9.3 Organisatiestructuur

De bevoegde autoriteiten moeten nagaan of uit de organisatiestructuur van de kredietinstelling een solide organisatie naar voren komt met effectieve rapportagelijnen, verdeling van verantwoordelijkheden en risicometing en -beheer inclusief de daaropvolgende bewaking, teneinde een degelijk en prudent beheer van de kredietinstelling te waarborgen. Het onderzoek moet zich ook uitstrekken tot het organigram met de voorziene interne organisatie in termen van afdelingen, divisies, teams en de bijbehorende verdeling van personeel.

De bevoegde autoriteiten moeten zorgvuldig beoordelen of de ingediende organisatiestructuur, met de verwachte omvang, het aantal vte’s en de systemen, in verhouding staat tot het bedrijfsmodel, de soorten en de geografische spreiding van de activiteiten en de risico’s die de aanvragende kredietinstelling bereid is te nemen. Een dergelijke beoordeling moet derhalve worden geschraagd door een onderzoek van het bedrijfsplan overeenkomstig afdeling 7 van deze richtsnoeren.

Voor de toekenning van de vergunning dan wel de aanvang van de activiteiten moeten de bevoegde autoriteiten in voldoende mate hebben vastgesteld dat er voortgang is geboekt is bij de realisatie van de organisatiestructuur, waaronder ook de voortgang die geboekt is bij het in dienst nemen van de aangegeven medewerkers met de passende kwalificaties.

De bevoegde autoriteiten moeten er specifiek op letten dat er geen niet-transparante of nodeloos complexe structuren worden opgezet die geen duidelijke economische reden of juridisch doel hebben of die kunnen worden gebruikt voor een doel dat verband houdt met het witwassen van geld of andere financiële misdrijven⁴² .

⁴² In lid 76, punt d), van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance wordt bepaald: “Instellingen moeten het opzetten van complexe en potentieel niet-transparante structuren vermijden. Instellingen houden bij hun besluitvorming rekening met de resultaten van een risicobeoordeling aan de hand waarvan wordt vastgesteld of dergelijke structuren zouden kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld of andere financiële misdrijven, en met de respectieve controles en het toepasselijke rechtskader [...].”

Wanneer het bedrijfsplan voorziet in het opzetten van structuren in andere rechtsgebieden, moeten de bevoegde autoriteiten nagaan of die rechtsgebieden daadwerkelijk voldoen aan de “EU- en internationale normen inzake belastingtransparantie, en de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme”⁴³ . Zij moeten ook nagaan in hoeverre de beoogde structuur een duidelijk en rechtmatig economisch doel dient, in hoeverre zij kan worden gebruikt om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde te verhullen, en of de bedrijfsstrategie (waaronder het verzoek van de klant dat aan het opzetten van de structuur ten grondslag ligt) aanleiding geeft tot bezorgdheid. De bevoegde autoriteiten moeten beoordelen of de structuur een belemmering vormt voor een adequaat toezicht door het leidinggevend orgaan van de instelling of voor de mogelijkheid van de instelling om het desbetreffende risico te beheersen, en of de structuur een belemmering vormt voor effectief toezicht door de bevoegde autoriteiten⁴⁴ . 9.3.1 Bedrijfswaarden, risicocultuur, gedragscode en governancebeleid

⁴³ Lid 76, punt a), van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance luidt als volgt: “de mate waarin het rechtsgebied waarin de structuur wordt opgezet daadwerkelijk voldoet aan EU- en internationale normen inzake belastingtransparantie en de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme”.

⁴⁴ Lid 76, punten a) tot en met f), van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

De bevoegde autoriteiten moeten nagaan of het mandaat van het leidinggevend orgaan met betrekking tot de bedrijfswaarden de aanvaarding, bevordering en toepassing van hoge ethische en professionele normen waarborgt, waarbij een klimaat met ruimte voor doeltreffende kritiek wordt geschapen waarin besluitvormingsprocessen tot een scala van standpunten kunnen leiden.

In overeenstemming met artikel 5, lid 1, punt c), ii), vijfde streepje, van de RTS on information for authorisation moeten de bevoegde autoriteiten ook de beschrijving van het beleid ter bevordering van diversiteit van het leidinggevend orgaan onderzoeken en kunnen vaststellen dat dit beleid in overeenstemming is met de criteria van artikel 88, lid 2, punt a), CRD en dat er een kwantitatief of, waar passend, kwalitatief streefcijfer voor het bevorderen van diversiteit en de frequentie van de beoordeling in zijn vastgelegd.

9.3.2 Beleid inzake belangenconflicten

De bevoegde autoriteiten moeten kunnen vaststellen dat uit de beschrijving van het beleid inzake belangenconflicten blijkt dat het leidinggevend orgaan verantwoordelijk is voor “de vaststelling, de goedkeuring en het toezicht op de tenuitvoerlegging en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van de instelling” en tussen de instelling en het personeel, inclusief het leidinggevend orgaan en de naaste familieleden van het personeel⁴⁵ .

⁴⁵ Zie de afdelingen 11 en 12 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

Met betrekking tot belangenconflicten op het niveau van de instelling moeten de bevoegde autoriteiten kunnen vaststellen dat in de beschrijving van het beleid inzake belangenconflicten de verplichting is opgenomen dat de “maatregelen van instellingen om belangenconflicten te beheren of, indien van toepassing, te beperken, moeten worden gedocumenteerd”⁴⁶ en een passende functiescheiding, informatiebarrières en procedures voor transacties met verbonden partijen bevat.

⁴⁶ Zie lid 107 van de EBA-richtsnoeren betreffende interne governance.

Wat belangenconflicten op personeelsniveau betreft, moeten de bevoegde autoriteiten kunnen vaststellen dat het beleid ten minste de in paragraaf 109 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance⁴⁷ bedoelde situaties bestrijkt en dat het voorziet in “procedures, maatregelen, documentatie-onderdelen en verantwoordelijkheden uiteen te worden gezet voor de identificatie en voorkoming van belangenconflicten, voor de beoordeling van het belang ervan en voor het nemen van beperkende maatregelen”.

9.3.3 Klokkenluiden, marktmisbruik, productgovernance, consumentenbescherming, klachtenbehandeling

⁴⁷ In lid 111 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance wordt bepaald: “Het beleid moet in ieder geval betrekking hebben op de volgende situaties of relaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan: a. economische belangen (bijvoorbeeld aandelen, andere eigendomsrechten en lidmaatschappen, financiële holdings en andere economische belangen in commerciële cliënten, intellectuele-eigendomsrechten, leningen die door de instelling zijn verstrekt aan een onderneming die in handen is van een personeelslid, lidmaatschap van een orgaan of eigendom van een orgaan of entiteit met conflicterende belangen); b. persoonlijke of professionele relaties met de bezitters van gekwalificeerde deelnemingen in de instelling;

De bevoegde autoriteiten moeten onderzoeken of de beschrijving van het klokkenluidersbeleid een waarborg bevat dat het personeel potentiële of feitelijke inbreuken op wettelijke of interne voorschriften veilig kan melden. Om belangenconflicten te voorkomen, moet het personeel de mogelijkheid hebben om overtredingen buiten de normale verantwoordingslijnen om te melden. De meldingsprocedures moeten de bescherming waarborgen van de persoonsgegevens van zowel de persoon die de inbreuk meldt als de natuurlijke persoon die voor de inbreuk verantwoordelijk zou zijn, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG).

De bevoegde autoriteiten moeten kunnen vaststellen dat in de beschrijving van het beleid wordt ingegaan op de procedure voor de behandeling van informatie over een potentiële of een feitelijke inbreuk en op de bescherming van de persoon die de inbreuk meldt, overeenkomstig de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.

De bevoegde autoriteiten moeten onderzoeken of de beschrijving van het marktmisbruikbeleid de waarborg bevat dat de kredietinstelling zich houdt aan passende normen ter voorkoming van marktmisbruik. Er moet met name een procedure zijn voor de vaststelling, het beheer en de melding van inbreuken op het marktmisbruik.

De bevoegde autoriteiten moeten verifiëren dat, overeenkomstig de EBA-richtsnoeren betreffende producttoezicht- en -governanceregelingen voor retailbanken⁴⁸ , de beschrijving van het productgovernancebeleid de waarborg bevat dat de aanvragende kredietinstelling, die optreedt als producent en/of distributeur, een degelijk productgovernancebeleid zal toepassen dat voorziet in interne processen, functies en strategieën i) om ervoor te zorgen dat rekening wordt gehouden met de belangen, doelstellingen en kenmerken van consumenten,

• ii) om potentiële consumentenschade te vermijden en iii) om belangenconflicten tot een minimum te beperken.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, beschikbaar op https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products.

De bevoegde autoriteiten moeten onderzoeken of in de beschrijving van het beleid inzake consumentenbescherming is gewaarborgd dat de aanvragende kredietinstelling een degelijk beleid inzake consumentenbescherming zal vaststellen om consumenten adequaat voor te

• c. persoonlijke of professionele relaties met personeelsleden van de instellingen of entiteiten die onder de prudentiële consolidatie vallen (bijvoorbeeld familiaire relaties);
• d. een andere baan en een eerdere baan uit het recente verleden (bijvoorbeeld vijf jaar);
• e. persoonlijke of professionele relaties met relevante externe belanghebbenden (bijvoorbeeld banden hebben met belangrijke leveranciers, adviesbedrijven of andere dienstverleners); en
• f. politieke invloed of politieke relaties. lichten en te beschermen. Met name moet in de omschrijving zijn gewaarborgd dat het beleid inzake consumentenbescherming in overeenstemming is met het regelgevingskader en voorziet in adequate opleiding van het betrokken personeel. Daartoe moet in de hoofdlijnen worden ingegaan op normen en beginselen, toezicht op de naleving en bewustzijn van het personeel.

De bevoegde autoriteiten moeten onderzoeken of de omschrijving van het beleid inzake klachtenbehandeling de waarborg bevat dat de kredietinstelling de consument een adequate bescherming biedt die in overeenstemming is met de toepasselijke wettelijke voorschriften. De procedure voor de ontvangst, beoordeling en beantwoording van klachten moet er in zijn opgenomen.