25. Toimivaltaisten viranomaisten välinen yhteistyö

Sopivuusarvioinnin tekemistä varten toimivaltaisten viranomaisten tulisi antaa toisilleen sovellettavan tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa kaikki tiedot, joita niillä on hallussaan jostakin ylimmän hallintoelimen jäsenestä tai keskeisistä toiminnoista vastaavasta henkilöstä. Tietoihin tulisi myös sisältyä kyseisen henkilön sopivuudesta tehdyn päätöksen perustelut. Jos tietojen pyytäminen ilman lupaa ei ole kansallisen lainsäädännön mukaan mahdollista, tietoja pyytävän toimivaltaisen viranomaisen tulisi pyytää ylimmän hallintoelimen jäseniltä tai keskeisistä toiminnoista vastaavilta henkilöiltä lupa

• a. pyytää miltä tahansa toimivaltaiselta viranomaiselta heitä koskevia tietoja, joita tarvitaan sopivuuden arviointia varten
• b. käsitellä ja käyttää sopivuusarviointia varten saatuja tietoja, jos siihen tarvitaan lupa sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla.

Toimivaltaiset viranomaiset voivat ottaa huomioon tulokset, joita on saatu muiden toimivaltaisten viranomaisten tekemistä ylimmän hallintoelimen jäsenten tai keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuusarvioinneista, tai muut arviointien kannalta merkitykselliset tiedot, ja pyytää tätä varten tarvittavia tietoja muilta toimivaltaisilta viranomaisilta. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi tarvittaessa ottaa yhteyttä asiaankuuluvan jäsenvaltion rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa valvovaan viranomaiseen saadakseen lisätietoja, joita tarvitaan laitoksen ylimmän hallintoelimen tai keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden lahjomattomuuden, rehellisyyden, hyvämaineisuuden ja sopivuuden arvioimiseksi. Lisäksi tilanteissa, joissa laitokseen tai jäseneen liittyvä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riski on kasvanut, toimivaltaisten viranomaisten tulisi myös tarvittaessa hakea sopivuusarviointia varten tietoja muilta asiaankuuluvilta sidosryhmiltä, muun muassa rahanpesun selvittelykeskuksilta ja lainvalvontaviranomaisilta²⁶ .

²⁶ Ks. myös: Yhteiset ohjeet yhteistyöstä ja tietojenvaihdosta luotto- ja rahoituslaitoksia valvovien toimivaltaisten viranomaisten välillä direktiivin (EU) 2015/849 soveltamiseksi https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/anti-money-laundering-and-countering-financing-terrorism

Mikäli mahdollista, toimivaltaisten viranomaisten tulisi tällaisen tietopyynnön vastaanottaessaan antaa henkilön sopivuudesta saatavilla olevat tiedot mahdollisimman nopeasti, jotta tietoja pyytävä toimivaltainen viranomainen voisi noudattaa 179 kohdassa asetettua arviointiaikaa. Tietoihin tulisi sisältyä sopivuusarvioinnin tulos ja havaitut puutteet, sopivuuden takaamiseksi toteutetut toimenpiteet, arvioidun henkilön toimeen liittyvät tehtävät ja perustiedot kyseisen laitoksen koosta, luonteesta, laajuudesta ja monimuotoisuudesta sekä muut sopivuusarvioinnin kannalta merkitykselliset tiedot.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi ottaa sopivuusarviointinsa yhteydessä huomioon tiedot, jotka ovat saatavilla hallinnollisia seuraamuksia koskevissa EPV:n ja ESMAn tietokannoissa direktiivin 2013/36/EU 69 artiklan ja direktiivin 2014/65/EU 71 artiklan mukaisesti. Tiedoista tulisi poimia kymmenen viime vuoden aikana määrätyt seuraamukset laitoksille, joiden ylimmän hallintoelimen jäsenenä tai keskeisistä toiminnoista vastaavana henkilönä arvioitava henkilö on ollut, ja huomiota tulisi kiinnittää seuraamuksen syyn vakavuuteen ja arvioitavan henkilön vastuuseen.

Toimivaltaiset viranomaiset voivat tarvittaessa pyytää arvioitavaa henkilöä koskevia tietoja myös muilta toimivaltaisilta viranomaisilta, jos toinen toimivaltainen viranomainen ei ole henkilöä arvioinut mutta voi kyetä antamaan lisätietoa esimerkiksi hylätyistä rekisteröintihakemuksista tai rikosrekisteristä. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi tällaisia pyyntöjä saadessaan toimittaa saatavilla olevat tiedot, jotka koskevat henkilöiden sopivuutta. Jos tiedot ovat lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta, ne saa luovuttaa ainoastaan tiedot antaneiden viranomaisten nimenomaisella suostumuksella ja ainoastaan niihin tarkoituksiin, joita varten kyseiset viranomaiset ovat antaneet suostumuksensa.

Jos toimivaltainen viranomainen tekee henkilön sopivuudesta päätöksen, joka poikkeaa jonkin toisen toimivaltaisen viranomaisen aiemmin tekemistä arvioinneista, viimeisimmän arvioinnin tekevän toimivaltaisen viranomaisen tulisi ilmoittaa arviointinsa tulos muille toimivaltaisille viranomaisille.

Jos toimivaltainen viranomainen päättää, että ylimmän hallintoelimen jäsen tai 172 kohdassa tarkoitettu ylimpään hallintoelimeen kuulumaton sisäisen valvonnan toimintojen johtaja ja talousjohtaja ei ole sopiva rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskien tai tapahtumien yhteyteen liittyvien asiaankuuluvien tosiseikkojen perusteella, toimivaltaisen viranomaisen tulisi kansallista lainsäädäntöä rajoittamatta jakaa havaintonsa ja päätöksensä toimivaltaiselle rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa valvovalle viranomaiselle.

Tietoja pyytävän toimivaltaisen viranomaisen tulisi pyyntönsä yhteydessä ilmoittaa arvioitavan henkilön nimi, syntymäaika tai sen laitoksen ja toimen nimi, jonka osalta hänestä on jo laadittu arviointi. Näin varmistetaan, että tiedot toimitetaan oikeasta henkilöstä.