5.1 Koostöö ja teabevahetuse praktilised teostusviisid

Nende suuniste kohase koostöö ja teabevahetuse toetamiseks nii riigisiseses kui ka piiriüleses kontekstis tuleks välja töötada tõhusad ja tulemuslikud koostöö- ja teabevahetuse vahendid. Sellised vahendid peaksid tagama konfidentsiaalse teabe vahetamise turvaliste kanalite kaudu.

Teave tuleks esitada kirjalikult, olenemata selle vormingust, kas paberkandjal, elektrooniliste vahendite abil või mis tahes muus vormingus. Teabevahetusega seotud dokumendid või koostöötaotlused peaksid sisaldama asjaomase finantsinstitutsiooni või filiaali selgeid identifitseerimisandmeid, sealhulgas juriidilise isiku tunnuskoodi (LEI⁵ ), kui see on olemas (filiaali korral emaettevõtja LEI).

⁵ LEI tähendab juriidilisele isikule määratud kordumatut tähtnumbrilist viitekoodi, mis põhineb ISO 17442 standardil.

Kui seda peetakse vajalikuks, näiteks kiireloomulistel juhtudel või hädaolukorras, tuleks teavet nõuda või esitada omal algatusel suuliselt, telefoni teel või asjakohaste järelevalveasutuste koosoleku ajal. Selline suuline teabevahetus tuleks seejärel kirjalikult vormistada niipea kui võimalik.

Kui usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegija ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutus on sama asutus või kui rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutus ja rahapesu andmebüroo on sama asutus, võib vajaduse korral rakendada muid protsesse kui selles jaotises määratletud, tagades vähemalt selle jaotise kohase koostöö ja teabevahetuse taseme.

Vahetatava teabe asjakohasuse kriteeriumid

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad peaksid pidama teavet rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalve ülesannete täitmiseks asjakohaseks vähemalt olukordades, kus teave:

• a) annab usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijale põhjendatud aluse kahtlustada, et finantsinstitutsiooniga seoses on toime pandud või toimub rahapesu või terrorismi rahastamine või seda üritatakse toime panna või selle risk on suurenenud;
• b) viitab sellele, et finantsinstitutsiooni äritegevus või ärimudel või selle muudatused viitavad sellele, et finantsinstitutsioon võib olla avatud suurenenud rahapesu ja terrorismi rahastamise riskile;
• c) on seotud puudustega finantsinstitutsiooni usaldatavusnõuete täitmisel, mis võib avaldada negatiivset mõju rahapesu ja terrorismi rahastamise vastase võitluse juhtimiskorrale ning sisesüsteemidele ja kontrolliraamistikule; või
• d) on seotud finantsinstitutsiooni vastavusega direktiivis (EL) 2015/849 sätestatud nõuetele.

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid pidama teavet asjakohaseks usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijate ülesannete täitmiseks vähemalt siis, kui teave võib mõjutada finantsinstitutsiooni ärimudelit, sisejuhtimise korda, riskijuhtimise raamistikku, operatsiooniriski, likviidsuse piisavust, kogu finantsinstitutsiooni hõlmavaid süsteeme ja kontrollimehhanisme, käsitleb finantsinstitutsiooni vastavust direktiivis 2013/36/EL ja määruses (EL) nr 575/2013 sätestatud usaldatavusnõuetele või kui võib see mõjutada finantsinstitutsiooni rahanduslikku usaldusväärsust või elujõulisust.

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid pidama teavet asjakohaseks rahapesu andmebüroode ülesannete täitmiseks, kui see teave võib viidata võimalikule rahapesule või terrorismi rahastamisele ning kui see võib aidata tuvastada rahapesu ja terrorismi rahastamisega seotud riske, suundumusi, mustreid või tüpoloogiaid.

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad peaksid esitama asjakohase teabe:

• a) finantsinstitutsiooni järelevalve eest vastutavatele rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutustele liikmesriigis, kus finantsinstitutsioon on asutatud või kavatsetakse asutada, ja
• b) rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutustele liikmesriigis, kus ELi emaettevõtja on asutatud, kui finantsinstitutsioon kuulub piiriülesesse konsolideerimisgruppi, või juhtivale järelevalveasutusele, kui tegemist on ainsa finantsinstitutsiooniga, millel on filiaalid teistes liikmesriikides, kus asub finantsinstitutsiooni peakontor või kus on asutatud rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise kolleegium.

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad peaksid teavitama kõiki vastuvõtvaid rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutusi teistest rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutustest, kellele nad teavet annavad või on andnud, kui see on asjakohane.

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid esitama asjakohase teabe:

• a) finantsinstitutsiooni järelevalve eest vastutavatele usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijatele liikmesriigis, kus finantsinstitutsioon on asutatud või kavatsetakse asutada, ja
• b) konsolideeritud järelevalvet tegevale asutusele, kui finantsinstitutsioon kuulub piiriülesesse konsolideerimisrühma või peakontori usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijale, kui tegemist on ainsa finantsinstitutsiooniga, millel on filiaalid teistes liikmesriikides.

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid teavitama igat vastuvõtvat usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijat teistest usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijatest, kellele nad teavet annavad või on andnud, kui see on asjakohane.

Koostöö- ja teabenõuded

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid esitama teabe- või koostöötaotluse kirjalikult, täpsustades vähemalt järgmise:

• a. taotletava teabe või koostöö liik;
• b. eesmärk, milleks teavet või koostööd taotletakse, sealhulgas nende õigusaktide sätete täpsustus, mis määratlevad järelevalveülesanded, mille jaoks peetakse taotletavat teavet asjakohaseks; ja
• c. ajatundlike taotluste korral kuupäev, mis ajaks vastust oodatakse, sealhulgas taotluse kontekst ja kiireloomulisuse tase, kui see on olemas.

Kui taotluse saanud asutus ei suuda anda taotletud teavet või teha koostööd taotluse esitanud asutuse määratud kuupäevaks, tuleks kokku leppida muu kuupäev. Kui taotluse saanud asutus suudab anda taotluse esitanud asutuse määratud kuupäevaks osalise vastuse, peaks taotluse saanud asutus esitama kogu teabe, mida ta saab selleks ajaks esitada, ja leppima kokku teise kuupäeva ülejäänud teabe esitamiseks.

Kui koostöö- või teabetaotlust ei saa osaliselt ega täielikult täita, peaks taotluse saanud asutus esitama üksikasjaliku kirjaliku selgituse põhjuste kohta, miks taotluse täitmine ei ole võimalik või teostatav.

Kui see on teada, peaksid usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused, kui võimalik, taotlema vajalikku teavet asutuselt, kes teabe algselt kogus või koostas.

Omaalgatuslik teabe esitamine

Teave, mida peetakse asjakohaseks teise asutuse jaoks, tuleks edastada omal algatusel ja põhjendamatu viivituseta, v.a kui teabe omanikule on ilmne, et potentsiaalsel vastuvõtval asutusel on see teave juba olemas. Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijate ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutuste koostöö

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid kokku leppima korrapärase teabevahetuse korras, kui seda peetakse asjakohaseks asutuse või piiriüleste konsolideerimisgruppide või muudes jurisdiktsioonides asutatud filiaale omavate finantsinstitutsioonide järelevalve jaoks. Kui on kokku lepitud kehtestada korrapärane teabevahetus, peaksid usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused korrapäraselt jagama omavahel sellist teavet, mida peetakse teise järelevalveasutuse ülesannete täitmiseks asjakohaseks.

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid teavitama üksteist määratud kontaktpunktidest, et hõlbustada asjakohase teabe edastamist, ning peaksid kaalutlema üldpostkasti kasutuselevõttu.

Kui koostöö- ja teabevahetuskord on olemas, peaksid asjakohased usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused otsustama, kas olemasolev teabevahetuskord on käesolevate suunistega kehtestatud sätete täitmiseks piisav või peavad finantsinstitutsioonid seda korda ajakohastama või muul viisil täiendama muude meetmetega, arvestades käesolevates suunistes sätestatud koostöö- ja teabevahetusviise.

Kui usaldatavusnõuete kolleegiumides ja/või rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise kolleegiumides juba toimub koostöö ja teabevahetus, peaksid rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused ning usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad kasutama kolleegiumide raamistikku käesolevates suunistes sätestatud koostöö ja teabevahetuse jaoks, kui seda peetakse asjakohaseks, arvestades koostöö olemust ja vahetatava teabe liiki.

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijate ja rahapesu andmebüroode koostöö

Usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad peaksid punkti 20 kohaselt jagama rahapesu andmebürooga teavet, mis on kogutud või koostatud nende järelevalvetegevuste täitmisel ja mis on asjakohane rahapesu andmebüroo ülesannete täitmiseks.

Kui see on asjakohane, peaksid usaldatavusnõuete täitmise järelevalve tegijad küsima rahapesu andmebüroodelt käesolevates suunistes sätestatud teavet, mis on asjakohane nende järelevalveülesannete täitmiseks. Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutuste ja rahapesu andmebüroode koostöö

Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused peaksid punkti 20 kohaselt jagama rahapesu andmebürooga teavet, mis on kogutud või koostatud nende järelevalveülesannete täitmisel ja mis on asjakohane rahapesu andmebüroo ülesannete täitmiseks.

Kui see on asjakohane, peaksid rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise järelevalveasutused küsima rahapesu andmebüroolt käesolevates suunistes sätestatud teavet, mis on asjakohane nende järelevalveülesannete täitmiseks.