4.2 Uloga i odgovornosti službenika za usklađenost u području SPNFT-a

Pri odlučivanju o imenovanju službenika za usklađenost u području SPNFT -a u skladu s člankom 8. stavkom 4. Direktive (EU) 2015/849 upravljačko tijelo treba uzeti u obzir opseg i složenost poslovanja kreditne ili financijske institucije i njezinu izloženost riziku od pranja novca / financiranja terorizma u skladu s kriterijima utvr đenima u odjeljku 4.2.2.

Službenika za usklađenost u području SPNFT - a treba imenovati na upravljačkoj razini. Službenik treba imati dovoljno ovlasti da upravljačkom tijelu u nadzornoj i upravljačkoj funkciji samoinicijativno predloži sve potrebne ili odgovarajuće mjere kako bi se osigurala usklađenost i djelotvornost unutarnjih mjera u području SPNFT -a.

Ako je službenik za usklađenost u području SPNFT - a imenovan u skladu s člankom 8. stavkom 4. Direktive (EU) 2015/849, upravljačko tijelo treba utvrditi hoće li se ta uloga obavljati u punom radnom vremenu ili je zaposlenik odnosno službenik može obavljati uz svoje postojeće funkcije u kreditnoj ili financijskoj instituciji.

Ako se funkcije službenika za usklađenost u području SPNFT - a povjeravaju službeniku il i zaposleniku koji već ima druge dužnosti ili funkcije u kreditnoj ili financijskoj instituciji, upravljačko tijelo treba utvrditi i razmotriti moguće sukobe interesa i poduzeti mjere za njihovo izbjegavanje ili, ako to nije moguće, upravljanje njima. Upravljačko tijelo treba osigurati da ta osoba može posvetiti dovoljno vremena funkcijama službenika za usklađenost u području SPNFT -a.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba se, na zahtjev, staviti na raspolaganje nadležnom tijelu i financijsko - obavještajnoj jedinici te stoga u načelu treba biti angažiran i raditi u zemlji u kojoj kreditna ili financijska institucija ima poslovni nastan.

Ako je to razmjerno riziku od pranja novca / financiranja terorizma kojem je kreditna ili financijska institucija izložena i u mjeri u kojoj je to dopušteno nacionalnim pravom, službenik za usklađenost u području SPNFT - a može se angažirati za rad u drugoj jurisdikciji. U tim slučajevima kreditna ili financijska institucija treba imati uspostavljene potrebne sustave i kontrole kako bi se osiguralo da službenik za usklađenost u području SPNFT -a ima pristup svim informacijama i sustavima potrebnima za obavljanje svojih zadaća te da je dostupan kako bi se bez odgode sastao s lokalnom financijsko- obavještajnom jedinicom i nadležnim tijelom. Kreditna ili financijska institucija također treba moći dokazati svojem nadležnom tijelu da je u tom pogledu uvela primjerene i djelotvorne mjere.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba moći dodjeljivati i delegirati svoje zad aće, kako su utvrđene u odjeljku 4.2.4., drugim službenicima i zaposlenicima koji djeluju pod njegovim vodstvom i nadzorom, pod uvjetom da krajnju odgovornost za uspješno obavljanje tih zadaća i dalje ima službenik za usklađenost u području SPNFT -a.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba biti dio druge linije obrane i stoga dio neovisne funkcije, pri čemu trebaju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

• a) službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba biti neovisan o poslovnim linijama ili jedinicama koj e kontrolira i ne može biti podređen osobi koja je odgovorna za upravljanje bilo kojom od tih poslovnih linija ili jedinica;
• b) kreditna ili financijska institucija uspostavila je interne postupke kako bi osigurala da službenik za usklađenost u području SPNFT - a u svakom trenutku ima neograničen i izravan pristup svim informacijama koje su mu potrebne za obavljanje funkcije. Odluku o tome kojim informacijama treba imati pristup u tom pogledu treba samostalno donijeti službenik za usklađenost u području SPNFT -a;
• c) u slučaju ozbiljnog incidenta službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba biti u mogućnosti prijaviti i imati izravan pristup upravljačkom tijelu u nadzornoj funkciji ili višem rukovodstvu ako upravljačko tijelo nije uspostavljeno.

4.2.2 Kriteriji proporcionalnosti za imenovanje posebnog službenika za usklađenost u području SPNFT -a

Kreditna ili financijska institucija treba imenovati posebnog službenika za usklađenost u području SPNFT - a, osim ako je riječ o trgovcu pojedincu ili ako ima vrlo ograničen broj zaposlenika ili ako razlozi iz točke 33. opravdavaju da se taj službenik ne imenuje.

Ako upravljačko tijelo odluči ne imenovati posebnog službenika za usklađenost u području SPNFT- a, razlozi za to trebaju biti opravdani i dokumentirani te se u njima treba izričito upućivati barem na sljedeće kriterije:

• a) vrstu poslovanja kreditne ili financijske institucije i s time povezane rizike od pranja novca / financiranja terorizma, uzimajući u obzir njezinu zemljopisnu izloženost, bazu klijenata, distribucijske kanale te proizvode i usluge koje nudi;
• b) veličinu njezina poslovanja u jurisdikciji, broj njezinih klijenata, broj i obujam njezinih transakcija te broj zaposlenika iskazan u ekvivalentu punog radnog vremena;
• c) pravni oblik kreditne ili financijske institucije, uključujući i to je li kreditna ili financijska institucija dio grupe.

Ako poseban službenik za usklađenost u području SPNFT -a nije imenovan, kreditna ili financijska institucija treba organizirati da zadaće službenika za usklađenost u području SPNFT -a (vidjeti odjeljak 4.2.4. u nastavku „Zadaće i uloga službenika za usklađenost u području SPNFT -a”) obavlja ili član upravljačkog tijela iz odjeljka 4.1.3. ili viši rukovoditelj odgovoran za SPNFT, kako je navedeno u odjeljku 4.1.4., ili da se operativne funkcije eksternaliziraju, kako je navedeno u odjeljku 4.2.6., ili da se prethodne opcije objedine.

Ako službenik za usklađenost u području SPNFT - a djeluje za dva ili više subjekata unutar grupe ili je zadužen za druge zadaće, kreditna ili financijska institucija treba osigurati da službenik za usklađenost u području SPNFT - a učinkovito obavlja svoje funkcije bez obzira na višestruka imenovanja. Službenik za usklađenost u području SPNFT - a smije djelovati za različite subjekte samo ako su subjekti dio iste grupe. Međutim, zbog specifične prirode sektora subjekata za zajednička ulaganja⁵ , službenik za usklađenost u području SPNFT - a mogao bi obavljati zadaće za nekoliko fondova.

4.2.3 Prikladnost, vještine i stručnost

⁵ Subjekt za zajednička ulaganja (CIU) znači UCITS kako je definiran u članku 1. stavku 2. Direktive 2009/65/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 13. srpnja 2009. o usklađivanju zakona i drugih propisa u odnosu na subjekte za zajednička ulaganja u prenosive vrijednosne papire (UCITS) ili alternativni investicijski fond (AIF) kako je definiran u čla nku 4. stavku 1. točki (a) Direktive 2011/61/EU.

Kad je riječ o provjeri zaposlenika iz članka 8. stavka 4. točke (a) Direktive (EU) 2015/849, kreditne ili financijske institucije trebaju prije imenovanja procijeniti ima li službenik za usklađenost u području SPNFT - a:

• a) ugled, poštenje i integritet koji su potrebni za obavljanje n jegove funkcije;
• b) odgovarajuće vještine i stručnost u području SPNFT - a, uključujući poznavanje primjenjivog pravnog i regulatornog okvira za SPNFT te provedbu politika, kontrola i postupaka SPNFT -a;
• c) dostatno znanje i razumijevanje rizika od pranja novca / financiranja terorizma povezanih s poslovnim modelom kreditne ili financijske institucije za učinkovito obavljanje svoje funkcije;
• d) relevantno iskustvo u utvrđivanju, procjeni i upravljanju rizicima od pranja novca / financiranja terorizma; i
• e) dovoljno vremena i staža za učinkovito, neovisno i samostalno obavljanje svojih funkcija.

Kreditne ili financijske institucije trebaju osigurati da funkcija praćenja usklađenosti u području SPNFT -a kontinuirano djeluje u okviru sveukupnog upravljanja kontinuitetom poslovanja. Treba računati i na mogućnost da službenik za usklađenost u području SPNFT - a prestane obavljati svoje dužnosti te osigurati dostupnost zamjenika s odgovarajućim vještinama i stručnošću za preuzimanje dužnosti službenika za usklađenost u području SPNFT -a ako je on odsutan tijekom određenog razdoblja ili ako se dovede u pitanje integritet službenika za usklađenost u području SPNFT-a.

4.2.4 Zadaće i uloga službenika za usklađenost u području SPNFT -a

Uloga i odgovornosti službenika za usklađenost u području SPNFT - a trebaju biti jasno utvrđene i dokumentirane.

• a. Razvoj okvira za procjenu rizika

Kad je riječ o utvrđivanju i procjeni rizika iz članka 8. stavka 1. Direktive (EU) 2015/849, službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba izraditi i ažur irati okvir za procjenu rizika od pranja novca / financiranja terorizma radi procjene tih rizika na razini cjelokupnog poslovanja i pojedinačnih procjena u skladu sa smjernicama EBA - e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma⁶ .

⁶ Revidirane smjernice EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma: EBA/GL/2021/02

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba izvijestiti upravljačko tijelo putem člana upravljačkog tijela ili višeg rukovoditelja odgovornog za SPNFT ili izravno, ako to smatra potrebnim,

• o rezultatima procjene rizika od pranja novca i financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja i pojedinačne procjene rizika. Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba upravljačkom tijelu predložiti mjere koje je potrebno poduzeti za ublažavanje tih rizika. Ne bi se smjeli uvoditi novi proizvodi ili usluge odnosno znatno mijenjati oni postojeći, kao ni razvijati nova tržišta ili poduzimati nove aktivnosti dok ne budu dostupni i uspješno angažirani odgovarajući resursi za razumijevanje povezanih rizika i upravljanje njima.
• b. Razvoj politika i postupaka

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba osigurati uspostavu, redovito ažuriranje i djelotvornu provedbu odgovarajućih politika i postupaka. Politike i postupci trebaju biti razmjerni rizicima od pranja novca / financiranja terorizma koje je utvrdila kreditna ili financijska institucija. Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba barem:

• a) utvrditi politike i postupke SPNFT- a koje treba donijeti kreditna ili financijska institucija, kao i kontrole i sustave koje treba uvesti u skladu s člankom 8. stavkom 4. Direktive (EU) 2015/849;
• b) osigurati da kreditna ili financijska institucija djelotvorno provodi politike i postupke SPNFT-a, kako je navedeno u odjeljku d. o praćenju usklađenosti;
• c) osigurati da se politike i postupci SPNFT-a redovito preispituju i pr ema potrebi mijenjaju ili ažuriraju;
• d) predložiti načine postupanja u vezi s promjenama pravnih ili regulatornih zahtjeva ili rizika od pranja novca / financiranja terorizma te najbolje načine otklanjanja nepravilnosti ili nedostataka utvrđenih u okviru aktivnosti praćenja ili nadzora.

Politike, kontrole i postupci iz članka 8. stavka 4. Direktive (EU) 2015/849 trebaju uključivati barem sljedeće:

• a) metodologiju procjene rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja i pojedinačne procjene tog rizika;
• b) dubinsku analizu stranaka, uključujući onu koja je predviđena revidiranim smjernicama EBA -e
• o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma⁷ te postupak prihvaćanja stranaka kako je objašnjeno u odjeljku c. o strankama, osobito za visokorizične stranke;
• c) unutarnje izvješćivanje (analiza neobičnih transakcija) i prijavu sumnjivih transakcija financijsko- obavještajnoj jedinici;
• d) vođenje evidencije ; i
• e) odredbe za praćenje usklađenosti u području SPNFT -a, kako je navedeno u odjeljku d. o praćenju usklađenosti.
• c. Stranke, uključujući visokorizične stranke

⁷ Smjernice o dubinskoj analizi stranaka i čimbenicima koje bi kreditne i financijske institucije trebale uzeti u obzir pri procjeni rizika od pranja novca i financiranja terorizma koji je povezan s pojedinačnim poslovnim odnosima i povremenim transakcijama („Smjernice o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma”) u skladu s člankom 17. i člankom 18. stavkom 4. Direktive (EU) 2015/849: EBA/GL/2021/02

Prije nego što više rukovodstvo donese konačnu odluku o prihvaćanju novih visokorizičnih stranaka il i održavanju poslovnih odnosa s visokorizičnim strankama u skladu s unutarnjim politikama SPNFT- a kreditne ili financijske institucije koje se temelje na riziku, potrebno je zatražiti savjet službenika za usklađenost u području SPNFT - a, osobito u situacijama u kojima se odobrenje višeg rukovodstva izričito zahtijeva na temelju Direktive (EU) 2015/849. Ako više rukovodstvo odluči da neće postupiti u skladu sa savjetima službenika za usklađenost u području SPNFT - a, ono treba propisno dokumentirati svoju odluk u i iznijeti prijedloge za ublažavanje rizika na koje je upozorio službenik za usklađenost u području SPNFT -a.

• d. Praćenje usklađenosti

Kao druga linija obrane, službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba biti odgovoran za praćenje usklađenosti mjera, p olitika, kontrola i postupaka koje provodi kreditna ili financijska institucija s njezinim obvezama u području SPNFT - a. Službenik za usklađenost u području SPNFT -a treba nadzirati i stvarnu primjenu kontrola u području SPNFT -a u poslovnim linijama i unutarnjim jedinicama (prva linija obrane).

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba osigurati da se okvir SPNFT -a prema potrebi ažurira, a u svakom slučaju kad se otkriju nepravilnosti, pojave novi rizici ili se promijeni pravni ili regulatorni okvir.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba upravljačkom tijelu preporučiti korektivne mjere koje je potrebno poduzeti kako bi se otklonili utvrđeni nedostatci u okviru za sprečavanje pranja novca i financiranja terorizma kreditne ili financijske institucije, uključujući nedostatke koje su utvrdila nadležna tijela odnosno unutarnji ili vanjski revizori.

• e. Izvješćivanje upravljačkog tijela

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba pružati savjete upravljačkom tijelu o mjerama koje se moraju poduz eti kako bi se osigurala usklađenost s primjenjivim zakonima, pravilima, propisima i standardima te treba procijeniti mogući učinak promjena u pravnom ili regulatornom okruženju na aktivnosti kreditne ili financijske institucije i njezin okvir praćenja usk lađenosti.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba članu upravljačkog tijela ili višem rukovoditelju odgovornom za SPNFT skrenuti pozornost na sljedeće:

• a) područja u kojima je potrebno provesti ili poboljšati djelovanje kontrola u području SPNFT-a;
• b) odgovarajuća poboljšanja u vezi s gornjom točkom (a);
• c) izvješće o napretku svih značajnih korektivnih programa, najmanje jednom godišnje u okviru izvješća o aktivnostima iz točke 50. te na ad hoc osnovi ili periodično, ovisno o poboljšanjima, kako bi se pružile informacije o razini izloženosti rizicima od pranja novca / financiranja terorizma i o mjerama koje su poduzete ili preporučene za smanjenje tih rizika i djelotvorno upravljanje njima;
• d) jesu li ljudski i tehnički resursi dodijeljeni funkciji praćenja usklađenosti u području SPNFT -a nedostatni i treba li ih pojačati.

Kreditna ili financijska institucija mora biti spremna dostaviti nadležnom tijelu primjerak izvješća o aktivnostima iz točke 50.

izvješće o aktivnostima. Izvješće o aktivnostima treba biti razmjerno opsegu i vrsti djelatnosti kreditne ili financijske institucije. Izvješće o aktivnostima može se, prema potrebi, temeljiti na informacijama koje su ve ć dostavljene nacionalnim nadležnim tijelima u obliku drugih izvješća. Izvješće o aktivnostima treba sadržavati barem sljedeće informacije:

1) o procjeni rizika od pranja novca / financiranja terorizma:

• a) sažetak glavnih nalaza procjene rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja iz članka 8. Direktive (EU) 2015/849, ako je takvo ažuriranje provedeno u protekloj godini, te potvrdu je li nadležno tijelo zatražilo da se ono dostavi za izvještajnu godinu;⁸
• b) opis svih promjena metode kojom se koristi kreditna ili financijska institucija za procjenu profila rizičnosti pojedine stranke, u kojem se ističe kako je ta promjena usklađena s procjenom rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja kreditne ili financijske institucije;
• c) klasifikaciju stranaka prema kategoriji rizika, uključujući broj spisa o strankama prema kategoriji rizika za koje pregledi i ažuriranja u pogledu dubinske analize stranaka nisu dovršeni;
• d) informacije i statističke podatke o:

2) O resursima:

• e) kratak opis organizacijske strukture SPNFT- a i, prema potrebi, bitnih promjena u protekloj godini i obrazloženje zašto su provedene;
• f) kratak opis ljudskih i tehničkih resursa koje je kreditna ili financijska institucija dodijelila funkciji praćenja usklađenosti u području SPNFT -a;
• g) ako je primjenjivo, popis eksternaliziranih postupaka SPNFT-a s opisom nadzora koji kreditna ili financijska institucija provodi nad tim aktivnostima.

3) O politikama i postupcima:

• h) sažetak važnih poduzetih mjera i donesenih postupaka tijekom godine, uključujući kratak opis preporuka, problema, nedostataka i nepravilnosti utvrđenih u izvještajnoj godini;
• i) opis mjera praćenja usklađenosti koje se poduzimaju kako bi se ocijenilo kako zaposlenici, zastupnici, distributeri i pružatelji usluga kreditne ili f inancijske institucije primjenjuju politike, kontrole i postupke kreditne ili financijske institucije u području SPNFT -a, kao i primjerenost alata za praćenje koje kreditna ili financijska institucija upotrebljava za potrebe SPNFT -a;
• j) opis dovršenih aktivnosti obuke u području SPNFT - a i plana obuke za sljedeću godinu;
• k) plan aktivnosti funkcije službenika za usklađenost u području SPNFT - a za sljedeću godinu;
• l) nalaze unutarnjih i vanjskih revizija relevantnih za SPNFT i napredak koji je kreditna ili financijska institucija ostvarila pri postupanju na temelju tih nalaza;
• m) nadzorne aktivnosti, uključujući komunikaciju koju s kreditnom ili financijskom institucijom vodi nadležno tijelo, podnesena izvješća, utvrđene povrede i izrečene sankcije, kao i način na koji kre ditna ili financijska institucija otklanja utvrđene povrede te fazu u kojoj se korektivna mjera nalazi, ne dovodeći u pitanje bilo koje drugo redovito izvješće koje bi moglo biti potrebno u slučaju nadzorne aktivnosti ili korektivne mjere.
• f. Prijava sumnjivih transakcija

⁸ Vidjeti smjernice EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma za provedbu procjena rizika (EBA/GL/2021/02).

Kad je riječ o obvezi službenika za usklađenost u području SPNFT - a na temelju članka 33. stavka 2. Direktive (EU) 2015/849 da prosljeđuje informacije iz stavka 1. tog članka, on treba osigurati da drugi članovi osoblja čija se pomoć traži pri obavljanju aspekata te funkcije imaju vještine, znanje i podobnost za pomoć u obavljanju te zadaće. Potrebno je posvetiti dužnu pozornost osjetljivosti i povjerljivosti informacija koje se mogu otkriti i obvezama čuvanja tajnosti podataka koje kreditna il i financijska institucija mora poštovati.

Kad službenik za usklađenost u području SPNFT - a prosljeđuje informacije financijsko - obavještajnoj jedinici u skladu s člankom 33. stavkom 2. Direktive (EU) 2015/849, on treba osigurati da se informacije prosljeđuju u obliku i putem sredstava koji su u skladu sa svim smjernicama koje je izdala nacionalna financijsko- obavještajna jedinica, na djelotvoran način. U okviru svoje uloge u skladu s tom odredbom službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba:

• a) razumjeti fu nkcioniranje i strukturu sustava za praćenje transakcija, uključujući scenarije obuhvaćene u skladu s rizicima od pranja novca / financiranja terorizma kojima su izložene kreditne ili financijske institucije i unutarnje postupke za postupanje s upozorenjima;
• b) primati izvješća od zaposlenika, zastupnika ili distributera kreditne ili financijske institucije, odnosno izvješća koja se na drugi način generiraju u sustavima kreditne ili financijske institucije,
• o saznanju ili sumnji na pranje novca / financiranje terorizma ili o tome da je osoba možda bila, jest ili bi mogla biti povezana s pranjem novca / financiranjem terorizma;
• c) osigurati da se ta izvješća brzo razmotre kako bi se utvrdilo postoji li saznanje ili sumnja da financijska sredstva predstavljaju imovi nsku korist ostvarenu kriminalnom aktivnošću, uključujući pranje novca / financiranje terorizma, ili je li osoba možda bila, jest ili bi mogla biti povezana s pranjem novca / financiranjem terorizma; službenik za usklađenost u području SPNFT- a također treba utvrditi, dokumentirati i provesti postupak određivanja prioriteta za zaprimljena interna izvješća kako bi se interna izvješća koja se posebno odnose na visokorizične situacije mogla hitno obraditi;
• d) pri procjeni zaprimljenih izvješća voditi evidenciju o svim provedenim evaluacijama, kao i o svim povratnim informacijama naknadno primljenima od financijsko- obavještajne jedinice kako bi se poboljšalo otkrivanje budućih sumnjivih transakcija;
• e) osigurati da se saznanje ili sumnja na pranje novca / financiranje terorizma ili povezanost osobe s pranjem novca / financiranjem terorizma odmah prijavi financijsko- obavještajnoj jedinici, pri čemu se uz prijavu dostavljaju činjenice, događaji ili informacije i dokumentacija koji su potrebni kako bi se potkr ijepila sumnja ili opravdani razlozi za sumnju na pranje novca / financiranje terorizma;
• f) osigurati brz i iscrpan odgovor na svaki zahtjev za informacije koji podnese financijsko - obavještajna jedinica; i
• g) redovito razmatrati razloge zbog kojih upozorenja o neobičnim aktivnostima ili transakcijama nisu postala interna izvješća kako bi se utvrdilo postoje li problemi koje je potrebno riješiti kako bi se osiguralo djelotvorno otkrivanje sumnjivih aktivnosti ili transakcija.

Službenik za usklađenost u području SP NFT- a treba osigurati da unutarnje kontrole kreditne ili financijske institucije omoguće toj instituciji postupanje u skladu sa svim smjernicama financijsko - obavještajne jedinice.

Kreditne ili financijske institucije trebaju svojim rukovoditeljima i zaposl enicima skrenuti pozornost na obvezu strogog poštovanja zabrane obavješćivanja stranke ili trećih strana o tome da je analiza pranja novca / financiranja terorizma u tijeku ili da bi mogla započeti te da se pristup tim informacijama ograniči na osobe kojima su one potrebne za obavljanje njihovih funkcija. Iako postoji obveza čuvanja tajnosti podataka koja se primjenjuje u kreditnoj ili financijskoj instituciji, službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba i dalje pozorno razmotriti kome se u okviru kre ditne ili financijske institucije pružaju informacije o prijavama podnesenima financijsko - obavještajnoj jedinici ili zahtjevima za informacije primljenima od financijsko - obavještajne jedinice. Postupak prijavljivanja treba biti povjerljiv, a identitet osoba uključenih u pripremu i prosljeđivanje prijave treba biti zaštićen politikom zaštite privatnosti.

• g. Obuka i podizanje svijesti

U skladu s obvezom iz članka 46. stavka 1. Direktive (EU) 2015/849 i kako je navedeno u revidiranim smjernicama EBA- e o čimbenici ma rizika od pranja novca i financiranja terorizma⁹ , službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba propisno obavijestiti osoblje o rizicima od pranja novca / financiranja terorizma kojima je izložena kreditna ili financijska institucija, uključujući metode, trendove i tipologije pranja novca i financiranja terorizma, kao i o pristupu temeljenom na riziku koji kreditna ili financijska institucija primjenjuje kako bi ublažila te rizike. Te informacije mogu biti u različitim oblicima, kao što su interni d opisi, intranet, sastanci.

⁹ Smjernica 6.: obuka o revidiranim smjernicama EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma: EBA/GL/2021/02

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba nadzirati pripremu i provedbu kontinuiranog programa obuke u području sprečavanja pranja novca i financiranja terorizma. U suradnji s odjelom ljudskih resursa kreditne ili financ ijske institucije, u izvješću o aktivnostima upućenom upravljačkom tijelu u skladu s točkom 50. potrebno je dokumentirati i navesti godišnji plan obuke i obrazovanja osoblja.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba osigurati da se cjelokupno osob lje upozna s unutarnjim postupcima prijavljivanja koje je donijela kreditna ili financijska institucija.

Osim općeg obrazovanja, za potrebe članka 46. stavka 1. Direktive (EU) 2015/849 službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba procijeniti posebne potrebe za obukom unutar kreditne ili financijske institucije i osigurati pružanje odgovarajuće teoretske i praktične obuke osobama izloženima različitim razinama rizika od pranja novca / financiranja terorizma, kao što su:

• a) osobe koje rade u funkciji praćenja usklađenosti pod odgovornošću službenika za usklađenost u području SPNFT -a;
• b) osobe koje su u kontaktu sa strankama ili su zadužene za provedbu njihovih transakcija (zaposlenici, zastupnici i distributeri);
• c) osobe odgovorne za razvoj postupaka ili unutarnj ih alata koji se primjenjuju na aktivnosti koje mogu biti osjetljive na rizik od pranja novca / financiranja terorizma.

Sadržaj posebnih programa obuke za osobe s različitim razinama izloženosti rizicima od pranja novca / financiranja terorizma treba prila goditi na temelju procjene rizika, kako je opisano u revidiranim smjernicama EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma¹⁰ .

¹⁰ Smjernica 6.: obuka o revidiranim smjernicama EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma: EBA/GL/2021/02

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba utvrditi pokazatelje procjene kako bi provjerio djelotvorn ost provedene obuke.

Ako kreditna ili financijska institucija primjenjuje program obuke i podizanja svijesti razvijen u inozemstvu, npr. u registriranom sjedištu ili matičnom društvu, službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba osigurati da je taj program prilagođen pravnim i regulatornim pravilima primjenjivima na nacionalnoj razini, kao i tipologiji pranja novca / financiranja terorizma i posebnim aktivnostima kreditne ili financijske institucije.

Ako se određene aktivnosti obuke eksternaliziraju pružatelju usluga, službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba osigurati i. da pružatelj usluga ima potrebno znanje o SPNFT - u kako bi se zajamčila kvaliteta obuke koja će se pružati, ii. da se utvrde i poštuju uvjeti upravljanja eksternalizacijom i i ii. da je sadržaj te obuke prilagođen posebnim značajkama dotične kreditne ili financijske institucije.

4.2.5 Odnos između funkcije praćenja usklađenosti u području SPNFT - a i drugih funkcija

Funkcija praćenja usklađenosti i neovisna funkcija praćenja usklađenosti u području SPNFT - a trebaju se nalaziti u drugoj liniji obrane kreditnih i financijskih institucija.

Ako se funkcija praćenja usklađenosti u području SPNFT - a razlikuje od opće funkcije praćenja usklađenosti, uz odredbe smjernica europskih nadzornih tijela o internom upravljanju¹¹ u pogledu transparentnog i dokumentiranog postupka donošenja odluka i jasne raspodjele odgovornosti i ovlasti u okviru unutarnje kontrole, kreditne ili financijske institucije trebaju ispunjavati odredbe utvrđene u ovom odjeljku.

¹¹ Smjernice EBA-e o internom upravljanju na temelju Direktive 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; Smjernice ESMA -e o određenim aspektima zahtjeva u vezi s funkcijom praćenja usklađenosti iz Direktive MiFID II: ESMA35 -36-1946; Smjernice EIOPA- e o sustavu upravljanja: EIOPA -BoS-14/253 EN

Neovisna revizorska funkcija iz članka 8. stavka 4. točke (b) Direktive (EU) 2015/849 ne bi se smjela kombinirati s funkcijom praćenja usklađenosti u području SPNFT -a.

Funkcija upravljanja rizicima, ako je kreditna ili financijska institucija uspostavila tu funkciju, i odbor za rizike, ako postoji, trebaju imati pristup relevantnim informacijama i podatcima potrebnima za obavljanje svoje uloge, uključujući informacije i podatke relevantnih korporativnih i unutarnjih kontrolnih funkcija, kao što je usklađenost u području SPNFT -a.

Potrebno je uspostaviti dobru suradnju u razmjeni informacija između voditelja upravljanja rizicima i službenika za usklađenost u području SPNFT - a. Službenik za usklađenost u području SPNFT- a treba surađivati s funkcijom upravljanja rizicima radi utvrđivanja metodologija SPNFT -a u skladu sa strategijom upravljanja rizicima kreditne ili financijske institucije.

4.2.6 Eksternalizacija operativnih funkcija službenika za usklađenost u području SPNFT -a

Osim smjernica europskih nadzornih tijela o eksternalizaciji¹² , ako je primjenjivo, i ako je eksternalizacija operativnih funkcija službenika za usklađenost u području SPNFT - a dopuštena u skladu s nacionalnim pravom, kreditne ili financijske institucije trebaju uzeti u obzir sljedeća ključna načela:

• a. Krajnju odgovornost za usklađenost s pravnim i regulatornim obvezama, bez obzira na to jesu li određene funkcije eksternalizirane ili ne, snosi kreditna ili financijska institucija.
• b. Prava i obveze kreditne ili financijske institucije i pružatelja usluga potrebno je jasno dodijeliti i navesti u pisanom ugovoru.
• c. Kreditna ili financijska institucija koja je sklopila ugovor o eksternalizaciji treba i dalje biti odgovorna za praćenje i nadzor kvalitete pružene usluge.
• d. Eksternalizacija unutar grupe treba podlij egati istom regulatornom okviru kao i eksternalizacija pružateljima usluga izvan grupe¹³ .
• e. Eksternalizacija funkcija ne smije za posljedicu imati delegiranje odgovornosti upravljačkog tijela. Strateške odluke u vezi sa SPNFT -om ne smiju se eksternalizirati. Te odluke uključuju posebice:
• i. odobrenje procjene rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja;
• ii. odluku o unutarnjoj organizaciji okvira za SPNFT kreditne i financijske institucije;
• iii. donošenje unutarnjih politika i postupaka SPNFT-a;
• iv. odobrenje metodologije za utvrđivanje rizika od pranja novca / financiranja terorizma koji proizlazi iz određenog poslovnog odnosa i dodjelu profila rizičnosti;
• v. odobrenje kriterija koje kreditna ili financijska institucija treba primijen iti za otkrivanje sumnjivih ili neobičnih transakcija za potrebe kontinuiranog praćenja i/ili izvješćivanja.

Kreditne i financijske institucije i dalje snose krajnju odgovornost za odluku o prijavi sumnjivih transakcija financijsko- obavještajnoj jedinici, među ostalim u situacijama u kojima se utvrđivanje i prijavljivanje sumnjivih transakcija povjerava vanjskim izvršiteljima.

¹² Smjernice EBA- e za eksternalizaciju: EBA/GL/2019/02; Smjernice EIOPA -e o izdvajanju poslov a pružateljima usluga računalstva u oblaku: EIOPA -BoS-20- 002; Smjernice ESMA - e o izdvajanju poslova pružateljima usluga računalstva u oblaku: ESMA50 -164-4285 HR

¹³ Točka 27. uvodnog dijela smjernica EBA-e za eksternalizaciju od 25. veljače 2019.: EBA/GL/201 9/02

Kad operativne zadaće službenika za usklađenost u području SPNFT -a eksternaliziraju pružatelju usluga, kreditne i financijske institucije trebaju slijediti postupak eksternalizacije utvrđen u smjernicama EBA- e za eksternalizaciju. To uključuje utvrđivanje i procjenu relevantnih rizika ugovora o eksternalizaciji, obrazloženje odluke o eksternalizaciji s obzirom na ciljeve koji se žele p ostići (bilo da se njime nastoji osigurati optimalna raspodjela resursa SPNFT -a u cijeloj grupi ili na temelju kriterija proporcionalnosti), provedbu dubinske analize potencijalnog pružatelja usluga i sklapanje ugovora o eksternalizaciji.

Kreditna ili fina ncijska institucija koja eksternalizira zadaće praćenja usklađenosti u području SPNFT - a treba svojem službeniku za usklađenost u području SPNFT - a povjeriti:

• i) praćenje uspješnosti pružatelja usluga kako bi se osiguralo da eksternalizacija stvarno omogućuje kreditnoj ili financijskoj instituciji da ispuni sve svoje pravne i regulatorne obveze u području SPNFT -a;
• ii) provedbu redovite kontrole postupanja pružatelja usluga u skladu s obvezama koje proizlaze iz ugovora. U skladu s dokumentiranom analizom, redovitom se kontrolom treba osigurati da funkcija praćenja usklađenosti u području SPNFT - a raspolaže sredstvima za redovito i povremeno testiranje i praćenje postupanja pružatelja usluga u skladu s obvezama. Kad je riječ o podatcima stranke, funkcija praćenja usklađenosti u području SPNFT - a i nadležno tijelo trebaju imati prava pristupa sustavima / bazama podataka pruž atelja usluga;
• iii) izvješćivanje upravljačkog tijela o eksternalizaciji u okviru izvješća o aktivnostima službenika za usklađenost u području SPNFT -a ili kad god to okolnosti zahtijevaju, osobito kako bi se što prije provele sve potrebne korektivne mjere.

Ako kreditna ili f inancijska institucija nema vlastite službenike ili zaposlenike osim upravljačkog tijela, ona može funkciju praćenja usklađenosti u području SPNFT -a eksternalizirati pružatelju usluga. U takvim slučajevima službenik za usklađenost u području SPNFT - a treba biti službenik za usklađenost u području SPNFT - a jednog od pružatelja usluga koji ima iskustvo ili znanje

• o vrsti aktivnosti ili transakcija koje obavlja kreditna ili financijska institucija.

U situacijama u kojima kreditna ili financijska institucija primjenjuje eksternalizaciju unutar grupe, posebice treba poduzeti mjere potrebne za utvrđivanje i upravljanje svim sukobima interesa koji bi mogli proizaći iz takvog ugovora o eksternalizaciji. Matični subjekt grupe treba:

• a) osigurati da se u predmetnim subjektima izradi registar slučajeva eksternalizacije SPNFT -a unutar grupe kako bi se utvrdilo koja se funkcija odnosi na koju pravnu osobu i da se taj registar redovito stavlja na raspolaganje radi pregleda; i
• b) osigurati da eksternalizacija unutar grupe ne ugrožava usklađenost svakog društva kćeri, podružnice ili drugog oblika poslovanja s njegovim obvezama u području SPNFT -a.

Eksternalizacija zadaća povezanih sa SPNFT - om pružateljima usluga s poslovnim nastanom u trećim zemljama treba podlijegati dodatnim zaštitnim mjerama kako bi se osiguralo da eksternalizacija, kao posljedica lokacije pružatelja usluga, ne povećava rizik od neusklađenosti s pravnim i regulatornim zahtjevima ili neučinkovitog obavljanja eksternaliziranih zadaća te da ne ometa sposobnost nadležnog tijela da djelotvorno izvršava svoje nadzorne ovlasti nad pružateljem usluga.