5.1 Praktiska former för samarbete och informationsutbyte

Det bör finnas ändamålsenliga och effektiva metoder för samarbete och informationsutbyte för att stödja samarbetet och informationsutbytet enligt dessa riktlinjer, både nationellt och över gränserna. Sådana metoder bör säkerställa att konfidentiell information utbyts genom säkra kanaler.

Informationen bör tillhandahållas skriftligen, oavsett format, antingen i pappersformat, elektroniskt format eller annat format. Informationsutbyte eller begäran om samarbete bör inbegripa en tydlig identifiering av det berörda institutet eller den berörda filialen, inbegripet identifieringskoden för juridiska personer (LEI)⁵ om sådan finns (för en filial: moderföretagets LEI-kod).

⁵ LEI-kod innebär en unik alfanumerisk referenskod baserad på standarden ISO 17442 som tilldelats en juridisk person.

När det anses nödvändigt, t.ex. i brådskande fall eller i en krissituation, bör informationen begäras eller tillhandahållas på eget initiativ, muntligen, per telefon eller under ett möte mellan de berörda tillsynsmyndigheterna. Ett sådant muntligt utbyte bör kompletteras skriftligen så snart som möjligt därefter.

Om tillsynsmyndigheten och tillsynsmyndigheten för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är samma myndighet eller om tillsynsmyndigheten för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och finansunderrättelseenheten är samma myndighet, får andra förfaranden än de som anges i detta avsnitt införas när så är lämpligt, för att säkerställa minst samma grad av samarbete och informationsutbyte som i detta avsnitt.

Relevanskriterier för den information som ska utbytas

De finansiella tillsynsmyndigheterna bör anse att information är relevant för utövandet av tillsynsuppgifter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, åtminstone i situationer där informationen

• a) ger den finansiella tillsynsmyndigheten rimliga skäl att misstänka att penningtvätt eller finansiering av terrorism i samband med ett institut har begåtts eller håller på att begås eller att försök görs eller att det finns en ökad risk för detta,
• b) anger att ett instituts affärsverksamhet eller affärsmodell, eller förändringar av den, tyder på att institutet kan vara exponerat för en ökad risk för penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c) rör brister i ett instituts efterlevnad av tillsynskrav som kan ha en negativ inverkan på styrformerna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och de interna systemen och kontrollramarna, eller
• d) avser ett instituts efterlevnad av kraven i direktiv (EU) 2015/849.

Tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör anse att information är relevant för utövandet av tillsynsuppgifter, åtminstone om informationen kan påverka institutets affärsmodell, interna styrformer, riskhanteringsram, operativa risker, likviditetstillräcklighet, institutionella system och kontroller, rör institutets efterlevnad av tillsynskraven i direktiv 2013/36/EU och förordning (EU) nr 575/2013 eller kan påverka institutets finansiella sundhet eller bärkraft.

Finansiella tillsynsmyndigheter och tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör betrakta information som relevant för utförandet av en finansunderrättelseenhets uppgifter när informationen kan tyda på möjlig penningtvätt eller finansiering av terrorism, och när den kan bidra till att identifiera risker, trender, mönster eller typologier för penningtvätt och finansiering av terrorism.

De finansiella tillsynsmyndigheterna bör tillhandahålla relevant information till

• a) de tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som ansvarar för tillsynen av institutet i den medlemsstat där institutet är etablerat eller är avsett att vara etablerat, och
• b) tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i den medlemsstat där moderföretaget inom EU är etablerat, om institutet tillhör en gränsöverskridande koncern eller, när det gäller ett enda institut med filialer i andra medlemsstater, där institutets huvudkontor är beläget, eller där ett kollegium för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har inrättats, den ledande tillsynsmyndigheten.

De finansiella tillsynsmyndigheterna bör informera var och en av de mottagande tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om de andra tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som de tillhandahåller eller har lämnat information till, i förekommande fall.

Tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör lämna relevant information till

• a) de finansiella tillsynsmyndigheter som ansvarar för tillsynen av institutet i den medlemsstat där institutet är etablerat eller är avsett att vara etablerat, och
• b) den samordnande finansiella tillsynsmyndigheten om institutet tillhör en gränsöverskridande koncern eller, när det gäller ett enda institut med filialer i andra medlemsstater, den finansiella tillsynsmyndigheten för huvudkontoret.

Tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör i förekommande fall informera var och en av de mottagande finansiella tillsynsmyndigheterna om vilka andra finansiella tillsynsmyndigheter de tillhandahåller eller har tillhandahållit information till.

Begäran om samarbete och information

Tillsynsmyndigheterna för tillsyn och bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör skriftligen begära information eller samarbete och ange åtminstone följande:

• a. Vilken typ av information eller samarbete som begärs.
• b. Det syfte för vilket informationen eller samarbetet begärs, inbegripet specificering av de rättsliga bestämmelser som definierar de tillsynsuppgifter för vilka den begärda informationen anses vara relevant.
• c. För tidskänsliga begäranden, det datum då svaret förväntas, inklusive i vilket sammanhang och hur brådskande begäran är, i förekommande fall.

Om den tillfrågade myndigheten inte kan tillhandahålla den begärda informationen eller samarbetet senast det datum som fastställts av den begärande myndigheten, bör ett alternativt datum överenskommas. Om den tillfrågade myndigheten kan lämna ett partiellt svar inom den tidsfrist som angetts av den begärande myndigheten, bör den anmodade myndigheten lämna alla uppgifter den kan lämna och komma överens om ett annat datum för tillhandahållande av eventuell kvarstående information.

Om en begäran om samarbete eller information inte kan tillgodoses helt eller delvis bör den tillfrågade myndigheten lämna en utförlig skriftlig förklaring till varför det inte är möjligt eller genomförbart att tillmötesgå begäran.

Finansiella tillsynsmyndigheter och tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör om möjligt begära nödvändig information från den myndighet som ursprungligen samlade in eller tog fram informationen, om den är känd.

Tillhandahållande av information på eget initiativ

Information som bedöms vara relevant för en annan myndighet bör överföras på eget initiativ och utan onödigt dröjsmål, såvida det inte är uppenbart för informationsägaren att den potentiella mottagande myndigheten redan innehar informationen. Samarbete mellan finansiella tillsynsmyndigheter och tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Finansiella tillsynsmyndigheter och tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör komma överens om att inrätta ett regelbundet informationsutbyte när det anses lämpligt för tillsyn av ett institut eller av gränsöverskridande grupper eller institut med filialer som är etablerade i andra jurisdiktioner. Om man enas om att inrätta ett regelbundet informationsutbyte bör de finansiella tillsynsmyndigheterna och tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism med jämna mellanrum utbyta information som anses vara relevant för utförandet av den andra tillsynsmyndighetens uppgifter.

Finansiella tillsynsmyndigheter och tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör underrätta varandra om utsedda kontaktpunkter för att underlätta överföringen av relevant information och bör överväga att inrätta en funktionsbrevlåda.

Om det finns befintliga arrangemang för samarbete och informationsutbyte bör de berörda finansiella tillsynsmyndigheterna och tillsynsmyndigheterna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism besluta huruvida de befintliga arrangemangen för informationsutbyte är tillräckliga för att följa bestämmelserna i dessa riktlinjer eller om myndigheterna behöver uppdatera dessa arrangemang eller på annat sätt komplettera dem med alternativa arrangemang med tanke på de former för samarbete och informationsutbyte som anges i dessa riktlinjer.

Om samarbete och informationsutbyte redan äger rum i tillsynskollegier och/eller kollegier för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och finansiella tillsynsmyndigheter använda ramverket för kollegier för det samarbete och informationsutbyte som anges i dessa riktlinjer, när det anses lämpligt med tanke på samarbetets karaktär och den typ av information som ska utbytas.

Samarbete mellan finansiella tillsynsmyndigheter och finansunderrättelseenheten

De finansiella tillsynsmyndigheterna bör dela information med finansunderrättelseenheten som samlats in eller tagits fram under utövandet av deras tillsynsverksamhet och som är relevant för finansunderrättelseenhetens uppgifter i enlighet med punkt 20.

När så är lämpligt bör de finansiella tillsynsmyndigheterna från finansunderrättelseenheten enligt dessa riktlinjer inhämta information som är relevant för utförandet av deras tillsynsuppgifter. Samarbete mellan tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och finansunderrättelseenheten

Tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör till finansunderrättelseenheten dela information som samlats in eller tagits fram i samband med utövandet av deras tillsynsuppgifter och som är relevant för finansunderrättelseenhetens uppgifter i enlighet med punkt 20.

När det är lämpligt bör tillsynsmyndigheter för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism från finansunderrättelseenheten enligt dessa riktlinjer inhämta information som är relevant för utförandet av deras tillsynsuppgifter.