9.3 Structure organisationnelle

Les autorités compétentes doivent vérifier que la structure organisationnelle de l’établissement de crédit dispose d’une organisation fiable, disposant de voies hiérarchiques efficaces, d’une répartition des responsabilités, d’une mesure et d’une gestion des risques, notamment d’un suivi ultérieur, afin de garantir une gestion saine et prudente de l’établissement de crédit. L’examen doit également inclure l’organigramme définissant l’organisation interne envisagée en termes de services, de divisions, d’équipes et d’affectation du personnel afférent.

Les autorités compétentes doivent évaluer soigneusement si la structure organisationnelle présentée — notamment la taille prévue, le nombre d’ETP et les systèmes — est proportionnelle au modèle économique, aux types et à la répartition géographique des activités et aux risques que l’établissement de crédit demandeur entend assumer. Une telle évaluation doit donc être étayée par le plan d’entreprise examiné conformément à la section 7 des présentes orientations.

Aux fins de l’octroi de l’agrément ou, selon le cas, du début des activités, les autorités compétentes doivent être suffisamment satisfaites des progrès réalisés en ce qui concerne la mise en œuvre de la structure organisationnelle, notamment de l’engagement du personnel indiqué possédant les qualifications adéquates.

Les autorités compétentes doivent veiller tout particulièrement à éviter la mise en place de structures peu transparentes ou inutilement complexes qui n’ont pas de justification économique ou de finalité juridique explicite ou qui pourraient être utilisées pour atteindre un objectif lié au blanchiment de capitaux ou à d’autres formes de criminalité financière⁴² .

⁴² Le paragraphe 76 des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE est libellé comme suit: «Les institutions doivent éviter de mettre en place des structures complexes et potentiellement opaques. Les établissements doivent tenir compte, dans leur prise de décision, des résultats d’une évaluation des risques réalisée pour déterminer si de telles structures pourraient être utilisées à des fins liées au blanchiment de capitaux ou à d’autres délits financiers, ainsi que des contrôles et du cadre juridique respectifs en place [...]».

Lorsque le plan d’entreprise prévoit la mise en place de structures dans d’autres juridictions, les autorités compétentes doivent évaluer si ces juridictions respectent effectivement les « normes internationales et de l’UE sur la transparence fiscale, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme»⁴³ . Elles doivent également évaluer dans quelle mesure la structure envisagée poursuit un objectif économique évident et licite, ou dans quelle mesure elle pourrait être utilisée pour dissimuler l’identité du bénéficiaire effectif final, ou si la stratégie commerciale (notamment la demande du client sous-jacente à la mise en place de la structure) suscite des inquiétudes. Les autorités compétentes doivent évaluer si la structure entrave une surveillance appropriée par l’organe de direction de l’établissement ou la capacité de l’établissement à gérer le risque correspondant, et si la structure constitue un obstacle à l’exercice effectif d’une surveillance par les autorités compétentes⁴⁴ .

9.3.1 Valeurs de l’entreprise, culture du risque, code de conduite et politiques de gouvernance

⁴³ Le paragraphe 76, point a) des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE est libellé comme suit: «la mesure dans laquelle la juridiction dans laquelle sera établie la structure respecte effectivement les normes internationales et de l’UE sur la transparence fiscale, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme;».

⁴⁴ Paragraphe 76, points a) à f) des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE .

Les autorités compétentes doivent vérifier que le mandat de l’organe de direction en ce qui concerne les valeurs d’entreprise garantit l’adoption, la promotion et la mise en œuvre de normes éthiques et professionnelles élevées, créant un environnement de défi efficace dans lequel les processus décisionnels favorisent un large éventail de points de vue.

Conformément à l’article 5, paragraphe 1, point c), n) ii), cinquième tiret, des NTR sur les informations à fournir lors d’une demande d’agrément , les autorités compétentes doivent également revoir les grandes lignes de la politique favorisant la diversité de l’organe de direction et s’assurer qu’elle est conforme aux critères énoncés à l’article 88, paragraphe 2, point a), de la CRD et fixer un objectif quantitatif ou, le cas échéant, qualitatif pour promouvoir la diversité, ainsi que la fréquence de l’évaluation.

9.3.2 Politique en matière de conflits d’intérêts

Les autorités compétentes doivent vérifier que les grandes lignes de la politique en matière de conflits d’intérêts confèrent à l’organe de direction la responsabilité «de la mise en place, de l’approbation et de la supervision de la mise en œuvre et du maintien de politiques efficaces destinées à recenser, évaluer, gérer et atténuer ou éviter les conflits d’intérêts avérés et potentiels au niveau de l’établissement», ainsi qu’entre l’établissement et le personnel, notamment l’organe de direction et les membres de sa famille les plus proches⁴⁵ .

⁴⁵ Voir les sections 11 et 12 des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE .

En ce qui concerne les conflits d’intérêts au niveau de l’établissement, les autorités compétentes doivent être convaincues que les grandes lignes de la politique en matière de conflits d’intérêts exigent que «les mesures adoptées par les établissements en vue de gérer ou, le cas échéant, atténuer les conflits d'intérêts devraient être documentées»⁴⁶ et comprennent une séparation appropriée des tâches, des obstacles à l’information et des procédures pour les transactions avec des parties liées.

⁴⁶ Voir le paragraphe 107 des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE .

En ce qui concerne les conflits d’intérêts au niveau du personnel, les autorités compétentes doivent s’assurer que la politique couvre au moins les situations envisagées au paragraphe 109 des orientations de l’ABE sur la gouvernance interne⁴⁷ , et qu’elle énonce «es procédures, les mesures, les exigences en matière de documentation et les responsabilités concernant la détection et la prévention de conflits d’intérêts en vue d’évaluer leur importance et d’adopter des mesures d’atténuation». 9.3.3 Dénonciation des dysfonctionnements, abus de marché, gouvernance des produits, protection des consommateurs, traitement des plaintes

⁴⁷ Le paragraphe 111 des orientations sur la gouvernance interne de l’ABE est libellé comme suit: «La politique devrait couvrir à tout le moins les situations ou relations suivantes dans lesquelles des conflits d’intérêts peuvent survenir: a. intérêts économiques (par exemple, actions, autres droits de propriété et participations, participations financières et autres intérêts économiques dans des clients commerciaux, droits de propriété intellectuelle, prêts accordés par l’établissement à une société appartenant à un membre du personnel, participation dans un organe ou propriété d’un organe ou d’une entité ayant des intérêts conflictuels); b. relations personnelles ou professionnelles avec les détenteurs de participations qualifiées dans l’établissement; c. relations personnelles ou professionnelles avec des membres du personnel de l’établissement ou d’entités incluses dans le champ d’application de consolidation prudentielle (par exemple les relations familiales); d. autre emploi et emploi antérieur dans le passé récent (par exemple, cinq ans); e. relations personnelles ou professionnelles avec des parties prenantes externes (par exemple, une association avec des fournisseurs, des consultants ou d’autres prestataires de services d’importance significative); et f. influence politique ou relations politiques».

L’examen, par les autorités compétentes, des grandes lignes de la politique en matière de dénonciation des dysfonctionnements doit permettre au personnel de signaler en toute sécurité les violations potentielles ou effectives des exigences réglementaires ou internes. Afin d’éviter les conflits d’intérêts, le personnel doit avoir la possibilité de signaler des infractions en dehors des canaux de signalement réguliers. Les procédures de signalement doivent garantir la protection des données à caractère personnel tant de la personne qui signale la violation que de la personne physique qui est prétendument responsable de la violation conformément au règlement (UE) 2016/679, règlement général sur la protection des données.

Les autorités compétentes doivent être convaincues que les grandes lignes de la politique couvrent le processus de traitement des informations relatives à une infraction potentielle ou réelle et la protection de la personne qui la signale conformément aux orientations de l’ABE sur la gouvernance interne .

L’examen par les autorités compétentes des grandes lignes de la politique en matière d’abus de marché doit garantir que l’établissement de crédit respecte les normes appropriées pour prévenir les abus de marché. Il doit notamment inclure la procédure de détection, de gestion et de signalement des infractions aux abus de marché.

Les autorités compétentes doivent vérifier que, conformément aux orientations de l’ABE sur les modalités de gouvernance et de surveillance des produits bancaires de détail⁴⁸ , les grandes lignes de la politique de gouvernance des produits garantissent que l’établissement de crédit demandeur, agissant en tant que fabricant et/ou distributeur, mettra en œuvre une bonne politique de gouvernance des produits prévoyant des processus, des fonctions et des stratégies internes i) pour veiller à ce que les intérêts, les objectifs et les caractéristiques des consommateurs soient pris en compte, ii) pour éviter tout risque de préjudice pour les consommateurs et iii) pour réduire au minimum les conflits d’intérêts.

⁴⁸ ABE/GL/2015/18, disponible à l’adresse suivante: https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

L’examen par les autorités compétentes des grandes lignes de la politique de protection des consommateurs doit viser à garantir que l’établissement de crédit demandeur mettra en place une politique solide de protection des consommateurs afin de fournir des informations adéquates aux consommateurs et de les protéger. En particulier, les grandes lignes doivent garantir que la politique de protection des consommateurs est conforme au cadre réglementaire et que le personnel concerné reçoit une formation adéquate. À cette fin, elle doit couvrir les normes et principes, le contrôle de la conformité et la sensibilisation du personnel.

L’examen, par les autorités compétentes, des grandes lignes de la politique de traitement des réclamations doit viser à garantir que l’établissement de crédit assurera aux consommateurs une protection adéquate, conformément aux exigences réglementaires applicables. Le schéma doit couvrir le processus de réception, d’évaluation et de réponse aux plaintes.