9.3 Estrutura organizativa

As autoridades competentes devem verificar se a estrutura organizativa da instituição de crédito demonstra uma organização sólida, com a disponibilidade de linhas de reporte eficazes, a repartição de responsabilidades e a avaliação e gestão do risco, incluindo a monitorização subsequente, de modo a assegurar uma gestão sã e prudente da instituição de crédito. A análise deve incluir igualmente o organograma que estabelece a organização interna prevista em termos de departamentos, divisões, equipas e a respetiva afetação de pessoal.

As autoridades competentes devem avaliar cuidadosamente se a estrutura organizativa apresentada – incluindo a dimensão prevista, o número de ETC e os sistemas – é proporcional ao modelo de negócio, aos tipos e à distribuição geográfica das atividades e aos riscos que a instituição de crédito requerente tenciona assumir. Por conseguinte, essa avaliação deve ser apoiada pelo plano de atividades analisado em conformidade com a secção 7 das presentes orientações.

Para efeitos da concessão da autorização ou do início das atividades, consoante o caso, as autoridades competentes devem estar suficientemente convencidas dos progressos realizados no que respeita à aplicação da estrutura organizativa, incluindo os progressos na contratação do pessoal indicado com as qualificações adequadas.

As autoridades competentes devem prestar especial atenção à necessidade de evitar a criação de estruturas não transparentes ou desnecessariamente complexas, que não tenham uma justificação económica ou uma finalidade jurídica claras ou que possam ser utilizadas para um objetivo relacionado com o branqueamento de capitais ou outros crimes financeiros⁴² .

⁴² O n.º 76 das Orientações da EBA sobre governo interno estabelece o seguinte: «As instituições devem evitar a criação de estruturas complexas e potencialmente não transparentes. No seu processo de tomada de decisões, as instituições têm em conta os resultados da avaliação de riscos efetuada para identificar se essas estruturas possam ser utilizadas para fins ligados ao branqueamento de capitais, financiamento do terrorismo ou outros crimes financeiros, e os respetivos controlos e quadro jurídico em vigor [...]».

Quando o plano de atividades previr a criação de estruturas noutras jurisdições, as autoridades competentes devem avaliar o cumprimento efetivo, por parte dessas jurisdições, das «normas europeias e internacionais em matéria de transparência fiscal, de luta contra o branqueamento de capitais e de combate ao financiamento do terrorismo»⁴³ . Devem igualmente avaliar em que medida a estrutura prevista serve uma finalidade económica e lícita óbvia, ou em que medida pode ser utilizada para ocultar a identidade do beneficiário efetivo final, ou se a estratégia de negócio (incluindo o pedido do cliente que esteja na base da criação da estrutura) é questionável. As autoridades competentes devem avaliar se a estrutura impede a supervisão adequada pelo órgão de administração da instituição ou a capacidade desta para gerir o risco associado, e se a estrutura dificulta a supervisão efetiva pelas autoridades competentes⁴⁴ .

9.3.1 Valores corporativos, cultura de risco, código de conduta e políticas de governo

⁴³ O n.º 76, alínea a), das Orientações da EBA sobre governo interno estabelece o seguinte: «se a jurisdição onde a estrutura será criada cumpre efetivamente com as normas europeias e internacionais em matéria de transparência fiscal, de luta contra o branqueamento de capitais e de combate ao financiamento do terrorismo;».

⁴⁴ N.º 76, alíneas a) a f), das Orientações da EBA sobre governo interno .

As autoridades competentes devem verificar se o mandato do órgão de administração relativo aos valores corporativos garante a adoção, promoção e aplicação de normas éticas e profissionais rigorosas, criando um ambiente de crítica construtiva, no qual os processos de tomada de decisão promovam uma diversidade de perspetivas.

Em conformidade com o artigo 5.º, n.º 1, alínea c), subalínea ii), quinto travessão, das RTS on information for authorisation , as autoridades competentes devem igualmente analisar a forma como está delineada a política de promoção da diversidade do órgão de administração e certificar-se de que está em conformidade com os critérios estabelecidos no artigo 88.º, n.º 2, alínea a), da CRD e de que estabelece um objetivo quantitativo ou, se for caso disso, qualitativo para promover a diversidade, bem como a frequência da avaliação.

9.3.2 Política em matéria de conflitos de interesses

As autoridades competentes devem verificar se a forma como está delineada a política de conflitos de interesses torna o órgão de administração responsável pela «definição, aprovação e supervisão da implementação e manutenção de políticas eficazes para identificar, avaliar, gerir e mitigar ou prevenir conflitos de interesses reais e potenciais ao nível institucional», bem como entre a instituição e o pessoal, incluindo o órgão de administração e os familiares mais próximos do pessoal⁴⁵ .

⁴⁵ Ver as secções 11 e 12 das Orientações da EBA sobre governo interno .

No que diz respeito aos conflitos de interesses ao nível da instituição, as autoridades competentes devem certificar-se de que a forma como está delineada a política de conflitos de interesses exige que «as medidas adotadas pelas instituições para gerirem ou, quando apropriado, mitigarem conflitos de interesses, devem ser documentadas»⁴⁶ e que inclui uma adequada segregação de funções, obstáculos à informação e procedimentos para as operações com partes relacionadas.

⁴⁶ Ver o n.º 107 das Orientações da EBA sobre governo interno .

Quanto aos conflitos de interesses ao nível do pessoal, as autoridades competentes devem certificar-se de que a política abrange, pelo menos, as situações previstas no n.º 109 das Orientações da EBA sobre governo interno⁴⁷ e que prevê «procedimentos, medidas, requisitos de documentação e responsabilidades pela identificação e prevenção de conflitos de interesses, para efeitos da avaliação da sua materialidade e para a adoção de medidas de mitigação». 9.3.3 Participação de infrações, abuso de mercado, governação de produtos, proteção do consumidor, tratamento de reclamações

⁴⁷ O n.º 111 das Orientações da EBA sobre governo interno estabelece o seguinte: «A política deve abranger, pelo menos, as seguintes situações ou relações nas quais podem surgir conflitos de interesses: a. Interesses económicos: (p. ex., ações, outros direitos de propriedade e participações, participações financeiras e outros interesses económicos em clientes comerciais, direitos de propriedade intelectual, créditos concedidos pela instituição a uma empresa detida por membros do pessoal, participação ou propriedade de um organismo ou entidade com interesses conflitantes); b. Relações pessoais ou profissionais com os titulares de participações qualificadas na instituição; c. Relações pessoais ou profissionais com membros do pessoal da instituição ou de entidades incluídas no perímetro da consolidação prudencial (p. ex., relações familiares); d. Outros empregos e empregos anteriores num passado recente (p. ex., cinco anos); e. Relações pessoais ou profissionais com partes interessadas externas relevantes (p. ex., estar associado a fornecedores materiais, consultores ou outros prestadores de serviços); e f. Influência política ou relações políticas».

A análise, pelas autoridades competentes, da forma como está delineada a política de participação de infrações deve garantir que o pessoal possa denunciar com segurança infrações, potenciais ou reais, aos requisitos regulamentares ou internos. A fim de evitar conflitos de interesses, o pessoal deve ter a possibilidade de denunciar infrações fora das linhas de reporte habituais. Os procedimentos de alerta devem assegurar a proteção dos dados pessoais da pessoa que denuncia a infração e da pessoa singular que é alegadamente responsável pela infração, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679, Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

As autoridades competentes devem certificar-se de que a forma como está delineada a política abrange o processo de tratamento de informações sobre uma infração potencial ou real e a proteção da pessoa que a denuncia, em conformidade com as Orientações da EBA sobre governo interno .

A análise, pelas autoridades competentes, da forma como está delineada a política de abuso de mercado deve garantir que a instituição de crédito respeite normas adequadas que impeçam abusos de mercado. Em especial, deve incluir o processo de identificação, gestão e denúncia das infrações no domínio do abuso de mercado.

As autoridades competentes devem verificar se, em conformidade com as Orientações da EBA relativas aos procedimentos de governação e monitorização de produtos bancários de retalho⁴⁸ , a forma como está delineada a política de governação dos produtos garante que a instituição de crédito requerente, atuando na qualidade de fabricante e/ou distribuidor, implementará uma política sólida de governação dos produtos que preveja processos, funções e estratégias internas (i) para garantir que os interesses, objetivos e características dos consumidores sejam tidos em conta, (ii) para evitar potenciais prejuízos para os consumidores e (iii) para minimizar os conflitos de interesses.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18, disponíveis em https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

A análise, pelas autoridades competentes, da forma como está delineada a política de defesa do consumidor deve ter por objetivo garantir que a instituição de crédito requerente estabeleça uma política sólida de defesa do consumidor, para fornecer informações adequadas aos consumidores e proteger os mesmos. Em especial, a forma como está delineada deve garantir que a política de defesa do consumidor cumpre o quadro regulamentar e fornece formação adequada aos membros do pessoal relevantes. Para o efeito, deve abranger normas e princípios, a monitorização do cumprimento e a sensibilização do pessoal.

A análise, pelas autoridades competentes, da forma como está delineada a política de tratamento de reclamações deve ter por objetivo garantir que a instituição de crédito proporcione aos consumidores uma defesa adequada em conformidade com os requisitos regulamentares aplicáveis. A forma como está delineada deve abranger o processo de receção, avaliação e resposta às reclamações.