4.2 De rol en verantwoordelijkheden van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris

Bij de beslissing om de AML/CFT-nalevingsfunctionaris overeenkomstig artikel 8, lid 4 van Richtlijn (EU) 2015/849 aan te stellen, houdt het leidinggevend orgaan rekening met de omvang en complexiteit van de activiteiten van de kredietinstelling of financiële instelling en met haar blootstelling aan ML/TF-risico’s conform de in paragraaf 4.2.2 vermelde criteria.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris wordt aangesteld op managementniveau. Hij/zij zou op eigen initiatief alle noodzakelijke en passende maatregelen moeten kunnen nemen om het leidinggevend orgaan in zijn toezicht- en bestuursfunctie te garanderen dat de interne AML/CFT-maatregelen worden nageleefd en doeltreffend zijn.

Indien de AML/CFT-nalevingsfunctionaris overeenkomstig artikel 8, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849 wordt benoemd, bepaalt het leidinggevend orgaan of het gaat om een voltijdse functie of om werkzaamheden die aan het takenpakket van een werknemer of functionaris van de kredietinstelling of financiële instelling worden toegevoegd.

Indien de taken van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris worden toevertrouwd aan een functionaris of werknemer die al belast is met andere werkzaamheden of taken binnen de kredietinstelling of financiële instelling, gaat het leidinggevend orgaan na of er belangenconflicten kunnen ontstaan en zet het de nodige stappen om dergelijke belangenconflicten te vermijden of, wanneer dit niet mogelijk is, te beheren. Het leidinggevend orgaan waarborgt dat de betrokken persoon voldoende tijd kan wijden aan de taken van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris houdt zich op verzoek beschikbaar voor de bevoegde autoriteit en de FIE. Hij/zij zou daarom normaal gesproken in het land waar de kredietinstelling of financiële instelling is gevestigd, gecontracteerd moeten zijn en het werk moeten verrichten.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris kan worden gecontracteerd om te werken in een ander rechtsgebied voor zover dit in verhouding staat tot het ML/TF risico waaraan de kredietinstelling of financiële instelling wordt blootgesteld en volgens nationaal recht is toegestaan. In die gevallen dient de kredietinstelling of financiële instelling de benodigde systemen en controlemaatregelen te hebben ingevoerd om te waarborgen dat de AML/CFT-nalevingsfunctionaris toegang heeft tot alle informatie en systemen die nodig zijn om zijn/haar taken uit te voeren, en beschikbaar is om zonder vertraging bijeen te komen met de lokale FIE en bevoegde autoriteit. De kredietinstelling of financiële instelling zou aan haar bevoegde autoriteit ook het bewijs moeten kunnen overleggen dat de door de instelling ingestelde maatregelen adequaat en efficiënt zijn.

Voorts zou de AML/CFT-nalevingsfunctionaris zijn/haar taken als vermeld in paragraaf 4.2.4 moeten kunnen toewijzen en delegeren aan andere functionarissen en werknemers die onder zijn/haar leiding en/of toezicht optreden, op voorwaarde dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de efficiënte uitvoering van deze taken bij de AML/CFT-nalevingsfunctionaris blijft berusten.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient deel uit te maken van de tweede verdedigingslinie en als zodanig een onafhankelijke functie te vervullen waarbij aan de volgende voorwaarden dient te worden voldaan:

• a) De AML/CFT-nalevingsfunctionaris is onafhankelijk van de bedrijfsonderdelen of -eenheden waarop hij/zij controle uitoefent en mag geen ondergeschikte zijn van de verantwoordelijke voor het beheer van een van deze bedrijfsonderdelen of -eenheden.
• b) De kredietinstelling of financiële instelling hanteert interne procedures die waarborgen dat de AML/CFT-functionaris te allen tijde onbeperkte en directe toegang heeft tot alle informatie die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn/haar functie. De AML/CFT-nalevingsfunctionaris beslist zelf tot welke informatie hij/zij in dit opzicht toegang nodig heeft.
• c) Bij een aanzienlijk incident dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris verslag uit te kunnen brengen aan en directe toegang te hebben tot het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie of het hoger leidinggevend personeel bij ontstentenis van een leidinggevend orgaan.

4.3.2 Evenredigheidscriteria voor de aanstelling van een afzonderlijke AML/CFT-nalevingsfunctionaris

Een kredietinstelling of financiële instelling stelt een afzonderlijke AML/CFT-nalevingsfunctionaris aan, tenzij de instelling een eenmanszaak is of een zeer beperkt aantal werknemers heeft. Ook kan om de in punt 33 vermelde redenen van aanstelling worden afgezien.

Wanneer het leidinggevend orgaan besluit geen afzonderlijke AML/CFT-nalevingsfunctionaris aan te stellen, dienen de redenen te worden verantwoord en gedocumenteerd waarbij uitdrukkelijk wordt gerefereerd aan ten minste de volgende criteria:

• a) de aard van het bedrijf van de kredietinstelling of financiële instelling en de daarmee verband houdende ML/TF-risico’s, rekening houdend met haar geografische blootstelling, cliëntenbestand, distributiekanalen en aanbod van producten en diensten;
• b) de omvang van haar activiteiten in het rechtsgebied, het aantal cliënten, aantal en volume van transacties en het totale aantal werknemers (voltijdse betrekkingen);
• c) de rechtsvorm van de kredietinstelling of financiële instelling, waaronder de vraag of de kredietinstelling of financiële instelling deel uitmaakt van een groep.

Indien er geen afzonderlijke AML/CFT-nalevingsfunctionaris wordt aangesteld, dient de kredietinstelling of financiële instelling zijn/haar taken (zie onder paragraaf 4.2.4 over de taken en rol van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris) te laten uitvoeren door het in paragraaf 4.1.3 genoemde lid van het leidinggevend orgaan of de in paragraaf 4.1.4 genoemde senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, of operationele functies zoals bedoeld in paragraaf 4.2.6 uit te besteden, dan wel de uitvoering te organiseren aan de hand van een combinatie van voorgaande opties.

Indien de AML/CFT-nalevingsfunctionaris optreedt namens twee of meerdere entiteiten binnen de groep of belast is met andere taken, zorgt de kredietinstelling of financiële instelling dat deze meervoudige verantwoordelijkheden hem/haar niet belemmeren in de doeltreffende uitoefening van zijn/haar functies. De AML/CFT-nalevingsfunctionaris zou alleen voor verschillende entiteiten moeten werken wanneer zij deel uitmaken van dezelfde groep. Door de specifieke aard van de sector voor instellingen voor collectieve belegging⁵ kan de AML/CFT-nalevingsfunctionaris echter verschillende fondsen bedienen.

4.3.3 Geschiktheid, vaardigheden en expertise

⁵ Onder een instelling voor collectieve belegging wordt verstaan een icbe als gedefinieerd in artikel 1, lid 2, van Richtlijn 2009/65/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot coördinatie van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende bepaalde instellingen voor collectieve belegging in effecten (icbe’s) of een abi als gedefinieerd in artikel 4, lid 1, punt a), van Richtlijn 2011/61/EU.

In verband met de doorlichting van medewerkers als genoemd in artikel 8, lid 4, punt a), van Richtlijn (EU) 2015/849, dienen kredietinstellingen of financiële instellingen vóór de aanstelling te beoordelen of de AML/CFT-nalevingsfunctionaris beschikt over:

• a) de reputatie, eerlijkheid en integriteit die noodzakelijk zijn om zijn/haar functie uit te oefenen;
• b) geschikte vaardigheden en expertise op het gebied van AML/CFT, met inbegrip van kennis van het toepasselijke wet- en regelgevingskader inzake AML/CFT en de uitvoering van de AML/CFT-gedragslijnen, -controlemaatregelen en -procedures;
• c) voldoende kennis en begrip van de ML/TF-risico’s in verband met het bedrijfsmodel van de kredietinstelling of financiële instelling om zijn/haar functie doeltreffend uit te oefenen;
• d) relevante ervaring met het identificeren, beoordelen en beheren van ML/TF-risico’s;
• e) voldoende tijd en anciënniteit om zijn/haar functies doeltreffend, onafhankelijk en zelfstandig uit te oefenen.

De kredietinstelling of financiële instelling dient er zorg voor te dragen dat de AML/CFT-nalevingsfunctionaris op doorlopende basis werkzaam is in het kader van haar algemene bedrijfscontinuïteitsbeheer. Zij houdt rekening met de mogelijkheid dat de AML/CFT-nalevingsfunctionaris uit zijn/haar functies wordt ontheven en zorgt dat er een plaatsvervanger beschikbaar is met de juiste vaardigheden en expertise waaraan de taken van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris kunnen worden gedelegeerd wanneer deze enige tijd afwezig is of zijn/haar integriteit niet langer buiten twijfel staat.

4.3.4 Taken en rol van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris

Het is zaak dat de rol en verantwoordelijkheden van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris duidelijk worden vastgelegd en gedocumenteerd.

• a. Ontwikkeling van een kader voor risicobeoordeling

In verband met het identificeren en beoordelen van het risico als bedoeld in artikel 8, lid 1, van Richtlijn (EU) 2015/849, dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris een risicobeoordelingskader inzake ML/TF te ontwikkelen en bij te houden met het oog op bedrijfsbrede en afzonderlijke ML/TF-risicobeoordelingen overeenkomstig de EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren⁶ .

⁶ Herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren: EBA/GL/2021/02.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris brengt over de resultaten van de bedrijfsbrede en afzonderlijke ML/TF-risicobeoordelingen verslag uit aan het leidinggevend orgaan, via het lid van het leidinggevend orgaan, of aan de senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, dan wel rechtstreeks indien hij/zij dit noodzakelijk acht. De AML/CFT-nalevingsfunctionaris legt de maatregelen om de risico’s te beperken ter goedkeuring voor aan het leidinggevend orgaan. De invoering van nieuwe producten of diensten of aanzienlijke wijzigingen in bestaande producten of diensten, de ontwikkeling van een nieuwe markt of het ontplooien van nieuwe activiteiten dient pas in gang te worden gezet na de komst en daadwerkelijke implementatie van toereikende hulpmiddelen voor het beheren en inzichtelijk maken van de risico’s.

• b. Ontwikkeling van gedragslijnen en procedures

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris zorgt dat toereikende gedragslijnen en procedures ingesteld, actueel gehouden en op doorlopende basis efficiënt uitgevoerd worden. De gedragslijnen en procedures zouden in verhouding moeten staan tot de ML/TF-risico’s die de kredietinstelling of financiële instelling heeft geïdentificeerd. De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient minimaal:

• a) de gedragslijnen en procedures voor AML/CFT op te stellen ter goedkeuring door de kredietinstelling of financiële instelling, alsmede de controlemaatregelen en systemen die krachtens artikel 8, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849 moeten worden geïmplementeerd;
• b) te waarborgen dat de kredietinstelling of financiële instelling de gedragslijnen en procedures voor AML/CFT daadwerkelijk uitvoert zoals beschreven in onderdeel d over nalevingscontrole;
• c) te zorgen dat de gedragslijnen en procedures voor AML/CFT regelmatig worden geëvalueerd en voor zover noodzakelijk worden gewijzigd of bijgewerkt;
• d) voor te stellen wat er gedaan moet worden bij veranderingen in wettelijke voorschriften of regels of in ML/TF-risico’s, en hoe gebreken en tekortkomingen die bij controle en toezicht aan het licht komen, het best kunnen worden aangepakt.

De gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures genoemd in artikel 8, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849 dienen minimaal het volgende te omvatten:

• a) de methodiek voor een bedrijfsbrede en afzonderlijke risicobeoordeling op ML/TF-gebied;
• b) cliëntenonderzoek zoals bepaald in de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren⁷ en een cliëntacceptatieproces zoals hieronder toelicht in onderdeel c over cliënten, met name hoogrisicocliënten;
• c) interne rapportage (analyse van ongebruikelijke transacties) en de indiening van STR’s bij de FIE;
• d) bijhouden van registers;
• e) voorschriften voor controle op de AML/CFT-naleving overeenkomstig onderdeel d over nalevingscontrole.
• c. Cliënten, met inbegrip van hoogrisicocliënten

⁷ Richtsnoeren krachtens artikel 17 en artikel 18, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849 betreffende cliëntenonderzoek en de factoren die kredietinstellingen en financiële instellingen in overweging dienen te nemen wanneer zij het aan afzonderlijke zakelijke relaties en occasionele transacties verbonden witwasrisico en risico van terrorismefinanciering beoordelen (“de richtsnoeren ML/TF-risicofactoren”). EBA/GL/2021/02

Voordat het hogere leidinggevend personeel een definitief besluit neemt over de acceptatie van nieuwe hoogrisicocliënten of het handhaven van de zakelijke betrekkingen met hoogrisicocliënten overeenkomstig de op risico gebaseerde interne AML/CFT-gedragslijnen van de kredietinstelling of financiële instelling, dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris te worden geraadpleegd, vooral in situaties waarbij de goedkeuring van het hoger leidinggevend personeel op grond van Richtlijn (EU) 2015/849 uitdrukkelijk vereist is. Wanneer het hoger leidinggevend personeel het advies van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris niet opvolgt, dient het zijn besluit naar behoren te registreren en te bepalen hoe het de door de AML/CFT-nalevingsfunctionaris aan de orde gestelde risico’s denkt te beperken.

• d. Nalevingscontrole

Doordat de AML/CFT-nalevingsfunctionaris in de tweede verdedigingslinie is geplaatst, is hij/zij verantwoordelijk voor het controleren of de acties, gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures van de kredietinstelling of financiële instelling aan de AML/CFT-verplichtingen van de instelling voldoen. Voorts ziet de AML/CFT-nalevingsfunctionaris toe op de doeltreffende toepassing van de AML/CFT-controlemaatregelen die de bedrijfsonderdelen en interne eenheden toepassen (eerste verdedigingslinie).

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris zou moeten waarborgen dat het AML/CFT-kader indien noodzakelijk wordt bijgewerkt, in elk geval wanneer tekortkomingen worden vastgesteld, zich nieuwe risico’s voordoen of het wet- en regelgevend kader is veranderd.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris adviseert het leidinggevend orgaan herstelmaatregelen te treffen om vastgestelde tekortkomingen in het AML/CFT-kader van de kredietinstelling of financiële instelling te verhelpen, met inbegrip van tekortkomingen die de bevoegde autoriteiten of interne of externe auditors hebben vastgesteld.

• e. Rapportage aan het leidinggevend orgaan

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris adviseert het leidinggevend orgaan over de maatregelen die genomen moeten worden om de naleving van alle toepasselijke voorschriften, regels en normen te waarborgen, en geeft zijn/haar oordeel over de mogelijke gevolgen van wijzigingen in wet- en regelgeving voor de activiteiten en het nalevingskader van de kredietinstelling of financiële instelling.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient het volgende onder de aandacht te brengen van het lid van het leidinggevend orgaan of de senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT:

• a) gebieden waarop de AML/CFT-controlemaatregelen zouden moeten worden toegepast of verbeterd;
• b) voorstellen voor passende verbeteringen in aansluiting op punt a);
• c) een voortgangsverslag van belangrijke herstelprogramma’s, ten minste eenmaal per jaar als onderdeel van het in punt 50 genoemde activiteitenverslag, en informatie, verstrekt op ad-hocbasis of periodiek, afhankelijk van de verbeteringen, over het niveau van blootstelling aan ML/TF-risico’s en de getroffen of aanbevolen maatregelen om deze risico’s effectief te beheren;
• d) of er voldoende personele en technische middelen aan de AML/CFT-nalevingsfunctie zijn toegewezen en of die aanvulling behoeven.

De kredietinstelling of financiële instelling dient een exemplaar van het in punt 50 genoemde activiteitenverslag te kunnen overleggen aan de bevoegde autoriteit.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris brengt ten minste eenmaal per jaar een activiteitenverslag uit, dat in verhouding staat tot de omvang en aard van de activiteiten van de kredietinstelling of financiële instelling. Het activiteitenverslag mag, in voorkomend geval, worden gebaseerd op informatie die al in de vorm van andere verslagen naar de nationale bevoegde autoriteiten is verzonden. Het activiteitenverslag dient ten minste de volgende informatie te bevatten:

1) Over de ML/TF-risicobeoordeling:

risicobeoordeling als bedoeld in artikel 8 van Richtlijn (EU) 2015/849, indien een dergelijke actualisering in het afgelopen jaar is uitgevoerd, en een bevestiging of het volgens de bevoegde autoriteit verplicht was een samenvatting voor het verslagjaar in te dienen;⁸

financiële instelling toepast om het risicoprofiel van individuele cliënten te beoordelen, waarin wordt belicht hoe deze wijzigingen aansluiten bij de bedrijfsbrede ML/TF-risicobeoordeling van de kredietinstelling of financiële instelling;

risicocategorie waarvoor evaluaties en actualiseringen op het gebied van cliëntenonderzoek worden verricht;

• d) informatie en statistische gegevens over:

2) Over hulpbronnen:

• e) een korte beschrijving van de AML/CFT-organisatiestructuur en, in voorkomend geval, van aanzienlijke wijzigingen in het afgelopen jaar en de motivering daarvan;
• f) een korte beschrijving van de personele en technische middelen die de kredietinstelling of financiële instelling aan de AML/CFT-nalevingsfunctie heeft toegewezen;
• g) voor zover van toepassing, de lijst van uitbestede AML/CFT-processen met een beschrijving van

uitoefent.

3) Over gedragslijnen en procedures:

• h) een samenvatting van belangrijke maatregelen en procedures die in de loop van het jaar respectievelijk zijn genomen en goedgekeurd, waaronder een korte beschrijving van de in het verslagjaar vastgestelde aanbevelingen, problemen, tekortkomingen en onregelmatigheden;
• i) een beschrijving van de ondernomen acties voor nalevingscontrole om de toepassing van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures door de kredietinstelling of financiële instelling of haar werknemers, agenten, distributeurs en dienstverleners te beoordelen, en van de toereikendheid van controlemiddelen die de kredietinstelling of financiële instelling voor AML/CFT-doeleinden inzet;
• j) een beschrijving van de afgeronde AML/CFT-opleidingsactiviteiten en het opleidingsplan voor het volgend jaar;
• k) een activiteitenplan van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris voor het jaar erop;
• l) resultaten van interne en externe audits met betrekking tot AML/CFT, en vorderingen die de kredietinstelling of financiële instelling heeft gemaakt bij de behandeling van deze resultaten;
• m) toezichtactiviteiten, met inbegrip van de communicatie met de kredietinstelling of financiële instelling, die de bevoegde autoriteit heeft verricht, ingediende verslagen, vastgestelde overtredingen en opgelegde sancties, de maatregelen van de kredietinstelling of financiële instelling om de vastgestelde overtredingen te verhelpen en het stadium waarin de herstelactie verkeert, onverminderd eventuele andere periodieke verslagen die mogelijk vereist zijn in geval van een toezichtactiviteit of herstelmaatregel.
• f. Melden van verdachte transacties

⁸ Raadpleeg de EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren bij het uitvoeren van risicobeoordelingen (EBA/GL/2021/02).

In verband met de plicht van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris krachtens artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2015/849 om de in lid 1 van dat artikel bedoelde informatie door te sturen, zorgt hij/zij ervoor dat andere personeelsleden die om hulp worden gevraagd bij de vervulling van bepaalde aspecten van deze functie, beschikken over de vaardigheden, kennis en bekwaamheid om hem/haar bij de uitvoering van die taak bij te staan. Er dient passende aandacht te worden geschonken aan de gevoeligheid en vertrouwelijkheid van informatie die bekend kan worden gemaakt, en aan de geheimhoudingsverplichtingen die de kredietinstelling of financiële instelling moet naleven.

Wanneer de AML/CFT-nalevingsfunctionaris informatie doorstuurt aan de FIE overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2015/849, zou hij/zij moeten waarborgen dat de informatie op efficiënte wijze wordt verzonden in een formaat en volgens methoden die voldoen aan richtsnoeren van de nationale FIE. In het kader van zijn/haar rol krachtens die bepaling dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris:

• a) inzicht te hebben in de werking en opzet van het systeem van toezicht op transacties, waaronder de onder het systeem vallende scenario’s op basis van de ML/TF-risico’s voor de kredietinstelling of financiële instelling en de interne procedures voor de behandeling van waarschuwingen;
• b) meldingen te ontvangen afkomstig van werknemers, agenten of distributeurs of gegenereerd door systemen van de kredietinstelling of financiële instelling die blijk geven van kennis of een vermoeden van ML/TF of die aangeven dat een persoon bij ML/TF betrokken is of betrokken kan zijn (geweest);
• c) ervoor te zorgen dat deze meldingen snel worden behandeld om te bepalen of er kennis of een vermoeden is dat middelen opbrengsten zijn uit criminele activiteit, waaronder ML/TF, of dat een persoon bij ML/TF betrokken is of betrokken kan zijn (geweest); de AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient voor de ontvangen interne meldingen een proces voor prioriteitstoekenning te bepalen, vast te leggen en in te stellen zodat met name situaties die een hoog risico vertegenwoordigen met de nodige urgentie worden behandeld;
• d) bij de beoordeling van de ontvangen meldingen tevens alle verrichte evaluaties en de daarop verkregen feedback van de FIE te registreren om de opsporing van verdachte transacties in de toekomst te verbeteren;
• e) ervoor te zorgen dat de FIE terstond wordt ingelicht over kennis of een vermoeden dat een persoon bij ML/TF betrokken is, en over de benodigde feiten, gebeurtenissen of informatie en documentatie ter onderbouwing van het vermoeden of de redelijke gronden om ML/TF aan te nemen;
• f) te zorgen voor een snel en uitvoerig antwoord op informatieverzoeken van de FIE;
• g) regelmatig na te gaan waarom waarschuwingen van ongebruikelijke activiteit of transacties niet geëscaleerd zijn in de vorm van interne meldingen om te bepalen of er problemen zijn die aangepakt moeten worden teneinde doeltreffende opsporing van verdachte activiteit of transacties te verzekeren.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient zich ervan te verzekeren dat de interne controlemaatregelen van de kredietinstelling of financiële instelling haar in staat stellen aan de richtsnoeren van de FIE te voldoen.

Het is zaak dat kredietinstellingen of financiële instellingen leidinggevenden en medewerkers wijzen op de verplichting strikt de hand te houden aan het verbod om de cliënt of derden te informeren over ML/TF-analyses die in uitvoering zijn of mogelijk worden gestart en de toegang tot deze informatie beperken tot personen die de informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Ongeacht of er in de kredietinstelling of financiële instelling een geheimhoudingsplicht geldt, overweegt de AML/CFT-nalevingsfunctionaris altijd zorgvuldig aan wie in de kredietinstelling of financiële instelling informatie wordt verstrekt over meldingen aan de FIE of informatieverzoeken van de FIE. De meldingsprocedure dient vertrouwelijk te zijn en de identiteit van de personen die betrokken zijn bij het opstellen en verzenden van de melding, zou moeten worden beschermd door het privacybeleid.

• g. Opleiding en bewustzijn

Overeenkomstig de verplichting krachtens artikel 46, lid 1, van Richtlijn (EU) 2015/849, en zoals beschreven in de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren⁹ , informeert de AML/CFT-nalevingsfunctionaris de werknemers naar behoren over de ML/TF-risico’s waaraan de kredietinstelling of financiële instelling wordt blootgesteld, met inbegrip van methoden, tendensen en typologieën inzake ML/TF, en over de risicogebaseerde benadering die de kredietinstelling of financiële instelling hanteert om deze risico’s te beperken. Dit kan via verschillende kanalen gebeuren: brieven, intranet, vergaderingen enz.

⁹ Richtsnoer 6: Opleiding over de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren: EBA/GL/2021/02.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient toe te zien op de opstelling en instelling van een doorlopend opleidingsprogramma op AML/CFT-gebied. Het is zaak om samen met de personeelsafdeling van de kredietinstelling of financiële instelling een jaarlijks plan voor opleiding en sensibilisering op te stellen, waarnaar wordt verwezen in het activiteitenverslag aan het leidinggevend orgaan overeenkomstig punt 50.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris zorgt dat de door de kredietinstelling of financiële instelling vastgestelde interne meldingsprocedures onder de aandacht van alle werknemers worden gebracht.

Naast algemene sensibilisering dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris voor de toepassing van artikel 46, lid 1, van Richtlijn (EU) 2015/849 een beoordeling te maken van de specifieke opleidingsbehoeften binnen de kredietinstelling of financiële instelling en te zorgen dat toereikende opleiding, zowel theoretisch als op praktijkgebied, wordt verstrekt aan personen die aan een verschillend niveau van ML/TF-risico’s zijn blootgesteld, zoals:

• a) personen die een nalevingsfunctie uitoefenen onder verantwoordelijkheid van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris;
• b) personen die contact onderhouden met cliënten of belast zijn met de uitvoering van hun transacties (werknemers, agenten en distributeurs);
• c) personen die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van procedures of interne instrumenten die van toepassing zijn op activiteiten die gevoelig kunnen zijn voor ML/TF-risico.

De inhoud van de specifieke opleidingsprogramma’s voor personen die aan een verschillend niveau van ML/TF-risico’s zijn blootgesteld zou op basis van risicogevoeligheid aangepast moeten worden, zoals beschreven in de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren¹⁰ .

¹⁰ Richtsnoer 6: Opleiding over de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren: EBA/GL/2021/02.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris stelt beoordelingsindicatoren vast om de verstrekte opleiding op effectiviteit te controleren.

Wanneer de kredietinstelling of financiële instelling een opleidings- en bewustmakingsprogramma instelt die in het buitenland is ontwikkeld, bv. door haar hoofdkantoor of moederonderneming, dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris ervoor te zorgen dat dit programma wordt aangepast aan de nationaal toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke regels, en met betrekking tot de ML/TF-typologieën en specifieke activiteiten van de kredietinstelling of financiële instelling.

Wanneer bepaalde opleidingsactiviteiten worden uitbesteed aan een dienstverlener, zou de AML/CFT-nalevingsfunctionaris erop toe moeten zien i) dat de onderaannemer beschikt over de vereiste kennis inzake AML/CFT om de kwaliteit van de te verstrekken opleiding te waarborgen, ii) dat de randvoorwaarden voor deze uitbesteding worden vastgelegd en nageleefd en iii) dat de inhoud van deze opleiding wordt afgestemd op de specifieke kenmerken van de betrokken kredietinstelling of financiële instelling.

4.2.5 Het verband tussen de AML/CFT-nalevingsfunctie en andere functies

Zowel de compliancefunctie als de onafhankelijke AML/CFT-nalevingsfunctie zou geplaatst moeten worden in de tweede verdedigingslinie van kredietinstellingen en financiële instellingen.

Indien de AML/CFT-nalevingsfunctie verschilt van de algemene compliancefunctie, dienen kredietinstellingen of financiële instellingen behalve aan de bepalingen van de ETA-richtsnoeren inzake interne governance¹¹ over een transparant en gedocumenteerd besluitvormingsproces en een heldere toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen haar kader voor interne controle, ook aan de in onderhavige paragraaf gestelde bepalingen te voldoen.

¹¹ EBA-richtsnoeren inzake interne governance uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; ESMA-richtsnoeren met betrekking tot bepaalde aspecten van de MiFID II-eisen voor de compliancefunctie: ESMA35-36-1946; Eiopa-richtsnoeren voor het governancesysteem: EIOPA-BoS-14/253 NL.

De onafhankelijke auditfunctie als genoemd in artikel 8, lid 4, punt b), van Richtlijn (EU) 2015/849 dient niet te worden gecombineerd met de AML/CFT-nalevingsfunctie.

De risicobeheerfunctie, voor zover de kredietinstelling of financiële instelling een risicobeheerfunctie heeft, en, indien ingesteld, de risicocommissie, zouden toegang moeten hebben tot de relevante informatie en gegevens die nodig zijn om hun rol te vervullen, waaronder informatie en gegevens van toepasselijke groeps- en interne controlefuncties, zoals AML/CFT-naleving.

Een goede samenwerking tussen het hoofd risicobeheer en de AML/CFT-nalevingsfunctionaris komt ten goede aan de informatie-uitwisseling. De AML/CFT-nalevingsfunctionaris dient samen te werken met de risicofunctie om te zorgen dat de vaststelling van AML/CFT-methoden gebeurt in samenhang met de risicobeheerstrategie van de kredietinstelling of financiële instelling.

4.2.6 Uitbesteding van operationele functies van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris

Behalve met de ETA-richtsnoeren voor uitbesteding¹² , voor zover van toepassing, en voor zover de uitbesteding van operationele functies van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris volgens nationaal recht is toegestaan, dienen de kredietinstellingen of financiële instellingen rekening te houden met de volgende hoofdbeginselen:

• a. De kredietinstelling of financiële instelling draagt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen, ongeacht of specifieke functies worden uitbesteed.
• b. De rechten en plichten van de kredietinstelling of financiële instelling en de dienstverlener worden duidelijk afgebakend en in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd.
• c. De kredietinstelling of financiële instelling die een uitbestedingsregeling hanteert blijft verantwoording afleggen over haar controle van en toezicht op de kwaliteit van de verleende dienst.
• d. Uitbesteding binnen de groep en uitbesteding aan dienstverleners buiten de groep zijn onderworpen aan hetzelfde regelgevend kader¹³ .
• e. Uitbesteding van functies kan er niet toe leiden dat de verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan worden gedelegeerd. Strategische besluiten in verband met AML/CFT zouden niet uitbesteed moeten worden. Deze besluiten omvatten met name:
• i. de goedkeuring van de bedrijfsbrede ML/TF-risicobeoordeling;
• ii. het besluit over de interne organisatie van het AML/CFT-kader van de kredietinstelling en financiële instelling;
• iii. de vaststelling van interne AML/CFT-gedragslijnen en procedures;
• iv. de goedkeuring van de methode die is toegepast om het ML/TF-risico van een bepaalde zakelijke relatie te bepalen en de toewijzing van het risicoprofiel;
• v. de goedkeuring van de criteria die de kredietinstelling of financiële instelling moet gebruiken om verdachte of ongebruikelijke transacties op te sporen voor haar doeleinden op het gebied van doorlopende monitoring en/of melding.

Kredietinstellingen en financiële instellingen blijven de eindverantwoordelijkheid dragen voor het besluit verdachte transacties te melden aan de FIE, ook in situaties waarbij de identificatie en melding van verdachte transacties wordt uitbesteed.

¹² EBA-richtsnoeren inzake uitbesteding: EBA/GL/2019/02; Eiopa-richtsnoeren voor uitbesteding aan aanbieders van clouddiensten: EIOPA-BoS-20-002; ESMA-richtsnoeren inzake uitbesteding aan aanbieders van clouddiensten: ESMA50-157-2403

¹³ Punt 27 van de achtergrondhoofdstukken van de EBA-richtsnoeren inzake uitbesteding van 25 februari 2019: EBA/GL/2019/02

Kredietinstellingen en financiële instellingen dienen bij de uitbesteding van operationele taken van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris aan een dienstverlener het uitbestedingsproces te volgen zoals dat is uiteengezet in de EBA-richtsnoeren inzake uitbesteding. Hieronder vallen het identificeren en beoordelen van belangrijke risico’s die aan de uitbestedingsregeling kleven, het verantwoorden van het uitbestedingsbesluit in het licht van de nagestreefde doelen (of men streeft naar optimale toewijzing van AML/CFT-middelen in de gehele groep of op basis van de evenredigheidscriteria), het verrichten van cliëntenonderzoek naar de beoogde dienstverlener en het sluiten van de uitbestedingsovereenkomst.

De kredietinstelling of financiële instelling die taken uitbesteedt die tot de AML/CFT-nalevingsfunctie behoren, dient haar AML/CFT-nalevingsfunctionaris te belasten met de volgende werkzaamheden:

• i) de prestaties van de dienstverlener bewaken om te zorgen dat de uitbesteding de kredietinstelling of financiële instelling daadwerkelijk in staat stelt aan al haar wettelijke en regelgevingsvereisten op AML/CFT-gebied te voldoen;
• ii) de dienstverlener regelmatig controleren op nakoming van de verplichtingen uit de overeenkomst. Overeenkomstig de gedocumenteerde analyse dient de regelmatige controle te waarborgen dat de AML/CFT-nalevingsfunctie de middelen krijgt om periodiek en incidenteel te testen en monitoren of de dienstverlener de op hem rustende verplichtingen nakomt. Wat zijn/haar cliëntgegevens betreft, dienen de AML/CFT-nalevingsfunctie en de bevoegde autoriteit toegangsrechten te hebben tot de systemen/databanken van de dienstverlener;
• iii) rapporteren over de uitbesteding aan het leidinggevend orgaan in het kader van het activiteitenverslag van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris of wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met name om te zorgen dat alle nodige herstelmaatregelen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd.

Indien de kredietinstelling of financiële instelling wel een leidinggevend orgaan heeft maar geen eigen functionarissen of werknemers, kan zij de AML/CFT-nalevingsfunctie uitbesteden aan een dienstverlener. In dergelijke gevallen dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris de AML/CFT-nalevingsfunctionaris te zijn van een van de dienstverleners die kennis of ervaring heeft met betrekking tot de soort activiteit of transacties die de kredietinstelling of financiële instelling verricht.

In situaties waarbij de kredietinstelling of financiële instelling uitbestedingsregelingen binnen de groep hanteert, dient zij met name de maatregelen te treffen die noodzakelijk zijn voor het identificeren en beheren van belangenconflicten die uit zulke uitbestedingsregelingen kunnen voortvloeien. De moederentiteit van de groep dient:

• a) te zorgen dat in de betrokken entiteiten een inventaris wordt gemaakt, die regelmatig voor raadpleging beschikbaar wordt gesteld, van gevallen van uitbesteding binnen de groep op AML/CFT-gebied om te bepalen welke functie betrekking heeft op welke juridische entiteit;
• b) te waarborgen dat uitbesteding binnen de groep geen negatieve invloed heeft op de naleving van de AML/CFT-verplichtingen door elk van haar dochterondernemingen, bijkantoren of andere vestigingsvormen.

De uitbesteding van AML/CFT-taken aan dienstverleners in derde landen zou onderworpen moeten zijn aan extra waarborgingsmaatregelen. De uitbesteding mag namelijk niet, als gevolg van de locatie van de dienstverlener, leiden tot een hoger risico dat de wet- en regelgevingseisen niet worden nageleefd of dat de uitbestede taken niet efficiënt worden uitgevoerd, dan wel tot een situatie waarin de bevoegde autoriteit wordt belemmerd in de uitoefening van haar toezichthoudende functie met betrekking tot de dienstverlener.