4.2 KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno vaidmuo ir atsakomybė

Spręsdamas, ar paskirti KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūną pagal Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalį, valdymo organas turi atsižvelgti į kredito arba finansų įstaigos veiklos mastą ir sudėtingumą bei jos patiriamą PP / TF riziką pagal 4.2.2 skirsnyje nustatytus kriterijus.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti skiriamas vadovybės lygmeniu. Jis turi turėti pakankamai įgaliojimų savo iniciatyva siūlyti priežiūros ir valdymo funkciją atliekančiam valdymo organui visas reikalingas ar tinkamas priemones, kuriomis užtikrinama vidaus KPP / KTF priemonių atitiktis ir veiksmingumas.

Kai KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas skiriamas pagal Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalį, valdymo organas turi nustatyti, ar šios pareigos bus vykdomos visą darbo dieną, ar jas darbuotojas arba pareigūnas gali vykdyti papildomai prie savo esamų funkcijų kredito arba finansų įstaigoje.

Jei KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno funkcijos bus patikėtos pareigūnui ar darbuotojui, kuris kredito arba finansų įstaigoje jau turi kitų pareigų ar funkcijų, valdymo organas turi nustatyti ir apsvarstyti galimus interesų konfliktus ir imtis reikiamų veiksmų, kad jų būtų išvengta, o jei tai neįmanoma, – juos valdyti. Valdymo organas turi užtikrinti, kad tas asmuo galėtų skirti pakankamai laiko KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno funkcijoms atlikti.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti pasiekiamas kompetentingai institucijai ir FŽP to pareikalavus, todėl paprastai turi būti samdomas ir dirbti toje šalyje, kurioje įsteigta kredito arba finansų įstaiga.

Jei tai atitinka PP / TF riziką, su kuria susiduria kredito arba finansų įstaiga, ir tiek, kiek tai leidžiama pagal nacionalinę teisę, darbo sutartis su KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnu gali būti sudaroma kitoje jurisdikcijoje. Tokiais atvejais kredito arba finansų įstaiga turi turėti būtinas sistemas ir kontrolės priemones, užtikrinančias, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turėtų prieigą prie visos reikiamos informacijos ir sistemų, reikalingų jo užduotims atlikti, ir galėtų nedelsdamas susitikti su vietos FŽP ir kompetentinga institucija. Kredito arba finansų įstaiga taip pat turi sugebėti kompetentingai institucijai įrodyti, kad jos įdiegtos priemonės šiuo atžvilgiu yra tinkamos ir veiksmingos.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi galėti paskirti ir perduoti 4.2.4 skirsnyje nurodytas savo užduotis kitiems pareigūnams ir darbuotojams, kuriems jis vadovauja ir juos prižiūri, su sąlyga, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnui ir toliau lieka galutinai atsakingas už veiksmingą tų užduočių vykdymą.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti antrosios gynybos linijos dalis kaip nepriklausomos funkcijos dalis bei turi būti laikomasi toliau nurodytų sąlygų :

• a) KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti nepriklausomas nuo jo kontroliuojamų verslo krypčių ar padalinių ir negali būti pavaldus asmeniui, kuris yra atsakingas už bet kurios iš tų verslo krypčių ar padalinių valdymą.
• b) Kredito arba finansų įstaiga yra nustačiusi vidaus procedūras, kuriomis užtikrinama, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas visada turėtų neribojamą ir tiesioginę prieigą prie visos informacijos, būtinos savo funkcijoms atlikti. Sprendimą dėl to, su kokia informacija jam reikia susipažinti, turi priimti pats KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas.
• c) Įvykus reikšmingam incidentui, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi turėti galimybę pranešti ir turėti galimybę tiesiogiai kreiptis į priežiūros funkciją atliekantį valdymo organą arba vyresniąją vadovybę, jei valdymo organo nėra.

4.2.2. Proporcingumo kriterijai, taikomi skiriant atskirą KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūną

Kredito arba finansų įstaiga turi paskirti atskirą KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūną, išskyrus atvejus, kai ji yra verslo subjektas, veikiantis individualiai, arba turi labai nedaug darbuotojų, arba kai sprendimą jo neskirti pateisina 33 dalyje nurodytos priežastys.

Kai valdymo organas nusprendžia neskirti atskiro KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno, priežastys turi būti pagrįstos ir dokumentuotos, ir turi būti aiškiai remiamasi bent šiais kriterijais:

• a) kredito arba finansų įstaigos veiklos pobūdis ir su ja susijusi PP / TF rizika, atsižvelgiant į jos geografinį pažeidžiamumą, klientų bazę, platinimo kanalus ir siūlomus produktus bei paslaugas;
• b) jos veiklos jurisdikcijoje apimtis, klientų skaičius, sandorių skaičius ir apimtis bei visą darbo dieną dirbančių darbuotojų skaičius;
• c) kredito arba finansų įstaigos teisinė forma, įskaitant tai, ar kredito arba finansų įstaiga priklauso grupei.

Jei atskiras KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas nepaskirtas, kredito arba finansų įstaiga turi pasirūpinti, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno užduotis (žr. 4.2.4 skirsnį „KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno užduotys ir vaidmuo“) vykdytų 4.1.3 skirsnyje nurodytas valdymo organo narys arba 4.1.4 skirsnyje nurodytas už KPP / KTF atsakingas vyresnysis vadovas, arba kad 4.2.6 skirsnyje nurodytos vykdomosios funkcijos būtų pavestos išorės paslaugų teikėjams, arba būtų parinktos kelios anksčiau išvardintos galimybės

Kai KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas veikia dviejuose ar daugiau grupės subjektų arba jam pavedamos kitos užduotys, kredito arba finansų įstaiga turi užtikrinti, kad eidamas kelias pareigas KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas galėtų vis tiek veiksmingai vykdyti savo funkcijas. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi dirbti skirtinguose subjektuose tik tuo atveju, jei šie subjektai priklauso tai pačiai grupei. Tačiau dėl specifinio kolektyvinio investavimo subjektų sektoriaus pobūdžio⁵ KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas galėtų dirbti keliems fondams.

4.2.3. Tinkamumas, įgūdžiai ir kompetencija

⁵ Kolektyvinio investavimo subjektas arba KIS – KIPVPS, kaip apibrėžta 2009 m. liepos 13 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyvos 2009/65/EB dėl įstatymų ir kitų teisės aktų, susijusių su kolektyvinio investavimo į perleidžiamus vertybinius popierius subjektais (KIPVPS), derinimo 1 straipsnio 2 dalyje, arba AIF, kaip apibrėžta Direktyvos 2011/61/ES 4 straipsnio 1 dalies a punkte.

Kalbant apie Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalies a punkte nurodytą darbuotojų tikrinimą, kredito arba finansų įstaigos prieš skirdamos darbuotoją turi įvertinti, ar KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi:

• a) tinkamą reputaciją, pasižymi sąžiningumu ir nepriekaištingumu, kurie yra būtini jo funkcijoms atlikti;
• b) tinkamus KPP / KTF srities įgūdžius ir kompetenciją, įskaitant žinias apie taikomą teisinę ir reguliavimo KPP / KTF sistemą ir KPP / KTF politikos, kontrolės priemonių ir procedūrų įgyvendinimą;
• c) pakankamai žinių ir supratimo apie PP / TF riziką, susijusią su kredito arba finansų įstaigos verslo modeliu, kad galėtų veiksmingai atlikti savo funkcijas;
• d) atitinkamą patirtį, susijusią su PP / TF rizikos nustatymu, vertinimu ir valdymu; ir
• e) pakankamai laiko ir darbo stažo, kad galėtų veiksmingai, savarankiškai ir nepriklausomai vykdyti savo funkcijas.

Kredito arba finansų įstaigos turi užtikrinti, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcija būtų nuolat vykdoma kaip bendro veiklos tęstinumo valdymo dalis. Ji turi apimti galimybę KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnui nustoti vykdyti savo funkcijas ir galimybę paskirti tinkamų įgūdžių ir patirties turintį įgaliotinį, kuris perimtų KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno funkcijas tuo atveju, jei jo kurį laiką nebūtų arba jei kiltų abejonių dėl KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno sąžiningumo.

4.2.4. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno užduotys ir vaidmuo

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno vaidmuo ir pareigos turi būti aiškiai apibrėžtos ir dokumentuotos.

• a. Rizikos vertinimo sistemos nustatymas

Kalbant apie Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 1 dalyje nurodytos rizikos nustatymą ir vertinimą, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi parengti ir palaikyti PP / TF rizikos vertinimo sistemą, skirtą visos veiklos įmonės ir individualiems PP / TF rizikos vertinimams, vadovaudamasis EBI gairėmis dėl PP / TF rizikos veiksnių⁶ .

⁶ EBI peržiūrėtos gairės dėl PP / TF rizikos veiksnių: EBA/GL/2021/02

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas apie visos veiklos įmonės ir individualaus PP / TF rizikos vertinimo rezultatus turi pranešti valdymo organui per valdymo organo narį arba už KPP / KTF atsakingam vyresniajam vadovui arba tiesiogiai, jei mano, kad tai būtina. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi pasiūlyti valdymo organui priemones, kurių reikia imtis šiai rizikai sumažinti. Naujo produkto ar paslaugos įvedimas į rinką arba reikšmingi esamų produktų ar paslaugų pakeitimai, naujos rinkos kūrimas arba naujos veiklos vykdymas neturi prasidėti, kol nėra tinkamų išteklių susijusiai rizikai suprasti ir valdyti ir kol jie nėra veiksmingai įdiegti.

• b. Politikos ir procedūrų nustatymas

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad būtų parengta, nuolat atnaujinama ir veiksmingai įgyvendinama tinkama politika ir procedūros. Politika ir procedūros turi atitikti kredito arba finansų įstaigos nustatytą PP / TF riziką. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi bent:

• a) nustatyti KPP / KTF politiką ir procedūras, kurias turi patvirtinti kredito arba finansų įstaiga, taip pat kontrolės priemones ir sistemas, kurios turi būti įgyvendintos pagal Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalį;
• b) užtikrinti, kad kredito arba finansų įstaiga veiksmingai įgyvendintų KPP / KTF politiką ir procedūras, kaip paaiškinta d skirsnyje „Atitikties stebėsena“;
• c) užtikrinti, kad KPP / KTF politika ir procedūros būtų reguliariai peržiūrimos ir prireikus keičiamos arba atnaujinamos;
• d) siūlyti, kaip reaguoti į bet kokius teisinių ar reguliavimo reikalavimų arba PP / TF rizikos pokyčius, taip pat kaip geriausiai šalinti trūkumus, nustatytus vykdant stebėseną ar priežiūrą.

Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalyje nurodyta politika, kontrolės priemonės ir procedūros turi apimti bent šiuos dalykus:

• a) visos veiklos įmonės ir individualią PP / TF rizikos vertinimo metodiką;
• b) deramą klientų tikrinimą, įskaitant EBI peržiūrėtose gairėse dėl PP / TF rizikos veiksnių⁷ numatytą tikrinimą, ir klientų, ypač didelės rizikos klientų, priėmimo procesą, kaip paaiškinta toliau c skirsnyje „Klientai“;
• c) vidaus ataskaitų teikimą (neįprastų sandorių analizę) ir pranešimų apie įtartinus sandorius teikimą FŽP;
• d) įrašų tvarkymą; ir
• e) nuostatas dėl KPP / KTF atitikties stebėsenos, kaip nurodyta d skirsnyje „Atitikties stebėsena“.
• c. Klientai, įskaitant didelės rizikos klientus

⁷ Gairės pagal Direktyvos (ES) 2015/849 17 straipsnį ir 18 straipsnio 4 dalį dėl deramo klientų tikrinimo ir veiksnių, į kuriuos kredito ir finansų įstaigos turėtų atsižvelgti vertindamos su atskirais dalykiniais santykiais ir vienkartiniais sandoriais ir (ar) operacijomis susijusią pinigų plovimo ir teroristų finansavimo riziką (Gairės dėl PP / TF rizikos veiksnių): EBA/GL/2021/02.

Prieš vyresniajai vadovybei priimant galutinį sprendimą dėl naujų didelės rizikos klientų priėmimo ar ba dalykinių santykių su didelės rizikos klientais tęsimo, vadovaujantis rizika pagrįsta kredito arba finansų įstaigos vidaus KPP / KTF politika, ir ypač tais atvejais, kai Direktyvoje (ES) 2015/849 aiškiai įtvirtinamas privalomas vyresniosios vadovybės pritarimas, reikėtų pasikonsultuoti su KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnu. Jei vyresnioji vadovybė nusprendžia nepaisyti KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno patarimo, ji turi tinkamai užfiksuoti savo sprendimą ir nurodyti, kaip ji siūlo sumažinti KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno identifikuotą riziką.

• d. Atitikties stebėsena

Antrajai gynybos linijai priklausantis KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti atsakingas už stebėseną, ar kredito arba finansų įstaigos įgyvendinamos priemonės, politika, kontrolės priemonės ir procedūros atitinka kredito arba finansų įstaigos KPP / KTF įsipareigojimus. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas taip pat turi prižiūrėti, kaip veiksmingai taikomos verslo krypčių ir vidaus padalinių taikomos KPP / KTF kontrolės priemonės (pirmoji gynybos linija).

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad KPP / KTF sistema būtų atnaujinama, kai to reikia, ir bet kuriuo atveju, kai nustatomi trūkumai, atsiranda nauja rizika arba pasikeičia teisinė ar reguliavimo sistema.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi rekomenduoti valdymo organui korekcines priemones, kurių reikia imtis siekiant pašalinti nustatytus kredito arba finansų įstaigos KPP / KTF sistemos trūkumus, įskaitant kompetentingų institucijų arba vidaus ar išorės auditorių nustatytus trūkumus.

• e. Atskaitomybė valdymo organui

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi teikti valdymo organui rekomendacijas dėl priemonių, kurių reikia imtis siekiant užtikrinti galiojančių įstatymų, normų, reglamentų ir standartų laikymąsi, ir turi teikti savo vertinimą dėl galimo bet kokių teisinės ar reguliavimo aplinkos pokyčių poveikio įstaigos veiklai ir atitikties užtikrinimo sistemai.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi atkreipti valdymo organo nario arba už KPP / KTF atsakingo vyresniojo vadovo dėmesį į:

• a) sritis, kuriose turėtų būti įgyvendintos arba patobulintos KPP / KTF kontrolės priemonės;
• b) atitinkamus patobulinimus, siūlomus atsižvelgiant į a punktą;
• c) bet kokią reikšmingą korekcinių programų pažangos ataskaitą, ne rečiau kaip kartą per metus kaip 50 punkte nurodytos veiklos ataskaitos dalį ir ad hoc pagrindu arba periodiškai, atsižvelgiant į patobulinimus, kad būtų pateikta informacija apie PP / TF rizikos lygį i r priemones, kurių imtasi arba kurių rekomenduojama imtis šiai rizikai sumažinti ir veiksmingai valdyti;
• d) tai, ar KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijai skirti žmogiškieji ir techniniai ištekliai yra nepakankami ir turėtų būti sustiprinti.

Kredito arba finansų įstaiga turi būti pasirengusi pateikti kompetentingai institucijai 50 dalyje nurodytos veiklos ataskaitos kopiją.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi bent kartą per metus parengti veiklos ataskaitą. Veiklos ataskaita turi būti proporcinga kredito arba finansų įstaigos veiklos mastui ir pobūdžiui. Prireikus veiklos ataskaita gali būti grindžiama informacija, kuri jau buvo nusiųsta nacionalinėms kompetentingoms institucijoms kitų ataskaitų forma. Į veiklos ataskaitą turi būt i įtraukta bent ši informacija:

1) Dėl PP / TF rizikos vertinimo:

2015/849 8 straipsnyje, pagrindinių išvadų santrauka, jei toks atnaujinimas buvo atliktas praėjusiais metais, ir patvirtinimas, ar kompetentinga institucija reikalavo jį pateikti ataskaitiniais metais;⁸

• b) bet kokių pokyčių, susijusių kredito arba finansų įstaigos taikomu individualaus kliento rizikos profilio vertinimo metodu, aprašymą, pabrėžiant, kaip toks pokytis suderintas su visos veiklos kredito arba finansų įstaigos PP / TF rizikos vertinimu;
• c) klientų klasifikavimas pagal rizikos kategorijas, įskaitant klientų bylų, kurių išsamaus klientų tikrinimo peržiūros ir atnaujinimai dar neatlikti, skaičių pagal rizikos kategorijas;
• d) informacija ir statistiniai duomenys apie:

2) Dėl išteklių:

• e) glaustas KPP / KTF organizacinės struktūros aprašymas ir, jei reikia, bet kokie reikšmingi praėjusių metų pokyčiai bei juos pagrindžiantys argumentai;
• f) trumpas žmogiškųjų ir techninių išteklių, kuriuos kredito arba finansų įstaiga skiria KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijai, aprašymas;
• g) jei taikoma, KPP / KTF procesų, perduotų išorės paslaugų teikėjams, sąrašas ir kredito arba finansų įstaigos vykdomos šios veiklos priežiūros aprašymas.

3) Dėl politikų ir procedūrų:

• h) svarbių priemonių, kurių buvo imtasi, ir per metus priimtų procedūrų santrauka, įskaitant glaustą rekomendacijų, problemų, trūkumų ir pažeidimų, nustatytų ataskaitiniais metais, aprašymą;
• i) atitikties stebėsenos veiksmų, kurių imtasi siekiant įvertinti, kaip kredito arba finansų įstaigos darbuotojai, agentai, platintojai ir paslaugų teikėjai taiko kredito arba finansų įstaigos KPP / KTF politiką, kontrolės priemones ir procedūras, taip pat bet kokių kredito arba finansų įstaigos KPP / KTF tikslais naudojamų stebėsenos priemonių tinkamumo aprašymas;
• j) aprašymas įvykdytų KPP / KTF mokymų ir kitų metų mokymų planas;
• k) kitų metų KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno veiklos planas;
• l) vidaus ir išorės auditų išvados susijusių su KPP / KTF ir visa kredito arba finansų įstaigos pažanga, padaryta siekiant pašalinti šiose išvadose nustatytus trūkumus;
• m) kompetentingos institucijos vykdoma priežiūros veikla, įskaitant bendravimą su kredito arba finansų įstaiga, pateiktos ataskaitos, nustatyti pažeidimai ir taikytos sankcijos, taip pat kaip kredito arba finansų įstaiga imasi ištaisyti nustatytus pažeidimus ir kokiame etape vykdomi taisomieji veiksmai, kartu teikiant ir kitas periodines ataskaitas, kurias gali būti reikalinga teikti, kai vykdoma priežiūros veikla ar imamasi taisomųjų veiksmų.
• f. Pranešimai apie įtartinus sandorius

⁸ Žr. EBI gaires dėl PP / TF rizikos veiksnių atliekant rizikos vertinimą (EBA/GL/2021/02).

Kalbant apie Direktyvos (ES) 2015/849 33 straipsnio 2 dalyje numatytą KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno pareigą perduoti to straipsnio 1 dalyje nurodytą informaciją, jis/ji turi įsitikinti, kad kiti darbuotojai, kurių pagalbos prašoma vykdant šios funkcijos aspektus, turi įgūdžių, žinių ir yra tinkami padėti atlikti šią užduotį. Reikia tinkamai atsižvelgti į informacijos, kuri gali būti atskleista, jautrumą ir konfidencialumą bei į įsipareigojimus neatskleisti informacijos, kurių turi laikytis kredito arba finansų įstaiga.

Perduodamas informaciją FŽP pagal Direktyvos (ES) 2015/849 33 straipsnio 2 dalį, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad informacija būtų veiksmingai perduodama tokia forma ir tokiomis priemonėmis, kurios atitinka visas nacionalinio FŽP paskelbtas gaires. Atlikdamas savo pareigas pagal tą nuostatą, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi:

• a) suprasti sandorių stebėsenos sistemos veikimą ir struktūrą, įskaitant scenarijus, kuriems taikoma pagal kredito arba finansų įstaigai kylančią PP / TF riziką, ir vidaus procedūras, skirtas įspėjimams tvarkyti;
• b) gauti pranešimus iš kredito arba finansų įstaigos darbuotojų, atstovų ar platintojų arba kitaip kredito arba finansų įstaigos sistemų sukurtus pranešimus apie žinias ar įtarimus dėl PP / TF arba apie tai, kad asmuo galėjo būti, yra ar gali būti susijęs su PP / TF;
• c) užtikrinti, kad šie pranešimai būtų išnagrinėti nedelsiant, siekiant nustatyti, ar yra žinių arba įtarimų, kad lėšos yra gautos iš nusikalstamos veiklos, įskaitant PP / TF, arba ar asmuo galėjo būti, yra ar gali būti susijęs su PP/TF; KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas taip pat turi nustatyti, dokumentuoti ir įgyvendinti gautų vidaus pranešimų prioritetų nustatymo procesą, kad vidaus pranešimai, susiję su ypač didelės rizikos situacijomis, būtų nagrinėjami skubos tvarka;
• d) vertindamas gautus pranešimus, registruoti visus atliktus vertinimus ir visus vėliau iš FŽP gautus atsiliepimus, kad ateityje būtų galima geriau nustatyti įtartinus sandorius;
• e) užtikrinti, kad apie žinias ar įtarimus dėl PP / TF arba apie asmens sąsajas su PP / TF būtų nedelsiant pranešama FŽP, kartu su pranešimu pateikiant tokius faktus, duomenis apie įvykius ar informaciją ir dokumentus, kurių reikia įtarimams arba atvejams, kai yra pagrįstų priežasčių įtarti PP / TF, pagrįsti;
• f) užtikrinti, kad būtų greitai ir išsamiai atsakyta į visus FŽP prašymus pateikti informaciją; ir
• g) reguliariai nagrinėti priežastis, dėl kurių įspėjimai apie neįprastą veiklą ar sandorius nebuvo vertinami kaip vidaus pranešimai, kad būtų galima nustatyti, ar yra kokių nors problemų, kurias reikia spręsti siekiant užtikrinti veiksmingą įtartinos veiklos ar sandorių nustatymą.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad kredito arba finansų įstaigos vidaus kontrolė leistų jai laikytis visų FŽP pateiktų gairių.

Kredito arba finansų įstaigos turi atkreipti savo vadovų ir darbuotojų dėmesį į pareigą griežtai laikytis draudimo informuoti klientą ar trečiąsias šalis apie tai, kad atliekamas ar gali būti pradėtas PP / TF tyrimas, ir suteikti prieigą prie šios informacijos tik tiems asmenims, kuriems ji reikalinga jų funkcijoms atlikti. Nors kredito arba finansų įstaigoje taikomas įpareigojimas neatskleisti informacijos, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas vis tiek turi atidžiai įvertinti, kam kredito arba finansų įstaigoje yra teikiama informacija apie FŽP pateiktas ataskaitas arba iš FŽP gautą prašymą pateikti informaciją. Pranešimų apie įtartiną sandorį teikimo procedūra turi būti konfidenciali, o asmenų, dalyvaujančių rengiant ir perduodant pranešimus, tapatybė turi būti saugoma pagal privatumo politiką.

• g. Mokymai ir suvokimas

Vykdant Direktyvos (ES) 2015/849 46 straipsnio 1 dalyje nustatytą pareigą ir kaip nurodyta EBI peržiūrėtose gairėse dėl PP / TF rizikos veiksnių⁹ , KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi tinkamai informuoti darbuotojus apie PP / TF riziką, su kuria susiduria kredito arba finansų įstaiga, įskaitant PP / TF metodus, tendencijas ir tipologijas, taip pat apie rizika pagrįstą metodą, kurį kredito arba finansų įstaiga taiko šiai rizikai mažinti. Ši informacija gali būti teikiama įvairiomis formomis, pavyzdžiui, įmonės laiškuose, intranete, susitikimuose.

⁹ 6 gairė. Mokymas apie EBI peržiūrėtas gaires dėl PP / TF rizikos veiksnių: EBA/GL/2021/02

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi prižiūrėti, kaip rengiama ir įgyvendinama nuolatinė KPP / KTF mokymo programa. Bendradarbiaujant su kredito arba finansų įstaigos žmogiškųjų išteklių skyriumi, metinis darbuotojų mokymo ir švietimo planas turi būti parengtas remiantis dokumentais ir nurodytas valdymo organui teikiamoje veiklos ataskaitoje, kaip nurodyta 50 punkte.

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad visi darbuotojai būtų supažindinti su kredito arba finansų įstaigos priimtomis vidaus ataskaitų teikimo procedūromis.

Papildomai prie bendrųjų mokymų, Direktyvos (ES) 2015/849 46 straipsnio 1 dalies tikslais KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi įvertinti konkrečius mokymo poreikius kredito arba finansų įstaigoje ir užtikrinti, kad būtų rengiami tinkami teoriniai ir praktiniai mokymai asmenims, susiduriantiems su skirtingo lygio PP / TF rizika, pvz.:

• a) asmenims, vykdantiems atitikties užtikrinimo funkciją, už kurią atsako KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas;
• b) asmenims, kurie bendrauja su klientais arba kuriems pavesta vykdyti jų sandorius (darbuotojams, agentams ir platintojams);
• c) asmenims, atsakingiems už procedūrų ar vidaus priemonių, taikomų veiklai, kuri gali būti susijusi su PP / TF rizika, kūrimą.

Specialių mokymo programų, skirtų asmenims, kurie skirtingu lygiu susiduria su PP / TF rizika, turinys turi būti pritaikytas atsižvelgiant į riziką, kaip aprašyta EBI peržiūrėtose gairėse dėl PP / TF rizikos veiksnių¹⁰ .

¹⁰ 6 gairė. Mokymas apie EBI peržiūrėtas gaires dėl PP / TF rizikos veiksnių: EBA/GL/2021/02

KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi nustatyti vertinimo rodiklius, pagal kuriuos būtų galima patikrinti suteiktų mokymų veiksmingumą.

Jei kredito arba finansų įstaiga priima užsienyje, pavyzdžiui, savo registruotos buveinės ar patronuojančiosios bendrovės, parengtą mokymo ir suvokimo didinimo programą, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad ši programa būtų pritaikyta prie nacionaliniu lygmeniu taikomų teisinių ir reguliavimo taisyklių, taip pat atsižvelgiant į PP / TF tipologijas ir konkrečią kredito arba finansų įstaigos veiklą.

Kai tam tikra mokymo veikla perduodama paslaugų teikėjui, KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi užtikrinti, kad i) paslaugų teikėjas turėtų reikiamų KPP / KTF žinių, kad būtų užtikrinta teikiamų mokymų kokybė, ii) kad būtų nustatytos užsakomųjų paslaugų valdymo sąlygos ir kad jų būtų laikomasi ir iii) kad šių mokymų turinys būtų pritaikytas prie atitinkamos kredito arba finansų įstaigos veiklos specifikos .

4.2.5. KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijos ir kitų funkcijų tarpusavio ryšys

Tiek atitikties užtikrinimo funkcija, tiek nepriklausoma KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcija turi būti kredito ir finansų įstaigų antroje gynybos linijoje .

Jei KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcija skiriasi nuo bendrosios atitikties užtikrinimo funkcijos, be EPI vidaus valdymo gairių¹¹ nuostatų dėl skaidraus ir dokumentais pagrįsto sprendimų priėmimo proceso ir aiškaus atsakomybės ir įgaliojimų paskirstymo vidaus kontrolės sistemoje, kredito arba finansų įstaigos turi laikytis šiame skirsnyje išdėstytų nuostatų.

¹¹ EBI vidaus valdymo gairės pagal Direktyvą 2013/36/ES: EBA/GL/2021/05; ESMA gairės dėl tam tikrų FPRD II atitikties užtikrinimo funkcijos reikalavimų aspektų: ESMA35 - 36 - 1946; EIOPA valdymo sistemos gairės: EIOPA - BoS - 14/253 EN

Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 4 dalies b punkte nurodyta nepriklausomo audito funkcija neturi būti sujungta su KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcija.

Rizikos valdymo funkcija, jei kredito arba finansų įstaiga turi rizikos valdymo funkciją, ir rizikos komitetas, jei jis įsteigtas, turi turėti galimybę susipažinti su atitinkama informacija ir duomenimis, reikalingais jų funkcijoms atlikti, įskaitant informaciją ir duomenis, gautus iš atitinkamų įmonės ir vidaus kontrolės funkcijų, pavyzdžiui, KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijos.

Rizikos valdymo vadovas ir KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi tinkamai bendradarbiauti, kad galėtų keistis informacija. KPP / KTF atitikties pareigūnas turi bendradarbiauti su rizikos funkcija, siekdamas nustatyti KPP / KTF metodikas, atitinkančias kredito arba finansų įstaigos rizikos valdymo strategiją.

4.2.6. KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno vykdomųjų funkcijų perdavimas kitiems asmenims

Be EPI gairių dėl užsakomųjų paslaugų teikimo¹² , kai taikoma, ir tais atvejais, kai pagal nacionalinę teisę leidžiama pavesti atlikti KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno vykdomąsias funkcijas, kredito arba finansų įstaigos turi atsižvelgti į šiuos pagrindinius principus:

• a. Galutinė atsakomybė už teisinių ir reguliavimo įsipareigojimų laikymąsi, nepriklausomai nuo to, ar tam tikros funkcijos perduotos ar ne, tenka kredito arba finansų įstaigai.
• b. Kredito arba finansų įstaigos ir paslaugų teikėjo teisės ir pareigos turi būti aiškiai nustatytos ir įtvirtintos rašytiniame susitarime.
• c. Kredito arba finansų įstaiga, kuri remiasi užsakomųjų paslaugų teikimo susitarimu, turi ir toliau būti atsakinga už teikiamų paslaugų kokybės stebėseną ir priežiūrą.
• d. Užsakomosioms paslaugoms grupės viduje turi būti taikoma ta pati reguliavimo sistema kaip ir užsakomosioms paslaugoms, perduotoms grupei nepriklausantiems paslaugų teikėjams¹³ .
• e. Funkcijų perdavimas negali apimti valdymo organo pareigų funkcijų perdavimo. Su KPP / KTF susijusių strateginių sprendimų priėmimas neturi būti perduodamas kitiems subjektams. Šie sprendimai visų pirma apima:
• i. visos įmonės mastu atliekamo PP / TF vertinimo patvirtinimą;
• ii. sprendimą dėl kredito ir finansų įstaigos KPP / KTF sistemos vidaus organizavimo;
• iii. KPP / KTF vidaus politikos ir procedūrų patvirtinimą;
• iv. metodikos, naudojamos siekiant nustatyti PP / TF riziką, kylančią dėl tam tikrų dalykinių santykių, ir rizikos profilio priskyrimo patvirtinimą;
• v. kriterijų, kuriuos kredito arba finansų įstaiga naudos įtartiniems ar neįprastiems sandoriams aptikti nuolatinės stebėsenos ir (arba) ataskaitų teikimo tikslais, patvirtinimą.

Kredito ir finansų įstaigos lieka galutinai atsakingos už sprendimą pranešti FŽP apie įtartinus sandorius, įskaitant atvejus, kai įtartinų sandorių nustatymas ir pranešimų apie juos teikimas perduodamas išorės paslaugų teikėjams.

¹² EBI gairės dėl užsakomųjų paslaugų: EBA/GL/2019/02; EIOPA užsakomųjų paslaugų perdavimo debesijos paslaugų teikėjams gairės: EIOPA - BoS -20- 002; ESMA užsakomųjų paslaugų perdavimo debesijos paslaugų teikėjams gairės: ESMA50 - 157 - 2403.

¹³ 2019 m. vasario 25 d. EBI gairių dėl užsakomųjų paslaugų 27 punktas: EBA/GL/2019/02.

Kai KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno funkcijos operatyvinės funkcijos perduodamos paslaugų teikėjui, kredito ir finansų įstaigos turi laikytis EBI gairėse dėl užsakomųjų paslaugų nustatyto užsakomųjų paslaugų teikimo proceso. Tai apima atitinkamos su užsakomosiomis paslaugomis susijusios rizikos nustatymą ir vertinimą, sprendimo dėl užsakomųjų paslaugų teikimo pagrindimą atsižvelgiant į siekiamus tikslus (ar juo siekiama užtikrinti optimalų KPP / KTF išteklių paskirstymą visoje grupėje ar remiantis proporcingumo kriterijais), deramą būsimo paslaugų teikėjo tikrinimą ir užsakomųjų paslaugų teikimo sutarties sudarymą.

Kredito arba finansų įstaiga, kuri kitiems asmenims perduoda vykdyti KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijos užduotis, turi patikėti savo KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnui:

• i) stebėti paslaugų teikėjo veiklos rezultatus, siekiant užtikrinti, kad užsakomosios paslaugos veiksmingai leistų kredito arba finansų įstaigai laikytis visų teisinių ir reguliavimo KPP / KTF įsipareigojimų;
• ii) reguliariai kontroliuoti, kaip paslaugų teikėjas laikosi iš sutarties kylančių įsipareigojimų. Remiantis dokumentais pagrįsta analize, reguliari kontrolė turi užtikrinti, kad KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijai būtų suteiktos priemonės reguliariai ir tam tikrais atvejais tikrinti ir stebėti, kaip paslaugų teikėjas laikosi jam tenkančių įsipareigojimų. Kalbant apie kliento duomenis, KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcija ir kompetentinga institucija turi turėti prieigos prie paslaugų teikėjo sistemų ir (arba) duomenų bazių teises;
• iii) teikti valdymo organui ataskaitas apie užsakomąsias paslaugas kaip dalį KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno veiklos ataskaitos arba kai to reikalauja aplinkybės, visų pirma tam, kad kuo greičiau būtų įgyvendintos visos būtinos taisomosios priemonės.

Jei kredito arba finansų įstaiga neturi kitų savo pareigūnų ar darbuotojų, tik valdymo organą, ji gali pavesti KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkciją paslaugų teikėjui. Tokiais atvejais KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi būti vieno iš paslaugų teikėjų KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas, turintis patirties ar žinių apie kredito arba finansų įstaigos vykdomą veiklą ar sandorius.

Tais atvejais, kai kredito arba finansų įstaiga naudojasi grupės vidaus užsakomosiomis paslaugomis, ji pirmiausiai turi imtis priemonių, būtinų nustatyti ir valdyti bet kokius interesų konfliktus, galinčius kilti dėl tokios užsakomųjų paslaugų teikimo sutarties. Grupės patronuojančioji įstaiga turi:

• a) užtikrinti, kad atitinkamuose subjektuose būtų sudarytas grupės vidaus KPP / KTF užsakomųjų paslaugų sąrašas, siekiant nustatyti, kuri funkcija susijusi su kuriuo juridiniu asmeniu, ir kad su juo būtų galima reguliariai susipažinti; ir
• b) užtikrinti, kad grupės vidaus užsakomosios paslaugos nekeltų pavojaus, kad kiekviena patronuojamoji įmonė, filialas ar kitokios formos padalinys nesilaikys savo KPP / KTF įsipareigojimų.

Su KPP / KTF susijusioms užsakomosioms užduotims, kurios pavedamos trečiosiose šalyse įsisteigusiems paslaugų teikėjams, turi būti taikomos papildomos apsaugos priemonės, siekiant užtikrinti, kad dėl paslaugų teikėjo buvimo vietos nepadidėtų teisinių ir reglamentavimo reikalavimų nesilaikymo ar neveiksmingo užsakomųjų užduočių vykdymo rizika ir kad tai netrukdytų kompetentingai institucijai veiksmingai naudotis savo priežiūros įgaliojimais paslaugų teikėjo atžvilgiu.