9.3 Organisationsstruktur

De kompetente myndigheder bør kontrollere, at kreditinstituttets organisationsstruktur udgør en solid organisation med tilgængelighed af effektive rapporteringslinjer, ansvarsfordeling og risikomåling og -ledelse, herunder efterfølgende overvågning, for at sikre kreditinstituttets sunde og forsigtige ledelse. Gennemgangen bør også omfatte organisationsdiagrammet, der fastlægger den påtænkte interne organisation med hensyn til afdelinger, divisioner, teams og tilhørende personaleallokering.

De kompetente myndigheder bør nøje vurdere, om den indsendte organisationsstruktur — herunder den forventede størrelse, årsværk og systemer — står i forhold til forretningsmodellen, aktiviteternes typer og geografiske fordeling og de risici, som det ansøgende kreditinstitut agter at indgå. En sådan vurdering bør derfor understøttes af den forretningsplan, der revideres i henhold til afsnit 7 i disse retningslinjer.

Med henblik på at meddele tilladelsen eller påbegynde aktiviteterne, alt efter omstændighederne, bør de kompetente myndigheder sikre sig, at der gøres fremskridt med hensyn til gennemførelsen af organisationsstrukturen, herunder fremskridtene med at ansætte det angivne personale med de passende kvalifikationer.

De kompetente myndigheder bør være særligt opmærksomme på at undgå oprettelse af uigennemsigtige eller unødvendigt komplekse strukturer, der ikke har nogen klar økonomisk begrundelse eller juridiske formål, eller som kan bruges til et formål forbundet med hvidvaskning af penge eller anden økonomisk kriminalitet⁴² .

⁴² Punkt 76 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse lyder: "Institutterne bør undgå at oprette komplekse og potentielt uigennemsigtige strukturer. Institutterne bør i deres beslutningstagning tage hensyn til resultaterne af en risikovurdering, der er foretaget for at afdække, om sådanne strukturer kunne anvendes til et formål i tilknytning til hvidvask af penge eller anden økonomisk kriminalitet, og de respektive kontrolforanstaltninger og retlige rammer, der er indført [...]".

Når forretningsplanen forudser oprettelsen af strukturer i andre jurisdiktioner, bør de kompetente myndigheder vurdere sådanne jurisdiktioners effektive efterlevelse af "EU-standarder og internationale standarder for skattegennemsigtighed, AML og CFT"⁴³ . De bør også vurdere, i hvilket omfang den påtænkte struktur tjener et åbenlyst og lovligt økonomisk formål, eller i hvilket omfang den kan bruges til at skjule identiteten af den ultimative reelle ejer, eller om forretningsstrategien (herunder kundens anmodning, der ligger til grund for opsætning af strukturen) giver anledning til bekymring. De kompetente myndigheder bør vurdere, om strukturen hindrer passende tilsyn fra instituttets ledelsesorgans side eller instituttets evne til at håndtere den relaterede risiko, og om strukturen udgør hindringer for effektivt tilsyn fra de kompetente myndigheders side⁴⁴ .

9.3.1 Virksomhedsværdier, risikokultur, adfærdskodeks og ledelsespolitikker

⁴³ Punkt 76, litra a), i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse lyder: "i hvilket omfang den jurisdiktion, hvor strukturen vil blive etableret, effektivt overholder EU-standarder og internationale standarder om gennemsigtighed på skatteområdet, bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme".

⁴⁴ Punkt 76, litra a)-f), i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse .

De kompetente myndigheder bør kontrollere, at ledelsesorganets kommissorium vedrørende virksomhedsværdier sikrer vedtagelse, fremme og gennemførelse af høje etiske og faglige standarder, hvilket skaber et miljø med effektive udfordringer, hvor beslutningsprocesser fremmer en række tilgange.

I overensstemmelse med artikel 5, stk. 1, litra c), nr. ii), femte led i de reguleringsmæssige tekniske standarder for oplysninger til meddelelse af tilladelse , bør de kompetente myndigheder også gennemgå udkastet til politikken til fremme af ledelsesorganets mangfoldighed og finde det godtgjort, at det er i overensstemmelse med kriterierne i artikel 88, stk. 2, litra a), i CRD, og at det fastsætter et kvantitativt eller, alt efter hvad der er relevant, et kvalitativt mål for fremme af mangfoldighed, og vurderingshyppigheden.

9.3.2 Politik vedrørende interessekonflikter

De kompetente myndigheder bør kontrollere, at udkastet til politikken vedrørende interessekonflikter gør ledelsesorganet ansvarligt for at "fastsætte, godkende og føre tilsyn med gennemførelsen og opretholdelsen af effektive politikker til at identificere, vurdere, håndtere og begrænse eller forebygge faktiske og potentielle interessekonflikter på institutionelt plan" samt mellem instituttet og personalet, herunder ledelsesorganet og personalets nærmeste familiemedlemmer⁴⁵ .

⁴⁵ Se punkt 11 og 12 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse .

Med hensyn til interessekonflikter på institutionelt plan bør de kompetente myndigheder finde det godtgjort, at det i udkastet til politikken vedrørende interessekonflikter kræves, at "[i]nstitutionernes foranstaltninger til at styre eller, hvor det er relevant, afbøde interessekonflikter, dokumenteres"⁴⁶ , og at samme udkast tager højde for en passende funktionsadskillelse, informationsbarrierer og procedurer for transaktioner med nærtstående parter.

⁴⁶ Se punkt 107 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse .

Med hensyn til interessekonflikter på personaleniveau bør de kompetente myndigheder forsikre sig om, at politikken mindst omfatter de situationer, der er omhandlet i punkt 109 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse⁴⁷ , og at den fastsætter "procedurer, foranstaltninger, dokumentationskrav og ansvar for identifikation og forebyggelse af interessekonflikter, til vurdering af deres væsentlighed og til gennemførelse af begrænsende foranstaltninger".

9.3.3 Whistleblowing, markedsmisbrug, produktstyring, forbrugerbeskyttelse, klagebehandling

⁴⁷ Punkt 111 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse lyder: Politikken bør som minimum omfatte følgende situationer eller forbindelser, hvor der kan opstå interessekonflikter: a. økonomiske interesser (f.eks. aktier, andre ejerskabsinteresser og medlemskaber, kapitalinteresser og andre økonomiske interesser i erhvervskunder, intellektuelle ejendomsrettigheder, lån ydet af instituttet til en virksomhed ejet af en medarbejder, medlemskab af et organ eller ejerskab af et organ eller en enhed med modstridende interesser) b. personlige eller professionelle forbindelser til ejerne af kvalificerede andele i instituttet c. personlige eller faglige relationer til medarbejdere i instituttet eller enheder inden for konsolideringsreglernes anvendelsesområde (f.eks. familierelationer) d. anden ansættelse og tidligere ansættelse inden for den senere tid (f.eks. fem år) e. personlige eller faglige relationer til relevante eksterne interessenter (f.eks. tilknytning til væsentlige leverandører, konsulentvirksomheder eller andre tjenesteudbydere) og f. politisk indflydelse eller politiske forbindelser".

De kompetente myndigheders gennemgang af udkastet til whistleblowingpolitikken bør sikre, at personalet sikkert kan indberette potentielle eller faktiske brud på lovgivningsmæssige eller interne krav. For at undgå interessekonflikter bør det være muligt for personalet at indberette brud uden for almindelige rapporteringslinjer. Advarselsprocedurerne bør sikre beskyttelse af personoplysninger, både hvad angår den person, som indberetter overtrædelsen, og den fysiske person, som formodes at være ansvarlig for overtrædelsen, i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 (persondataforordningen).

De kompetente myndigheder bør forsikre sig om, at udkastet til politikken omfatter processen for håndtering af oplysninger om et potentielt eller faktisk brud og beskyttelsen af den person, der indberetter, i overensstemmelse med EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse .

De kompetente myndigheders gennemgang af udkastet til markedsmisbrugspolitikken bør sikre, at kreditinstituttet overholder passende standarder, der forhindrer markedsmisbrug. Den bør især omfatte processen til at identificere, styre og indberette overtrædelser af markedsmisbrug.

De kompetente myndigheder bør kontrollere, at udkastet til produktstyringspolitikken, i overensstemmelse med EBA's retningslinjer vedrørende produktudviklings- og produktstyringsprocesser for detailbankprodukter⁴⁸ , sikrer, at det ansøgende kreditinstitut, der fungerer som producent og/eller distributør, vil gennemføre en forsvarlig produktstyringspolitik, der sørger for interne processer, funktioner og strategier i) til at sikre, at forbrugernes interesser, mål og karakteristika tages i betragtning, ii) til at undgå potentiel forbrugerskade og iii) til at minimere interessekonflikter.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, tilgængelig på https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

De kompetente myndigheders gennemgang af udkastet til forbrugerbeskyttelsespolitikken bør sigte mod at sikre, at det ansøgende kreditinstitut vil etablere en sund forbrugerbeskyttelsespolitik for at give tilstrækkelige oplysninger til og beskyttelse af forbrugerne. Især bør udkastene sikre, at forbrugerbeskyttelsespolitikken er i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige rammer og giver passende uddannelse til det relevante personale. Til dette formål bør den omfatte standarder og principper, efterlevelsesovervågning og personalebevidsthed.

De kompetente myndigheders gennemgang af udkastene til klagebehandlingspolitikken bør sigte mod at sikre, at kreditinstituttet vil give forbrugerne tilstrækkelig beskyttelse i overensstemmelse med de gældende lovkrav. Udkastet bør dække processen for modtagelse, vurdering og besvarelse af klager.