4.2 Rôle et responsabilités du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT

Lorsqu’il décide de désigner ou non le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT conformément à l’article 8, paragraphe 4, de la directive (UE) 2015/849, l’organe de direction doit prendre en compte l’ampleur et la complexité des activités de l’établissement financier ou de crédit et son exposition aux risques de BC/FT en vertu des critères énoncés à la section 4.2.2.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être désigné(e) à un niveau hiérarchique adéquat. Il ou elle doit détenir l’autorité suffisante pour proposer, de sa propre initiative, à l’organe de direction dans sa fonction exécutive et de surveillance toutes les mesures nécessaires ou appropriées afin de garantir le respect et l’efficacité des mesures internes en matière de LBC/FT.

Lorsque le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT est désigné(e) conformément à l’article 8, paragraphe 4, de la directive (UE) 2015/849, l’organe de direction doit déterminer si ce rôle sera rempli à temps plein ou s’il peut être rempli par un(e) employé(e) ou un(e) dirigeant(e) en plus de ses fonctions existantes au sein de l’établissement financier ou de crédit.

Lorsque les fonctions du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doivent être confiées à un(e) employé(e) ou un(e) dirigeant(e) qui remplit déjà d’autres missions ou fonctions au sein de l’établissement financier ou de crédit, l’organe de direction doit identifier et prendre en considération les conflits d’intérêt potentiels et prendre les mesures nécessaires pour les éviter ou, si cela n’est pas possible, les gérer au mieux. L’organe de direction doit s’assurer que cette personne puisse consacrer un temps suffisant aux fonctions de responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit se tenir à la disposition de l’autorité compétente et de la cellule de renseignement financier sur demande, et doit donc normalement être engagé et travailler dans le pays dans lequel l’établissement financier ou de crédit est établi.

En fonction du risque de BC/FT auquel l’établissement financier ou de crédit est exposé et dans la mesure où le droit national le permet, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT peut être engagé pour travailler dans un autre pays. Dans ces cas, l’établissement financier ou de crédit doit disposer des systèmes et contrôles nécessaires pour s’assurer que le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT dispose d’un accès à l’ensemble des informations et systèmes nécessaires à l’exécution de ses tâches et soit disponible pour rencontrer sans délai la cellule de renseignement financier locale et l’autorité compétente. L’établissement financier ou de crédit doit également être en mesure de démontrer à son autorité compétente que les mesures qu’il a mises en place à cet égard sont adéquates et efficaces.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être en mesure d’attribuer et de déléguer ses tâches de la manière énoncée à la section 4.2.4. à d’autres dirigeant(e)s et employé(e)s agissant sous sa direction et sa supervision, à condition que le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT conserve la responsabilité finale de l’exécution effective de ces tâches.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit faire partie de la seconde ligne de défense. À ce titre, il/elle doit relever d’une fonction indépendante, et les conditions suivantes doivent être remplies:

• a) Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être indépendant des branches d’activité ou des unités qu’il ou elle contrôle, et il ou elle ne peut pas être subordonné(e) à une personne responsable de gérer l’une quelconque de ses branches d’activité ou unités.
• b) L’établissement financier ou de crédit a mis en place des procédures internes pour s’assurer que le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT dispose à tout moment d’un accès direct et illimité à l’ensemble des informations nécessaires à l’exécution de ses missions. à cet égard, il lui appartient de décider seul des informations auxquelles il ou elle a besoin d’accéder.
• c) En cas d’incident important, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être en mesure de le signaler et disposer d’un accès direct à l’organe de direction dans sa fonction de surveillance ou à la haute direction en l’absence d’organe de direction.

4.2.2 Critères de proportionnalité concernant la désignation d’un(e) responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT

Un établissement financier ou de crédit doit désigner un(e) responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT, à moins qu’il s’agisse d’un entrepreneur individuel ou qu’il ait un nombre de salariés extrêmement réduit, ou si les raisons énoncées au paragraphe 33 justifient l’absence de désignation.

Lorsque l’organe de direction décide de ne pas désigner de responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT, les raisons doivent être justifiées et documentées, et mentionner explicitement les critères suivants:

• a) la nature de l’activité de l’établissement financier ou de crédit et des risques de BC/FT associés, en prenant en compte son exposition géographique, sa clientèle, ses canaux de distribution et son offre de produits et services;
• b) la taille de ses opérations dans le pays, le nombre de clients, le nombre et le volume de transactions et le nombre de salariés occupant un poste équivalent temps plein;
• c) la forme juridique de l’établissement financier ou de crédit, notamment si l’établissement financier ou de crédit fait partie d’un groupe.

Lorsque aucun(e) responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT n’est désigné(e), l’établissement financier ou de crédit doit organiser l’exécution des tâches du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT (voir ci-dessous section 4.2.4 Tâches et rôle du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT ) par l’un ou l’autre membre de l’organe de direction tel que visé à la section 4.1.3 ou le/la cadre supérieur(e) en charge de la LBC/FT tel(le) que visé(e) à la section 4.1.4, ou en externalisant les fonctions opérationnelles de la manière mentionnée à la section 4.2.6, ou en combinant les options précédentes.

Lorsque le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT agit pour le compte d’au moins deux entités au sein du groupe ou est chargé(e) d’autres tâches, l’établissement financier ou de crédit doit s’assurer que ces désignations multiples permettent tout de même au/à la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT de remplir efficacement ses fonctions. Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT ne peut travailler pour le compte de différentes entités que si ces entités font partie du même groupe. Cependant, compte tenu de la nature spécifique du secteur des organismes de placement collectif⁵ , le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT peut offrir ses services à plusieurs fonds.

4.2.3 Aptitudes, compétences et expertise

⁵ Un organisme de placement collectif ou OPC fait référence à un OPCVM tel que défini à l’article 1, paragraphe 2, de la directive 2009/65/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 juillet 2009 sur la coordination des lois, réglementations et dispositions administratives relatives aux organismes de placement collectif en valeurs mobilières (OPCVM) ou à un fonds d’investissement alternatif tel que défini à l’article 4, paragraphe 1, point a), de la directive 2011/61/UE.

En ce qui concerne le recrutement du personnel visé à l’article 8, paragraphe 4, sous a), de la directive (UE) 2015/849, l’établissement financier ou de crédit doit, avant la désignation, évaluer si le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT possède:

• a) la réputation, la probité et l’intégrité nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
• b) les compétences et l’expertise appropriées en matière de LBC/FT, ce qui comprend les connaissances du cadre juridique et réglementaire applicable en matière de LBC/FT, et la mise en œuvre des politiques, contrôles et procédures en matière de LBC/FT;
• c) une connaissance et une compréhension suffisantes des risques de BC/FT associés au modèle d’affaires de l’établissement financier ou de crédit, pour pouvoir exercer ses fonctions efficacement;
• d) une expérience pertinente en matière d’identification, d’évaluation et de gestion des risques de BC/FT; et
• e) une disponibilité et une ancienneté suffisantes pour pouvoir remplir ses fonctions de manière efficace, indépendante et autonome.

Les établissements financiers ou de crédit doivent s’assurer que le poste de contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT est occupé de manière ininterrompue dans le cadre de sa gestion globale de la continuité de l’activité. Ils doivent prendre des dispositions au cas où le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT ne pourrait pas remplir ses missions et s’assurer de la disponibilité d’un délégué possédant les compétences et l’expertise appropriées pour assumer les fonctions du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT si ce dernier/cette dernière est absent(e) pendant une période donnée ou si son intégrité est remise en cause. 4.2.4 Tâches et rôle du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT

Le rôle et les responsabilités du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doivent être clairement définis et documentés.

• a. Élaboration d’un cadre d’évaluation des risques

En ce qui concerne l’identification et l’évaluation du risque visées à l’article 8, paragraphe 1, de la directive (UE) 2015/849, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit élaborer et maintenir un cadre d’évaluation des risques de BC/FT individuelle et à l’échelle de l’entreprise, conformément aux orientations de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT⁶ .

⁶ Orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT: EBA/GL/2021/02

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit signaler les résultats de l’évaluation visée au § 39 à l’organe de direction par l’intermédiaire du/de la membre de l’organe de direction, ou au/à la cadre supérieur(e) en charge de la LBC/FT, ou directement au cas où il/elle l’estimerait nécessaire. Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit proposer à l’organe de direction les mesures à prendre pour atténuer ces risques. Le lancement d’un nouveau produit ou service ou des modifications significatives apportés à des produits ou services existants, le développement d’un nouveau marché ou le démarrage de nouvelles activités ne doivent pas avoir lieu avant que des ressources suffisantes pour comprendre et gérer les risques associés soient disponibles et mises en œuvre efficacement.

• b. Élaboration de politiques et de procédures

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer que des politiques et des procédures adéquates sont en place, tenues à jour et mises en œuvre de manière efficace et continue. Les politiques et les procédures doivent être proportionnées aux risques de BC/FT identifiés par l’établissement financier ou de crédit. Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit au minimum :

• a) définir les politiques et procédures en matière de LBC/FT que l’établissement financier ou de crédit doit adopter, ainsi que les contrôles et les systèmes à mettre en œuvre conformément à l’article 8, paragraphe 4, de la directive (UE) 2015/849;
• b) s’assurer que les politiques et les procédures en matière de LBC/FT sont mises en œuvre efficacement par l’établissement financier ou de crédit, tel qu’expliqué à la section d. Surveillance du respect des obligations;
• c) s’assurer que les politiques et les procédures en matière de LBC/FT sont révisées régulièrement et modifiées ou mises à jour si nécessaire;
• d) proposer des moyens de faire face à toute modification des exigences légales ou réglementaires ou des risques de BC/FT, ainsi que des moyens de corriger les défaillances ou les lacunes identifiées grâce aux activités de surveillance ou de supervision.

Les politiques, contrôles et procédures visés à l’article 8, paragraphe 4, de la directive (UE) 2015/849 doivent au minimum comprendre ce qui suit:

• a) méthodologie d’évaluation individuelle et à l’échelle de l’entreprise des risques de BC/FT;
• b) mesures de vigilance à l’égard de la clientèle, y compris celles fournies par les orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT⁷ , et processus d’entrée en relation avec de nouveaux clients tel qu’expliqué ci-dessous à la section c. Clients, en particulier pour les clients à haut risque;
• c) remontées internes (analyse des transactions inhabituelles) et envoi de déclarations de transaction suspecte à la cellule de renseignement financier;
• d) conservation des documents et pièces; et
• e) dispositions relatives au suivi du respect des obligations en matière de LBC/FT conformément à la section d. Suivi du respect des obligations.
• c. Clients, y compris clients à haut risque

⁷ Les orientations sur les mesures de vigilance à l’égard de la clientèle et sur les facteurs que les établissements de crédit et les établissements financiers doivent prendre en considération lorsqu’ils évaluent les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme associés aux relations d’affaires individuelles et aux transactions conclues à titre occasionnel (les «orientations sur les facteurs de risque de BC/FT») au titre des articles 17 et 18, paragraphe 4, de la directive (UE) 2015/849: EBA/GL/2021/02

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être consulté avant qu’une décision définitive soit prise concernant l’établissement d’une relation d’affaires avec de nouveaux clients à haut risque ou le maintien des relations d’affaires avec ces derniers, conformément aux politiques internes en matière de LBC/FT basées sur les risques de l’établissement financier ou de crédit, et en particulier dans des situations où l’autorisation de la haute direction est explicitement requise en vertu de la directive (UE) 2015/849. Si la haute direction décide de ne pas suivre les recommandations du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT, elle doit dûment enregistrer sa décision et aborder la manière dont elle propose d’atténuer les risques soulevés par le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT.

• d. Suivi du respect des obligations

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT fait partie de la seconde ligne de défense. À ce titre, il est chargé de suivre si les mesures, politiques, contrôles et procédures mis en œuvre par l’établissement financier ou de crédit sont conformes aux obligations de l’établissement financier ou de crédit en matière de LBC/FT. Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit également suivre l’application effective des contrôles en matière de LBC/FT appliqués par les diverses branches d’activité et unités internes (première ligne de défense).

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer que le cadre en matière de LBC/FT est mis à jour si nécessaire, et en tout état de cause quand des défaillances sont détectées, de nouveaux risques apparaissent ou le cadre juridique ou réglementaire change.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit recommander à l’organe de direction des mesures correctives à prendre pour remédier aux faiblesses de l’établissement financier ou de crédit en matière de LBC/FT, y compris les faiblesses identifiées par les autorités compétentes ou par des auditeurs internes ou externes.

• e. Déclarations à l’organe de direction

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit conseiller l’organe de direction sur les mesures à prendre pour garantir la conformité aux lois, règles, règlements et normes applicables et doit fournir son évaluation de l’incidence potentielle de tout changement apporté au cadre juridique ou réglementaire sur les activités de l’établissement financier ou de crédit et le cadre de vérification de la conformité.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit porter à l’attention du membre de l’organe de direction ou du/de la cadre supérieur(e) en charge de la LBC/FT:

• a) les domaines dans lesquels le fonctionnement des contrôles en matière de LBC/FT doit être mis en œuvre ou amélioré;
• b) les améliorations appropriées suggérées en rapport avec le point a) ci-dessus;
• c) un rapport d’avancement de tout programme correctif significatif, au moins une fois par an dans le cadre du rapport d’activité visé au paragraphe 50 et de façon ponctuelle ou périodique en fonction des améliorations, afin de fournir des informations concernant le niveau d’exposition aux risques de BC/FT, et les mesures prises ou recommandées pour réduire et gérer efficacement ces risques;
• d) si les ressources humaines et techniques allouées à la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT sont insuffisantes et doivent être renforcées.

L’établissement financier ou de crédit doit se tenir prêt à transmettre à l’autorité compétente une copie du rapport d’activité visé au paragraphe 50.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit produire un rapport d’activité au moins une fois par an. Ce rapport d’activité doit être proportionnel à l’ampleur et à la nature des activités de l’établissement financier ou de crédit. Le rapport d’activité

compétentes sous la forme d’autres rapports. Le rapport d’activité doit contenir au moins les informations suivantes:

1) Sur l’évaluation des risques de BC/FT:

• a) un résumé des principales constatations de l’évaluation des risques de BC/FT à l’échelle de l’entreprise, telle que visée à l’article 8 de la directive (UE) 2015/849, lorsque celle-ci a été effectuée l’année écoulée, et une confirmation de son éventuelle demande d’envoi par l’autorité compétente pour l’année de déclaration;⁸
• b) une description de toute modification liée à la méthode utilisée par l’établissement financier ou de crédit pour évaluer le profil de risque de chaque client, en soulignant en quoi une telle modification est alignée avec l’évaluation des risques de BC/FT à l’échelle de l’entreprise de l’établissement financier ou de crédit;
• c) la classification des clients par catégorie de risque, comprenant le nombre de fichiers clients par catégorie de risque pour lesquels des examens et des mises à jour relatifs à la vigilance à l’égard de la clientèle sont encore dus;
• d) des informations et des données statistiques sur:

2) Sur les ressources:

• e) une brève description de la structure de l’organisation en matière de LBC/FT et, le cas échéant, de toute modification significative apportée au cours de l’année écoulée et des motivations sous-jacentes;
• f) une brève description des ressources humaines et techniques allouées à la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT par l’établissement financier ou de crédit;
• g) le cas échéant, la liste des processus de LBC/FT externalisés accompagnée d’une description du contrôle réalisé par l’établissement financier ou de crédit concernant ces activités. 3) Sur les politiques et procédures:
• h) un résumé des mesures importantes prises et des procédures adoptées au cours de l’année, comprenant une brève description des recommandations, problèmes, lacunes et irrégularités identifiés durant l’année de la déclaration;
• i) une description des actions de suivi du respect des obligations entreprises pour évaluer l’application des politiques, contrôles et procédures de LBC/FT de l’établissement financier ou

l’établissement financier ou de crédit, ainsi que le caractère adéquat de tous les outils de suivi employés par l’établissement financier ou de crédit aux fins de LBC/FT;

• j) une description des activités de formation effectuées en matière de LBC/FT, et du plan de formation pour l’année suivante;
• k) un plan d’activités de la fonction du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT pour l’année suivante;

réalisé par l’établissement financier ou de crédit en réponse à celles-ci;

• m) les activités de supervision, y compris les communications avec l’établissement financier ou de crédit, menées à bien par l’autorité compétente, les rapports envoyés, les manquements identifiés et les sanctions imposées ainsi que la manière dont l’établissement financier ou de crédit s’engage à corriger les manquements identifiés et le l’état d’avancement des mesures correctives entreprises, sans préjudice de tout autre rapport périodique pouvant être requis dans le cas d’une activité de surveillance ou d’une action corrective.
• f. Déclarations de transactions suspectes

⁸ Veuillez vous reporter aux orientations de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT concernant la réalisation des évaluation des risques (EBA/GL/2021/02)

En ce qui concerne les obligations de déclaration visées à l’article 33, paragraphe 1, de la directive (UE) 2015/849 qui incombe au/à la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT au titre du paragraphe 2 dudit article, il ou elle doit s’assurer que les autres membres du personnel, qui participent à l’exécution des différents volets de cette fonction, possèdent les compétences, connaissances et aptitudes pour aider à cette tâche. Il convient de prendre dûment en compte la nature sensible et confidentielle des informations pouvant être divulguées ainsi que les obligations de non-divulgation que l’établissement financier ou de crédit doit respecter.

Lorsque le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT transmet des informations à la cellule de renseignement financier conformément à l’article 33, paragraphe 2, de la directive (UE) 2015/849, il ou elle doit s’assurer que les informations sont transmises de manière effective dans un format et par des moyens conformes à toutes les orientations émises par la cellule de renseignement financier nationale. Afin de mener à bien cette mission, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit:

• a) comprendre le fonctionnement et la conception du système de surveillance des transactions, y compris les scénarios couverts en fonction des risques de BC/FT posés à l’établissement financier ou de crédit et les procédures internes destinées à gérer les alertes;
• b) recevoir les rapports provenant des salariés, agents ou distributeurs de l’établissement financier ou de crédit, ou les rapports générés autrement par les systèmes de l’établissement financier ou de crédit, en cas de faits de BC/FT avéré ou soupçonné, ou si une personne peut avoir été, est ou peut être liée à des faits de BC/FT;
• c) s’assurer que ces rapports sont pris en compte rapidement de manière à déterminer s’il est avéré ou soupçonné que des fonds sont le produit d’activités criminelles en lien avec du BC/FT, ou si une personne peut avoir été, est ou peut être liée au BC/FT; le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit également déterminer, documenter et mettre en œuvre un processus de définition de priorités pour les rapports internes reçus, de sorte que les rapports internes concernant des situations présentant un risque particulièrement élevé soient traités avec l’urgence qui s’impose;
• d) dans le cadre de l’évaluation des rapports reçus, tenir un registre de toutes les évaluations réalisées et de tous les retours envoyés ultérieurement par la cellule de renseignement financier pour améliorer la détection de futures transactions suspectes;
• e) s’assurer que les cas avérés ou soupçonnés de BC/FT ou les liens avérés ou soupçonnés d’une personne avec le BC/FT sont rapidement signalés à la cellule de renseignement financier, en envoyant avec la déclaration les faits, éléments circonstanciés ou informations et documents nécessaires pour attester du soupçon ou les cas où il existe des motifs raisonnables de suspecter des faits de BC/FT;
• f) s’assurer d’une réponse rapide et exhaustive à toute demande d’information provenant de la cellule de renseignement financier; et
• g) examiner régulièrement les raisons pour lesquelles des alertes d’activité ou de transaction inhabituelle n’ont pas été remontées sous forme de déclarations internes de manière à déterminer s’il existe des problèmes qui doivent être traités afin de garantir la détection effective d’activités ou de transactions suspectes.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer que les contrôles internes de l’établissement financier ou de crédit lui permettront de se conformer à toutes les orientations fournies par la cellule de renseignement financier.

Les établissement financiers ou de crédit doivent attirer l’attention de leurs dirigeants et employés sur l’obligation de respecter scrupuleusement l’interdiction d’informer le client ou des tiers qu’une analyse est en cours et de limiter l’accès à ces informations aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs missions. Bien qu’il existe une obligation de non-divulgation en vigueur au sein de l’établissement financier ou de crédit, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit tout de même réfléchir attentivement aux personnes auxquelles les informations concernant les éventuelles déclarations envoyées à la cellule de renseignement financier ou une éventuelle demande d’information reçue de la cellule de renseignement financier sont transmises au sein de l’établissement financier ou de crédit. La procédure de déclaration doit être confidentielle et l’identité des personnes impliquées dans l’élaboration et la transmission de la déclaration doit être protégée par la politique de confidentialité.

• g. Formation et sensibilisation

Conformément à l’obligation énoncée à l’article 46, paragraphe 1, de la directive (UE) 2015/849 et tel qu’indiqué dans les orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT⁹ , le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit dûment informer le personnel au sujet des risques de BC/FT auxquels l’établissement financier ou de crédit est exposé, ce qui comprend les méthodes, tendances et typologies de BC/FT, ainsi que de l’approche basée sur les risques mise en œuvre par l’établissement financier ou de crédit pour atténuer ces risques. Ces informations peuvent être diffusées par différentes canaux tels que les bulletins de la société, l’intranet ou les réunions.

⁹ Orientation nº 6: Formation aux orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT: EBA/GL/2021/02

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit surveiller l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de formation continue en matière de LBC/FT. En coopération avec le service des ressources humaines de l’établissement financier ou de crédit, un plan annuel de formation et d’apprentissage du personnel doit être documenté et il convient d’y faire référence dans le rapport d’activité adressé à l’organe de direction conformément au paragraphe 50.

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer que les procédures de déclaration internes adoptées par l’établissement financier ou de crédit sont portées à l’attention de l’ensemble du personnel.

En plus de la formation générale, aux fins de l’article 46, paragraphe 1, de la directive (UE) 2015/849, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit évaluer les besoins de formation spécifiques au sein de l’établissement financier ou de crédit et veiller à ce qu’une formation théorique et pratique adéquate soit dispensée aux personnes exposées à différents niveaux de risques de BC/FT, telles que:

• a) les personnes travaillant au sein de la fonction de vérification de la conformité sous la supervision du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT;
• b) les personnes en contact avec des clients ou chargées d’exécuter leurs transactions (salariés, mandataires et distributeurs);
• c) les personnes responsables d’élaborer des procédures ou des outils internes applicables aux activités pouvant être sensibles au risque de BC/FT.

Le contenu des programmes de formation spécifiques dispensés aux personnes avec des niveaux d’exposition aux risques de BC/FT différents doit être ajusté en fonction de la sensibilité au risque, de la manière décrite dans les orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT¹⁰ .

¹⁰ Orientation nº 6: Formation aux orientations révisées de l’ABE sur les facteurs de risques de BC/FT: EBA/GL/2021/02

Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit définir des indicateurs en matière d’évaluation pour vérifier l’efficacité de la formation dispensée.

Lorsque l’établissement financier ou de crédit adopte un programme de formation et de sensibilisation élaboré à l’étranger, par exemple par son siège social ou par sa société mère, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer que ce programme est adapté à la réglementation applicable au niveau national, ainsi qu’aux typologies de BC/FT et aux activités spécifiques de l’établissement financier ou de crédit.

Lorsque certaines activités de formation sont sous-traitées à un prestataire de services, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit s’assurer i) que le prestataire de services dispose des connaissances requises en matière de LBC/FT pour garantir la qualité de la formation à dispenser, ii) que les conditions de gestion de l’externalisation sont définies et respectées, et iii) que le contenu de cette formation est adapté aux caractéristiques spécifiques de l’établissement financier ou de crédit concerné.

4.2.5 Relation entre la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT et les autres fonctions

La fonction de vérification de la conformité et la fonction de vérification de la conformité indépendante en matière de LBC/FT doivent faire partie de la seconde ligne de défense des établissements financiers et de crédit.

Lorsque la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT est différente de la fonction de vérification de la conformité générale, en plus des dispositions figurant dans les orientations des AES sur la gouvernance interne¹¹ concernant un processus décisionnel transparent et documenté et l’affectation claire de responsabilités et de pouvoirs à l’intérieur de son cadre de contrôle interne, les établissements financiers ou de crédit doivent satisfaire aux dispositions énoncées dans la présente section.

¹¹ Orientations de l’ABE sur la gouvernance interne au titre de la directive 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; orientations de l’AEMF concernant certains aspects de MiFID II relatifs aux exigences de la fonction de vérification de la conformité: ESMA35-36-1946; orientations de l’AEAPP relatives au système de gouvernance: EIOPA-BoS-14/253 FR

La fonction d’audit indépendante visée à l’article 8, paragraphe 4, point b), de la directive (UE) 2015/849 ne doit pas être combinée à la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT.

Lorsqu’ une fonction de gestion des risques existe au sein de l’établissement financier ou de crédit, celle-ci et, le cas échéant, le comité des risques, doivent avoir accès aux informations et données pertinentes nécessaires à l’exécution de leur mission, y compris aux informations et données provenant des fonctions de contrôle interne et d’entreprise pertinentes, telles que la vérification de la conformité en matière de LBC/FT.

Il doit exister une bonne coopération en matière d’échange d’informations entre le/la responsable de la gestion des risques et le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT. Le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit coopérer avec la fonction des risques aux fins de définir des méthodologies en matière de LBC/FT cohérentes avec la stratégie de gestion des risques de l’établissement financier ou de crédit.

4.2.6 Externalisation des fonctions opérationnelles du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT

En plus des orientations des AES relatives à l’externalisation¹² , selon le cas, et lorsque l’externalisation des fonctions opérationnelles du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT est autorisée par le droit national, les établissement financiers ou de crédit doivent tenir compte des principes clés suivants:

• a. La responsabilité finale du respect des obligations juridiques et réglementaires, que les fonctions spécifiques soient externalisées ou non, appartient à l’établissement financier ou de crédit.
• b. Les droits et obligations de l’établissement financier ou de crédit et du prestataire de services doivent être clairement répartis et définis dans un accord écrit.
• c. L’établissement financier ou de crédit s’appuyant sur l’externalisation reste responsable de la surveillance et du contrôle de la qualité du service fourni.
• d. L’externalisation intragroupe doit être soumise au même cadre réglementaire que la sous-traitance à des prestataires de services en dehors du groupe¹³ .
• e. L’externalisation de fonctions ne saurait entraîner la délégation des responsabilités de l’organe de direction. Les décisions stratégiques en matière de LBC/FT ne doivent pas être externalisées. Ces décisions comprennent notamment:
• i. l’approbation de l’évaluation des risques de BC/FT à l’échelle de l’entreprise;
• ii. la décision relative à l’organisation interne du cadre de l’établissement financier et de crédit en matière de LBC/FT;
• iii. l’adoption des politiques et procédures internes de LBC/FT;
• iv. l’approbation de la méthodologie utilisée pour déterminer le risque de BC/FT présenté par une relation d’affaires donnée et l’attribution du profil de risque;
• v. l’approbation des critères à utiliser par l’établissement financier ou de crédit pour détecter les transactions suspectes ou inhabituelles aux fins de réaliser le contrôle continu de la relation d'affaires et/ou de déclaration.

Les établissements financiers et de crédit restent, en dernier ressort, responsables de la décision de déclarer des transactions suspectes à la cellule de renseignement financier, y compris dans des situations où l’identification et la déclaration de transactions suspectes sont externalisées.

¹² Orientations de l’ABE relatives à l’externalisation: EBA/GL/2019/02; orientations de l’AEAPP relatives à la sous-traitance à des prestataires de services en nuage: EIOPA-BoS-20-002; orientations de l’AEMF relatives à la sous-traitance à des prestataires de services en nuage: ESMA50-157-2403

¹³ Point 27 des sections Arrière-plan des orientations de l’ABE relatives à l’externalisation du 25 février 2019: EBA/GL/2019/02

Les établissements financiers et de crédit doivent suivre le processus d’externalisation, tel qu’énoncé dans les orientations de l’ABE relatives à l’externalisation, lorsque des tâches opérationnelles de la fonction du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT sont sous-traitées à un prestataire de services. Cela comprend l’identification et l’évaluation des risques pertinents présentés par l’externalisation, la justification de la décision d’externalisation compte tenu des objectifs poursuivis (si elle vise à garantir une répartition optimale des ressources en matière de LBC/FT à travers le groupe ou sur la base de critères de proportionnalité), la mise en place de mesures de vigilance à l’égard du prestataire de services potentiel, et la contractualisation des obligations respectives des parties à l’’externalisation.

L’établissement financier ou de crédit qui externalise les tâches de la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT doit confier à son/sa responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT:

• i) la surveillance des performances du prestataire de services afin de garantir que l’externalisation permet effectivement à l’établissement financier ou de crédit de remplir toutes ses obligations juridiques et réglementaires en matière de LBC/FT;
• ii) l’exercice d’un contrôle régulier du respect des engagements du prestataire de services découlant de l’accord. Conformément à l’analyse documentée, ce contrôle régulier doit permettre de s’assurer que la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT a les moyens de vérifier et surveiller de manière régulière et occasionnelle le respect des obligations incombant au prestataire de services. En ce qui concerne les données de ses clients, la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT et l’autorité compétente doivent disposer de droits d’accès aux systèmes/bases de données du prestataire de services;
• iii) rendre compte sur l’externalisation à l’organe de direction dans le cadre du rapport d’activité du/de la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT ou chaque fois que les circonstances l’exigent, en particulier afin que toutes les mesures correctives nécessaires soient mises en œuvre dès que possible.

Lorsque l’établissement financier ou de crédit n’a pas de dirigeants ou d’employés propres autres qu’un organe de direction, il peut sous-traiter la fonction de vérification de la conformité en matière de LBC/FT à un prestataire de services. Dans ces cas, le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT doit être le/la responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT de l’un des prestataires de services possédant de l’expérience ou des connaissances concernant le type d’activité ou de transactions réalisées par l’établissement financier ou de crédit.

Dans les cas où l’établissement financier ou de crédit a recours à une externalisation intragroupe, il doit en particulier prendre les mesures nécessaires pour identifier et gérer tout conflit d’intérêt pouvant survenir dans le cadre d’un tel accord d’externalisation. L’entité mère du groupe doit:

• a) s’assurer qu’un inventaire des cas d’externalisation intragroupe en matière de LBC/FT, permettant de déterminer quelle fonction relève de quelle entité juridique, est en place dans les entités concernées et est régulièrement mis à disposition pour consultation; et
• b) s’assurer que l’externalisation intragroupe ne porte pas préjudice au respect des obligations en matière de LBC/FT de chaque filiale, succursale ou autre forme d’établissement.

La sous-traitance de tâches liées à la LBC/FT à des prestataires de services basés dans des pays tiers doit faire l’objet de mesures de protection supplémentaires afin de s’assurer que l’externalisation, du fait de la localisation du prestataire de services, n’augmente pas le risque de manquement aux exigences juridiques et réglementaires ou d’exécution inefficace des tâches externalisées, et ne nuit pas à la capacité de l’autorité compétente à exercer efficacement son pouvoir de surveillance à l’égard du prestataire de services.