9.3 Struktura organizacyjna

Właściwe organy powinny sprawdzać, czy struktura organizacyjna instytucji kredytowej wykazuje solidną organizację dysponującą skuteczną hierarchią służbową, przydziałem obowiązków oraz pomiarem ryzyka i zarządzaniem nim, w tym późniejszym monitorowaniem, w celu zapewnienia prawidłowego i ostrożnego zarządzania instytucją kredytową. Przegląd powinie n również obejmować schemat organizacyjny określający przewidywaną organizację wewnętrzną w zakresie departamentów, wydziałów, zespołów i związanego z tym przydziału pracowników.

Właściwe organy powinny starannie ocenić, czy przedstawiona struktura organiz acyjna – w tym przewidywana wielkość oraz liczba etatów przeliczeniowych i ich systemy – jest proporcjonalna do modelu biznesowego, rodzajów i geograficznego rozmieszczenia działalności oraz ryzyka, które zamierza podjąć wnioskująca instytucja kredytowa. T aka ocena powinna być zatem poparta oceną biznesplanu zgodnie z sekcją 7 niniejszych wytycznych.

Do celów udzielenia zezwolenia lub rozpoczęcia działalności, w zależności od przypadku, właściwe organy powinny mieć wystarczającą pewność co do postępów poczy nionych we wdrażaniu struktury organizacyjnej, w tym postępów w zatrudnianiu wskazanego personelu

• o odpowiednich kwalifikacjach.

Właściwe organy powinny zwracać szczególną uwagę, czy instytucje unikają tworzenia nieprzejrzystych lub niepotrzebnie złożonych struktur, które nie mają jasnego uzasadnienia ekonomicznego lub celu prawnego lub które mogłyby być wykorzystywane w celu związanym z praniem pieniędzy lub innymi przestępstwami finansowymi⁴² .

⁴² Punkt 76 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego stanowi: „Instytucje powinny unikać tworzenia złożonych i potencjalnie nieprzejrzystych struktur. Instytucje powinny uwzględniać w swoim procesie decyzyjnym wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka w celu ustalenia, czy takie struktury mogłyby być wykorzystywane w celu związanym z praniem pieniędzy lub innymi przestępstwami finansowymi, a także ustanowione mechanizmy kontrolne i ramy prawne [...]”.

Jeżeli biznesplan przewiduje utworzenie struktur w innych jury sdykcjach, właściwe organy powinny ocenić, czy takie jurysdykcje spełniają „unijne i międzynarodowe standardy w zakresie przejrzystości podatkowej, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu”⁴³ . Powinny one również ocenić stopień, w jakim planowana struktura służy oczywistemu, zgodnemu z prawem celowi ekonomicznemu, lub stopień, w jakim struktura mogłaby zostać wykorzystana do ukrycia tożsamości ostatecznego beneficjenta rzeczywistego, lub ocenić, czy strategia biznesowa (w tym wniosek klie nta skutkujący utworzeniem struktury) budzi obawy. Właściwe organy powinny ocenić, czy struktura może utrudniać odpowiedni nadzór przez organ zarządzający instytucją lub zdolność instytucji do zarządzania powiązanym ryzykiem oraz czy struktura stwarza przeszkody w skutecznym nadzorze ze strony właściwych organów⁴⁴ .

9.3.1 Wartości korporacyjne, kultura ryzyka, kodeks postępowania i polityka zarządzania

⁴³ Punkt 76 lit. a) wytycznych EUNB w s prawie zarządzania wewnętrznego stanowi: „stopień, w jakim jurysdykcja, w której zostanie ustanowiona struktura, skutecznie spełnia unijne i międzynarodowe standardy w zakresie przejrzystości podatkowej oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu”.

⁴⁴ Punkt 76 lit. a) – f) wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

Właściwe organy powinny sprawdzić, czy zakres uprawnień organu zarządzającego dotyczący wartości korporacyjnych zapewnia przyjmowanie, promowanie i wdrażanie wysokich standardów etycznych i zawodowych i stwarza środowisko skutecznych wyzwań, w którym procesy decyzyjne promują różne poglądy.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c) pkt (ii) tiret piąte regulacy jnych standardów technicznych dotyczących informacji w zakresie zezwoleń właściwe organy powinny również dokonać przeglądu zarysu polityki promującej różnorodność organu zarządzającego i upewnić się, że jest ona zgodna z kryteriami określonymi w art. 88 ust. 2 lit. a) CRD oraz że określa ilościowy lub, w stosownych przypadkach, jakościowy cel w zakresie promowania różnorodności, a także częstotliwość oceny.

9.3.2 Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów

Właściwe organy powinny sprawdzić, czy zarys polityki przeciwdziałania konfliktom interesów nakłada na organ zarządzający odpowiedzialność za „ustanawianie, zatwierdzanie i nadzorowanie wdrażania oraz utrzymywania skutecznej polityki w celu identyfikacji i oceny rzeczywistych oraz potencjalnych konfliktów int eresów na poziomie instytucjonalnym, zarządzania nimi i ich minimalizacji lub zapobiegania im”, a także konfliktów między instytucją a pracownikami, w tym organem zarządzającym i najbliższymi członkami rodziny pracowników⁴⁵ .

⁴⁵ Zobacz sekcje 11 i 12 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

W odniesieniu do konfliktów int eresów na poziomie instytucji właściwe organy powinny upewnić się, że zarys polityki przeciwdziałania konfliktom interesów wymaga, aby „[ś]rodki podejmowane przez instytucje w celu zarządzania konfliktami interesów lub, w stosownych przypadkach, ich minimalizacji [były] udokumentowane”⁴⁶ , i obejmuje odpowiedni podział obowiązków, bariery informacyjne i procedury w odniesieniu do transakcji dokonywanych z jednostkami powiązanymi.

⁴⁶ Zobacz pkt 107 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

W odniesieniu do konfliktów interesów na poziomie personelu właściwe organy powinny być przekonane, że polityka obejmuje co najmniej sytuacje przewidziane w pkt 109 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego⁴⁷ oraz że przewiduje „procedury, środki, wymagania w zakresie dokumentacji oraz zadania odnoszące się do identyfikacji konfliktów interesów i zapobiegania im, oceny ich istotności oraz podejmowania środków je minimalizujących”. 9.3.3 Informowanie o nieprawidłowościach, nadużycia na rynku, zarządzanie produktem, ochrona konsumentów, rozpatrywanie skarg

⁴⁷ Punkt 111 wytycznych EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego stanowi: „Polityka ta powinna obejmować co najmniej następujące sytuacje lub relacje, w związku z którymi mogą powstawać konflikty interesów: a. interesy gospodarcze (np. akcje, inne prawa własności i udziały, holdingi finansowe oraz inne interesy gospodarcze związane z klientami komercyjnymi, prawa własności intelektualnej, kredyty udzielone przez instytucję spółce należącej do pracowników, członkostwo w organie lub prawo własności organu lub podmiotu mającego sprzeczne interesy); b. osobiste lub zawodowe powiązania z właścicielami znacznych pakietów akcji instytucji; c. relacje osobiste lub zawodowe z pracownikami instytucji lub podmiotów objętych zakresem konsolidacji ostrożnościowej (np. relacje rodzinne); d. inne zatrudnienie oraz poprzednie zatrudnienie w niedawnej przeszłości (np. w ostatnich pięciu latach); e. relacje osobiste lub zawodowe z odpowiednimi zewnętrznymi zainteresowanymi stronami (np. związki z istotnymi dostawcami, firmami doradczymi lub innymi dostawcami usług); oraz f. wpływ polityczny lub powiązania polityczne”.

Dokonany przez właściwe organy przegląd założeń polityki sygnalizowania nieprawidłowości powinien zapewnić środki umożliwiające pracownikom instytucji zgłaszanie właściwym organom potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń wymogów regulacyjnych lub wewnętrznych. Aby uniknąć konfliktu interesów, pracownicy powinni mieć możliwość zgłaszania naruszeń poza regularną hierarchią służbową. Procedury ostrzegania powinny zapewniać ochronę danych osobowych zarówno osoby zgłaszającej naruszenie, jak i osoby fizycznej, której zarzuca się popełnienie naruszenia, zgodnie z rozporządzeniem 2016/679/UE (ogólnym rozporządzenie m o ochronie danych ) .

Właściwe organy powinny upewnić się, że zarys polityki obejmuje procedury postępowania z informacjami dotyczącymi potencjalnego lub rzeczywistego naruszenia oraz ochronę osoby zgłaszającej takie naruszenie, zgodnie z wytycznymi EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego .

Dokonywany przez właściwe organy przegląd założeń polityki w zakresie nadużyć na rynku powinien zapewnić przestrzeganie przez instytucję kredytową odpowiednich norm zapobiegających nadużyciom na rynku. W szczególności polityka ta powinna obejmować proces identyfikowania naruszeń związanych z nadużyciami na rynku, zarządzania nimi i zgłaszania ich.

Właściwe organy powinny sprawdzić, czy zgodnie z wytycznymi EUNB dotyczącymi zasad nadzoru nad produktami i ustaleń zarządczych dla produktów bankowości detalicznej⁴⁸ zarys polityki zarządzania produktem gwarantuje, że wnioskująca instytucja kredytowa, działająca w charakterze pr oducenta lub dystrybutora, wdroży skuteczną politykę zarządzania produktem, przewidującą wewnętrzne procesy, funkcje i strategie, których celem jest

• (i) zapewnienie, aby uwzględnione były interesy, cele i cechy konsumentów, (ii) unikanie potencjalnych szkó d dla konsumentów oraz (iii) minimalizowanie konfliktów interesów.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, dokument dostępny pod adresem: https://www.eba.europa.eu/ guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products.

Dokonywany przez właściwe organy przegląd założeń polityki ochrony konsumentów powinien mieć na celu zapewnienie, by wnioskująca instytucja kredytowa opracowała skuteczną politykę ochrony konsumentów w celu dostarczenia konsumentom odpowiednich informacji i zapewnienia im odpowiedniej ochrony. W szczególności założenia powinny zapewnić zgodność polityki ochrony konsumentów z ramami regulacyjnymi oraz odpowiednie szkolenia dla właściwego pers onelu. W tym celu powinny one obejmować normy i zasady, monitorowanie zgodności i wiedzę pracowników.

Dokonywany przez właściwe organy przegląd założeń polityki rozpatrywania skarg powinien mieć na celu zagwarantowanie, że instytucja kredytowa zapewni konsumentom odpowiednią ochronę zgodnie z obowiązującymi wymogami regulacyjnymi. Założenia powinny obejmować proces przyjmowania i oceny skarg oraz udzielania na nie odpowiedzi.