9.3 Struttura organizzativa

Le autorità competenti dovrebbero verificare che la struttura organizzativa dell’ente creditizio dimostri un’organizzazione solida che disponga di linee di riporto efficaci, attribuzione delle responsabilità nonché misurazione e gestione dei rischi, compreso il monitoraggio successivo, al fine di assicurare una gestione sana e prudente dell’ente creditizio. L’esame dovrebbe comprendere altresì l’organigramma che definisce l’organizzazione interna prevista in termini di servizi, divisioni, gruppi e relativa ripartizione del personale.

Le autorità competenti dovrebbero valutare attentamente se la struttura organizzativa presentata, nonché le sue dimensioni previste, il suo numero di giorni/uomo equivalenti a tempo pieno (ETP) e i suoi sistemi, sia commisurata al modello di business, ai tipi e alla distribuzione geografica delle attività e ai rischi che l’ente creditizio richiedente intende assumere. Tale valutazione dovrebbe pertanto essere corroborata dal piano aziendale riesaminato conformemente alla sezione 7 dei presenti orientamenti.

Ai fini della concessione dell’autorizzazione o dell’avvio delle attività, a seconda dei casi, le autorità competenti dovrebbero accertare con un grado di soddisfazione sufficiente i progressi compiuti nell’attuazione della struttura organizzativa, compresi quelli concernenti l’assunzione del personale indicato, in possesso delle qualifiche adeguate.

Le autorità competenti dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare la creazione di strutture non trasparenti o inutilmente complesse prive di una chiara motivazione economica

• o di uno scopo giuridico o che potrebbero essere utilizzate per un obiettivo connesso al riciclaggio o ad altri reati finanziari (⁴¹ ).

Laddove il piano aziendale preveda la creazione di strutture in altri paesi, le autorità competenti dovrebbero valutare l’effettiva conformità di tali paesi alle «norme dell’Unione e internazionali in materia di trasparenza fiscale, contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo» (⁴² ). Dovrebbero valutare altresì in che misura la struttura prevista serva un evidente obiettivo economico e lecito, o in che misura possa essere utilizzata per nascondere l’identità del titolare effettivo finale oppure se la strategia aziendale (compresa la richiesta del cliente alla base della creazione di tale struttura) sollevi perplessità. Le autorità competenti dovrebbero valutare se la struttura impedisca un controllo adeguato da parte dell’organo di gestione dell’ente o la capacità dell’ente di gestire il rischio corrispondente e se la struttura ponga ostacoli a un’efficace vigilanza da parte delle autorità competenti (⁴³ ).

9.3.1 Valori aziendali, cultura del rischio, codice di condotta e politiche di governance

Le autorità competenti dovrebbero verificare che il mandato dell’organo di gestione relativo ai valori aziendali assicuri l’adozione, la promozione e l’attuazione di elevati standard etici e professionali, creando un contesto di stimolo efficace nell’ambito del quale i processi decisionali promuovano la formulazione di una serie di pareri.

In linea con l’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), punto ii), quinto trattino, della norma tecnica di regolamentazione sulle informazioni per l’autorizzazione , le autorità competenti dovrebbero altresì riesaminare la politica di promozione della diversità dell’organo di gestione e accertarsi che essa sia in linea con i criteri di cui all’articolo 88, paragrafo 2, lettera a), CRD e fissi un

(⁴¹ ) Il punto 76 degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna recita: «[g]li enti dovrebbero evitare di istituire strutture complesse e potenzialmente non trasparenti. Gli enti dovrebbero tener conto, nel loro processo decisionale, dei risultati della valutazione dei rischi effettuata allo scopo di valutare se tali strutture possano essere utilizzate a fini di riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati finanziari, nonché dei rispettivi controlli e del quadro normativo in vigore [...]». (⁴² ) Il punto 76, lettera a), degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna recita: «della misura in cui il paese nel quale sarà istituita la struttura rispetta effettivamente le norme dell’Unione e internazionali in materia di trasparenza fiscale, contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo;».

(⁴³ ) Punto 76, lettere da a) a f), degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna. obiettivo quantitativo o, ove appropriato, qualitativo per promuovere la diversità nonché la frequenza delle valutazioni.

9.3.2 Politica in materia di conflitti di interesse

Le autorità competenti dovrebbero verificare che la descrizione della politica in materia di conflitti di interesse attribuisca all’organo di gestione la competenza per «la definizione, l’approvazione e la verifica dell’attuazione e del mantenimento di politiche efficaci volte a individuare, valutare, gestire e mitigare o prevenire conflitti di interesse reali o potenziali a livello dell’ente», nonché tra l’ente e il personale, compresi l’organo di gestione e i familiari più stretti del personale (⁴⁴ ).

Per quanto concerne i conflitti di interesse a livello dell’ente, le autorità competenti dovrebbero accertarsi che la descrizione della politica in materia di conflitti di interesse richieda che «[l]e misure dell’ente volte a gestire e, laddove appropriato, mitigare i conflitti di interesse dovrebbero essere documentate» (⁴⁵ ) e includa una separazione adeguata delle funzioni, barriere all’informazione e procedure per le operazioni con parti correlate.

Per quanto concerne i conflitti di interesse a livello di personale, le autorità competenti dovrebbero accertarsi che la politica contempli quanto meno le situazioni di cui al punto 109 degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna (⁴⁶ ) e che preveda «procedure, misure, elementi in tema di documentazione e responsabilità per l’identificazione e la prevenzione di conflitti di interesse, per la valutazione della loro rilevanza e per l’adozione di misure di mitigazione».

9.3.3 Denunce di irregolarità, abusi di mercato, governance dei prodotti, tutela dei consumatori, gestione dei reclami

Il riesame da parte delle autorità competenti della descrizione della politica in materia di denunce di irregolarità ( whistleblowing ) dovrebbe assicurare che il personale possa segnalare in sicurezza violazioni potenziali o effettive dei requisiti normativi o interni. Al fine di evitare conflitti di interesse, il personale dovrebbe avere la possibilità di segnalare violazioni al di fuori delle normali linee di riporto. Le procedure di segnalazione dovrebbero garantire la protezione

(⁴⁴ ) Cfr. le sezioni 11 e 12 degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna.

(⁴⁵ ) Cfr. punto 107 degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna. (⁴⁶ ) Il punto 111 degli orientamenti dell’ABE sulla governance interna recita: «[l]a politica dovrebbe trattare quantomeno le seguenti situazioni o i seguenti rapporti in cui possono emergere conflitti di interesse:

• a) interessi economici (ad es. azioni, altri diritti di proprietà e partecipazioni, posizioni finanziarie e altri interessi economici presso clienti commerciali, diritti di proprietà intellettuale, prestiti concessi dall’ente a una società di proprietà dei dipendenti, appartenenza a un organismo o proprietà di un organismo o di un’entità con interessi confliggenti);
• b) rapporti personali o professionali con i proprietari di partecipazioni qualificate nell’ente;
• c) rapporti personali o professionali con il personale dell’ente o delle entità incluse nell’ambito del consolidamento prudenziale (ad es. legami di parentela);
• d) un’altra occupazione o un’occupazione svolta in precedenza (ad es. negli ultimi cinque anni);
• e) rapporti personali o professionali con azionisti esterni pertinenti (ad esempio associazione con fornitori sostanziali, consulenti o altri prestatori di servizi); e
• f) influenza politica o relazioni politiche». dei dati personali sia della persona fisica che segnala la violazione sia della persona fisica sospettata di essere responsabile della violazione, in conformità del regolamento (UE) 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati).

Le autorità competenti dovrebbero accertarsi che la descrizione della politica contempli il processo di gestione delle informazioni concernenti una violazione potenziale o effettiva e la protezione della persona che la segnala in linea con gli orientamenti dell’ABE in materia di governance interna .

Il riesame, da parte delle autorità competenti, della descrizione della politica in materia di abusi di mercato dovrebbe assicurare il rispetto da parte dell’ente creditizio di norme adeguate per prevenire gli abusi di mercato. In particolare, dovrebbe comprendere il processo per l’individuazione, la gestione e la segnalazione di violazioni sotto forma di abusi di mercato.

Le autorità competenti dovrebbero verificare che, in linea con gli orientamenti sui dispositivi di governance e di controllo sui prodotti bancari al dettaglio (⁴⁷ ) dell’ABE, la descrizione della politica in materia di governance dei prodotti garantisca che l’ente creditizio richiedente, in qualità di produttore e/o distributore, attui una sana politica in materia di governance dei prodotti che preveda processi, funzioni e strategie interne: i) per assicurare che siano presi in considerazione gli interessi, gli obiettivi e le caratteristiche dei consumatori; ii) per evitare pregiudizi potenziali ai consumatori; e iii) per ridurre al minimo i conflitti di interesse.

L’esame, da parte delle autorità competenti, della descrizione della politica in materia di tutela dei consumatori dovrebbe mirare ad assicurare che l’ente creditizio richiedente istituisca una sana politica di tutela dei consumatori al fine di fornire loro un’informazione e una tutela adeguate. In particolare, tale descrizione dovrebbe assicurare che la politica in materia di tutela dei consumatori sia conforme al quadro normativo e fornisca una formazione adeguata al personale interessato. A tal fine dovrebbe contemplare norme e principi, monitoraggio della conformità e sensibilizzazione del personale.

L’esame da parte delle autorità competenti della descrizione della politica in materia di gestione dei reclami dovrebbe far sì che l’ente creditizio fornisca ai consumatori una protezione adeguata conformemente ai requisiti normativi applicabili. Tale descrizione dovrebbe contemplare il processo di ricezione, valutazione e riscontro ai reclami.