25. Współpraca między właściwymi organami

Przestrzegając obowiązujących przepisy prawa dotyczących ochrony danych, właściwe organy powinny przekazywać sobie wszelkie posiadane informacje o członku organu zarządzającego lub osobie pełniącej najważniejsze funkcje w celu przeprowadzenia oceny odpowiedniości. Informacje te powinny zawiera ć uzasadnienie decyzji podjętej w sprawie odpowiedniości osoby. W tym celu, jeśli zgodnie z prawem krajowym nie jest to dozwolone bez uzyskania zgody, żądający właściwy organ powinien zwrócić się do członków organu zarządzającego lub osób pełniących najważniejsze funkcje o udzielenie zgody, na:

• a. żądanie od jakiegokolwiek właściwego organu informacji dotyczących tych osób, które są konieczne do wydania oceny odpowiedniości;
• b. przetwarzanie i korzystanie z udzielonych informacji do oceny odpowiedniości, jeśli zgoda taka jest wymagana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych.

Właściwe organy mogą wziąć pod uwagę wyniki oceny odpowiedniości dokonanej przez inne właściwe organy lub inne stosowne informacje do celów oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego lub osób pełniących najważniejsze funkcje oraz żądać w tym celu koniecznych informacji od innych właściwych organów. W stosownych przypadkach właściwe organy powinny skontaktować się z organem sprawującym nadzór w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w odpowiednim państwie członkowskim w celu uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do oceny etyczności, uczciwości, nieposzlakowanej opinii i odpowiedniości organu zarządzającego instytucji lub osób pełniących najważniejsze funkcje. Ponadto w sytuacjach, w których ryzyko prania pieniędzy/finansowania terroryzmu związane z daną instytucją lub członkiem jest podwyższone, właściwe organy powinny również, w stosownych przypadkach, zasięgać informacji od innych odpowiednich zainteresowanych stron, w tym jednostek analityki finansowej oraz organów ścigania, w celu uwzględnienia ich oceny odpowiedniości.²⁶

²⁶ Zob. też: Wspólne wytyczne w sprawie współpracy właściwych organów nadzorujących instytucje kredytowe i finansowe na potrzeby dyrektywy (UE) 2015/849 oraz wymiany informacji między nimi, dostępne na stronie internetowej https://eba.europa.eu/regulation -and- policy/anti - money - laundering -and- countering - financing - terrorism

Właściwe organy otrzymujące takie żądania, jeśli to możliwe, powinny niezwłocznie przekazywać stosowne dostępne informacje o odpowiedniości osób, aby umożliwić żądającemu właściwemu organowi dotrzymanie terminu dokonania oceny określonego w pkt 179. Udzielone informacje powinny zawiera ć wyniki oceny odpowiedniości, zidentyfikowane braki, środki podjęte w celu zapewnienia odpowiedniości, obowiązki pełnione na stanowisku, w związku z którymi osoba była poddawana ocenie, oraz podstawowe informacje o wielkości, charakterze, skali i stopniu złożoności określonej instytucji lub inne informacje istotne dla oceny odpowiedniości.

Właściwe organy powinny wziąć pod uwagę informacje znajdujące się w bazach danych EUNB i ESMA dotyczące sankcji administracyjnych zgodni e z art. 69 dyrektywy 2013/36/UE oraz art. 71 dyrektywy 2014/65/UE w ramach prowadzonej przez nie oceny odpowiedniości, ustalając wszelkie sankcje nałożone przez ostatnie dziesięć lat na instytucje, w których oceniana osoba była członkiem ich organu zarządzającego lub osobą pełniącą najważniejsze funkcje, oraz uwzględniając wagę podstaw ich nałożenia i odpowiedzialność ocenianej osoby.

W stosownych przypadkach właściwe organy mogą również żądać od innych właściwych organów przekazania informacji o ocenianej osobie w przypadkach, w których osoba nie została oceniona przez inny właściwy organ, ale ten inny właściwy organ jest w stanie przekazać dodatkowe informacje, np. o odmowie rejestracji lub karalności. Właściwe organy otrzymujące takie żądania powinny pr zekazać dostępne stosowne informacje o odpowiedniości osób. Jeżeli informacje pochodzą z innego państwa członkowskiego, mogą zostać ujawnione wyłącznie za wyraźną zgodą organów, które przekazały informacje, oraz wyłącznie dla celów, na które organy te wyraziły zgodę.

W przypadku gdy właściwy organ podejmie decyzję o odpowiedniości osoby, która różni się od poprzedniej oceny dokonanej przez inny właściwy organ, właściwy organ dokonujący oceny jako ostatni powinien poinformować pozostałe właściwe organy o wyniku oceny.

Jeżeli właściwy organ zdecyduje, że członek organu zarządzającego lub szef jednostki ds. kontroli wewnętrznej oraz CFO, w przypadku gdy nie wchodzą oni w skład organu zarządzającego, o którym mowa w pkt 172, nie jest odpowiedni na podstawie istotn ych faktów w kontekście ryzyka lub zdarzeń w zakresie prania pieniędzy/finansowania terroryzmu, właściwy organ powinien, bez uszczerbku dla prawa krajowego, podzielić się swoimi ustaleniami i decyzjami z właściwym organem sprawującym nadzór w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy/finansowaniu terroryzmu.

Żądając informacji, właściwy organ zgłaszający żądanie powinien poda ć imię i nazwisko osoby ocenianej wraz z jej datą urodzenia lub nazwą instytucji i stanowiska, w związku z którymi osoba została już oceniona, aby zapewnić, że przekazane zostały dane odpowiedniej osoby.