5.1 Praktični načini za sodelovanje in izmenjavo informacij

Vzpostaviti bi bilo treba učinkovita in uspešna sredstva za sodelovanje in izmenjavo informacij, da se podpreta sodelovanje in izmenjava informacij v skladu s temi smernicami na nacionalni in čezmejni ravni. Takšna sredstva bi morala zagotoviti, da se zaupne informacije izmenjujejo prek varnih kanalov.

Informacije bi bilo treba predložiti pisno, ne glede na to, ali so v papirni obliki, obliki elektronske komunikacije ali drugi obliki. Pri izmenjavi informacij in v zahtevkih za sodelovanje bi bilo treba jasno opredeliti zadevno institucijo ali podružnico z navedbo identifikatorja pravnih subjektov (LEI)⁵ , kadar je na voljo (za podružnico: LEI matične institucije).

⁵ LEI je enolična alfanumerična referenčna oznaka, ki temelji na standardu ISO 17442 in se dodeli pravnemu subjektu.

Če se to zdi potrebno, na primer v nujnih ali izrednih primerih, bi bilo treba zahtevek za informacije oziroma informacije na lastno pobudo podati ustno, po telefonu ali na sestanku z zadevnimi nadzorniki. Takšno ustno izmenjavo bi bilo treba naknadno čim prej podpreti v pisni obliki.

Če gre pri bonitetnem nadzorniku in nadzorniku za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma za isti organ ali če gre pri nadzorniku za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma in finančnoobveščevalni enoti za isti organ, bi bilo morda treba vzpostaviti ustrezne postopke, ki se razlikujejo od postopkov, opisanih v tem oddelku, pri čemer bi morali takšni postopki zagotavljati vsaj enako stopnjo sodelovanja in izmenjave informacij, kot je opisana v tem oddelku.

Merila pomembnosti za informacije, ki se izmenjajo

Bonitetni nadzorniki bi morali informacije obravnavati kot pomembne za izvajanje nadzornih nalog na področju preprečevanja pranja denarja/financiranja terorizma vsaj v primerih:

• a) kadar bonitetni nadzornik na podlagi informacij upravičeno domneva, da v zvezi z institucijo poteka ali je potekalo PD ali FT ali poskus storitve PD ali F T ali za to obstaja večje tveganje;
• b) kadar informacije kažejo, da bi bila lahko institucija zaradi svoje poslovne dejavnosti ali poslovnega modela ali njunih sprememb izpostavljena večjemu tveganju PD/FT;
• c) kadar se informacije nanašajo na pomanjkljivosti pr i izpolnjevanju bonitetnih zahtev s strani institucije, kar lahko negativno vpliva na ureditve upravljanja, notranje sisteme in okvir kontrol na področju preprečevanja pranja denarja/financiranja terorizma, ali
• d) kadar se informacije nanašajo na izpolnjevanj e zahtev iz Direktive (EU) 2015/849 s strani institucije.

Nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi morali informacije obravnavati kot pomembne za izvajanje nalog bonitetnega nadzora vsaj, kadar lahko informacije vplivajo na poslovni model institucije, ureditve notranjega upravljanja, okvir upravljanja tveganj, operativno tveganje, ustreznost likvidnosti ter sisteme in kontrole na ravni institucije, kadar se informacije nanašajo na izpolnjevanje bonitetnih zahtev iz Direktive 2013/36/EU in Uredbe (EU) št. 575/2013 s strani institucije al i kadar lahko informacije vplivajo na finančno trdnost institucije ali njeno sposobnost delovanja.

Bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi morali informacije obravnavati kot pomembne za izvajanje nalog finančnoobveščevalne enote, kadar bi lahko zadevne informacije kazale na morebitno PD ali FT in kadar bi lahko pripomogle k odkrivanju tveganj, trendov, vzorcev ali tipologij PD/FT.

Bonitetni nadzorniki bi morali pomembne informacije zagotoviti:

• a) nadzorniko m za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma, odgovornim za nadzor institucije v državi članici, v kateri ima institucija sedež ali ga namerava ustanoviti, in
• b) nadzornikom za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma v državi članici, v kateri ima sedež matično podjetje EU, če je institucija del čezmejne skupine, ali v primeru ene same institucije s podružnicami v drugih državah članicah v državi, v kateri je glavni sedež institucije, ali v primeru ustanovljenega kolegija PPDFT v državi glavnega nadzornika.

Po potrebi bi morali bonitetni nadzorniki obvestiti vsakega od nadzornikov za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma, ki prejmejo informacije, o drugih nadzornikih za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma, ki jim zagotavljajo ali so jim zagotovili informacije.

Nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi morali pomembne informacije zagotoviti:

• a) bonitetnim nadzornikom, odgovornim za nadzor institucije v državi članici, v kateri ima inst itucija sedež ali ga namerava ustanoviti, in
• b) konsolidacijskemu nadzorniku, če je institucija del čezmejne skupine, ali v primeru ene same institucije s podružnicami v drugih državah članicah bonitetnemu nadzorniku glavnega sedeža.

Po potrebi bi morali nadz orniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma obvestiti vsakega od bonitetnih nadzornikov, ki prejmejo informacije, o drugih bonitetnih nadzornikih, ki jim zagotavljajo ali so jim zagotovili informacije.

Zahteve za sodelovanje in informacije

Bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi morali zahtevo za informacije ali sodelovanje podati pisno, pri tem pa navesti vsaj naslednje:

• a. vrsto informacij ali sodelovanja, ki se zahtevata;
• b. namen, za katerega je podana zahteva za informacije ali sodelovanje, vključno z navedbo pravnih določb, v katerih so opredeljene nadzorne naloge, za katere se zahtevane informacije štejejo kot pomembne;
• c. v primeru časovno občutljivih zahtevkov datum, do katerega se priča kuje odgovor, ter okvir in nujnost zahteve, če obstajata.

Kadar zaprošeni organ zahtevanih informacij ali sodelovanja ne more zagotoviti do datuma, ki ga je določil organ prosilec, bi se bilo treba dogovoriti o drugem datumu. Če lahko zaprošeni organ do da tuma, ki ga je določil organ prosilec, zagotovi delni odgovor, bi moral zaprošeni organ zagotoviti vse informacije, ki ji lahko zagotovi na tak način, in se dogovoriti o drugem datumu za zagotovitev morebitnih preostalih informacij.

Kadar zahteve za sodelo vanje ali informacije ni mogoče izpolniti ne delno ne v celoti, bi moral zaprošeni organ zagotoviti podrobno pisno obrazložitev, zakaj izpolnitev zahteve ni mogoča ali izvedljiva.

Bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financira nja terorizma bi morali, kadar je to mogoče, potrebne informacije zahtevati od organa, ki jih je prvotno zbral ali ustvaril, če je znan.

Zagotovitev informacij na lastno pobudo

Informacije, ki se štejejo kot pomembne za drug organ, bi bilo treba posredova ti na lastno pobudo in brez nepotrebnega odlašanja, razen če je po presoji lastnika informacij očitno, da morebitni organ prejemnik te informacije že ima.

Sodelovanje med bonitetnimi nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma

Bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi se morali dogovoriti o vzpostavitvi redne izmenjave informacij, kadar se zdi to ustrezno za nadzor institucije ali čezmejnih skupin ali institucij s podružn icami, ustanovljenimi v drugih jurisdikcijah. Če se bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma dogovorijo o vzpostavitvi redne izmenjave informacij, bi si morali med seboj v rednih presledkih izmenjati informa cije, ki se štejejo kot pomembne za izvajanje nalog drugih nadzornikov.

Bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi se morali medsebojno uradno obvestiti o imenovanih kontaktnih točkah za lažji prenos pomembnih informacij in bi morali razmisliti o uvedbi delujočega poštnega nabiralnika.

Kadar so ureditve za sodelovanje in izmenjavo informacij že vzpostavljene, bi morali zadevni bonitetni nadzorniki in nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financira nja terorizma odločiti, ali obstoječe ureditve za izmenjavo informacij zadoščajo za skladnost z določbami teh smernic oziroma ali morajo organi ob upoštevanju načinov sodelovanja in izmenjave informacij, kot so določeni v teh smernicah, navedene ureditve posodobiti ali jih kako drugače dopolniti z drugimi ureditvami.

Kadar sodelovanje in izmenjava informacij že potekata v bonitetnih kolegijih in/ali kolegijih PPDFT, bi morali nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma in bonitetni nadzorniki okvir kolegijev uporabiti za namene sodelovanja in izmenjave informacij, kot sta določena v teh smernicah, kadar se zdi to ustrezno glede na naravo sodelovanja in vrsto informacij, ki se bodo izmenjale.

Sodelovanje med bonitetnimi nadzorniki in finančnoobveščevalno enoto

Bonitetni nadzorniki bi morali v skladu z odstavkom 20 finančnoobveščevalni enoti predložiti informacije, ki so jih zbrali ali ustvarili pri izvajanju svojih nadzornih dejavnosti in so pomembne za naloge finančnoobveščevalne enote.

Kadar je to ustrezno, bi morali bonitetni nadzorniki v skladu z določbami teh smernic finančnoobveščevalno enoto zaprositi za informacije, pomembne za izvajanje svojih nadzornih nalog.

Sodelovanje med nadzorniki za preprečevanje pranja de narja/financiranja terorizma in finančnoobveščevalno enoto

Nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma bi morali v skladu z odstavkom 20 finančnoobveščevalni enoti predložiti informacije, ki so jih zbrali ali ustvarili pri izvajanju s vojih nadzornih nalog in so pomembne za naloge finančnoobveščevalne enote.

Kadar je to ustrezno, bi morali nadzorniki za preprečevanje pranja denarja/financiranja terorizma v skladu z določbami teh smernic finančnoobveščevalno enoto zaprositi za informacije, ki so pomembne za izvajanje njihovih nadzornih nalog.