9.3 Organisational structure

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi todentaa, että luottolaitoksen organisaatiorakenteesta käy ilmi, että organisaatio on vakaa ja tehokkaat raportointilinjat, vastuiden jakaminen sekä riskin mittaaminen ja hallinta, mukaan lukien myöhempi valvonta on järjestetty, jotta voidaan varmistaa luottolaitoksen vakaa ja järkevä hoito. Arviointiin tulisi kuulua myös organisaatiokaavio, jossa esitetään suunniteltu sisäinen organisaatio osastojen, jaostojen, ryhmien ja niihin liittyvän henkilöstön osoittamisen osalta.

Toimivaltaisten viranomaisten pitäisi arvioida huolellisesti, onko toimitettu organisaatiorakenne – myös suunniteltu koko, kokoaikaisten työntekijöiden määrä ja järjestelmät – yhteismitallinen liiketoimintamallin, harjoitettavan liiketoiminnan ja maantieteellisen jakautumisen sekä niiden riskien osalta, joita toimilupaa hakeva luottolaitos aikoo ottaa. Tällaista arviointia olisi siksi tuettava näiden ohjeiden 7 jakson mukaisesti arvioidulla liiketoimintasuunnitelmalla.

Jotta toimilupa voidaan myöntää tai soveltuvin osin toiminta aloittaa, toimivaltaisten viranomaisten olisi oltava riittävän vakuuttuneita organisaatiorakenteen täytäntöönpanossa saavutetusta edistyksestä. Tämä koskee myös edistymistä tarvittavan riittävän pätevän henkilöstön palkkaamisessa.

Toimivaltaisten viranomaisten olisi myös kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että vältetään läpinäkymättömiä ja tarpeettoman monikerroksisia rakenteita, joilla ei ole selkeää taloudellista perustaa tai oikeudellista tarkoitusta tai joita voitaisiin käyttää rahanpesuun tai muihin talousrikoksiin liittyvään tavoitteeseen⁴² .

⁴² Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 76 kohdassa todetaan ”Laitosten tulee välttää liian monimutkaisten ja läpinäkymättömien rakenteiden perustamista. Laitosten tulee ottaa päätöksenteossaan huomioon sellaisten riskiarviointien tulokset, joiden tarkoituksena on ollut tunnistaa, voidaanko arvioitavia rakenteita käyttää rahanpesuun tai muihin talousrikoksiin liittyviin tarkoituksiin, sekä niitä koskeva valvonta ja voimassa oleva lainsäädäntökehys.”

Kun liiketoimintasuunnitelmassa esitetään rakenteiden perustamista muille lainkäyttöalueille, toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, noudatetaanko kyseisillä lainkäyttöalueilla ”EU:n asettamia ja kansainvälisiä standardeja, jotka koskevat verotuksen avoimuutta, rahanpesun vastustamista ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemistä”⁴³ . Niiden tulisi myös arvioida, missä määrin suunniteltu rakenne palvelee selvää taloudellista ja lainmukaista tarkoitusta tai missä määrin rakennetta voitaisiin käyttää lopullisena edunsaajana olevan omistajan henkilöllisyyden piilottamiseen tai missä määrin liiketoimintastrategia (myös asiakkaan pyyntö, joka johtaa mahdolliseen rakenteen perustamiseen) aiheuttaa huolta. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, voiko rakenne häiritä laitoksen ylimmän hallintoelimen suorittamaa yleistä valvontaa tai laitoksen kykyä hallita siihen liittyvää riskiä ja syntyykö rakenteesta esteitä toimivaltaisten viranomaisten suorittamalle tehokkaalle valvonnalle⁴⁴ .

9.3.1 Yrityksen arvot, riskikulttuuri, menettelytapaohjeet ja hallintokäytännöt

⁴³ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 76 kohdan a alakohdassa todetaan ”missä määrin lainkäyttöalueella, johon rakenne perustetaan, noudatetaan tehokkaasti EU:n asettamia ja kansainvälisiä standardeja, jotka koskevat verotuksen avoimuutta sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa”.

⁴⁴ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeide n 76 kohdan a–f kohta.

Toimivaltaisten viranomaisten pitäisi todentaa, että yrityksen arvoihin liittyvällä ylimmän hallintoelimen tehtävänkuvauksella varmistetaan korkeiden eettisten ja ammatillisten ohjeiden vahvistaminen, noudattaminen ja edistäminen sekä luodaan tehokkaan kyseenalaistamisen ympäristö, jossa päätöksentekoprosesseissa tuodaan esiin erilaisia näkemyksiä.

Toimilupatietoja koskevien teknisten sääntelystandardien 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii alakohdan viidennen luetelmakohdan mukaan toimivaltaisten viranomaisten on myös arvioitava luonnos toimintaperiaatteista, joilla edistetään ylimmän hallintoelimen monimuotoisuutta. Niiden tulisi vakuuttua siitä, että ne ovat vakavaraisuusdirektiivin 88 artiklan 2 kohdan a alakohdassa esitettyjen perusteiden mukaisia ja että niissä esitetään määrällinen ja tarvittaessa laadullinen tavoite monimuotoisuuden edistämisestä ja sen arvioinnin tiheys.

9.3.2 Eturistiriitoihin sovellettavat toimintaperiaatteet

Toimivaltaisten viranomaisten olisi todennettava, että eturistiriitoihin sovellettavien toimintaperiaatteiden luonnoksessa ylimmästä hallintoelimestä tehdään vastuullinen ”sellaisten tehokkaiden käytäntöjen perustamisesta, hyväksymisestä ja valvomisesta, joilla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja vähennetään tai ehkäistään sellaisia olemassa olevia tai mahdollisia eturistiriitoja laitoksen etujen ja henkilöstön henkilökohtaisten etujen välillä”, ylimmän hallintoelimen jäsenet ja henkilöstön lähimmät perheenjäsenet mukaan lukien⁴⁵ .

⁴⁵ Ks. hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 11 ja 12 jakso.

Laitoksen tason eturistiriitojen osalta toimivaltaisten viranomaisten tulisi vakuuttua siitä, että eturistiriitoihin sovellettavien toimintaperiaatteiden luonnoksessa edellytetään, että ”[t]oimenpiteiden, joilla laitos hallinnoi tai tarpeen mukaan lieventää eturistiriitoja, tulee olla dokumentoituja”⁴⁶ , ja sen on sisällettävä asianmukainen tehtävien erillään pitäminen, tiedonkulun esteiden luominen ja asianmukaisten menettelyiden luominen liiketoimille.

⁴⁶ Ks. hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 107 kohta.

Henkilöstön eturistiriitojen osalta toimivaltaisten viranomaisten tulisi vakuuttua siitä, että toimintaperiaatteissa käsitellään vähintään hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 109 kohdassa tarkoitettuja tilanteita⁴⁷ ja että siinä määritetään ”menettelyt, toimenpiteet, dokumentointivaatimukset ja velvollisuudet, jotka koskevat eturistiriitojen tunnistamista ja ehkäisyä, niiden olennaisuuden arvioimista ja lieventävien toimenpiteiden tekemistä”.

9.3.3 Väärinkäytösten paljastaminen, markkinoiden väärinkäyttö, tuotehallinta, kuluttajansuoja, valitusten käsittely

⁴⁷ Hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden 111 kohdassa todetaan ”Periaatteiden tulisi käsittää ainakin seuraavat tilanteet ja suhteet, joiden vuoksi eturistiriitoja voi syntyä: a. taloudelliset edut (esim. osakkeet, muut omistusoikeudet ja jäsenyydet, hallintaosuudet ja muut kaupallisiin asiakkaisiin liittyvät taloudelliset edut, immateriaalioikeudet, laitoksen myöntämät lainat henkilöstön omistamalle yritykselle, sellaisen elimen jäsenyys tai sellaisen elimen tai yksikön omistusoikeus, jonka edut ovat ristiriidassa laitoksen etujen kanssa) b. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet tahoihin, joilla on huomattava omistusosuus laitoksesta c. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet varovaisuusperiaatteen mukaisen konsolidoinnin piiriin kuuluvan laitoksen tai yksiköiden henkilöstöön (esim. perhesuhteet) d. muut työsuhteet ja aiemmat työsuhteet lähimenneisyydessä (esim. viimeisen viiden vuoden aikana) e. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet keskeisiin ulkoisiin sidosryhmiin (esim. suhteet olennaisiin toimittajiin, neuvonta- ja asiantuntijapalveluihin tai muihin palveluntarjoajiin) f. poliittinen vaikutusvalta tai poliittiset suhteet.”

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi väärinkäytösten paljastamista koskevien käytäntöjen luonnoksista tekemässään arvioinnissa varmistaa, että henkilöstö pystyy ilmoittamaan turvallisesti mahdollisista tai todellisista sääntelyvaatimusten tai sisäisten vaatimusten rikkomisista. Eturistiriitojen välttämiseksi henkilöstön pitäisi pystyä ilmoittamaan rikkomisista tavanomaisten raportointilinjojen ulkopuolella. Ilmoitusmenettelyissä on taattava sekä ilmoittajan että ilmoituksen mukaisen rikkomuksesta vastuussa olevan luonnollisen henkilön henkilötietojen suojaaminen asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi vakuuttua siitä, että käytännön luonnos koskee prosessia, jossa käsitellään tietoja mahdollisesta tai todellisesta rikkomisesta ja siitä ilmoittavan henkilön suojelua hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden mukaisesti.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi markkinoiden väärinkäyttöä koskevan käytännön luonnoksesta tekemässään arvioinnissa varmistaa, että luottolaitos noudattaa asianmukaisia standardeja markkinoiden väärinkäytön estämisestä. Siihen on erityisesti kuuluttava markkinoiden väärinkäyttöä koskevien rikkomisten määrittäminen ja hallinta ja niistä ilmoittaminen.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi todentaa, että vähittäispankkituotteiden tuotehallintamenettelystä annettujen EPV:n ohjeiden⁴⁸ mukaisesti tuotehallintamenettelyn luonnoksella varmistetaan, että valmistajana ja/tai jakelijana toimiva toimilupaa hakeva luottolaitos panee täytäntöön vakaan tuotehallintamenettelyn, jossa määritetään sisäiset prosessit, toiminnot ja strategiat, joilla i) varmistetaan, että kuluttajien edut, tavoitteet ja ominaispiirteet otetaan huomioon, ii) vältetään kuluttajille mahdollisesti aiheutuvat haitat ja

• iii) minimoidaan eturistiriidat.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, saatavilla osoitteessa https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi kuluttajansuojaa koskevien toimintaperiaatteiden luonnoksesta tekemässään arvioinnissa pyrkiä varmistaa, että toimilupaa hakeva luottolaitos perustaa vakaat kuluttajansuojaa koskevat toimintaperiaatteet, joissa kuluttajille annetaan asianmukaisia tietoja ja joissa heitä suojellaan. Luonnoksista olisi erityisesti varmistettava, että kuluttajansuojaa koskevissa toimintaperiaatteissa noudatetaan sääntelykehystä ja annetaan asianmukaista koulutusta asiaankuuluvalle henkilöstölle. Sitä varten niissä on käsiteltävä standardeja ja periaatteita, sääntöjen noudattamisen valvontaa ja henkilöstön tietoisuutta.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi valitustenkäsittelykäytäntöjen luonnoksista tekemässään arvioinnissa pyrkiä varmistamaan, että luottolaitos antaa kuluttajille asianmukaisen suojan sovellettavien sääntelyvaatimusten mukaisesti. Luonnoksessa tulisi käsitellä valitusten vastaanottoa, arviointia ja niihin vastaamista koskevaa prosessia.