5.1 Praktiske anvisninger vedrørende samarbejde og udveksling af oplysninger

Effektive metoder for samarbejde og udveksling af oplysninger til støtte for samarbejdet og udvekslingen af oplysninger i henhold til disse retningslinjer bør være tilgængelige både på nationalt plan og i en grænseoverskridende sammenhæng. Sådanne metoder bør sikre, at fortrolige oplysninger udveksles via sikre kanaler.

Oplysningerne bør tilvejebringes skriftligt, uanset deres format, det være sig papir, elektronisk kommunikation eller ethvert andet format. Udvekslinger af oplysninger eller anmodninger om samarbejde bør omfatte en klar identifikation af det pågældende institut eller den pågældende filial, herunder LEI-koden (Legal Entity Identifier)⁵ , hvis en sådan findes (for en filial: moderselskabets LEI-kode).

⁵ LEI-kode: en unik alfanumerisk referencekode baseret på ISO 17442-standarden, som er tildelt en juridisk enhed.

Hvis det anses for nødvendigt, f.eks. i hastende tilfælde eller i nødstilfælde, bør anmodningen om eller tilvejebringelsen på eget initiativ af oplysningerne ske mundtligt, enten telefonisk eller under et møde mellem de relevante tilsynsmyndigheder. En sådan mundtlig udveksling bør understøttes skriftligt hurtigst muligt derefter.

I de tilfælde hvor tilsynsmyndigheden og AML/CFT-tilsynsmyndigheden er samme myndighed, eller hvor AML/CFT-tilsynsmyndigheden og den finansielle efterretningsenhed er samme myndighed, kan der indføres andre processer end dem, som er beskrevet i dette afsnit, under iagttagelse af, at de sikrer mindst samme grad af samarbejde og udveksling af oplysninger som beskrevet i dette afsnit.

Relevanskriterier for de oplysninger, der skal udveksles

Tilsynsmyndigheder bør anse oplysninger for at være relevante for udførelsen af AML/CFT-tilsynsopgaver, som minimum i situationer, hvor oplysningerne:

• a) giver tilsynsmyndigheden rimelig grund til formode, at et institut er eller har været indblandet i ML/TF eller forsøg derpå, eller hvor der er øget risiko herfor
• b) indikerer, at et instituts forretningsaktivitet eller forretningsmodel, eller ændringer heraf, tyder på, at instituttet kan være eksponeret for øget ML/TF-risiko
• c) vedrører mangler i et instituts overholdelse af tilsynskravene, som kan have en negativ indvirkning på AML/CFT-ledelsesordningerne og de interne systemer og kontrolrammen
• d) vedrører et instituts opfyldelse af kravene i direktiv (EU) 2015/849.

AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør anse oplysninger for at være relevante for udførelsen af tilsynsopgaver som minimum i de tilfælde, hvor oplysningerne kan have indvirkning på instituttets forretningsmodel, interne ledelsesordninger, risikostyringsstruktur, operationelle risici, tilstrækkelige likviditet, institutdækkende systemer og kontroller, vedrører instituttets overholdelse af tilsynskravene i direktiv 2013/36/EU og forordning (EU) nr. 575/2013, eller hvis de kan påvirke instituttets finansielle soliditet eller levedygtighed.

Tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør anse oplysninger for at være relevante for udførelsen af en finansiel efterretningsenheds opgaver, hvis disse oplysninger kan indikere mulig ML/TF, og hvis de kan bidrage til at identificere ML/TF-risici, -tendenser, - mønstre eller -typologier.

Tilsynsmyndigheder bør stille relevante oplysninger til rådighed for:

• a) de AML/CFT-tilsynsmyndigheder, der er ansvarlige for tilsynet med instituttet i den medlemsstat, hvor instituttet er etableret eller påtænkes etableret, og
• b) AML/CFT-tilsynsmyndighederne i den medlemsstat, hvor moderselskabet i EU er etableret, hvis instituttet tilhører en grænseoverskridende koncern, eller, hvis der er tale om et enkelt institut med filialer i andre medlemsstater, hvor instituttets hovedkontor er beliggende, eller den ledende tilsynsmyndighed, i de tilfælde hvor der er etableret et AML/CFT-kollegium.

Tilsynsmyndigheder bør underrette hver af de modtagende AML/CFT-tilsynsmyndigheder om, hvilke andre AML/CFT-tilsynsmyndigheder de leverer eller har leveret oplysninger til, hvis det anses for relevant.

AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør give de relevante oplysninger til:

• a) de tilsynsmyndigheder, der er ansvarlige for tilsynet med instituttet i den medlemsstat, hvor instituttet er etableret eller påtænkes etableret, og
• b) den konsoliderende tilsynsmyndighed, hvis instituttet tilhører en grænseoverskridende koncern, eller, hvis der er tale om et enkelt institut med filialer i andre medlemsstater, hjemstedets tilsynsmyndighed.

AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør underrette hver af de modtagende tilsynsmyndigheder om, hvilke andre tilsynsmyndigheder de leverer eller har leveret oplysninger til, hvis det anses for relevant. Anmodninger om samarbejde og oplysninger

Tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør skriftligt anmode om oplysninger eller samarbejde med angivelse af mindst følgende:

• a. hvilken type oplysninger eller hvilken form for samarbejde der anmodes om
• b. det formål, hvortil der anmodes om oplysninger eller samarbejde, herunder en præcisering af de retlige bestemmelser, der definerer de tilsynsopgaver, for hvilke de ønskede oplysninger anses som relevante
• c. for så vidt angår anmodninger af hastende karakter, den dato hvor svaret forventes, herunder baggrunden for anmodningen og dens hastende karakter, om nogen.

Hvis den myndighed, der anmodes om at tilvejebringe oplysninger, ikke er i stand til at frembringe disse eller tilbyde samarbejde inden den dato, der er fastsat af den anmodende myndighed, bør der aftales en alternativ dato. Hvis den myndighed, der anmodes om at tilvejebringe oplysninger, kan give et delvist svar inden for den frist, som den anmodende myndighed har angivet, bør den myndighed, der anmodes om at tilvejebringe oplysninger, give alle de oplysninger, den kan give, og aftale en alternativ dato for fremlæggelse af eventuelle udestående oplysninger.

Hvis en anmodning om samarbejde eller oplysninger ikke kan imødekommes helt eller delvist, bør den myndighed, der anmodes om at tilvejebringe oplysninger, give en detaljeret skriftlig begrundelse for, hvorfor det ikke er muligt eller praktisk gennemførligt at efterkomme anmodningen.

Tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør, hvor det er muligt, anmode om de nødvendige oplysninger fra den myndighed, der oprindeligt indsamlede eller oprettede oplysningerne, hvis denne er kendt.

Tilvejebringelse af oplysninger på eget initiativ

Oplysninger, der anses for relevante for en anden myndighed, bør fremsendes på eget initiativ og hurtigst muligt, medmindre det er indlysende for indehaveren af oplysningerne, at den potentielt modtagende myndighed allerede er i besiddelse af disse oplysninger.

Samarbejde mellem tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder

Tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør aftale at etablere en regelmæssig udveksling af oplysninger, hvis det anses for hensigtsmæssigt, med henblik på tilsyn med et institut eller grænseoverskridende koncerner eller institutter med filialer etableret i andre jurisdiktioner. Når der er enighed om at etablere en regelmæssig udveksling af oplysninger, bør tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder med regelmæssige mellemrum udveksle oplysninger, der anses for relevante for udførelsen af den anden tilsynsmyndigheds opgaver.

Tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør underrette hinanden om udpegede kontaktpunkter for at lette overførslen af relevante oplysninger og overveje at oprette en funktionel mailboks.

I de tilfælde, hvor der allerede eksisterer ordninger for samarbejde og udveksling af oplysninger, bør de relevante tilsynsmyndigheder og AML/CFT-tilsynsmyndigheder tage stilling til, hvorvidt de eksisterende ordninger for udveksling af oplysninger er tilstrækkelige til at overholde bestemmelserne i disse retningslinjer, eller om myndighederne skal ajourføre disse ordninger eller på anden måde supplere dem med alternative ordninger, i lyset af de bestemmelser for samarbejde og udveksling af oplysninger, som er fastsat i disse retningslinjer.

Hvis samarbejdet og informationsudvekslingen allerede finder sted i tilsynskollegier og/eller AML/CFT-kollegier, bør AML/CFT-tilsynsmyndighederne og tilsynsmyndighederne anvende kollegiernes rammer med henblik på samarbejde og informationsudveksling, som fastsat i disse retningslinjer, hvis det anses for hensigtsmæssigt i betragtning af samarbejdets art og den type oplysninger, der skal udveksles.

Samarbejde mellem tilsynsmyndigheder og den finansielle efterretningsenhed

Tilsynsmyndigheder bør dele oplysninger, der indsamles eller genereres i forbindelse med udførelsen af deres tilsynsaktiviteter, og som er relevante for den finansielle efterretningsenheds opgaver i overensstemmelse med punkt 20, med den finansielle efterretningsenhed.

Hvor det er relevant, bør tilsynsmyndigheder, i overensstemmelse med disse retningslinjer, indhente oplysninger, som er relevante for udførelsen af deres tilsynsopgaver, fra den finansielle efterretningsenhed.

Samarbejde mellem AML/CFT-tilsynsmyndigheder og den finansielle efterretningsenhed

AML/CFT-tilsynsmyndigheder bør dele oplysninger med den finansielle efterretningsenhed, som er indsamlet eller genereret i forbindelse med udførelsen af deres tilsynsopgaver, og som er relevante for den finansielle efterretningsenheds opgaver i overensstemmelse med punkt 20.

Hvor det er relevant, bør AML/CFT-tilsynsmyndigheder i overensstemmelse med disse retningslinjer, indhente oplysninger fra den finansielle efterretningsenhed som er relevante for udførelsen af deres tilsynsopgaver