9.3 Organisationsstruktur

De behöriga myndigheterna bör kontrollera att kreditinstitutets organisationsstruktur visar på en solid organisation med tillgång till effektiva rapporteringsvägar, ansvarsfördelning och riskmätning och riskhantering, inklusive efterföljande övervakning, för att säkerställa en sund och ansvarsfull ledning av kreditinstitutet. Översynen bör också omfatta ett organisationsschema som fastställer den planerade interna organisationen i fråga om avdelningar, enheter, grupper och tillhörande personalfördelning.

De behöriga myndigheterna bör noggrant bedöma om den inlämnade organisationsstrukturen

• – inklusive beräknad storlek, heltidsekvivalenter och system – står i proportion till affärsmodellen, verksamhetens typ och geografiska fördelning samt de risker som det ansökande kreditinstitutet avser att ta. En sådan bedömning bör därför styrkas av den affärsplan som granskats enligt avsnitt 7 i dessa riktlinjer.

För att bevilja tillstånd eller påbörja verksamheten bör de behöriga myndigheterna vara tillräckligt nöjda med de framsteg som görs när det gäller genomförandet av organisationsstrukturen, inbegripet framstegen när det gäller att anställa den angivna personalen med lämpliga kvalifikationer.

De behöriga myndigheterna bör ägna särskild uppmärksamhet åt att undvika att inrätta onödigt komplexa strukturer som försvårar insynen och som saknar tydlig ekonomisk grund eller rättsligt syfte, eller som skulle kunna användas för ändamål med koppling till penningtvätt eller annan ekonomisk brottslighet⁴² .

⁴² Punkt 76 i EBA:s riktlinjer för intern styrning har följande lydelse: ”Instituten bör undvika att inrätta komplexa strukturer som kan försvåra insynen. Instituten bör i sitt beslutsfattande ta hänsyn till resultaten av en riskanalys som

När affärsplanen innehåller planer om att inrätta strukturer i andra jurisdiktioner bör de behöriga myndigheterna bedöma om sådana jurisdiktioner effektivt efterlever ”EU-standarder och internationella standarder för skattetransparens, bekämpning av penningtvätt och motverkande av finansiering av terrorism”⁴³ . De bör också bedöma i vilken utsträckning den planerade strukturen tjänar ett uppenbart och lagligt ekonomiskt syfte, eller i vilken utsträckning den skulle kunna användas för att dölja den verkliga huvudmannens identitet, eller huruvida affärsstrategin (inklusive kundens begäran som ligger till grund för inrättandet av strukturen) ger upphov till oro. De behöriga myndigheterna bör bedöma om strukturen gör det svårare för institutets ledningsorgan att bibehålla en överblick över institutet och dess förmåga att hantera relaterade risker, och om strukturen reser hinder för de behöriga myndigheterna att utöva en effektiv tillsyn⁴⁴ .

9.3.1 Företagsvärden, riskkultur, uppförandekod och styrningspolicyer

⁴³ Punkt 76 a i EBA:s riktlinjer för intern styrning har följande lydelse: ”I vilken utsträckning den jurisdiktion där strukturen ska inrättas effektivt efterlever EU-standarder och internationella standarder för skattetransparens, bekämpning av penningtvätt och motverkande av finansiering av terrorism”.

⁴⁴ Punkt 76 a–f i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

De behöriga myndigheterna bör kontrollera att ledningens mandat avseende företagsvärden säkerställer att höga etiska och yrkesmässiga standarder antas, främjas och genomförs, vilket skapar en miljö med effektiva utmaningar där beslutsprocesser främjar en rad olika åsikter.

I enlighet med femte strecksatsen led ii i artikel 5.1 c i de tekniska tillsynsstandarderna om information för auktorisation bör de behöriga myndigheterna också se över riktlinjerna i den policy som främjar mångfald i ledningsorganet och försäkra sig om att de överensstämmer med kriterierna som anges i artikel 88.2 a i kapitalkravsdirektivet och att de fastställer ett kvantitativt eller, om så är tillämpligt, ett kvalitativt mål för att främja mångfald samt hur ofta riktlinjerna utvärderas.

9.3.2 Riktlinjer för intressekonflikter

De behöriga myndigheterna bör kontrollera att riktlinjerna i policyn som rör intressekonflikter ålägger ledningsorganet ansvaret att ”fastställa, godkänna och övervaka genomförandet och upprätthållandet av effektiva policyer för att identifiera, bedöma, hantera och minska eller förebygga faktiska eller potentiella intressekonflikter på institutnivå” samt mellan institutet och personalen, inbegripet ledningsorganets och personalens närmaste familjemedlemmar⁴⁵ .

⁴⁵ Se avsnitten 11 och 12 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

När det gäller intressekonflikter på institutnivå bör de behöriga myndigheterna vara förvissade om att riktlinjerna i policyn för intressekonflikter kräver att ”[i]nstitutens åtgärder för att hantera eller i förekommande fall minska intressekonflikterna bör dokumenteras”⁴⁶ och

utförts för att undersöka huruvida de aktuella strukturerna skulle kunna utnyttjas i samband med penningtvätt eller annan ekonomisk brottslighet samt till de kontroller som inrättats och den lagstiftning som finns på området. [...]” inbegriper lämplig åtskillnad mellan ansvarsområden, informationsbarriärer och förfaranden för transaktioner med närstående parter.

⁴⁶ Se punkt 107 i EBA:s riktlinjer för intern styrning.

När det gäller intressekonflikter på personalnivå bör de behöriga myndigheterna vara förvissade om att policyn omfattar åtminstone de situationer som avses i punkt 109 i EBA:s riktlinjer för intern styrning⁴⁷ och att den föreskriver ”förfaranden, åtgärder, dokumentationskrav och ansvarsområden för identifiering och förebyggande av intressekonflikter, bedömning av hur betydande konflikterna är samt vidtagande av åtgärder för att minska konflikterna”.

9.3.3 Visselblåsning, marknadsmissbruk, produktstyrning, konsumentskydd, hantering av klagomål

⁴⁷ Punkt 111 i EBA:s riktlinjer för intern styrning har följande lydelse: ”Policyn bör omfatta åtminstone följande situationer eller relationer där intressekonflikter kan uppstå: a. Ekonomiska intressen (t.ex. aktieinnehav, andra äganderätter och medlemskap, finansiella innehav och andra ekonomiska intressen i företagskunder, immateriella rättigheter, lån som institutet beviljat ett företag som ägs av personalen, medlemskap i ett organ eller en enhet med intressen som står i strid med institutets). b. Personliga eller yrkesmässiga relationer till ägare till kvalificerade innehav i institutet. c. Personliga eller yrkesmässiga relationer till personal som arbetar för institutet eller företagen som omfattas av konsolidering under tillsyn (exempelvis familjerelationer). d. Andra anställningar och tidigare anställningar i nära förfluten tid (t.ex. fem år bakåt). e. Personliga eller yrkesmässiga relationer till relevanta externa intressenter (t.ex. samröre med betydande leverantörer, konsultföretag eller andra tjänsteleverantörer). f. Politiskt inflytande eller politiska relationer.”

De behöriga myndigheternas översyn av ramarna för visselblåsningspolicyn bör säkerställa att personalen på ett säkert sätt kan rapportera potentiella eller faktiska överträdelser av lagstadgade eller interna krav. För att undvika intressekonflikter bör det vara möjligt för personalen att rapportera överträdelser utanför de regelbundna rapporteringsvägarna. Förfarandena för uppgiftslämning bör säkerställa att personuppgifterna skyddas, både för den person som rapporterar överträdelsen och den fysiska person som påstås vara ansvarig för överträdelsen, i enlighet med förordning (EU) 2016/679 (allmänna dataskyddsförordningen).

De behöriga myndigheterna bör vara förvissade om att ramarna för policyn omfattar förfarandet för hantering av information om en potentiell eller faktisk överträdelse och skyddet av den person som rapporterar den i enlighet med EBA:s riktlinjer för intern styrning.

De behöriga myndigheternas översyn av ramarna för marknadsmissbrukspolicyn bör säkerställa att kreditinstitutet följer lämpliga standarder för att förhindra marknadsmissbruk. Den bör särskilt omfatta processen för att identifiera, hantera och rapportera överträdelser av marknadsmissbruk.

De behöriga myndigheterna bör, i enlighet med EBA:s riktlinjer om processer för produktgodkännande i fråga om bankprodukter för konsumenter⁴⁸ , kontrollera att ramarna för produktstyrningspolicyn säkerställer att det ansökande kreditinstitutet, som fungerar som tillverkare och/eller distributör, kommer att tillämpa en sund produktstyrningspolicy med interna processer, funktioner och strategier för att i) säkerställa att konsumenternas intressen, mål och egenskaper beaktas, ii) undvika potentiella konsumentskador och iii) minimera intressekonflikter.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18 – finns på https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

De behöriga myndigheternas översyn av ramarna för konsumentskyddspolicyn bör syfta till att säkerställa att det ansökande kreditinstitutet upprättar en sund konsumentskyddspolicy för att ge konsumenterna adekvat information och skydd. Riktlinjerna bör särskilt säkerställa att konsumentskyddspolicyn är förenlig med regelverket och att relevant personal får lämplig utbildning. I detta syfte bör den omfatta standarder och principer, övervakning av efterlevnaden och personalens medvetenhet.

De behöriga myndigheternas översyn av ramarna för hantering av klagomål bör syfta till att säkerställa att kreditinstitutet ger konsumenterna tillräckligt skydd i enlighet med tillämpliga lagstadgade krav. Översiktsplanen bör omfatta förfarandet för att ta emot, bedöma och besvara klagomål.