5.1 Współpraca i wymiana informacji w praktyce

Należy wprowadzić skuteczne i wydajne sposoby prowadzenia współpracy i wymiany informacji, aby wspierać współpracę i wymianę informacji na podstawie niniejszych wytycznych zarówno w kontekście krajowym, jak i transgranicznym. Sposoby te powinny zapewniać wymianę poufnych informacji bezpiecznymi kanałami.

Informacje powinny być przekazywane na piśmie, niezależnie od tego, czy są przekazywane w postaci tradycyjnej, elektronicznej czy innej. Wymiana informacji lub wnioski o współpracę powinny obejmować jasne wskazanie instytucji lub oddziału, których dotyczą informacje, w tym

• – jeżeli jest dostępny – identyfikator podmiotu prawnego (LEI)⁵ (w przypadku oddziału – identyfikator podmiotu prawnego właściwy dla spółki dominującej).

⁵ Identyfikator podmiotu prawnego oznacza unikalny alfanumeryczny kod referencyjny przypisany danemu podmiotowi prawnemu na podstawie normy ISO 17442.

W razie konieczności oraz w przypadkach pilnych lub nadzwyczajnych przekazanie informacji z własnej inicjatywy lub złożenie wniosku o przekazanie informacji powinno odbywać się ustnie, drogą telefoniczną lub podczas spotkania odpowiednich organów nadzoru. Taka ustna wymiana informacji powinna być potwierdzona na piśmie tak szybko, jak to możliwe.

Jeżeli organ nadzoru ostrożnościowego i organ nadzoru AML/CFT to ten sam organ lub jeżeli organ nadzoru AML/CFT i jednostka analityki finansowej to ten sam organ, możliwe jest wprowadzenie procesów innych niż określone w niniejszej sekcji, stosownie do potrzeb, o ile zapewniają one co najmniej ten sam stopień współpracy i wymiany informacji, jaki przewidziano w niniejszej sekcji.

Kryteria istotności informacji podlegających wymianie

Organy nadzoru ostrożnościowego powinny uznać informacje za istotne dla realizacji zadań organu nadzoru AML/CFT co najmniej w sytuacjach, gdy informacje te:

• a) dają organowi nadzoru ostrożnościowego uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że w związku z instytucją doszło lub dochodzi do popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub usiłowania takiego przestępstwa, lub istnieje zwiększone ryzyko w tym zakresie;
• b) wskazują, że działalność gospodarcza lub model biznesowy instytucji lub ich zmiany sugerują, że instytucja może być narażona na zwiększone ryzyko ML/ TF ;
• c) dotyczą uchybień w przestrzeganiu przez instytucję wymogów ostrożnościowych, co może mieć negatywny wpływ na zasady zarządzania przeciwdziałaniem praniu pieniędzy/finansowaniu terroryzmu oraz na systemy wewnętrzne i ramy kontroli w tym zakresie; lub
• d) dotyczą przestrzegania przez instytucję wymogów określonych w dyrektywie (UE) 2015/849.

Organy nadzoru AML/CFT powinny uznać informacje za istotne dla realizacji zadań nadzoru ostrożnościowego co najmniej wtedy, gdy informacje mogą mieć wpływ na model biznesowy instytucji, wewnętrzne zasady zarządzania, ramy zarządzania ryzykiem, ryzyko operacyjne, adekwatność płynności, systemy i środki kontroli obejmujące całą instytucję, dotyczą przestrzegania przez instytucję wymogów ostrożnościowych określonych w dyrektywie 2013/36/UE i rozporządzeniu (UE) nr 575/2013 lub mogą wpłynąć na dobrą kondycję finansową lub rentowność instytucji.

Organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny uznać informacje za istotne dla realizacji zadań przez jednostkę analityki finansowej, gdy takie informacje mogłyby wskazywać na potencjalne pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu i gdy mogą pomóc w ustaleniu ryzyk, trendów, wzorców lub typologii ML/TF .

Organy nadzoru ostrożnościowego powinny przekazywać istotne informacje:

• a) organom nadzoru AML/CFT odpowiadającym za nadzór nad instytucją w państwie członkowskim, w którym instytucja ma lub ma mieć siedzibę; oraz
• b) organom nadzoru AML/CFT w państwie członkowskim, w którym znajduje się siedziba unijnej jednostki dominującej, jeżeli instytucja należy do grupy transgranicznej lub, w przypadku jednej instytucji z oddziałami w innych państwach członkowskich, w miejscu siedziby głównej instytucji lub w miejscu powołania kolegium ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – głównemu organowi nadzoru.

Organy nadzoru ostrożnościowego powinny w stosownych przypadkach informować każdy z otrzymujących informacje nadzoru AML/CFT o tym, jakim innym organom nadzoru AML/CFT przekazują lub przekazały informacje.

Organy nadzoru AML/CFT powinny przekazywać istotne informacje:

• a) organom nadzoru ostrożnościowego odpowiedzialnym za nadzór nad instytucją w państwie członkowskim, w którym ma ona lub ma mieć siedzibę; oraz
• b) organowi sprawującemu nadzór skonsolidowany, jeżeli instytucja należy do grupy transgranicznej lub – w przypadku jednej instytucji z oddziałami w innych państwach członkowskich – organowi nadzoru ostrożnościowego sprawującemu nadzór nad siedzibą główną.

Organy nadzoru AML/CFT powinny w stosownych przypadkach informować każdy z organów nadzoru ostrożnościowego otrzymujących informacje o tym, jakim innym organom nadzoru ostrożnościowego przekazują lub przekazały informacje.

Wnioski o współpracę i informacje

Organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny składać wnioski

• o informacje lub współpracę na piśmie, określając w nich co najmniej:
• a) rodzaj informacji lub współpracy, której dotyczy wniosek;
• b) cel wnioskowania o informacje lub współpracę, w tym wskazanie przepisów prawa określających zadania nadzorcze, w związku z którymi wnioskowane informacje uznaje się za istotne; oraz
• c) w przypadkach pilnych – datę oczekiwanej odpowiedzi, w tym kontekst i przyczynę pilnego charakteru wniosku, jeżeli dotyczy.

Jeżeli organ, do którego zwrócono się z wnioskiem, nie jest w stanie przekazać informacji, których dotyczy wniosek, ani podjąć współpracy w terminie określonym przez organ występujący z wnioskiem, należy uzgodnić termin alternatywny. Jeżeli organ, do którego zwrócono się z wnioskiem, może udzielić częściowej odpowiedzi w terminie określonym przez organ występujący z wnioskiem, powinien przekazać wszelkie informacje, które może przekazać, oraz uzgodnić kolejny termin przekazania pozostałych informacji.

Jeżeli wniosek o współpracę lub informacje nie może zostać zrealizowany w części lub całości, organ, do którego zwrócono się z wnioskiem, powinien przedstawić szczegółowe wyjaśnienie na piśmie, wskazując powody, dla których realizacja wniosku jest niemożliwa lub niewykonalna.

Organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny w miarę możliwości kierować wniosek o konieczne informacje do organu, który pierwotnie zgromadził lub wytworzył informacje, o ile wiadomo, który to organ.

Przekazanie informacji z własnej inicjatywy

Informacje uznane za istotne dla innego organu powinny być przekazywane z własnej inicjatywy i bez zbędnej zwłoki, chyba że dla organu posiadającego te informacje jest jasne, że organ, który miałby potencjalnie je otrzymać, jest już w ich posiadaniu.

Współpraca między organami nadzoru ostrożnościowego a organami nadzoru AML/CFT

Organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny zobowiązać się do zorganizowania regularnej wymiany informacji, gdy uzna się to za stosowne do celów nadzoru nad instytucją, grupą transgraniczną lub instytucjami z oddziałami mającymi siedziby w innych jurysdykcjach. Jeżeli uzgodniono regularną wymianę informacji, organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny udostępniać sobie nawzajem w regularnych odstępach czasu informacje uznawane za istotne dla realizacji zadań przez drugi organ nadzoru.

Organy nadzoru ostrożnościowego i organ y nadzoru AML/CFT powinny powiadomić siebie nawzajem o wyznaczonych osobach kontaktowych, aby usprawnić przekazywanie istotnych informacji, a także powinny rozważyć wprowadzenie funkcyjnej skrzynki pocztowej.

Jeżeli uzgodnienia dotyczące współpracy i wymiany informacji już istnieją, odpowiednie organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny zdecydować, czy istniejące uzgodnienia dotyczące wymiany informacji są wystarczające, aby zapewnić zgodność z postanowieniami zawartymi w niniejszych wytycznych, czy też organy muszą zaktualizować te uzgodnienia bądź uzupełnić je w inny sposób alternatywnymi rozwiązaniami w celu dostosowania do trybu współpracy i wymiany informacji określonego w niniejszych wytycznych.

Jeżeli współpraca i wymiana informacji w kolegiach ostrożnościowych lub kolegiach ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu już się odbywa, organy nadzoru ostrożnościowego i organy nadzoru AML/CFT powinny stosować ramy kolegiów na potrzeby prowadzenia współpracy i wymiany informacji zgodnie z niniejszymi wytycznymi, o ile jest to uznane za stosowne w świetle charakteru współpracy i rodzaju informacji podlegających wymianie.

Współpraca pomiędzy organami nadzoru ostrożnościowego a jednostką analityki finansowej

Organy nadzoru ostrożnościowego powinny udostępniać jednostce analityki finansowej informacje zgromadzone lub wytworzone w toku realizacji działań nadzorczych, które to informacje są istotne dla zadań jednostki analityki finansowej, zgodnie z pkt 20.

W stosownych przypadkach organy nadzoru ostrożnościowego powinny dążyć do uzyskania od jednostki analityki finansowej, zgodnie z niniejszymi wytycznymi, informacji, które są istotne dla realizacji ich zadań nadzorczych.

Współpraca pomiędzy organami nadzoru AML/CFT a jednostką analityki finansowej

Organy nadzoru AML/CFT powinny udostępniać jednostce analityki finansowej informacje zgromadzone lub wytworzone w toku realizacji ich zadań nadzorczych, które to informacje są istotne dla zadań jednostki analityki finansowej, zgodnie z pkt 20.

W stosownych przypadkach organy nadzoru AML/CFT powinny dążyć do uzyskania od jednostki analityki finansowej, zgodnie z niniejszymi wytycznymi, informacji, które są istotne dla realizacji ich zadań nadzorczych.