10.3 Οργανωτική δομή

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να επαληθεύουν ότι η οργανωτική δομή του πιστωτικού ιδρύματος επιδεικνύει μια σταθερή οργάνωση με διαθεσιμότητα αποτελεσματικών γραμμών αναφοράς, επιμερισμό των ευθυνών και μέτρηση και διαχείριση των κινδύνων, συμπεριλαμβανομένης επακόλουθης παρακολούθησης, προκειμένου να διασφαλιστεί η χρηστή και συνετή διαχείριση του πιστωτικού ιδρύματος. Η εξέταση αυτή θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει το οργανόγραμμα που ορίζει την προβλεπόμενη εσωτερική οργάνωση όσον αφορά τα τμήματα, τις διευθύνσεις , τις ομάδες και τη σχετική κατανομή του προσωπικού.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν προσεκτικά εάν η υποβληθείσα οργανωτική δομή – συμπεριλαμβανομένου του προβλεπόμενου μεγέθους, του αριθμού ΙΠΑ και των συστημάτων – είναι ανάλογη με το επιχειρηματικό μοντέλο, τους τύπους και τη γεωγραφική κατανομή των δραστηριοτήτων και τους κινδύνους που προτίθεται να αναλάβει το αιτούν πιστωτικό ίδρυμα. Μια τέτοια αξιολόγηση θα πρέπει επομένως να υποστηρίζεται από το επιχειρηματικό σχέδιο που εξετάστηκε σύμφωνα με την ενότητα 7 των παρουσιών κατευθυντήριων γραμμών.

Για τους σκοπούς χορήγησης της άδειας λειτουργίας ή έναρξης των δραστηριοτήτων, ανάλογα με την περίπτωση, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να βεβαιώνονται επαρκώς για την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά την υλοποίηση της οργανωτικής δομής, συμπεριλαμβανομένης της προόδου στην πρόσληψη του αναφερόμενου προσωπικού με τα κατάλληλα προσόντα.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να δίδουν ιδιαίτερη προσοχή ώστε να αποφύγουν τη δημιουργία μη διαφανών ή αδικαιολόγητα περίπλοκων δομών που δεν έχουν σαφή οικονομική λογική ή νομικό σκοπό ή που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για σκοπό που συνδέεται με τη νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή άλλα οικονομικά εγκλήματα⁴² .

⁴² Η παράγραφος 76 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση αναφέρει τα εξής: Τα ιδρύματα θα πρέπει να αποφεύγουν τη δημιουργία πολύπλοκων και δυνητικά μη διαφανών δομών. Στο πλαίσιο της διαδικασίας λήψης των αποφάσεών τους, τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα αποτελέσματα της αξιολόγησης κινδύνου που διενεργούν προκειμένου να διερευνήσουν αν οι εν λόγω δομές θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για σκοπό που συνδέεται με τη νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή με άλλα οικονομικά εγκλήματα, καθώς και τους αντίστοιχους ελέγχους και το νομικό πλαίσιο που εφαρμόζονται [..]».

Όταν το επιχειρηματικό σχέδιο προβλέπει τη δημιουργία δομών σε άλλες δικαιοδοσίες, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν την αποτελεσματική συμμόρφωση των εν λόγω δικαιοδοσιών με τα «ενωσιακά και διεθνή πρότυπα σχετικά με τη φορολογική διαφάνεια, την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και την καταπολέμηση της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας»⁴³ . Θα πρέπει επίσης να αξιολογούν τον βαθμό στον οποίο η δομή εξυπηρετεί προφανή και νόμιμο οικονομικό σκοπό ή τον βαθμό στον οποίο η δομή θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την απόκρυψη της ταυτότητας του τελικού πραγματικού δικαιούχου ή εάν η επιχειρηματική στρατηγική (συμπεριλαμβανομένου του αιτήματος του πελάτη που συνεπάγεται την πιθανή συγκρότηση μιας δομής) εγείρει ανησυχίες. Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν εάν η δομή εμποδίζει τη δέουσα εποπτεία από το διοικητικό όργανο του ιδρύματος ή την ικανότητα του ιδρύματος να διαχειριστεί τον σχετικό κίνδυνο και εάν η δομή προβάλλει προσκόμματα στην αποτελεσματική εποπτεία από τις αρμόδιες αρχές⁴⁴ .

10.3.1 Εταιρικές αξίες, νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων, κώδικας δεοντολογίας και πολιτικές διακυβέρνησης

⁴³ Η παράγραφος 76, στοιχείο α) των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση αναφέρει τα εξής: «τον βαθμό στον οποίο η δικαιοδοσία στην οποία θα συγκροτηθεί η δομή τηρεί πράγματι τα ενωσιακά και διεθνή πρότυπα σχετικά με τη φορολογική διαφάνεια, την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και την καταπολέμηση της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας»·

⁴⁴ Παράγραφος 76, στοιχεία α) έως στ) των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να επαληθεύουν ότι ο κανονισμός λειτουργίας του διοικητικού οργάνου σχετικά με τις εταιρικές αξίες διασφαλίζουν την υιοθέτηση, προώθηση και εφαρμογή υψηλών δεοντολογικών και επαγγελματικών προτύπων, δημιουργώντας ένα περιβάλλον αποτελεσματικής πρόκλησης όπου οι διαδικασίες λήψης αποφάσεων προωθούν μια σειρά απόψεων.

Σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο γ) σημείο ii), πέμπτη περίπτωση των ΡΤΠ σχετικά με τις πληροφορίες για τη χορήγηση άδειας λειτουργίας, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει επίσης να εξετάσουν το πλαίσιο της πολιτικής για την προώθηση της διαφοροποίησης του διοικητικού οργάνου και να βεβαιωθούν ότι είναι σύμφωνο με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 88 παράγραφος 2 στοιχείο α) της ΟΚΑ και θέτει έναν ποσοτικό ή, κατά περίπτωση, ποιοτικό στόχο για την προώθηση της διαφοροποίησης και τη συχνότητα της αξιολόγησης.

10.3.2 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να επαληθεύουν ότι το περίγραμμα της πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων καθιστά το διαχειριστικό όργανο υπεύθυνο για τη «θέσπιση, έγκριση και επίβλεψη της εφαρμογής και διατήρησης αποτελεσματικών πολιτικών για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση, τη διαχείριση και τον περιορισμό ή την πρόληψη πραγματικών και δυνητικών συγκρούσεων συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος», καθώς και μεταξύ του ιδρύματος και του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένου του διοικητικού οργάνου και των στενότερων συγγενικών προσώπων του προσωπικού⁴⁵ .

⁴⁵ Βλ. ενότητες 11 και 12 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

Όσον αφορά τις συγκρούσεις συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι το περίγραμμα της πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων απαιτεί να τεκμηριώνονται τα μέτρα των «ιδρυμάτων» για τη διαχείριση ή, κατά περίπτωση, τον περιορισμό των συγκρούσεων συμφερόντων»⁴⁶ και περιλαμβάνει κατάλληλο διαχωρισμό των καθηκόντων, φραγμούς στην πληροφόρηση και διαδικασίες για συναλλαγές με συνδεδεμένα μέρη.

⁴⁶ Βλ. παράγραφο 107 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.

Όσον αφορά τις συγκρούσεις συμφερόντων σε επίπεδο προσωπικού, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι η πολιτική καλύπτει τουλάχιστον τις καταστάσεις που προβλέπονται στην παράγραφο 109 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση⁴⁷ , και ότι καθορίζει «τις διαδικασίες, τα μέτρα, τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης και τις αρμοδιότητες για τον εντοπισμό και την πρόληψη συγκρούσεων συμφερόντων, για την αξιολόγηση της σοβαρότητάς τους και για τη λήψη μέτρων για τον περιορισμό τους». 10.3.3 Καταγγελίες παραβάσεων, κατάχρηση αγοράς, διακυβέρνηση προϊόντων, προστασία των καταναλωτών, χειρισμός παραπόνων

⁴⁷ Η παράγραφος 111 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση αναφέρει τα εξής: Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τις ακόλουθες καταστάσεις ή σχέσεις στο πλαίσιο των οποίων ενδέχεται να ανακύψουν συγκρούσεις συμφερόντων: α. οικονομικά συμφέροντα (π.χ. μετοχές, άλλα δικαιώματα ιδιοκτησίας και συμμετοχής, χρηματοοικονομικές συμμετοχές και άλλα οικονομικά συμφέροντα σε εμπορικούς πελάτες, δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δάνεια που έχει χορηγήσει το ίδρυμα σε εταιρεία η οποία ανήκει στην ιδιοκτησία μελών του προσωπικού, συμμετοχή σε φορέα ή ιδιοκτησία φορέα ή οντότητας με συγκρουόμενα συμφέροντα)· β. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με τους κατόχους ειδικής συμμετοχής στο ίδρυμα· γ. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με μέλη του προσωπικού του ιδρύματος ή με οντότητες που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της εποπτικής ενοποίησης (π.χ. οικογενειακές σχέσεις)· δ. άλλη θέση απασχόλησης και προηγούμενη θέση απασχόλησης στο πρόσφατο παρελθόν (π.χ. σε βάθος πενταετίας)· ε. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με συναφή εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ. σύνδεση με σημαντικούς προμηθευτές, συμβούλους ή άλλους παρόχους υπηρεσιών)· και στ. πολιτική επιρροή ή πολιτικές σχέσεις».

Η εξέταση από τις αρμόδιες αρχές των προσχεδίων της πολιτικής για τις καταγγελίες παραβάσεων θα πρέπει να διασφαλίζει ότι το προσωπικό μπορεί να αναφέρει με ασφάλεια δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις των κανονιστικών ή εσωτερικών απαιτήσεων. Για την αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων, το προσωπικό θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να αναφέρει παραβάσεις εκτός των τακτικών γραμμών αναφοράς. Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι το περίγραμμα της πολιτικής καλύπτει τη διαδικασία χειρισμού των πληροφοριών σχετικά με μια δυνητική ή πραγματική παράβαση και την προστασία του ατόμου που τις καταγγέλλει σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση .

Η εξέταση από τις αρμόδιες αρχές του περιγράμματος της πολιτικής για την κατάχρηση της αγοράς θα πρέπει να διασφαλίζει τη συμμόρφωση του πιστωτικού ιδρύματος με τα κατάλληλα πρότυπα για την αποτροπή της κατάχρησης της αγοράς. Ειδικότερα, θα πρέπει να περιλαμβάνει τη διαδικασία για τον εντοπισμό, τη διαχείριση και την αναφορά των παραβάσεων που αφορούν κατάχρηση της αγοράς.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να επαληθεύουν ότι, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ρυθμίσεις επίβλεψης και διακυβέρνησης προϊόντων λιανικής τραπεζικής⁴⁸ , το περίγραμμα της πολιτικής διακυβέρνησης προϊόντων διασφαλίζει ότι το αιτούν πιστωτικό ίδρυμα, ενεργώντας ως παραγωγός ή/και διανομέας, θα εφαρμόζει μια ορθή πολιτική διακυβέρνησης προϊόντων που προβλέπει εσωτερικές διαδικασίες, λειτουργίες και στρατηγικές ώστε i) να διασφαλίζει ότι λαμβάνονται υπόψη τα συμφέροντα, οι στόχοι και τα χαρακτηριστικά των καταναλωτών, ii) να αποφεύγονται ενδεχόμενες αρνητικές επιπτώσεις για τους καταναλωτές και iii) να ελαχιστοποιούνται οι συγκρούσεις συμφερόντων.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, διατίθεται στη διεύθυνση https://www.eba.europa.eu/guidelines -on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

Η εξέταση από τις αρμόδιες αρχές του περιγράμματος της πολιτικής προστασίας των καταναλωτών θα πρέπει να στοχεύει στη διασφάλιση ότι το αιτούν πιστωτικό ίδρυμα θα θεσπίσει μια χρηστή πολιτική προστασίας των καταναλωτών για την παροχή επαρκών πληροφοριών και την προστασία των καταναλωτών. Ειδικότερα, τα προσχέδια θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η πολιτική προστασίας των καταναλωτών συμμορφώνεται με το κανονιστικό πλαίσιο και παρέχει επαρκή κατάρτιση στο αρμόδιο προσωπικό. Για τον σκοπό αυτό θα πρέπει να καλύπτει πρότυπα και αρχές, την παρακολούθηση της συμμόρφωσης και την ενημέρωση του προσωπικού.

Η εξέταση από τις αρμόδιες αρχές των προσχεδίων της πολιτικής διαχείρισης παραπόνων θα πρέπει να στοχεύει στη διασφάλιση ότι το πιστωτικό ίδρυμα θα παρέχει στους καταναλωτές επαρκή προστασία σύμφωνα με τις ισχύουσες κανονιστικές απαιτήσεις. Το περίγραμμα θα πρέπει να καλύπτει τη διαδικασία λήψης, αξιολόγησης και απάντησης σε παράπονα .