drugim jurisdikcijama. Ako dogovore uspostavljanje redovite razmjene informacija, bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT trebaju u redovitim vremenskim razmacima međusobno razmjenjivati informacije koje smatraju relevantnima za izvršavanje zadaća drugog nadzornog tijela.

Bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT trebaju se međusobno obavještavati o imenovanim kontaktnim točkama kako bi olakšala prijenos relevantnih informacija te trebaju razmotriti mogućnost uspostavljanja namjenskog pretinca e -pošte.

Ako su uspostavljeni aranžmani za suradnju i razmjenu informacija, relevantna bonitetna nadzorna tijela i nadzorna tijela za SPNFT trebaju utvrditi jesu li postojeći aranžmani za razmjenu informacija dostatni za usklađivanje s odredbama utvrđenima u ovim smjernicama ili trebaju li tijela ažurirati te aranžmane ili ih na drugi način dopuniti alternativnim aranžmanima uzimajući u obzir načine suradnje i razmjene informacija utvrđene u ovim smjernicama.

Ako se suradnja i razmjena informacija već odvijaju među bonitetnim kolegijima i/ili kolegijima za SPNFT, nadzorna tijela za SPNFT i bonitetna nadzorna tijela trebaju se služiti okvirom kolegija za potrebe suradnj e i razmjene informacija kako je utvrđeno u ovim smjernicama, pod uvjetom da se to smatra primjerenim s obzirom na prirodu suradnje i vrstu informacija koje se razmjenjuju.

Suradnja bonitetnih nadzornih tijela i financijsko-obavještajne jedinice

Bonitetna nadzorna tijela trebaju s financijsko -obavještajnom jedinicom podijeliti informacije koje su prikupila ili izradila pri izvršavanju svojih nadzornih aktivnosti, a koje su relevantne za izvršavanje zadaća financijsko - obavještajne jedinice u skladu sa točkom 20.

Bonitetna nadzorna tijela trebaju, prema potrebi, od financijsko - obavještajne jedinice zatražiti informacije koje se navode u ovim smjernicama kao relevantne za obavljanje njihovih nadzornih zadaća.

Suradnja nadzornih tijela za SPNFT i financijsko-obavještajne jedinice

Nadzorna tijela za SPNFT trebaju s financijsko -obavještajnom jedinicom podijeliti informacije koje su prikupila ili izradila pri izvršavanju svojih nadzornih zadaća, a koje su relevantne za iz vršavanje zadaća financijsko - obavještajne jedinice u skladu s točkom 20.

Nadzorna tijela za SPNFT trebaju, prema potrebi, od financijsko - obavještajne jedinice zatražiti informacije koje se navode u ovim smjernicama kao relevantne za obavljanje njihovih na dzornih zadaća.