4.2 Przeprowadzanie oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających

Wewnętrzne procedury instytucji finansowych powinny obejmować ocenę narażenia na naruszenie środków ograniczających w celu zrozumienia w jakim stopniu każdy obszar ich działalności jest narażony na naruszenie środków ograniczających i podatny na obchodzenie środków ograniczających.

Ocena narażenia na naruszenie środków ograniczających powinna umożliwiać instytucjom finansowym określenie i ocenę:

• a. które systemy środków ograniczających mają do nich zastosowanie;
• b. prawdopodobieństwo niewdrożenia środków ograniczających;
• c. prawdopodobieństwo obejścia środków ograniczających;
• d. skutki wszelkich naruszeń środków ograniczających; oraz
• e. następujące czynniki ryzyka:
• a) ryzyko geograficzne, w tym:
• i. gdzie instytucja finansowa prowadzi swoją działalność, tj. jurysdykcje i terytoria, w których instytucja finansowa ma siedzibę lub prowadzi działalność;
• ii. zakres, w jakim te jurysdykcje i terytoria są narażone na środki ograniczające lub
• o których wiadomo, że są wykorzystywane do obchodzenia środków ograniczających;
• iii. pochodzeni e i przeznaczeni e transakcji. EBA Regular Use
• b) r yzyko dotyczące klienta, w tym:
• i. powiązania klientów oraz, w stosownych przypadkach, ich beneficjentów rzeczywistych i akcjonariuszy większościowych, z krajami, w odniesieniu do których obowiązują środki ograniczające ze względu na sytuację dotyczącą tego kraju lub o których wiadomo, że są wykorzystywane do obchodzenia środków ograniczających;
• ii. liczbę klientów, rodzaj klientów i złożoność tych klientów, takie jak problemy z identyfikacją beneficjenta rzeczywistego;
• iii. działalność bazy klientów i złożoność działalności, w tym wszelkie powiązania z branżami lub sektorami, które mogą podlegać środkom ekonomicznym lub innym środkom ograniczającym, a także częstotliwość i rodzaje transakcji.
• c) ryzyko związane z produktami i usługami, w tym:
• i. charakter produktów i usług instytucji finansowej;
• ii. zakres, w jakim dostarczanie tych produktów i świadczenie usług naraża instytucję finansową na ryzyko naruszenia środków ograniczających i obejścia środków ograniczających.
• d) ryzyko związane z kanałami dostaw, w tym informacje na temat tego, czy korzystanie z pośredników, agentów, osób trzecich, relacji w ramach bankowości korespondenckiej lub innych kanałów dostaw stwarza zagrożenia, m. in. poprzez:
• i. ograniczenie instytucji finansowej możliwości identyfikacji zaangażowanych stron;
• ii. uzależnianie instytucji finansowej od procesów kontroli stron trzecich;
• iii. zwiększenie narażenia instytucji finansowej na ryzyko geograficzne, ponieważ prowadzi ona działalność lub ma siedzibę w państwach objętych środkami ograniczającymi lub w państwach, o których wiadomo, że są wykorzystywane do obchodzenia środków ograniczających.

Ocena, o której mowa w pkt 22, powinna opierać się na wystarczająco zróżnicowanych źródłach informacji, w tym co najmniej następujących:

• a. informacje uzyskane w ramach stosowania przez instytucję finansową środków należytej staranności wobec klienta, zgodnie z przepisami art. 13 dyrektywy (UE) 2015/849;
• b. informacje od organów międzynarodowych, rządów, właściwych organów krajowych, w tym organów nadzoru AML/CFT, jednostek analityki finansowej (FIU) oraz organów ścigania, takie jak aktualne typologie obchodzenia środków ograniczających;
• c. informacje z wiarygodnych i rzetelnych źródeł otwartych, takich jak raporty z wiarygodnych gazet i innych wiarygodnych mediów; EBA Regular Use
• d. informacje od wiarygodnych i rzetelnych organizacji handlowych, takie jak sprawozdania z oceny ryzyka;
• e. w miarę możliwości, analiza wcześniejszych ostrzeżeń o środkach ograniczających dotyczących potwierdzonych dopasowań i fałszywie pozytywnych dopasowań w celu zidentyfikowania sytuacji, w których występowanie potwierdzonych dopasowań jest najbardziej prawdopodobne.

Przeprowadzając ocenę narażenia na naruszenie środków ograniczających, instytucje finansowe powinny rozważyć, czy screening bazy danych klientów i rejestrów transakcji obejmujący dane historyczne mógłby być przydatny i proporcjonalny. Może się tak zdarzyć, gdy instytucja finansowa stwierdzi lub ma uzasadnione podstawy podejrzewać, że jej poprzedni system wykorzystywany do screeningu był niewystarczający lub nieskuteczny.

Instytucje finansowe powinny zapewnić, aby ich ocena narażenia na naruszenie środków ograniczających była aktualna i odpowiednia. Aby to osiągnąć, instytucje finansowe powinny dokonywać jej przeglądu co najmniej raz w roku oraz, w razie potrzeby, aktualizować ją. Ponadto, w razie konieczności, instytucje finansowe powinny dokonać przeglądu oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających w następujących sytuacjach:

• a. przyjęcie nowych środków ograniczających i wprowadzenie istotnych zmian do istniejących środków ograniczających;
• b. przed udostępnieniem nowych produktów, oferowaniem nowych kanałów dostawy produktów, obsługą nowych grup klientów, wejściem na nowe obszary geograficzne;
• c. istotne zmiany profilu działalności instytucji, jej bazy klientów, struktury organizacyjnej lub modelu biznesowego;
• d. identyfikacja niewdrożenia środków ograniczających i obchodzenia środków ograniczających, co wskazuje że ocen a narażenia na naruszenie środków ograniczających została przeprowadzona nierzetelnie;
• e. braki w ocenie narażenia na naruszenie środków ograniczających, zidentyfikowane przez instytucję finansową lub właściwy organ odpowiedzialny za nadzór nad wewnętrznymi politykami, procedurami i mechanizmami kontroli w celu zapewnienia wdrożenia unijnych i krajowych środków ograniczających.

Instytucje finansowe powinny udokumentować swoją metodykę przeprowadzania i przeglądu oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających oraz wyniki tej oceny i udostępnić je właściwemu organowi na żądanie.

W przypadku gdy instytucja finansowa jest jednostką dominującą grupy, organ zarządzający grupy powinien zapewnić, aby jednostki zależne grupy przeprowadzają własną ocenę narażenia na naruszenie środków ograniczających w sposób skoordynowany i w oparciu o wspólną metodykę, przy jednoczesnym uwzględnieniu własnej specyfiki. EBA Regular Use