9.3 Organisationsstruktur

Die zuständigen Behörden sollten überprüfen, ob die Organisationsstruktur des Kreditinstituts eine solide Organisation mit der Verfügbarkeit wirksamer Berichtswege, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten sowie der Risikomessung und -steuerung einschließlich der anschließenden Überwachung aufweist, um eine solide und umsichtige Führung des Kreditinstituts zu gewährleisten. Die Überprüfung sollte auch das Organigramm umfassen, in dem die geplante interne Organisation in Bezug auf Abteilungen, Bereiche, Teams und die damit verbundene Personalverteilung niedergelegt ist. Leitlinien für die Erteilung der Zulassung von Kreditinstituten

Die zuständigen Behörden sollten sorgfältig prüfen, ob die eingereichte Organisationsstruktur – einschließlich der voraussichtlichen Größe, der Anzahl der Vollzeitäquivalente und der Systeme – für das Geschäftsmodell, die Art und die geografische Verteilung der Tätigkeiten und die Risiken, die das antragstellende Kreditinstitut eingehen möchte, angemessen ist. Eine solche Bewertung sollte daher durch den gemäß Abschnitt 7 dieser Leitlinien überprüften Geschäftsplan unterstützt werden.

Zum Zwecke der Erteilung der Zulassung oder gegebenenfalls der Aufnahme der Tätigkeiten sollten sich die zuständigen Behörden ausreichend über die Fortschritte bei der Umsetzung der Organisationsstruktur, einschließlich der Fortschritte bei der Einstellung des angegebenen Personals mit angemessener Qualifikation, vergewissern.

Die zuständigen Behörden sollten besonders darauf achten, dass intransparente oder unnötig komplexe Strukturen vermieden werden, die weder eine klare wirtschaftliche Begründung noch einen rechtlichen Zweck haben oder für Zwecke im Zusammenhang mit Geldwäsche oder anderer Finanzkriminalität verwendet werden könnten⁴² .

⁴² Absatz 76 der EBA- Leitlinien zur internen Governance lautet: „Die Institute sollten es vermeiden, komplexe und möglicherweise intransparente Strukturen einzurichten. Die Institute sollten bei ihrer Entscheidungsfindung die Ergebnisse einer Risikobewertung, die sie durchführen, um zu ermitteln, ob solche Strukturen für einen mit Geldwäsche oder anderen Finanzstraftaten verbundenen Zweck genutzt werden könnten, sowie die jeweiligen Kontrollen und den geltenden Rechtsrahmen berücksichtigen [..]“.

Wenn der Geschäftsplan die Einrichtung von Strukturen in anderen Rechtsordnungen vorsieht, sollten die zuständigen Behörden die tatsächliche Einhaltung dieser Rechtsordnungen in Bezug auf „EU- und internationale Standards für Steuertransparenz, Geldwäsche und Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung“ bewerten⁴³ . Sie sollten auch bewerten, inwieweit die geplante Struktur einem offensichtlichen und rechtmäßigen wirtschaftlichen Zweck dient oder inwieweit sie dazu verwendet werden könnte, die Identität des endgültigen wirtschaftlichen Eigentümers zu verschleiern, oder ob die Geschäftsstrategie (einschließlich der Kundenanforderungen, die dem Aufbau der Struktur zugrunde liegen) Anlass zur Sorge gibt. Die zuständigen Behörden sollten bewerten, ob die Struktur eine angemessene Aufsicht durch das Leitungsorgan des Instituts oder die Fähigkeit des Instituts, das damit verbundene Risiko zu steuern, behindert und ob die Struktur ein Hindernis für eine wirksame Aufsicht durch die zuständigen Behörden darstellt⁴⁴ .

9.3.1 Unternehmenswerte, Risikokultur, Verhaltenskodex und Governance-Richtlinien

⁴³ Absatz 76 Buchstabe a der EBA- Leitlinien zur internen Governance lautet: „den Umfang, in dem die Rechtsordnung, in der die Struktur eingerichtet wird, tatsächlich den EU- und internationalen Standards zu Steuertransparenz, Geldwäsche und Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus entspricht;“.

⁴⁴ Absatz 76 Buchstaben a bis f der EBA- Leitlinien zur internen Governance .

Die zuständigen Behörden sollten überprüfen, ob die Aufgabenbeschreibung des Leitungsorgans in Bezug auf Unternehmenswerte die Annahme, Förderung und Umsetzung hoher ethischer und beruflicher Standards gewährleistet und ein Umfeld wirksamer Herausforderungen schafft, in dem Entscheidungsprozesse eine Reihe von Ansichten fördern. Leitlinien für die Erteilung der Zulassung von Kreditinstituten

In Übereinstimmung mit Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii fünfter Gedankenstrich der RTS in Bezug auf Informationen für die Zulassung sollten die zuständigen Behörden auch den Umriss der Richtlinie zur Förderung der Diversität des Leitungsorgans überprüfen und sich vergewissern, dass diese mit den Kriterien des Artikels 88 Absatz 2 Buchstabe a der Richtlinie 2013/36/EU übereinstimmt und ein quantitatives oder gegebenenfalls qualitatives Ziel zur Förderung der Diversität und die Häufigkeit der Bewertung festlegt.

9.3.2 Grundsätze für die Behandlung von Interessenkonflikten

Die zuständigen Behörden sollten überprüfen, ob der Entwurf der Interessenkonfliktrichtlinie das Leitungsorgan für die „Erstellung, Genehmigung und Überwachung der Umsetzung und Aufrechterhaltung wirksamer Strategien zur Ermittlung, Bewertung, Verwaltung und Minderung oder Vermeidung von tatsächlichen und potenziellen Interessenkonflikten auf Institutsebene“ sowie zwischen dem Institut und den Mitarbeitern, einschließlich des Leitungsorgans und der nächsten Familienangehörigen der Mitarbeiter, verantwortlich macht⁴⁵ .

⁴⁵ Siehe Abschnitte 11 und 12 der EBA- Leitlinien zur internen Governance .

In Bezug auf Interessenkonflikte auf Institutsebene sollten sich die zuständigen Behörden vergewissern, dass der Entwurf der Richtlinien zu Interessenkonflikten vorschreibt, dass „[d]ie Maßnahmen der Institute zur Steuerung oder, soweit angemessen, Minderung von Interessenkonflikten dokumentiert werden [sollten]“⁴⁶ und angemessene Aufgabentrennung, Informationsbarrieren und Verfahren für Transaktionen mit nahestehenden Personen umfassen.

⁴⁶ Siehe Absatz 107 der EBA-Leitlinien zur internen Governance.

In Bezug auf Interessenkonflikte auf Mitarbeiterebene sollten die zuständigen Behörden davon überzeugt sein, dass die Richtlinien zumindest die in Absatz 109 der EBA- Leitlinien zur internen Governance⁴⁷ vorgesehenen Situationen umfassen und dass sie „Verfahren, Maßnahmen, Dokumentationspflichten und Verantwortlichkeiten für die Ermittlung und Vermeidung von Interessenkonflikten, für die Beurteilung ihrer Wesentlichkeit und das Ergreifen von mindernden Maßnahmen festgelegt werden“. Leitlinien für die Erteilung der Zulassung von Kreditinstituten

9.3.3 Meldung mutmaßlicher Missstände (Whistleblowing), Marktmissbrauch, Produkt-Governance, Verbraucherschutz, Behandlung von Beschwerden

⁴⁷ Absatz 111 der EBA- Leitlinien zur internen Governance lautet: „Die Richtlinien sollten zumindest die folgenden Situationen oder Beziehungen abdecken, in denen Interessenkonflikte entstehen können: a. wirtschaftliche Interessen (z. B. Anteile, andere Eigentumstitel und Beteiligungen, Finanzbeteiligungen und andere wirtschaftliche Interessen an Geschäftskunden, Rechte an geistigem Eigentum, von dem Institut einem Unternehmen im Eigentum von Mitarbeitern gewährte Darlehen, Beteiligung an einer Einrichtung oder Eigentum einer Einrichtung oder Organisation mit widerstreitenden Interessen); b. persönliche oder berufliche Beziehungen mit den Eigentümern von qualifizierten Beteiligungen des Instituts; c. persönliche oder berufliche Beziehungen mit Mitarbeitern des Instituts oder von Unternehmen, die zum aufsichtlichen Konsolidierungskreis gehören (z. B. familiäre Beziehungen); d. sonstige Beschäftigungen und frühere Beschäftigungen in der jüngsten Vergangenheit (z. B. fünf Jahre); e. persönliche oder berufliche Beziehungen mit einschlägigen externen Interessenträgern (z. B. Verbindung mit wesentlichen Lieferanten, Beratungsunternehmen oder anderen Dienstleistungsanbietern) und f. politischer Einfluss oder politische Beziehungen“.

Die Überprüfung der Umrisse der Whistleblowing-Richtlinie durch die zuständigen Behörden sollte sicherstellen, dass die Mitarbeiter potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Anforderungen sicher melden können. Um Interessenkonflikte zu vermeiden, sollte es Mitarbeitern möglich sein, Verstöße außerhalb der regulären Berichtswege zu melden. Die Warnverfahren sollten den Schutz personenbezogener Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 Datenschutzgrundverordnung sowohl für die Person, die den Verstoß anzeigt, als auch für die natürliche Person, die angeblich für einen Verstoß verantwortlich ist, sicherstellen.

Die zuständigen Behörden sollten sich vergewissern, dass die Umrisse der Richtlinie das Verfahren für den Umgang mit Informationen über einen potenziellen oder tatsächlichen Verstoß und den Schutz der meldenden Person gemäß EBA- Leitlinien zur internen Governance abdecken.

Die Überprüfung des Entwurfs der Marktmissbrauchsrichtlinien durch die zuständigen Behörden sollte sicherstellen, dass das Kreditinstitut angemessene Standards zur Verhinderung von Marktmissbrauch einhält. Insbesondere sollte es das Verfahren zur Ermittlung, Verwaltung und Meldung von Marktmissbrauchsverstößen umfassen.

Die zuständigen Behörden sollten überprüfen, dass im Einklang mit den EBA- Leitlinien für Überwachung und Governance von Bankprodukten im Privatkundengeschäft⁴⁸ der Entwurf der Produkt-Governance-Richtlinie gewährleistet, dass das antragstellende Kreditinstitut, das als Hersteller und/oder Händler agiert, ein solides Produkt einführt, das interne Prozesse, Funktionen und Strategien vorsieht, (i) um sicherzustellen, dass die Interessen, Ziele und Merkmale der Verbraucher berücksichtigt werden, (ii) um potenzielle Nachteile für die Verbraucher zu vermeiden und (iii) um Interessenkonflikte zu minimieren.

⁴⁸ EBA/GL/2015/18 abrufbar unter https://www.eba.europa.eu/guidelines-on-product-oversight-and-governance-arrangements-for-retail-banking-products

Die Überprüfung des Entwurfs der Verbraucherschutzrichtlinien durch die zuständigen Behörden sollte darauf abzielen, sicherzustellen, dass das antragstellende Kreditinstitut solide Verbraucherschutzrichtlinien erstellt, um den Verbrauchern angemessene Informationen und Schutz zu bieten. Insbesondere sollte durch den Entwurf sichergestellt werden, dass die Verbraucherschutzrichtlinien dem Rechtsrahmen entsprechen und die maßgeblichen Mitarbeiter angemessen geschult werden. Zu diesem Zweck sollten sie Standards und Grundsätze, die Überwachung der Einhaltung und die Sensibilisierung der Mitarbeiter umfassen.

Die Überprüfung der Umrisse der Richtlinien zur Behandlung von Beschwerden durch die zuständigen Behörden sollte darauf abzielen, sicherzustellen, dass das Kreditinstitut den Verbrauchern einen angemessenen Schutz in Übereinstimmung mit den geltenden Leitlinien für die Erteilung der Zulassung von Kreditinstituten

Rechtsvorschriften bietet. Der Entwurf sollte das Verfahren zur Entgegennahme, Bewertung und Beantwortung von Beschwerden abdecken.