C.3. Valutazioni dell’idoneità dei membri dell’organo di amministrazione da parte degli emittenti di ART e dei CASP

L’emittente di ART e i CASP dovrebbero avere la responsabilità primaria di garantire, conformemente all’articolo 34, paragrafo 2, e all’articolo 68, paragrafo 1, del MiCa, che l’organo di amministrazione collettivamente e i suoi membri individualmente siano sempre idonei. Essi dovrebbero assicurare che i membri dell’organo di amministrazione dispongano, collettivamente e individualmente, di conoscenze, competenze ed esperienze adeguate per garantire la gestione efficace, sana e prudente e la continuità operativa dell’impresa, nonché un’adeguata considerazione degli interessi dei loro clienti e l’integrità del mercato.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero garantire che tutti i membri dell’organo di amministrazione godano di un’onorabilità sufficiente, tenendo conto dei criteri di cui alla sezione C.2.1, e siano in grado di dedicare tempo sufficiente allo svolgimento efficace delle loro funzioni in qualsiasi momento, tenendo conto dei criteri di cui alla sezione C.2.4.

Fatta salva l’approvazione degli azionisti, gli organi di amministrazione degli emittenti di ART e dei CASP dovrebbero adottare una politica di idoneità. La politica dovrebbe includere principi relativi alla selezione, al monitoraggio e alla programmazione dell’avvicendamento dei loro membri e per la rinomina dei membri esistenti e dovrebbe stabilire almeno quanto segue:

• a. il processo per la selezione, la nomina, la rinomina e la programmazione dell’avvicendamento dei membri dell’organo di amministrazione e la procedura interna applicabile per la valutazione dell’idoneità dei membri, compresa la funzione interna responsabile di fornire sostegno alla valutazione (ad esempio, le risorse umane);
• b. i criteri da utilizzare nella valutazione, che dovrebbero includere i criteri di idoneità stabiliti nei presenti orientamenti;
• c. i criteri relativi alla composizione dell’organo di amministrazione, compreso il modo in cui devono essere presi in considerazione gli aspetti della diversità in termini di genere, età, percorso formativo, esperienza professionale e provenienza geografica dei membri dell’organo di amministrazione e, se del caso, in che modo saranno conseguiti gli obiettivi relativi all’adeguato equilibrio di genere;
• d. il canale di comunicazione con le autorità competenti; e
• e. il modo in cui la valutazione e il relativo esito dovrebbero essere documentati, compresa la fissazione di un adeguato periodo di conservazione.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero effettuare la valutazione o una rivalutazione dell’idoneità dell’organo di amministrazione e dei suoi membri:

• a. al momento della presentazione della domanda di autorizzazione, prima di iniziare le attività che la richiedono;
• b. qualora si verifichino modifiche sostanziali nella composizione dell’organo di amministrazione, tra cui:
• i. la nomina di nuovi membri dell’organo di amministrazione, anche nel contesto di un’acquisizione diretta o indiretta o dell’incremento di una partecipazione qualificata nell’emittente di ART o nel CASP. Tale valutazione dovrebbe essere limitata ai membri di nuova nomina e all’idoneità collettiva dell’organo di amministrazione;
• ii. la rinomina di membri dell’organo di amministrazione, qualora i requisiti della posizione abbiano subito modifiche o qualora il membro sia nominato per ricoprire una posizione diversa in seno all’organo di amministrazione. Tale valutazione dovrebbe essere limitata ai membri la cui posizione è cambiata e all’analisi degli aspetti pertinenti, tenendo conto di eventuali requisiti aggiuntivi per la posizione e l’idoneità collettiva dell’organo di amministrazione;
• c. in caso di modifiche sostanziali del modello d’impresa e delle attività, delle disposizioni giuridiche sottostanti o delle tecnologie utilizzate;
• d. su base continuativa, alla luce di ogni nuovo fatto o situazione pertinente. In particolare, dovrebbe essere effettuata una nuova valutazione nei seguenti casi:
• i. qualora sussistano preoccupazioni in merito all’idoneità individuale o collettiva dei membri dell’organo di amministrazione;
• ii. in caso di possibile impatto sostanziale sulla reputazione di un membro dell’organo di amministrazione o dell’emittente di ART o del CASP, compresi i casi in cui i membri non rispettano la politica dell’impresa in materia di conflitti di interesse;
• e. qualora vi siano ragionevoli motivi per sospettare che sia stato commesso o tentato il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo in relazione a tale emittente di ART o CASP, o qualora sia stata riscontrata una violazione dei suoi obblighi in materia di antiriciclaggio e di lotta al finanziamento del terrorismo nello Stato membro di origine o in quello ospitante o in un paese terzo, in qualsiasi caso che possa incidere in modo sostanziale sull’idoneità del membro dell’organo di amministrazione.

Gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero valutare nuovamente l’impegno temporale sufficiente di un membro dell’organo di amministrazione se tale membro assume un incarico di amministratore aggiuntivo o inizia a svolgere nuove attività pertinenti.

Qualora siano effettuate nuove valutazioni dell’idoneità collettiva, gli emittenti di ART e i CASP dovrebbero concentrarsi sulle modifiche pertinenti al loro modello d’impresa e alle loro attività, strategie, infrastrutture tecniche e profilo di rischio, nonché sulla distribuzione delle funzioni in seno all’organo di amministrazione e sui loro effetti sulle conoscenze, competenze ed esperienze collettive richieste dell’organo di amministrazione.

Nel valutare le conoscenze, le competenze e l’esperienza adeguate di un membro, l’emittente di ART o i CASP dovrebbero valutare anche l’idoneità collettiva dell’organo di amministrazione entro lo stesso periodo di tempo. In particolare occorre valutare le conoscenze, le competenze e l’esperienza che l’individuo apporta al collettivo o, nel caso di un membro che ha lasciato l’organo di amministrazione, le conoscenze e l’esperienza che potrebbero mancare in seguito al cambiamento della composizione dell’organo di amministrazione.

Le valutazioni delle conoscenze, delle competenze e dell’esperienza dei singoli membri dell’organo di amministrazione e dell’organo di amministrazione collettivo dovrebbero essere effettuate prima della nomina dei singoli membri. Ove applicabile, l’organo di amministrazione nella sua funzione di sorveglianza dovrebbe essere responsabile dell’esecuzione della valutazione finale.

In deroga al paragrafo 44, le valutazioni dell’idoneità, fatto salvo il diritto nazionale, possono essere eseguite il più presto possibile e in ogni caso entro un mese dalla nomina del membro dell’organo di amministrazione, in uno qualsiasi dei seguenti casi per i quali l’emittente di ART

• o il CASP abbia debitamente fornito una motivazione:
• a. gli azionisti, i proprietari o i membri dell’emittente di ART o del CASP designano e nominano i membri dell’organo di amministrazione durante l’assemblea degli azionisti
• o equivalente che non sono stati proposti dall’emittente di ART o dal CASP o dal loro organo di amministrazione;
• b. una valutazione completa dell’idoneità individuale prima della nomina di un singolo membro o la valutazione dell’idoneità collettiva a seguito di una modifica della composizione dell’organo di amministrazione comprometterebbe il buon funzionamento dell’organo di amministrazione, anche a seguito delle seguenti situazioni:
• i. qualora la necessità di sostituire i membri insorga improvvisamente o inaspettatamente, ad esempio in caso di decesso o disabilità di un membro; e
• ii. qualora un membro debba essere rimosso in quanto non più idoneo.

La valutazione delle conoscenze, delle competenze e dell’esperienza adeguate dovrebbe tenere conto di tutte le questioni pertinenti e disponibili per le valutazioni. Gli emittenti di ART o i CASP dovrebbero tenere conto delle conoscenze, delle competenze e dell’esperienza dei singoli membri dell’organo di amministrazione nel valutare l’adeguatezza delle conoscenze, delle competenze e dell’esperienza collettive dell’organo di amministrazione e viceversa.

L’emittente di ART o il CASP dovrebbe documentare i risultati della loro valutazione e, in particolare, le eventuali carenze individuate tra le conoscenze ed esperienze collettive necessarie e quelle effettive dei membri dell’organo di amministrazione, nonché le misure da adottare per ovviare a tali carenze, tra cui la preparazione o la formazione da fornire.

Per assicurare un’adeguata sorveglianza continua, l’emittente di ART e il CASP dovrebbero informare l’autorità competente della proposta di nomina dei membri o senza indebito ritardo dopo la nomina dei membri.

Qualora la valutazione sia effettuata anche dalle autorità competenti a fini di sorveglianza, la responsabilità di valutare e garantire l’idoneità dell’organo di amministrazione rimane in capo all’emittente di ART o al CASP.

C.3.1 Valutazione dell’idoneità individuale dei membri dell’organo di amministrazione da parte

dei CASP e degli emittenti di ART

dei CASP e degli emittenti di ART