5.1 Praktische Modalitäten der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs

Es sollten wirksame und effiziente Mittel der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs eingerichtet sein, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch gemäß diesen Leitlinien sowohl innerstaatlich als auch im grenzüberschreitenden Kontext zu unterstützen. Diese Mittel sollten sicherstellen, dass vertrauliche Informationen über sichere Kanäle ausgetauscht werden.

Die Informationen sollten schriftlich zur Verfügung gestellt werden, unabhängig vom Format -

• d. h. ob auf Papier, mittels elektronischer Kommunikation oder in einem sonstigen Format. Der Informationsaustausch bzw. das Ersuchen zur Zusammenarbeit sollten eine klare Identifizierung des betroffenen Instituts bzw. der betroffenen Zweigniederlassung enthalten, einschließlich der Identifizierung der Rechtsträger (LEI)⁵ , soweit vorhanden (im Fall einer Zweigniederlassung: die LEI der Muttergesellschaft).

⁵ LEI ist eine dem Rechtsträger zugewiesene, eindeutige alphanumerische Kennung auf der Grundlage der Norm ISO 17442.

Wenn dies für notwendig erachtet wird, wie zum Beispiel im Dringlichkeits- oder Notfall, sollte die Information mündlich, per Telefon oder während einer Besprechung der jeweiligen Aufsichtsbehörden, angefordert bzw. auf eigene Initiative bereitgestellt werden. Dieser mündliche Austausch sollte danach sobald wie möglich schriftlich unterstützt werden.

Wenn die für die prudentielle Aufsicht zuständige Behörde und die GW-/TF-Aufsichtsbehörde oder die GW-/TF-Aufsichtsbehörde und die zentrale Meldestelle die gleiche Behörde sind, können andere als die in diesem Abschnitt genannten Verfahren eingerichtet werden, die mindestens den gleichen Grad der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs wie die in diesem Abschnitt genannten gewährleisten.

Relevanzkriterien für die auszutauschenden Informationen

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden sollten Informationen mindestens in folgenden Situationen als relevant für die Ausübung der Aufgaben der GW-/TF-Aufsichtsbehörden erachten:

• a) wenn die Informationen bei der für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörde den begründeten Verdacht erwecken, dass GW oder TF in Verbindung mit einem Institut begangen oder versucht wurde oder ein erhöhtes GW- oder TF-Risiko besteht;
• b) wenn die Informationen darauf hinweisen, dass das Institut aufgrund seiner Geschäftstätigkeit bzw. seines Geschäftsmodells oder der Änderungen daran einem erhöhten GW-/TF-Risiko ausgesetzt sein könnte;
• c) wenn die Informationen auf Mängel des Instituts bei der Einhaltung der prudentiellen Aufsichtsvorschriften hinweisen, die negative Auswirkungen auf die GW-/TF-Governance sowie die internen Systeme und Kontrollmechanismen haben könnten;
• d) wenn die Informationen die Einhaltung der Anforderungen aus der Richtlinie (EU) 2015/849 durch das Institut betreffen.

Die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten Informationen mindestens dann als relevant für die Ausübung der Aufgaben der prudentiellen Aufsicht erachten, wenn die Informationen Auswirkungen auf das Geschäftsmodell des Instituts, die interne Governance, das Risikomanagementkonzept, das operationelle Risiko, die Angemessenheit der Liquiditätsausstattung, die institutsweiten Systeme und Kontrollen hat, die Einhaltung der Aufsichtsvorschriften durch das Institut gemäß der Richtlinie 2013/36/EU und der Verordnung (EU) Nr. 575/2013 betrifft oder die finanzielle Solidität bzw. Existenzfähigkeit des Instituts beeinträchtigen könnte.

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten Informationen als relevant für die Ausübung der Aufgaben der zentralen Meldestelle erachten, wenn die Informationen auf eine mögliche GW oder TF hindeuten oder für die Erkennung von GW-/TF-Risiken, -Trends, -Mustern oder -Typologien hilfreich sein könnten.

Die Bankenaufsichtsbehörden sollten die relevanten Informationen folgenden Stellen übermitteln:

• a) den GW-/TF-Aufsichtsbehörden, die für die Aufsicht über das Institut in dem Mitgliedstaat zuständig sind, in dem das Institut niedergelassen ist oder in dem es sich niederzulassen beabsichtigt, und
• b) den GW-/TF-Aufsichtsbehörden in dem Mitgliedstaat, in dem die EU-Muttergesellschaft ihren Sitz hat, wenn das Institut zu einer grenzüberschreitenden Gruppe gehört, oder – im Fall eines Einzelinstituts mit Zweigniederlassungen in anderen Mitgliedstaaten – in dem sich der Hauptsitz des Instituts befindet, oder – wenn ein GW/TF-Kollegium eingerichtet wurde – der leitenden Aufsichtsbehörde.

Die für die prudentielle Aufsicht zuständige Behörde sollte - soweit relevant - jeder GW-/TF-Aufsichtsbehörde, der sie die Information übermittelt, auch mitteilen, welchen anderen GW-/TF-Aufsichtsbehörden sie die Informationen übermittelt bzw. übermittelt hat.

Die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten die relevanten Informationen folgenden Stellen übermitteln:

• a) den für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden , die für die Aufsicht über das Institut in dem Mitgliedstaat zuständig sind, in dem das Institut niedergelassen ist oder in dem es sich niederzulassen beabsichtigt, und
• b) der konsolidierenden Aufsichtsbehörde, wenn das Institut zu einer grenzüberschreitenden Gruppe gehört, bzw. – im Fall eines Einzelinstituts mit Zweigniederlassungen in anderen Mitgliedstaaten – der für den Hauptsitz zuständigen Bankenaufsicht.

Die GW-/TF-Aufsichtsbehörde sollte - soweit relevant - jeder für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörde , der sie die Information übermittelt, auch mitteilen, welchen anderen für die prudentielle Aufsicht zuständige Behördensie die Informationen übermittelt bzw. übermittelt hat.

Ersuchen um Zusammenarbeit und Information

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten in schriftform um Informationen oder Zusammenarbeit ersuchen und dabei mindestens Folgendes angeben:

• a. die Art der angeforderten Information oder die Art der Zusammenarbeit;
• b. den Zweck für den die Information oder Zusammenarbeit angefordert wird, einschließlich der Angabe der rechtlichen Bestimmungen zur Festlegung der Aufsichtsfunktionen für die die angeforderten Informationen als relevant angesehen werden; und
• c. im Fall von zeitkritischen Ersuchen, den Termin zu dem die Antwort erwartet wird, einschließlich Kontext und ggf. Dringlichkeit des Ersuchens.

Wenn die ersuchte Behörde nicht in der Lage ist, dem Ersuchen um Information oder Zusammenarbeit bis zu dem von der ersuchenden Behörde angegebenen Termin nachzukommen, sollte ein alternativer Termin vereinbart werden. Falls die ersuchte Behörde bis zu dem von der ersuchenden Behörde angegebenen Termin eine Teilantwort erteilen kann, sollte die ersuchte Behörde alle Informationen, die übermittelt werden können, weiterleiten und einen weiteren Termin für die Bereitstellung der ausstehenden Informationen abstimmen.

Wenn ein Ersuchen um Zusammenarbeit oder Information ganz oder teilweise nicht erfüllt werden kann, sollte die ersuchte Behörde eine ausführliche schriftliche Erklärung abgeben, aus welchen Gründen dem Ersuchen nicht nachgekommen werden kann.

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten die erforderlichen Informationen nach Möglichkeit von der Behörde anfordern, die die Informationen ursprünglich gesammelt oder erstellt hat, sofern diese bekannt ist.

Bereitstellung von Informationen auf eigene Initiative

Informationen, die für eine andere Behörde als relevant erachtet werden, sollten unverzüglich auf eigene Initiative übermittelt werden, außer wenn es für die abgebende Behörde der Informationen offensichtlich ist, dass der potenzielle Empfänger die Informationen bereits besitzt.

Zusammenarbeit zwischen den für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und GW-/TF-Aufsichtsbehörden

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behördenund die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten einen regelmäßigen Informationsaustausch vereinbaren, wenn dies als angemessen für die Aufsicht über ein Institut oder eine grenzüberschreitende Gruppe oder über Institute mit Zweigniederlassungen in anderen Ländern erachtet wird. Wenn ein regelmäßiger Informationsaustausch vereinbart wurde, sollten die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und die GW-/TF-Aufsichtsbehörden in regelmäßigen Intervallen Informationen austauschen, die für die Erfüllung der Aufgaben der anderen Aufsichtsbehörde als relevant erachtet werden.

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten einander benannte Kontaktstellen für die Übermittlung einschlägiger Informationen mitteilen und die Einrichtung einer funktionsbezogenen Mailbox in Betracht ziehen.

Wenn es bestehende Vereinbarungen für Zusammenarbeit und Informationsaustausch gibt, sollten die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden und die GW-/TF-Aufsichtsbehörde entscheiden, ob die bestehenden Vereinbarungen über Informationsaustausch zur Erfüllung der Bestimmungen dieser Leitlinien ausreichen oder ob die Behörden diese Vereinbarungen aktualisieren bzw. in sonstiger Form durch alternative Vereinbarungen im Hinblick auf die in diesen Leitlinien festgelegten Modalitäten für Zusammenarbeit und Informationsaustausch ergänzen sollten.

Wenn die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch bereits in Aufsichtskollegien sowie GW/TF-Kollegien stattfinden, sollten GW-/TF-Aufsichtsbehörde und die für die prudentielle Aufsicht zuständige Behörde den Rahmen der Kollegien zum Zweck der Zusammenarbeit und des Informationsaustausches gemäß diesen Leitlinien nutzen, soweit dies angesichts der Art der Zusammenarbeit und der auszutauschenden Informationen zweckmäßig erscheint. Zusammenarbeit zwischen der für die prudentielle Aufsicht zuständigen und zentraler Meldestelle

Die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden sollten Informationen, die sie bei der Durchführung ihrer Aufsichtstätigkeit gesammelt bzw. erstellt haben und die gemäß Absatz 20 für die Aufgaben der zentralen Meldestelle relevant sind, mit der zentrale Meldestelle teilen.

Wo dies zweckdienlich ist, sollten die für die prudentielle Aufsicht zuständigen Behörden von der zentralen Meldestelle, wie in diesen Leitlinien dargelegt, Informationen anfordern, die für die Ausübung ihrer Aufsichtsfunktion relevant sind.

Zusammenarbeit zwischen GW-/TF-Aufsichtsbehörden und zentraler Meldestelle

Die GW-/TF-Aufsichtsbehörden sollten Informationen, die sie bei der Durchführung ihrer Aufsichtstätigkeit gesammelt bzw. erstellt haben und die gemäß Absatz 20 für die Aufgaben der zentralen Meldestelle relevant sind, mit der zentralen Meldestelle teilen.

Wo dies zweckdienlich ist, sollten die GW-/TF-Aufsichtsbehörden von der zentralen Meldestelle, wie in diesen Leitlinien dargelegt, Informationen anfordern, die für die Ausübung ihrer Aufsichtsfunktion relevant sind.