4.2 Vloga in odgovornosti pooblaščenca za PPDFT

Upravljalni organ bi moral pri odločanju, ali naj imenuje pooblaščenca PPDFT v skladu s členom 8(4) Direktive (EU) 2015/849, upoštevati obseg in kompleksnost poslovanja kreditne ali finančne institucije ter njeno izpostavljenost tveganjem PD/FT v skladu z merili, določenimi v oddelku 4.2.2.

Pooblaščenca za PPDFT bi bilo treba imen ovati na vodstveni ravni. Ta oseba bi morala imeti primerno avtoriteto, da lahko upravljalnemu organu v nadzorni in vodstveni funkciji na lastno pobudo predlaga vse potrebne in ustrezne ukrepe za zagotavljanje učinkovitosti in skladnosti notranjih ukrepov glede PPDFT s predpisi.

Kadar je v skladu s členom 8(4) Direktive (EU) 2015/849 imenovan pooblaščenec za PPDFT, bi moral upravljalni organ določiti, ali se bo ta vloga opravljala s polnim delovnim časom ali pa jo bo zaposleni opravljal poleg svojih obstoje čih funkcij v kreditni ali finančni instituciji.

Če bodo funkcije pooblaščenca za PPDFT zaupane zaposlenemu, ki ima v kreditni ali finančni instituciji že druge dolžnosti ali funkcije, bi moral upravljalni organ opredeliti in upoštevati morebitna nasprotja interesov ter sprejeti potrebne ukrepe, da se ta preprečijo ali, kadar to ni mogoče, obvladujejo. Poskrbeti bi moral, da bo ta oseba lahko funkcijam pooblaščenca za PPDFT namenjala dovolj časa.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral biti na zahtevo na voljo prist ojnemu organu in FIU, zato bi običajno moral biti zaposlen in delati v državi, kjer ima kreditna ali finančna institucija sedež.

Kadar je to sorazmerno s tveganji PD/FT, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena, ter kolikor to dopušča nacionalna zakonodaja, je lahko pooblaščenec za PPDFT zaposlen za delo v drugi jurisdikciji. V teh primerih bi morala imeti kreditna ali finančna institucija vzpostavljene potrebne sisteme in kontrole za zagotovitev, da ima poobla ščenec dostop do vseh potrebnih informacij in sistemov, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog, ter da se lahko v kratkem času sestane z lokalno FIU in pristojnim organom. Prav tako bi morala biti kreditna ali finančna institucija zmožna pristojnemu organu dokazati, da so ukrepi, ki jih je izvedla v zvezi s tem, zadostni in učinkoviti.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral imeti možnost, da dodeljuje in delegira naloge, kot so določene v oddelku 4.2.4, drugim zaposlenim, ki jih usmerja in nadzira, pri čemer pa še naprej nosi končno odgovornost za uspešno opravljanje teh nalog.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral biti del druge obrambne linije in torej del neodvisne funkcije, izpolniti pa bi bilo treba naslednje pogoje:

• a) pooblaščenec za PPDFT bi moral biti neodvisen od p oslovnih področij in enot, ki jih nadzira, ter ne more biti podrejen osebi, odgovorni za vodenje katerega od teh poslovnih področij in enot;
• b) kreditna ali finančna institucija ima vzpostavljene notranje postopke za zagotavljanje, da ima pooblaščenec za PPDFT ves čas neomejen in neposreden dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svoje funkcije. O tem, do katerih informacij potrebuje dostop, bi moral odločati povsem samostojno;
• c) v primeru večjega incidenta bi moral imeti pooblaščenec za PPDFT možnost poročanja upravljalnemu organu v nadzorni funkciji ali višjemu vodstvu, kadar upravljalnega organa ni, in neposreden dostop do njega.

4.2.2 Merila sorazmernosti za imenovanje pooblaščenca, ki funkcijo PPDFT opravlja kot izključno delovno obveznost

Kredi tna ali finančna institucija bi morala imenovati pooblaščenca, ki funkcijo PPDFT opravlja kot izključno delovno obveznost, razen če je institucija samostojni podjetnik posameznik ali ima zelo omejeno število zaposlenih ali pa je neimenovanje upravičeno zaradi razlogov, navedenih v odstavku 33.

Kadar se upravljalni organ odloči, da ne imenuje pooblaščenca, ki funkcijo PPDFT opravlja kot izključno delovno obveznost, bi moral razloge za to utemeljiti in dokumentirati, pri tem pa se izrecno sklicevati vsaj na naslednja merila:

• a) naravo poslovanja kreditne ali finančne institucije ter z njo povezana tveganja PD/FT, ob upoštevanju geografske izpostavljenosti, kroga strank, distribucijskih kanalov ter ponujenih produktov in storitev;
• b) obseg poslovanja v jurisdikciji, število strank, število in obseg transakcij ter število zaposlenih za polni delovni čas ali njihov ekvivalent;
• c) pravno obliko kreditne ali finančne institucije, vključno s tem, ali je institucija del skupine.

Kadar ni imenovan pooblaščenec, ki funkcijo PPDFT opravlja kot izključno delovno obveznost , bi morala kreditna ali finančna institucija poskrbeti, da naloge te uradne osebe (glej oddelek 4.2.4, Naloge in vloga pooblaščenca za PPDFT ) opravlja bodisi član upravljalnega organa iz oddelka 4.1.3 bodisi višji vodstveni delavec, odgovoren za PPDFT, iz oddelka 4.1.4 ali da se opravljajo z zunanjim izvajanjem operativnih funkcij, kot je omenjeno v oddelku 4.2.6, ali s kombinacijo navedenih možnosti.

Kadar je pooblaščenec za PPDFT zadolžen za dva ali več subjektov v skupini ali opravlja tudi druge naloge, bi morala kreditna ali finančna institucija zagotoviti, da lahko pooblašč enec kljub več položajem učinkovito opravlja svoje funkcije. Pooblaščenec ne bi smel opravljati nalog za različne subjekte, če ti niso del iste skupine. Zaradi posebne narave sektorja kolektivnih naložbenih podjemov⁵ pa lahko zagotavlja skladnost s predpisi o PPDFT za več skladov. 4.2.3 Primernost, znanja in veščine ter izkušnje

⁵ Kolektivni naložbeni podjem ali KNP pomeni KNPVP iz člena 1(2) Direktive 2009/65/ES Evropskega parlamenta i n Sveta z dne 13. julija 2009 o usklajevanju zakonov in drugih predpisov o kolektivnih naložbenih podjemih za vlaganja v prenosljive vrednostne papirje (KNPVP) ali AIS iz člena 4(1)(a) Direktive 2011/61/EU.

Glede preverjanje zaposlenih , kot to določa člen 8(4) Dir ektive (EU) 2015/849, bi morale kreditne in finančne institucije pred imenovanjem oceniti, ali ima pooblaščenec za PPDFT :

• a) ugled, poštenost in integriteto, potrebne za izvajanje svojih funkcij;
• b) ustrezne veščine in strokovno znanje v zvezi s PPDFT, vključno s poznavanjem veljavnega pravnega in regulativnega okvira za PPDFT ter izvajanja politik, kontrol in postopkov glede PPDFT ;
• c) ustrezno poznavanje in razumevanje tveganj PD/FT, povezanih s poslovnim modelom kredi tne ali finančne institucije, da lahko učinkovito opravlja svojo funkcijo;
• d) ustrezne izkušnje s prepoznavanjem, ocenjevanjem in obvladovanjem tveganj PD/FT ter
• e) dovolj časa in dovolj visok položaj, da lahko svoje funkcije opravlja uspešno, neodvisno in samostojno.

Kreditne in finančne institucije bi morale v okviru splošnega upravljanja neprekinjenega poslovanja zagotoviti, da funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT deluje nepretrgano. Predvideti bi bilo treba možnost, da pooblaščenec za PPDFT pr eneha opravljati svoje funkcije, ter zagotoviti razpoložljivost pooblaščenca z ustreznimi veščinami in strokovnim znanjem, ki lahko prevzame funkcije pooblaščenca v primeru njegove začasne odsotnosti ali dvoma v nje govo integriteto.

4.2.4 Naloge in vloga pooblaščenca za PPDFT

Vlogo in odgovornosti pooblaščenca za PPDFT bi bilo treba jasno opredeliti in dokumentirati.

• a. Razvoj okvira za ocenjevanje tveganj

Kar zadeva prepoznavo in oceno tveganj iz člena 8(1) Direktive (EU) 2015/849, bi moral pooblaščenec za PPDFT v skladu s smernicami organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT⁶ razviti in vzdrževati okvir za ocenjevanje tveganj PD/FT za ocene tveganja PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije in pri posameznih strankah.

⁶ Revidirane smernice organa EBA o dejavnikih tve ganja PD/FT: EBA/GL/2021/02.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral o rezultatih ocen tveganja PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije in pri posameznih strankah poročati upravljalnemu organu prek njegovega člana ali višjemu vodstvenemu delavcu, odgovornemu za PPDFT, ali neposredno, če se mu to zdi p otrebno. Upravljalnemu organu bi moral predlagati ukrepe, ki naj jih sprejme za ublažitev teh tveganj. Pred uvedbo novega produkta ali storitve ali pred bistvenimi spremembami obstoječih, pred razvojem novega trga ali začetkom izvajanja novih dejavnosti bi bilo treba najprej zagotoviti, da so na voljo in se uspešno uporabljajo ustrezni viri za razumevanje in blaženje povezanih tveganj.

• b. Razvoj politik in postopkov

Pooblaščenec za PPDFT bi moral zagotoviti, da se vzpostavijo, posodabljajo in vsakodnevno upora bljajo ustrezne politike in postopki. Politike in postopki bi morali biti sorazmerni s tveganji PD/FT, ki jih je kreditna ali finančna institucija prepoznala. Pooblaščenec za PPDFT bi moral vsaj:

• a) določiti politike in postopke glede PPDFT, ki naj jih sprejme kreditna ali finančna institucija, pa tudi kontrole in sisteme, ki jih je treba izvajati v skladu s členom 8(4) Direktive (EU) 2015/849;
• b) zagotavljati, da kreditna ali finančna institucija uspešn o izvaja politike in postopke glede PPDFT, kot je pojasnjeno v podpoglavju d. Spremljanje skladnosti s predpisi;
• c) zagotavljati, da se politike in postopki glede PPDFT redno pregledujejo in po potrebi spremenijo ali posodobijo;
• d) predlagati, kaj storiti ob mor ebitnih spremembah pravnih ali regulativnih zahtev ali tveganj PD/FT ter kako najbolje obravnavati pomanjkljivosti, odkrite pri dejavnostih spremljanja ali nadzora.

Politike, kontrole in postopki iz člena 8(4) Direktive (EU) 2015/849 bi morale vključevati vsaj:

• a) metodologijo za ocene tveganj PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije in pri posameznih strankah;
• b) skrbno preverjanje strank, vključno s tistim na podlagi revidiranih smernic organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT⁷ , in proces sprejemanja strank, kot je pojasnjen v podpoglavju c. Stranke , vključno s tistimi z visokim tveganjem;
• c) notranje poročanje (analiziranje neobičajnih transakcij) in predložitev poročil o sumljivih transakcijah enoti FIU;
• d) vodenje evidenc ter
• e) določ be za spremljanje skladnosti s predpisi o PPDFT v skladu s podpoglavjem d. Spremljanje skladnosti s predpisi.
• c. Stranke, vključno s tistimi z visokim tveganjem

⁷ Smernice organa EBA na podlagi člena 17 in člena 18(4) Direktive (EU) 2015/849 o poenostavljenem in okrepljenem skrbnem preverjanju strank ter dejavnikih, ki bi jih kreditne in finančne institucije morale upoštevati pri oceni tveganja pranja denarja in financiranja terorizma, povezanega s posameznimi poslovnimi odnosi in občasnimi transakcijami (smernice o dejavnikih tveganja PD/FT): EBA/GL/2021/02.

Višje vodstvo bi se moralo posvetovati s pooblaščencem za PPDFT, preden sprejme končno odločitev o sprejetju novih strank z visokim tveganjem ali ohranjanju poslovnih odnosov s strankami z visokim tveganjem v skladu z notranjimi politikami glede PPDFT, ki temeljijo na tveganju, zlasti pa v primerih, ko je v skladu z Direktivo (EU) 2015/849 izrecno zaht evana odobritev višjega vodstva. Če se višje vodstvo odloči, da ne bo upoštevalo nasveta pooblaščenca, bi moralo svojo odločitev ustrezno evidentirati in navesti, kaj predlaga za ublažitev tveganj, na katera je opozoril pooblaščenec .

• d. Spremljanje skladnosti s predpisi

Pooblaščenec za PPDFT bi moral biti kot druga obrambna linija odgovoren za spremljanje tega, ali so ukrepi, politike, kontrole in postopki, ki jih izvaja kreditna ali finančna institucija, skladni z obveznostmi institucije glede PPDFT. Poleg tega bi moral tudi nadzirati uspešnost uporabe kontrol glede PPDFT na poslovnih podro čjih in v notranjih enotah (prva obrambna linija ).

Pooblaščenec za PPDFT bi moral zagotoviti, da se okvir PPDFT posodobi, kadar je to potrebno, v vsakem primeru pa, kadar se odkrijejo pomanjkljivosti, pojavijo nova tveganja ali se je spremenil pravni ali regulativni okvir.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral upravljalnemu organu priporočiti ukrepe, ki jih je treba sprejeti za odpravljanje odkritih pomanjkljivosti v okviru kreditne ali finančne institucije za PPDFT, vključno s pomanjkljivostmi, ki jih odkrijejo p ristojni organi ali notranji ali zunanji revizorji.

• e. Poročanje upravljalnemu organu

Pooblaščenec za PPDFT bi moral upravljalnemu organu svetovati o ukrepih, ki jih je treba sprejeti za zagotavljanje skladnosti z veljavno zakonodajo ter drugimi predpisi in standardi, ter predložiti svojo oceno možnih vplivov sprememb pravnega ali zakonodajnega okolja na dejavn osti kreditne ali finančne institucije in njen okvir skladnosti s predpisi.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral člana upravljalnega organa ali višjega vodstvenega delavca, odgovornega za PPDFT, seznaniti s /z:

• a) področji, na katerih bi bilo treba uvesti kontrole g lede PPDFT ali izboljšati njihovo delovanje;
• b) ustreznimi izboljšavami, predlaganimi v zvezi s točko (a);
• c) poročilom o napredku pri morebitnih pomembnejših posodobitvah , in sicer vsaj enkrat letno v okviru poročila o izvedenih aktivnostih iz točke 50 ter pri ložnostno ali redno, odvisno od izboljšav, predloži ti informacije o ravni izpostavljenosti tveganjem PD/FT ter sprejetih ali priporočenih ukrepih za zmanjšanje in uspešno obvladovanje teh tveganj;
• d) tem, ali človeški in tehnični viri, dodeljeni funkciji zag otavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT, niso ustrezni in bi jih bilo treba okrepiti.

Kreditna ali finančna institucija mora biti pripravljena, da izvod poročila o izvedenih aktivnostih iz točke 50 predloži pristojnemu organu.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral vsaj enkrat letno pripraviti poročilo o izvedenih aktivnostih . Poročilo bi moralo biti sorazmerno z obsegom in naravo dejavnosti kreditne ali finančne institucije. Kadar je to primerno, lahko temelji na informacijah, ki so bile že poslane pristojnim organom v obliki drugih poročil. Vključevati bi moralo vsaj naslednje informacije:

1) glede ocene tveganja PD/FT :

• a) povzetek glavnih ugotovitev ocene tveganj PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije iz člena 8 Direktive (EU) 2015/849, če je bila posodobljena v zadnjem letu, ter potrditev, ali je pristojni organ zahteval, da se predloži ocena za leto poročanja;⁸
• b) opis morebitnih sprememb v zvezi z metodo, po kateri kreditna ali finančna institucija ocenjuje profil tveganja posameznih strank, s poudarkom na tem, kako so te spremembe usklajene z oceno tveganja PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije;
• c) raz vrstitev strank po kategorijah tveganja, vključno s številom strank, pri katerih je treba izvesti preglede in posodobitve v zvezi s skrbnim preverjanjem strank, po kategorijah tveganja;
• d) informacije in statistične podatke o:

2) glede virov:

• e) kratek opis organizacijske strukture PPDFT ter morebitnih bistvenih sprememb, izvedenih v zadnjem letu, skupaj z razlogi zanje;
• f) kratek opis človeških in tehničnih virov, ki jih je kreditna ali finančna institucija dodelila funkciji zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT ;
• g) kadar je to ustrezno, seznam procesov za PPDFT, oddanih v zunanje izvajanje, z opisom nadzora nad temi dejavnostmi, ki ga izvaja kreditna ali finančna institucija; 3) glede politik in postopkov:
• h) povzetek pomembnih ukrepov in postopkov, sprejetih v zadevnem letu, vključno s kratkim opisom priporočil, težav, pomanjkljivosti in nepravilnosti, ugotovljenih v letu poročanja;
• i) opis dejanj za spremljanje skladnosti s predpisi, izvedenih za oceno tega, kako zaposleni v kreditni ali finančni instituciji, njeni zastopniki, distributerji in ponudniki storitev uporabljajo politike, kontrole in postopke institucije glede PPDFT, ter ustreznosti morebitnih orodij za spremljanje, ki se v instituciji uporabljajo za namene PPDFT ;
• j) opis izvedenih dejavnosti usposabljanja o PPDFT i n načrta usposabljanja za naslednje leto;
• k) načrt aktivnosti funkcije pooblaščenca za PPDFT za naslednje leto;
• l) ugotovitve iz notranjih in zunanjih revizij, pomembnih za PPDFT, ter morebiten napredek kreditne ali finančne institucije pri obravnavanju teh ugot ovitev;
• m) nadzorniške aktivnosti , vključno s korespondenco s kreditno ali finančno institucijo, ki jih je izvedel pristojni organ, predložena poročila, odkrite kršitve in naložene sankcije, skupaj s tem, kaj institucija počne za odpravljanje odkritih kršitev in v kateri fazi so tovrstni ukrepi, brez poseganja v morebitna druga redna poročila, potrebna v primeru nadzor niških aktivnosti ali ukrepov za odpravo pomanjkljivosti ali kršitev.
• f. Prijavljanje sumljivih transakcij

⁸ Glede izvajanja ocen tveganja glej smernice organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT (EBA/GL/2021/02).

Kar zadeva obveznost pooblaščenca za PPDFT iz člena 33(2) Direktive (EU) 2015/849, da pošlje informacije iz odstavka 1 navedenega člena, bi moral pooblaščenec poskrbeti, da imajo drugi člani osebja, ki naj bi pomagali pri vidikih opravljanja te funkcije, ustrezne veščine in znanje ter so primern i, da pomagajo pri tej nalogi. Ustrezno bi bilo treba upoštevati občutljivost in zaupnost informacij, ki se lahko pri tem razkrijejo, ter obveznosti nerazkrivanja, ki jih mora kreditna ali finančna institucija spoštovati.

Ko pooblaščenec za PPDFT pošilja i nformacije enoti FIU v skladu s členom 33(2) Direktive (EU) 2015/849, bi moral zagotoviti, da se informacije učinkovito pošljejo v obliki in s sredstvom, ki sta skladna z morebitnimi smernicami nacionalne FIU. V okviru svoje vloge na podlagi navedene določbe bi moral:

• a) razumeti delovanje in zasnovo sistema za spremljanje transakcij, vključno z zajetimi scenariji glede na tveganja PD/FT, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena, ter notranjimi postopki za obravnavanje opozoril;
• b) prejemati poročila zaposlenih v kreditni ali finančni instituciji, njenih zastopnikov ali distributerjev ali poročila, ki jih na drug način ustvarijo sistemi institucije, o vedenju ali sumu PD/FT ali tem, da je neka oseba morda bila, je ali bi lahko bila povezana s pranjem denarja in financiranjem terorizma;
• c) zagotavljati, da se ta poročila obravnavajo hitro z namenom da se določi, da so ali da obstaja sum, da so sredstva pridobljena s kaznivimi dejanji, vključno s PD/FT, oziroma ali je oseba morda bila, je ali bi lahko bila povezana s PD/FT; prav tako bi moral določiti, dokumentirati in izvajati proces prednostnega razvrščanja prejetih notranjih poročil, da bi se tista, ki zadevajo situacije s posebno visokim tveganjem, obravnavala s potrebno nujnostjo;
• d) pri ocenjevanju prejetih poročil vodi ti evidenco vseh izvedenih ocen ter morebitnih povratnih informacij, naknadno prejetih od FIU, da bi se izboljšalo odkrivanje prihodnjih sumljivih transakcij;
• e) zagotoviti, da se vedenje o PD/FT, sum n anj ali povezavi osebe s PD/FT nemudoma prijavi FIU, pri čemer se skupaj s prijavo predložijo tista dejstva, dogodki ali informacije, ki so potrebni za utemeljitev suma ali upravičenih razlogov za sum na PD/FT ;
• f) poskrbeti za takojšen in izčrpen odgovor na zahtevo FIU po informacijah ter
• g) redno ugotavljati, zakaj na podlagi opozoril o neobičajnih aktivnostih ali transakcijah ta niso bila poročana v sklopu notranjih poročil z namenom ugotoviti , ali obstajajo težave, ki bi jih bilo treba odpraviti in s tem zagot oviti, da se bodo sumljive aktivnosti in transakcije uspešno odkrivale.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral zagotoviti, da bodo notranje kontrole kreditne ali finančne institucije tej omogočale ravnanje v skladu z morebitnimi smernicami FIU.

Kreditne in finančne institucije bi morale vodstvo in zaposlene opozoriti, da morajo strogo upoštevati prepoved obveščanja stranke ali tretje osebe, da se izvaja ali se bo morda začela analiza v zvezi s PD/FT, ter omejiti dostop do teh informacij na osebe, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih funkcij. Četudi znotraj kreditne ali finančne institucije velja obveznost nerazkrivanja, bi moral pooblaščenec za PPDFT vseeno skrbno razmisliti, komu se v instituciji predložijo informacije o morebitnih prijavah, ki so bile poslane enoti FIU, na eni strani in morebitnih zahtevah FIU po informacijah na drugi. Postopek prijavljanja bi moral biti zaupen, identiteta oseb, vključenih v pripravo in pošiljanje prijave, pa bi morala biti zaščitena s politiko varstva osebnih podatkov.

• g. Usposabljanje in ozaveščanje

V skladu z obveznostjo iz člena 46(1) Direktive (EU) 2015/849 in kot je navedeno v revidiranih smernicah organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT⁹ , bi moral pooblaščenec za PPDFT ustrezno obveščati osebje o tveganjih PD/FT, ki jim je kreditna ali finančna institucija izpostavljena, vključno z metodami, trendi in tipologij ami PD/FT, pa tudi o pristopu, ki temelji na oceni tveganja, ki ga institucija izvaja za blaženje teh tveganj. Te informacije so lahko v različnih oblikah, kot so dopisi institucije , intranet, sestanki.

⁹ Smernica 6: Usposabljanje , revidirane smernice organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT: EBA/GL/2021/02.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral nadzirati pripravljanje in izvajanje stalnega programa usposabljanja o PPDFT. V sodelovanju z oddelkom za človeške vire pri kreditni ali finančni instituciji, bi moral dokumentirati letni načrt usposabljanja in izobraževanja osebja, ta pa bi moral biti naveden v poročilu upravljalnemu organu o izvedenih aktivnostih v skladu s točko 50.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral zagotoviti, da se vsi zaposleni seznanijo z notranjimi postopki poročanja, ki jih je sprejela kreditna ali finančna institucija.

Pooblaščenec za PPDFT bi moral za namene člena 46(1) Direktive (EU) 2015/849 poleg splošnega izobraževanja oceniti potrebe po posebnem usposabljanju v kreditni ali finančni instituciji ter poskrbeti, da se ustrezno teoretično in praktično usposabljanje zagotovi osebam, izpostavljenim različnim ravnem tveganj PD/FT, kot so:

• a) osebe, ki so zaposlene v funkciji zagotavljanja skladnosti s predpisi ter za ka tere je odgovoren pooblaščenec za PPDFT ;
• b) osebe, ki so v stiku s strankami ali zadolžene za izvrševanje njihovih transakcij (zaposleni, zastopniki in distributerji);
• c) osebe, odgovorne za razvoj postopkov ali notranjih orodij, ki se bodo uporabljala za aktivnosti , ki so lahko predstavljajo tveganje PD/FT .

Vsebino posebnih programov usposabljanja, namenjenih osebam z različnimi ravnmi izpostavljenosti tveganjem PD/FT, bi bilo treba prilagajati ob upoštevanju tveganja, kot je opisano v revidiranih smernicah organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT¹⁰ .

¹⁰ Smernica 6: Usposabljanje , revidirane smernice organa EBA o dejavnikih tveganja PD/FT: EBA/GL/2021/02.

Pooblaščen ec za PPDFT bi moral določiti kazalnike za ocenjevanje, s katerimi se bo preverjala uspešnost izvedenega usposabljanja.

Kadar kreditna ali finančna institucija sprejme program usposabljanja in ozaveščanja, razvit v tujini, npr. na registriranem sedežu ali v nadrejeni družbi, bi moral pooblaščenec za PPDFT zagotoviti, da se ta program prilagodi pravnim in regulativnim pravilom, ki veljajo na nacionalni ravni, pa tudi glede na tipologij e PD/FT ter konkretne dejavnosti kreditne ali finančne institucije.

Kadar so nekatere dejavnosti usposabljanja zaupane zunanjemu izvajalcu , bi moral pooblaščenec za PPDFT zagotoviti, (i) da ima ta zunanji izvajalec potrebno znanje o PPDFT, da bo zagotovljena kakovost usposabljanja, ki se bo izvajalo, (ii) da so določeni pogoji za zunanje izvajanje in da se le-ti spoštujejo ter (iii) da je vsebina tega usposabljanja prilagojena posebnim značilnostim zadevne kreditne ali finančne institucije.

4.2.5 Razmerje med funkcijo zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT in drugimi funkcijami

Tako funkcija zagotavljanja skladnosti kot tudi neodvisna funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT bi morali biti del druge obrambne linije kreditnih in finančnih institucij.

Kadar se funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT razlikuje od splošne funkcije zagotavljanja skladnosti, bi morale kreditne in finančne institucije poleg določb iz smernic evropskih nadzornih organov o notranjem upravljanju¹¹ , glede preglednega in dokumentiranega procesa odločanja ter jasn ega dodeljevanja odgovornosti in avtoritete v okviru notranje kontrole, izpolnjevati tudi določbe iz tega oddelka.

¹¹ Smernice organa EBA o notranjem upravljanju v skladu z Direktivo 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; smernice organa ESMA o določenih vidikih zahtev funkcije zagotavljanja skladnosti s predpisi iz direktive MiFID II: ESMA35-36-1946; smernice organa EIOPA o sistemu upravljanja: EIOPA -BoS-14/253 SL.

Neodvisna revizijska funkcija iz člena 8(4)(b) Direktive (EU) 2015/849 ne bi smela biti združena s funkcijo zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT .

Funkcija upravljanja tveganj, če jo kreditna ali finančna institucija ima, in komisija za tveganja, če je vzpostavljena, bi morali imeti dostop do ustreznih informacij in podatkov, ki jih potrebujeta za opravljanje svoje vloge, vključno z informacijami in podatki ustreznih poslovnih funkcij in funkcij notranjih kontrol, med katerimi je tudi funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi

• o PPDFT .

Vodja upravljanja tveganj in pooblaščenec za PPDFT bi morala dobro sodelovati ter si izmenjevati informacije. Pooblaščenec bi moral sodelovati s funkcijo upravljanj a tveganj, da določi metodologije glede PPDFT, skladne s strategijo kreditne ali finančne institucije za upravljanje tveganj.

4.2.6 Zunanje izvajanje operativnih funkcij pooblaščenca za PPDFT

Kadar nacionalna zakonodaja dopušča zunanje izvajanje operativnih funk cij pooblaščenca za PPDFT, bi morale kreditne in finančne institucije poleg smernic evropskih nadzornih organov o zunanjem izvajanju¹² , če se te uporabljajo, upoštevati naslednja ključna načela:

• a. Končno odgovornost za izpolnjevanje pravnih in regulativnih obveznosti, ne glede na to, ali so posamezne funkcije oddane v zunanje izvajanje ali ne, nosi kreditna ali finančna institucija.
• b. Pravice in obveznosti kreditne ali finančne institucije in zunanjega izvajalca bi morale biti jasno dodeljene in navedene v pisni pogodbi.
• c. Kreditna ali finančna institucija, ki uporablja zunanjega izvajalca , bi morala biti še naprej odgovorna za spremljanje in nadzorovanje kakovosti izvedene storitve.
• d. Za zunanje izvajanje znotraj skupine bi bilo treba uporabljati isti regulativni okvir kot v primerih prenosa funkcij na zunanj ega izvajalca, ki ni del skupine¹³ .
• e. Prenos funkcij v zunanje izvajanje ne sme voditi v prenos odgovornosti upravljalnega organa. Strateške odločitve v zvezi s PPDFT ne bi smele biti prepuščene zunanjim izvajalcem. Te odločitve so zlasti:
• i. odobritev ocene tveganja PD/FT, ki izhaja iz celotnega poslovanja institucije;
• ii. odločitev o notranji organizaciji kreditne ali finančne institucije glede PPDFT ;
• iii. sprejetje notranjih politik in postopkov glede PPDFT ;
• iv. odobritev metodologije, ki se bo uporabljala za določitev tveganja PD/FT, ki ga predstavlja posamezen poslovni odnos, in za dodelitev profila tveganja;
• v. odobritev meril, ki jih bo kreditna ali finančna institucija uporabljala za odkrivanje sumljivih ali nenavadnih transakcij za namene stalnega spremljanja in/ali poročanja.

Kreditne in finančne institucije ohranijo končno odgovornost za odločanje glede prijavljanja sumljivih transakcij enoti FIU tudi, kadar je odkrivanje in prijavljanje sumljivih transakcij prenešeno v zunanje izvajanje.

¹² Smernice organa EBA o zunanjem izvajanju: EBA/GL/2019/02; smernice organa EIOPA o oddajanju v zunanje izvajanje ponudnikom storitev v oblaku: EIOPA -BoS-20-002; smernice organa ESMA o oddajanju v zunanje izvajanje ponudnikom storitev v oblaku: ESMA50-157-2403.

¹³ Točka 27 oddelka Background (Ozadje) končnega poročila o smernicah organa EBA o zunanjem izvajanju z dne 25. februarja 2019: EBA/GL/2019/02.

Kreditne in finančne institucije bi morale pri zunanjem izvajanju operativnih nalog funkcije pooblaščenca za PPDFT slediti procesu zunanjega izvajanja, kot je določen v smernicah organa EBA

• o zunanjem izvajanju. To pomeni, da bi morale opredeliti in oceniti ustrezna tveganja zaradi zunanjega izvajanja, utemeljiti odločitev o zunanjem izvajanju glede na zastavljene cilje (ali nameravajo zagotoviti optimalno razporeditev virov v zvezi z PPDFT po skupini ali na podlagi merila sorazmernosti), skrbno preveriti potencialnega zunanjega izvajalca ter zunanje izvajanje urediti s pogodbo.

Kreditna ali finančna institucija, ki naloge funkcije zagotavljanja skladnosti s predpis i o PPDFT prenese v zunanje izvajanje, bi morala pooblaščencu za PPDFT zaupati:

• i) spremljanje izvajanja s strani zunanjega izvajalca za zagotavljanje, da zunanje izvajanje uspešno omogoča kreditni ali finančni instituciji, da izpolnjuje vse svoje pravne in regulativne obveznosti glede PPDFT ;
• ii) redno nadziranje, ali zunanji izvajalec izpolnjuje obveznosti iz pogodbe. V skladu z dokumentirano analizo bi moralo redno nadziranje zagotoviti, da ima funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT na voljo sredstva, da redno in občasno preizkuša in spremlja izpolnjevanje obveznosti, ki veljajo za zunanjega izvajalca. Kar zadeva podatke stranke, bi morala imeti funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi
• o PPDFT in pristojni organ pravice dostopa do sistemov/podatkovnih baz zunanjega izvajalca;
• iii) poročanje o zunanjem izvajanju upravljalnemu organu v okviru poročila o izvedenih aktivnostih , ki ga pripravi pooblaščenec za PPDFT, ali kadar je to potrebno zaradi okoliščin, zlasti zato, da se morebitni pot rebni ukrepi za odpravo pomanjkljivosti izvedejo čim prej.

Kadar kreditna ali finančna institucija poleg upravljalnega organa nima nobenih lastnih zaposlenih, lahko funkcijo zagotavljanja skladnosti s predpisi o PPDFT prenese na zunanjega izvajalca. V teh primerih bi moral biti pooblaščenec za PPDFT tisti pooblašč enec za PPDFT izmed več zunanjih ponudnikov , ki ima izkušnje ali znanje o vrsti dejavnosti ali transakcij, ki jih izvaja kreditna ali finančna institucija.

Kadar kreditna ali finančna institucija uporablja zunanje izvajanje znotraj skupine, bi morala zlasti sprejeti potrebne ukrepe za opredelitev in obvladovanje morebitnih nasprotij interesov, ki bi se lahko pojavila s takim dogovorom o zunanjem izvajanju. Nadrejena družba skupine bi morala:

• a) zagotoviti, da se v zadevnih subjektih naredi popis primerov zunan jega izvajanja PPDFT znotraj skupine, da se določi, katera funkcija se nanaša na kateri pravni subjekt, in da je ta popis redno na voljo za vpogled, ter
• b) zagotavljati, da zunanje izvajanje znotraj skupine ne ogroža izpolnjevanja obveznosti glede PPDFT v pos ameznih hčerinskih družbah, podružnicah ali drugih pravnih subjektov.

Za prenos nalog, povezanih z PPDFT, zunanjim izvajalcem s sedežem v tretjih državah bi morali veljati dodatni zaščitni ukrepi, da bi se zagotovilo, da se z zunanjim izvajanjem zaradi lok acije izvajalca ne poveča tveganje neizpolnjevanja pravnih in regulativnih zahtev ali neučinkovitega opravljanja nalog, ki so bile prenesene v zunanje izvajanje, ali da se ne ovira zmožnost pristojnega organa, da uspešno izvaja svoje pooblastilo za nadzor nad zunanjim izvajalcem.