C.3. Beoordeling van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan door uitgevers van ART’s en CASP’s

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten de primaire verantwoordelijkheid hebben om er, in overeenstemming met artikel 34, lid 2, en artikel 68, lid 1, van de MiCA-verordening, voor te zorgen dat het leidinggevend orgaan collectief en de leden individueel te allen tijde geschikt zijn. Zij moeten ervoor zorgen dat de leden van het leidinggevend orgaan collectief en individueel over passende kennis, vaardigheden en ervaring beschikken om een doeltreffende, gezonde en prudente bedrijfsvoering en bedrijfscontinuïteit van de onderneming te waarborgen en voldoende rekening te houden met de belangen van hun cliënten en de integriteit van de markt.

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten ervoor zorgen dat alle leden van het leidinggevend orgaan een voldoende goede reputatie hebben, rekening houdend met de in afdeling C.2.1 bedoelde criteria, en voldoende tijd kunnen besteden om hun taken te allen tijde doeltreffend uit te voeren, rekening houdend met de criteria in afdeling C.2.4.

Onverminderd goedkeuring door de aandeelhouders moeten de leidinggevende organen van uitgevers van ART’s en CASP’s een geschiktheidsbeleid vaststellen. Het beleid dient beginselen te bevatten voor de selectie, monitoring en opvolgingsplanning van zijn leden en voor de herbenoeming van bestaande leden en dient ten minste het volgende te omvatten:

• a. het proces voor de selectie, benoeming, herbenoeming en opvolgingsplanning van leden van het leidinggevend orgaan en de toepasselijke interne procedure voor de beoordeling van de geschiktheid van leden, met inbegrip van de interne functie die verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de beoordeling (bv. personeelszaken);
• b. de criteria die bij de beoordeling moeten worden gehanteerd, waaronder de geschiktheidscriteria die in deze richtsnoeren worden beschreven;
• c. de criteria betreffende de samenstelling van het leidinggevend orgaan, met inbegrip van de wijze waarop rekening moet worden gehouden met diversiteitsaspecten op het gebied van geslacht, leeftijd, opleiding en professionele achtergrond en geografische herkomst van leden van het leidinggevend orgaan en, in voorkomend geval, de wijze waarop doelstellingen inzake het juiste genderevenwicht zullen worden bereikt;
• d. het communicatiekanaal met de bevoegde autoriteiten; en
• e. de wijze waarop de beoordeling en het resultaat ervan moeten worden gedocumenteerd, met inbegrip van de vaststelling van een passende bewaartermijn.

Uitgevers van ART’s en CASP’s dienen de geschiktheid van het leidinggevend orgaan en zijn leden te beoordelen of opnieuw te beoordelen:

• a. bij het aanvragen van een vergunning vóór aanvang van de activiteiten waarvoor een vergunning vereist is;
• b. wanneer zich materiële veranderingen in de samenstelling van het leidinggevend orgaan voordoen, waaronder:
• i. de benoeming van nieuwe leden van het leidinggevend orgaan, onder meer in het kader van een directe of indirecte overname of vergroting van een gekwalificeerde deelneming in de uitgever van ART’s of CASP. Deze beoordeling moet worden beperkt tot nieuw benoemde leden en de collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan;
• ii. de herbenoeming van leden van het leidinggevend orgaan, indien de vereisten voor de functie zijn veranderd of indien het lid in een andere functie binnen het leidinggevend orgaan is benoemd. Deze beoordeling moet beperkt blijven tot de leden wier positie is gewijzigd en tot de analyse van de relevante aspecten, rekening houdend met eventuele aanvullende vereisten voor de positie en de collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan;
• c. wanneer zich wezenlijke veranderingen hebben voorgedaan in het bedrijfsmodel en de bedrijfsactiviteiten, de onderliggende juridische bepalingen of de gebruikte technologieën;
• d. doorlopend, in het licht van relevante nieuwe feiten of situaties. Met name in de volgende gevallen dient een herbeoordeling te worden uitgevoerd:
• i. wanneer er bezorgdheid bestaat over de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan;
• ii. in het geval van een mogelijke materiële impact op de reputatie van een lid van het leidinggevend orgaan of de uitgever van ART’s of CASP’s, onder meer in gevallen waarin leden zich niet houden aan het beleid inzake belangenconflicten van de onderneming;
• e. wanneer er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat er in verband met die uitgever van ART’s of CASP sprake is geweest of is van witwassen of terrorismefinanciering of een poging daartoe, of wanneer is vastgesteld dat die uitgever van ART’s of CASP zijn verplichtingen met betrekking tot de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering in de lidstaat van herkomst of de lidstaat van ontvangst of in een derde land niet is nagekomen, indien dit anderszins wezenlijke gevolgen kan hebben voor de geschiktheid van het lid van het leidinggevend orgaan.

Uitgevers van ART’s en CASP’s moeten de besteding van voldoende tijd door een lid van het leidinggevend orgaan opnieuw beoordelen als dat lid een extra bestuursfunctie aanvaardt of nieuwe relevante activiteiten begint uit te voeren.

Wanneer herbeoordelingen van de collectieve geschiktheid worden uitgevoerd, moeten uitgevers van ART’s en CASP’s hun beoordeling richten op de relevante veranderingen in hun bedrijfsmodel en activiteiten, strategieën, technische infrastructuur en risicoprofiel en in de verdeling van taken binnen het leidinggevend orgaan en het effect daarvan op de vereiste collectieve kennis, vaardigheden en ervaring van het leidinggevend orgaan.

Bij de beoordeling van de passende kennis, vaardigheden en ervaring van een lid dient de uitgever van ART’s of CASP’s binnen dezelfde periode ook de collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan te beoordelen. In het bijzonder dient te worden beoordeeld welke kennis, vaardigheden en ervaring het individu inbrengt in het collectief of, in het geval van een lid dat het leidinggevend orgaan heeft verlaten, welke kennis en ervaring mogelijk ontbreken na de wijziging van de samenstelling van het leidinggevend orgaan.

De beoordeling van de kennis, vaardigheden en ervaring van de individuele leden van het leidinggevend orgaan en van het collectieve leidinggevend orgaan dient te worden uitgevoerd voordat de individuele leden worden benoemd. In voorkomend geval moet het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie worden belast met het uitvoeren van de eindbeoordeling.

In afwijking van paragraaf 44 kunnen de geschiktheidsbeoordelingen, onverminderd het nationale recht, zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd, maar in elk geval binnen een maand na de benoeming van het lid van het leidinggevend orgaan, in elk van de volgende gevallen waarvoor de uitgever van ART’s of CASP een geldige rechtvaardiging heeft verstrekt:

• a. aandeelhouders, eigenaars of leden van de uitgever van ART’s of van de CASP nomineren en benoemen op de aandeelhoudersvergadering of een vergelijkbare vergadering leden van het leidinggevend orgaan die niet zijn voorgedragen door de uitgever van ART’s of CASP of door het leidinggevend orgaan daarvan;
• b. een volledige individuele geschiktheidsbeoordeling voorafgaand aan de benoeming van een individueel lid of de collectieve geschiktheidsbeoordeling na een wijziging van de samenstelling van het leidinggevend orgaan zou de goede werking van het leidinggevend orgaan verstoren, onder meer als gevolg van de volgende situaties:
• i. wanneer de noodzaak om leden te vervangen zich plotseling of onverwacht voordoet, bijvoorbeeld bij overlijden of invaliditeit van een lid; en
• ii. waar een lid moest worden verwijderd omdat het niet langer geschikt was.

Bij de beoordeling van passende kennis, vaardigheden en ervaring moet rekening worden gehouden met alle aspecten die relevant en beschikbaar zijn voor de beoordelingen. Uitgevers van ART’s of CASP’s moeten rekening houden met de kennis, vaardigheden en ervaring van het individuele lid van het leidinggevend orgaan bij het beoordelen van de gepaste collectieve kennis, vaardigheden en ervaring van het leidinggevend orgaan en omgekeerd.

Uitgevers van ART’s of CASP’s dienen de resultaten van hun beoordeling te documenteren, en met name de vastgestelde tekortkomingen tussen de noodzakelijke en de feitelijke collectieve kennis en ervaring van de leden van het leidinggevend orgaan, en de maatregelen die moeten worden getroffen om deze tekortkomingen te verhelpen, met inbegrip van introductie- of opleidingsmaatregelen.

Om een passend doorlopend toezicht te waarborgen, moeten uitgevers van ART’s en CASP’s de bevoegde autoriteit in kennis stellen van de voorgestelde benoeming van leden, of onverwijld na een desbetreffend besluit in kennis stellen van de benoeming.

Indien ook door bevoegde autoriteiten een beoordeling voor toezichtdoeleinden wordt uitgevoerd, blijft de verantwoordelijkheid voor het beoordelen en waarborgen van de geschiktheid van het leidinggevend orgaan berusten bij de uitgever van ART’s of CASP.

C.3.1 Beoordeling van de individuele geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan door

CASP’s en uitgevers van ART’s

CASP’s en uitgevers van ART’s