9.3 Structura organizatorică

Autoritățile competente trebuie să verifice dacă structura organizatorică a instituției de credit demonstrează o organizare solidă cu existența unor linii de raportare eficace, repartizarea responsabilităților și măsurarea și administrarea riscurilor, inclusiv monitorizarea ulterioară, pentru a asigura administrarea corectă și prudentă a instituției de credit. Examinarea trebuie să includă, de asemenea, organigrama care stabilește organizarea internă preconizată pe departamente, divizii, echipe și repartizarea corespunzătoare a personalului.

Autoritățile competente trebuie să evalueze cu atenție dacă structura organizatorică transmisă

• – inclusiv dimensiunea preconizată, numărul de ENI și sistemele – este proporțională cu modelul de afaceri, tipurile și distribuția geografică a activităților și riscurile pe care instituția de credit solicitantă intenționează să și le asume. Prin urmare, o astfel de evaluare trebuie să se bazeze pe planul de afaceri revizuit în conformitate cu secțiunea 7 din prezentul ghid.

În scopul acordării autorizației sau, după caz, al începerii activității, autoritățile competente trebuie să fie suficient de satisfăcute de progresele realizate în ceea ce privește punerea în aplicare a structurii organizatorice, inclusiv de progresele înregistrate în ceea ce privește angajarea personalului indicat cu calificările corespunzătoare.

Autoritățile competente trebuie să acorde o atenție deosebită evitării creării de structuri netransparente sau inutil de complexe care nu au o justificare economică clară sau un scop juridic clar sau care ar putea fi utilizate pentru un obiectiv legat de spălarea banilor sau de alte infracțiuni financiare⁴² .

⁴² La punctul 76 litera Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității se prevede: „Instituțiile trebuie să evite înființarea de structuri complexe și posibil netransparente. În procesul lor decizional, instituțiile trebuie să țină cont de rezultatele unei evaluări a riscurilor efectuate pentru a identifica dacă astfel de structuri ar putea fi utilizate pentru un scop asociat spălării banilor sau altor infracțiuni financiare, precum și de măsurile de control aferente și cadrul juridic existent [...]”.

Atunci când planul de afaceri prevede crearea de structuri în alte jurisdicții, autoritățile competente trebu ie să evalueze conformitatea efectivă a acestor jurisdicții cu „standardele UE și cele internaționale privind transparența fiscală, combaterea spălării banilor și combaterea finanțării terorismului”⁴³ . De asemenea, acestea trebuie să evalueze măsura în car e structura avută în vedere servește unui scop economic și juridic evident sau măsura în care aceasta ar putea fi utilizată pentru a ascunde identitatea beneficiarului real final sau dacă strategia de afaceri (inclusiv solicitarea clientului care stă la baza creării structurii) provoacă îngrijorări. Autoritățile competente trebuie să evalueze dacă structura împiedică supravegherea corespunzătoare de către organul de conducere al instituției sau capacitatea instituției de a administra riscurile conexe și dacă structura creează obstacole în calea supravegherii eficace de către autoritățile competente⁴⁴ .

9.3.1 Valori corporative, cultura riscului, codul de conduită și politici de guvernanță

⁴³ La punctul 76 litera (a) din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității se prevede: „măsura în care jurisdicția în care va fi înființată structura respectă în mod eficace standardele UE și cele internaționale privind transparența fiscală, combaterea spălării banilor și combaterea finanțării terorismului;”.

⁴⁴ Punctul 76 literele (a)-(f) din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității .

Autoritățile competente trebuie să verifice dacă mandatul organului de conduc ere referitor la valorile corporatiste asigură adoptarea, promovarea și punerea în aplicare a unor standarde etice și profesionale înalte, creând un mediu de dezbatere eficace în care procesele decizionale promovează o varietate de opinii.

Conform articolu lui 5 alineatul (1) litera (c) punctul (ii) a cincea liniuță din STR privind informațiile pentru autorizare , autoritățile competente trebuie să analizeze, de asemenea, descrierea politicii de promovare a diversității organului de conducere și să se asigure că aceasta este în conformitate cu criteriile stabilite la articolul 88 alineatul (2) litera (a) din CRD și stabilește un obiectiv cantitativ sau, după caz, calitativ pentru promovarea diversității, precum și frecvența evaluării.

9.3.2 Politica privind conflictele de interese

Autoritățile competente trebuie să verifice dacă descrierea politicii privind conflictele de interese prevede că organul de conducere este responsabil de „instituirea, aprobarea și supravegherea punerii în aplicare și menținerii uno r politici eficace de identificare, evaluare, administrare și reducere sau prevenire a conflictelor de interese actuale și potențiale la nivel instituțional”, precum și între instituție și personal, inclusiv organul de conducere și cei mai apropiați membri de familie ai personalului⁴⁵ .

⁴⁵ Vezi secțiunile 11 și 12 din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității .

În ceea ce privește conflictele de interese la nivelul instituției, autoritățile competente trebuie să se asigure că descrierea politicii privind conflictele de interese impune ca „[m]ăsurile instituțiilor de a gestiona sau, după caz, de a atenua conflictele de interese trebuie să fie documentate”⁴⁶ și include separarea adecvată a sarcinilor, a barierelor informaționale și a procedurilor pentru tranzacțiile cu părți afiliate.

⁴⁶ Vezi punctul 107 din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității .

În ceea ce privește conflictele de interese la nivelul personalului, autoritățile competente trebuie să se asigure că politica acoperă cel puțin situațiile prevăzute la punctul 109 din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității⁴⁷ și că aceasta prevede „proceduri, măsuri, cerințe de documentare și responsabilități pentru identificarea și prevenirea conflictelor de interese, pentru evaluarea semnificației acestora și pentru luarea unor măsuri de atenuare”.

9.3.3 Denunțarea neregulilor, abuzul de piață, guvernanța produselor, protecția consumatorilor, tratarea plângerilor

⁴⁷ La punctul 111 din Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității se prevede: „Politica trebuie să vizeze cel puțin următoarele situații sau relații în care pot să apară conflicte de interese: a. interese economice (de exemplu, acțiuni, alte drepturi de proprietate și apartenențe, holdinguri financiare și alte interese economice la clienți economici, drepturi de proprietate intelectuală, împrumuturi acordate de către instituție unei societăți deținute de angajați, apartenența la un organism sau deținerea în proprietate a unui organism sau a unei entități cu interese conflictuale); b. relații personale sau profesionale cu proprietarii holdingurilor de drept în cadrul instituției; c. relații personale sau profesionale cu angajații instituției sau ai entităților incluse în domeniul de aplicare al consolidării prudențiale (de exemplu, relațiile familiale); d. un alt loc de muncă sau un loc de muncă anterior, din trecutul apropiat (de exemplu, din ultimii cinci ani); e. relații personale sau profesionale cu părți externe relevante implicate (de exemplu, asocierea cu furnizori, firme de consultanțe sau alți furnizori de servicii importanți) și f. influența politică sau relațiile politice”.

La analiza descrierii politicii privind avertizarea , autoritățile competente trebuie să se asigure că personalul poate raporta în condiții de siguranță încălcările potențiale sau efective ale cerințelor de reglementare sau interne. Pentru a evita conflictele de interese, personalul trebuie să aibă posibilitatea de a raporta încălcările în afara liniilor de raportare obișnuite. Procedurile de avertizare trebuie să asigure protecția datelor cu caracter personal ale persoanei care raportează încălcarea și ale persoanei fizice care se presupune că este responsa bilă pentru încălcare în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, Regulamentul general privind protecția datelor.

Autoritățile competente trebuie să se asigure că descrierea politicii acoperă procesul de tratare a informațiilor privind o încălcare potențială sau efectivă și protecția persoanei care o raportează, în conformitate cu Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității .

La analiza descrierii politicii privind abuzul de piață, autoritățile competente trebuie să se asigure că instituția de credit respectă standardele corespunzătoare de prevenire a abuzului de piață. În special, aceasta trebuie să includă procesul de identificare, de gestionare și de raportare a încălcărilor privind abuzul de piață.

Autoritățile competente trebuie să verifice dacă, în conformitate cu Ghidul ABE privind mecanismele de supraveghere și de guvernanță a produselor pentru produsele de retail bancar⁴⁸ , descrierea politicii de guvernanță a produselor asigură faptul că instituția de credit solicitantă, care acționează în calitate de producător și/sau distribuitor, va pune în aplicare o politică solidă de guvernanță a produselor care prevede procese, funcții și strategii interne (i) pentru a se asigura că se ține seama de interesele, obiectivele și caracteristicile cons umatorilor, (ii) pentru a evita posibilele prejudicii la adresa consumatorilor și (iii) pentru a reduce la minimum conflictele de interese.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18 disponibil online la adresa: https://www.eba.europa.eu/guidelines -on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

La analiza descrierii politicii de protecție a consumatorilor, autoritățile competente trebuie să urmărească asigurarea faptului că instituția de credit solicitantă va institui o politică solidă de protecție a consumatorilor în scopul furnizării de informații adecvate consumatorilor și asigurării protecției acestora. În special, descrierea trebuie să asigure că politica de protecție a consumatorilor respectă cadrul de reglementare și prevede formarea adecvată a personalului relevant. În acest scop, trebuie să includă standarde și principii, monitorizarea conformității și conștientizarea personalului.

La analiza descrier ii politicii de tratare a plângerilor, autoritățile competente trebuie să urmărească asigurarea faptului că instituția de credit va oferi consumatorilor o protecție adecvată, în conformitate cu cerințele de reglementare aplicabile. Descrierea trebuie să ac opere procesul de primire, evaluare și răspuns la plângeri.