25. Samenwerking tussen bevoegde autoriteiten

Bevoegde autoriteiten dienen elkaar, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, eventuele informatie waarover zij beschikken te verstrekken over een lid van het leidinggevend orgaan of een medewerker met een sleutelfunctie ten behoeve van de uitvoering van een geschiktheidsbeoordeling. Deze informatie dient ook een onderbouwing van het besluit dat is genomen over de geschiktheid van de betrokken persoon te omvatten. Hiertoe dient de bevoegde autoriteit aan leden van het leidinggevend orgaan of medewerkers met een sleutelfunctie toestemming te vragen voor het volgende, tenzij dit volgens het nationale recht is toegestaan zonder hier toestemming voor te vragen:

• a. aan enige bevoegde autoriteit informatie over hen te vragen die nodig is voor de geschiktheidsbeoordeling;
• b. de verstrekte informatie te verwerken en te gebruiken voor de geschiktheidsbeoordeling, als een dergelijke toestemming vereist is volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Bevoegde autoriteiten kunnen de uitkomsten van de door andere bevoegde autoriteiten verrichte geschiktheidsbeoordelingen van of andere voor de geschiktheidsbeoordeling relevante informatie over leden van het leidinggevend orgaan of medewerkers met een sleutelfunctie mee in overweging nemen en andere bevoegde autoriteiten daartoe de noodzakelijke informatie vragen. Indien gepast dienen bevoegde autoriteiten contact op te nemen met de AML/CFT-toezichthouder in de relevante lidstaat om aanvullende informatie te verkrijgen die nodig is om de integriteit, eerlijkheid, goede reputatie en geschiktheid van het leidinggevend orgaan of de medewerkers met een sleutelfunctie van een instelling te beoordelen. Daarnaast dienen bevoegde autoriteiten andere relevante belanghebbenden, waaronder de financiële-inlichtingeneenheden en rechtshandhavingsorganen, in situaties waarin het risico van ML/TF in verband met de instelling of het lid is toegenomen, ook om informatie ter onderbouwing van hun geschiktheidsbeoordeling te vragen.²⁶

²⁶ Zie ook: Gemeenschappelijke richtsnoeren inzake samenwerking en informatie-uitwisseling voor de toepassing van Richtlijn (EU) 2015/849 tussen de bevoegde autoriteiten die toezicht houden op kredietinstellingen en financiële instellingen, beschikbaar op https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/anti-money-laundering-and-countering-financing-terrorism

Bevoegde autoriteiten die dergelijke verzoeken ontvangen, dienen indien mogelijk zo snel mogelijk relevante beschikbare informatie over de geschiktheid van personen te verstrekken om de verzoekende bevoegde autoriteit in staat te stellen de beoordeling af te ronden binnen de termijn die is vastgelegd in punt 179. De verstrekte informatie dient de uitkomst van de geschiktheidsbeoordeling, eventueel vastgestelde tekortkomingen, getroffen maatregelen om de geschiktheid te waarborgen, de verantwoordelijkheden van de functie waarvoor de persoon is beoordeeld en basisinformatie over de omvang, aard, schaal en complexiteit van de betrokken instelling, of andere relevante informatie voor de geschiktheidsbeoordeling te omvatten.

Bevoegde autoriteiten dienen in hun geschiktheidsbeoordeling rekening te houden met de in de EBA- en ESMA-databases beschikbare informatie over administratieve sancties overeenkomstig artikel 69 van Richtlijn 2013/36/EU en artikel 71 van Richtlijn 2014/65/EU door na te gaan of er in de laatste tien jaar sancties zijn opgelegd aan instellingen waar de beoordeelde persoon lid van het leidinggevend orgaan of medewerker met een sleutelfunctie was en door de ernst van de onderliggende oorzaak en de verantwoordelijkheid van de beoordeelde persoon vast te stellen.

Waar relevant kunnen bevoegde autoriteiten ook informatie van andere bevoegde autoriteiten vragen over de beoordeelde persoon in gevallen waarin de persoon niet is beoordeeld door een andere bevoegde autoriteit, maar waarin de andere bevoegde autoriteit mogelijk in staat is aanvullende informatie te verstrekken, bijvoorbeeld over geweigerde registraties of strafbladen. Bevoegde autoriteiten die dergelijke verzoeken ontvangen, dienen relevante beschikbare informatie over de geschiktheid van personen te verstrekken. Gegevens die afkomstig zijn uit een andere lidstaat mogen alleen openbaar worden gemaakt met de uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde autoriteiten die de informatie hebben verstrekt en uitsluitend voor de doeleinden waarmee deze autoriteiten hebben ingestemd.

Wanneer een bevoegde autoriteit tot een besluit over de geschiktheid van een persoon komt dat afwijkt van een eerdere beoordeling door een andere bevoegde autoriteit, dient de bevoegde autoriteit die de recentste beoordeling verricht, de andere bevoegde autoriteiten over de uitkomst van haar beoordeling te informeren.

Indien een bevoegde autoriteit besluit dat een lid van het leidinggevend orgaan of een hoofd van de interne controlefunctie en de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, zoals genoemd in punt 172, niet geschikt is op basis van relevante feiten in de context van ML/TF-risico’s of -gebeurtenissen, dient de bevoegde autoriteit, onverminderd het nationale recht, haar bevindingen en besluiten met de bevoegde AML/CFT-toezichthouder te delen.

Wanneer een bevoegde autoriteit om informatie verzoekt, dient zij de naam van de beoordeelde persoon te verstrekken, evenals zijn of haar geboortedatum of de naam van de instelling en de functie waarvoor de persoon al is beoordeeld, om te waarborgen dat de verstrekte gegevens de juiste persoon betreffen.