4.2 Rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Vid beslut om huruvida den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ska utses i enlighet med artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ledningsorganet ta hänsyn till omfattningen och komplexiteten i kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och dess riskexponering för penningtvätt och finansiering av terrorism i enlighet med de kriterier som anges i avsnitt 4.2.2.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör utses på företagsledningsnivå. Han eller hon bör ha tillräckliga befogenheter att på eget initiativ föreslå alla nödvändiga eller lämpliga åtgärder för ledningsorganet i dess tillsyns- och ledningsfunktion för att säkerställa att de interna åtgärderna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism efterlevs och är effektiva.

I de fall den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utses i enlighet med artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ledningsorganet bestämma om denna roll ska utövas på heltid eller om den kan utföras av en anställd eller befattningshavare utöver dennes befintliga uppgifter inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

I de fall uppgifterna för regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ska anförtros en befattningshavare eller anställd som redan har andra uppgifter eller funktioner inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet, bör ledningsorganet identifiera och beakta eventuella intressekonflikter och vidta de åtgärder som krävs för att undvika eller, om detta inte är möjligt, hantera dessa. Ledningsorganet bör säkerställa att personen i fråga kan avsätta tillräckligt med tid till rollen som regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör på begäran ställa sig till den behöriga myndighetens och finansunderrättelseenhetens förfogande och bör därför normalt anlitas och arbeta i det land där kreditinstitutet eller det finansiella institutet är etablerat.

Om det står i proportion till den risk för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för och i den utsträckning detta är tillåtet enligt nationell lagstiftning kan den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism anlitas för att arbeta i en annan jurisdiktion. I sådana fall bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet ha de system och kontroller som krävs för att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har tillgång till alla nödvändiga uppgifter och system som krävs för att han eller hon ska kunna utföra sina uppgifter och är tillgänglig för att utan dröjsmål möta den lokala finansunderrättelseenheten och den behöriga myndigheten. Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör också kunna visa för den relevanta behöriga myndigheten att de åtgärder som det har vidtagit i detta avseende är lämpliga och effektiva.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör kunna tilldela och delegera sina uppgifter i enlighet med avsnitt 4.2.4 till andra befattningshavare och anställda som agerar under hans eller hennes ledning och tillsyn, förutsatt att det yttersta ansvaret för att dessa uppgifter faktiskt fullgörs ligger kvar hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör ingå i den andra försvarslinjen och som sådan ingå i en oberoende funktion, och följande villkor bör vara uppfyllda:

• a) Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör vara oberoende av de affärsområden eller enheter som han eller hon kontrollerar och kan inte vara underordnad en person som har ansvar för förvaltningen av något av dessa affärsområden eller enheter.
• b) Kreditinstitutet eller det finansiella institutet har infört interna förfaranden för att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism alltid har obegränsad och direkt tillgång till all information som är nödvändig för att han eller hon ska kunna utföra sina uppgifter. Beslutet om vilken information han eller hon behöver tillgång till i detta avseende bör fattas av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism själv.
• c) I händelse av en betydande incident bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism kunna rapportera och ha direkt tillgång till ledningsorganet i dess tillsynsfunktion eller till företagsledningen om inget ledningsorgan har inrättats.

4.2.2 Proportionalitetskriterier för utnämning av en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut bör utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, såvida det inte är en enskild näringsidkare eller har ett mycket begränsat antal anställda eller de skäl som anges i stycke 33 motiverar att ingen utses.

Om ledningsorganet beslutar att inte utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör skälen motiveras och dokumenteras och uttryckligen hänvisa till åtminstone följande kriterier:

• a) Arten av kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som är förenade med denna, med beaktande av dess geografiska exponering, kundbas, distributionskanaler och de produkter och tjänster det erbjuder.
• b) Storleken på dess verksamhet i jurisdiktionen, antalet kunder, antalet transaktioner och deras volym samt antalet anställda i heltidsekvivalenter.
• c) Kreditinstitutets eller det finansiella institutets juridiska form, inbegripet huruvida kreditinstitutet eller det finansiella institutet ingår i en koncern.

I de fall en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism inte utses bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet organisera utförandet av uppgifterna för den regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism (se avsnitt 4.2.4 om uppgifter och roll för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ) antingen genom den ledamot i ledningsorganet som avses i avsnitt 4.1.3 eller den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism enligt avsnitt 4.1.4, eller genom utkontraktering av operativa funktioner enligt avsnitt 4.2.6, eller genom en kombination av de föregående alternativen.

När den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism agerar för två eller flera enheter inom koncernen eller har andra uppgifter, bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet säkerställa att det trots detta fortfarande är möjligt för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism att effektivt utföra sina uppgifter. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör verka för olika enheter endast om enheterna ingår i samma koncern. Men på grund av den särskilda karaktären hos sektorn för företag för kollektiva investeringar⁵ kan den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism betjäna flera fonder. 4.2.3 Lämplighet, kompetens och expertis

⁵ Ett företag för kollektiva investeringar innebär ett fondföretag enligt definitionen i artikel 1.2 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/65/EG av den 13 juli 2009 om samordning av lagar och andra författningar som avser företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (fondföretag) eller en AIF-fond enligt definitionen i artikel 4.1 a i direktiv 2011/61/EU.

När det gäller den granskning av anställda som avses i artikel 8.4 a i direktiv (EU) 2015/849 bör ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut före utnämningen bedöma om den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har

• a) anseendet, ärligheten och integriteten som krävs för att han eller hon ska kunna utföra sitt uppdrag,
• b) lämplig kompetens och expertis när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet kunskap om det tillämpliga rättsliga och regulatoriska ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c) tillräckliga kunskaper om och förståelse för de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som är förknippade med kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell för att kunna utföra sin funktion effektivt,
• d) relevant erfarenhet av identifiering, bedömning och hantering av riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism,
• e) tillräckligt med tid och senioritet för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt, oberoende och självständigt sätt.

Kreditinstituten eller de finansiella instituten bör säkerställa att funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fungerar kontinuerligt som en del av deras övergripande kontinuitetshantering. Den bör omfatta möjligheten att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism avbryter sina uppgifter och att det finns en delegat tillgänglig med lämplig kompetens och expertis för att ta över uppgifterna för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om han eller hon är frånvarande under en viss tid eller om integriteten hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ifrågasätts.

4.2.4 Uppgifter och roll för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Rollen och ansvarsområdena för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör definieras tydligt och dokumenteras.

• a. Utveckling av ett ramverk för riskbedömning

När det gäller den identifiering och riskbedömning som avses i artikel 8.1 i direktiv (EU) 2015/849 bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utveckla och upprätthålla ett ramverk för riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism för allmän riskbedömning och kunders riskprofiler avseende penningtvätt och finansiering av terrorism i linje med EBA:s riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism⁶ .

⁶ EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism: EBA/GL/2021/02

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rapportera resultaten av den allmänna riskbedömningen och kunders riskprofiler avseende penningtvätt och finansiering av terrorism till ledningsorganet, via ledamoten i ledningsorganet, eller till den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, eller direkt, om han eller hon anser det nödvändigt. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör föreslå för ledningsorganet vilka åtgärder som ska vidtas för att minska dessa risker. Lanseringen av en ny produkt eller tjänst eller betydande förändringar av befintliga produkter eller tjänster, utvecklingen av en ny marknad eller inledandet av ny verksamhet bör inte påbörjas förrän tillräckliga resurser för att förstå och hantera de tillhörande riskerna finns tillgängliga och genomförs på ett effektivt sätt.

• b. Utarbetande av riktlinjer och förfaranden

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att lämpliga riktlinjer och förfaranden kontinuerligt införs, uppdateras och genomförs på ett effektivt sätt. Riktlinjer och förfaranden bör stå i proportion till de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet har identifierat. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör åtminstone

• a) ange de riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som ska antas av kreditinstitutet eller det finansiella institutet, samt de kontroller och system som ska genomföras enligt artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849,
• b) säkerställa att riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism genomförs effektivt av kreditinstitutet eller det finansiella institutet i enlighet med avsnitt d om övervakning av efterlevnaden,
• c) säkerställa att riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ses över regelbundet och ändras eller uppdateras vid behov,
• d) föreslå hur man ska hantera eventuella ändringar av rättsliga eller regulatoriska krav eller av risker för penningtvätt och finansiering av terrorism samt hur man på bästa sätt kan åtgärda brister eller tillkortakommanden som identifierats genom övervakning eller tillsyn.

De riktlinjer, kontroller och förfaranden som avses i artikel 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör åtminstone omfatta följande:

• a) Metoden för den allmänna riskbedömningen och kunders riskprofil avseende penningtvätt och finansiering av terrorism.
• b) Kundkännedom, inbegripet den som föreskrivs i EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism⁷ , och en process för godkännande av kunder enligt vad som förklaras nedan i avsnitt c om kunder, särskilt för högriskkunder.
• c) Intern rapportering (analys av ovanliga transaktioner) och inlämnande av rapporter om misstänkta transaktioner till finansunderrättelseenheten.
• d) Registerhållning.
• e) Arrangemang för övervakning av efterlevnaden av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism enligt avsnitt d om övervakning av regelefterlevnaden.
• c. Kunder, inklusive högriskkunder

⁷ Riktlinjer för kundkännedom och de faktorer som kreditinstitut och finansiella institut bör beakta vid bedömningen av risken för penningtvätt och finansiering av terrorism i samband med enskilda affärsförbindelser och enstaka transaktioner (Riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism) enligt artiklarna 17 och 18.4 i direktiv (EU) 2015/849: EBA/GL/2021/02

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rådfrågas innan företagsledningen fattar ett slutligt beslut om att etablera affärsförbindelser med nya högriskkunder eller upprätthålla affärsförbindelser med högriskkunder i linje med kreditinstitutets eller det finansiella institutets riskbaserade interna riktlinjer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och i synnerhet i situationer där företagsledningens godkännande uttryckligen krävs enligt direktiv (EU) 2015/849. Om företagsledningen beslutar att inte följa råden från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör den vederbörligen dokumentera sitt beslut och redogöra för hur den avser att minska de risker som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tar upp.

• d. Övervakning av regelefterlevnaden

Som en andra försvarslinje bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ansvara för att övervaka huruvida de åtgärder, riktlinjer, kontroller och förfaranden som genomförs av kreditinstitutet eller det finansiella institutet uppfyller dess skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör också övervaka den faktiska tillämpningen av kontroller för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som tillämpas av affärsområden och interna enheter (första försvarslinjen).

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism uppdateras vid behov, och under alla omständigheter när brister upptäcks, nya risker uppstår eller det rättsliga eller det regulatoriska ramverket har ändrats.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör rekommendera ledningsorganet korrigerande åtgärder som ska vidtas för att avhjälpa konstaterade svagheter i kreditinstitutets eller det finansiella institutets ramverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet svagheter som identifierats av behöriga myndigheter eller av interna eller externa revisorer.

• e. Rapportering till ledningsorganet

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör ge ledningsorganet råd om vilka åtgärder som ska vidtas för att säkerställa efterlevnad av tillämpliga lagar, regler, förordningar och standarder, och bör tillhandahålla sin bedömning av de möjliga effekterna av eventuella ändringar i lagstiftningen eller regelverket för kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och ramverket för regelefterlevnad.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör uppmärksamma ledamoten i ledningsorganet eller den högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på

• a) de områden där genomförandet av kontroller av bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör genomföras eller förbättras,
• b) de lämpliga förbättringar som föreslås i förhållande till led a ovan,
• c) en lägesrapport om eventuella betydande åtgärdsprogram, minst en gång om året som en del av den verksamhetsrapport som avses i punkt 50 och på ad hoc-basis eller regelbundet, beroende på förbättringarna, för att tillhandahålla information om graden av exponering för riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism och de åtgärder som vidtagits eller rekommenderats för att minska och effektivt hantera dessa risker,
• d) huruvida de personella och tekniska resurser som avsatts för funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är otillräckliga och bör förstärkas.

Kreditinstitutet eller det finansiella institutet måste vara redo att delge den behöriga myndigheten en kopia av den verksamhetsrapport som avses i punkt 50.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör utarbeta en verksamhetsrapport minst en gång om året. Verksamhetsrapporten bör stå i proportion till omfattningen och arten av kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet. Verksamhetsrapporten kan vid behov baseras på information som redan skickats till de nationella behöriga myndigheterna i form av andra rapporter. Verksamhetsrapporten ska innehålla åtminstone följande information: 1) Om riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism:

• a) En sammanfattning av de viktigaste resultaten av den allmänna riskbedömningen för penningtvätt och finansiering av terrorism som avses i artikel 8 i direktiv (EU) 2015/849, om en sådan uppdatering har gjorts under det senaste året, och en bekräftelse av huruvida den behöriga myndigheten krävde att den skulle lämnas in för rapporteringsåret⁸ .
• b) En beskrivning av eventuella ändringar förknippade med den metod som används av kreditinstitutet eller det finansiella institutet för att bedöma den enskilda kundriskprofilen, med angivande av hur en sådan förändring är anpassad till kreditinstitutets eller det finansiella institutets allmänna riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism.
• c) Klassificeringen av kunder efter riskkategori, inklusive antalet kundfiler per riskkategori för vilka granskning och uppdatering av kundkännedom är utestående.
• d) Information och statistiska uppgifter om

2) Om resurser:

• e) En kort beskrivning av organisationsstrukturen för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och, i förekommande fall, av alla betydande ändringar som gjorts under det gångna året och av det bakomliggande resonemanget.
• f) En kort beskrivning av de personella och tekniska resurser som kreditinstitutet eller det

penningtvätt och finansiering av terrorism.

• g) I tillämpliga fall, förteckningen över processer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som utkontrakterats med en beskrivning av den tillsyn som kreditinstitutet eller det finansiella institutet utövar över dessa aktiviteter. 3) Om riktlinjer och förfaranden:
• h) En sammanfattning av viktiga åtgärder som vidtagits och förfaranden som antagits under året, inklusive en kort beskrivning av de rekommendationer, problem, tillkortakommanden och oegentligheter som identifierats under rapporteringsåret.
• i) En beskrivning av de åtgärder för övervakning av efterlevnad som vidtagits för att bedöma hur kreditinstitutets eller det finansiella institutets riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tillämpas av kreditinstitutets eller det finansiella institutets anställda, ombud, distributörer och tjänsteleverantörer, samt lämpligheten hos eventuella övervakningsverktyg som kreditinstitutet eller det finansiella institutet använder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.
• j) En beskrivning av den utbildning för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som slutförts och av utbildningsplanen för nästa år.
• k) En verksamhetsplan för funktionen för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för det kommande året.
• l) Resultat av interna och externa granskningar som är relevanta för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och eventuella framsteg som gjorts av kreditinstitutet eller det finansiella institutet för att åtgärda dessa resultat.
• m) Tillsynsaktiviteter, inbegripet kommunikation med kreditinstitutet eller det finansiella institutet, som utförs av den behöriga myndigheten, inlämnade rapporter, konstaterade överträdelser och ålagda sanktioner, tillsammans med hur kreditinstitutet eller det finansiella institutet åtar sig att avhjälpa de konstaterade överträdelserna och i vilket skede korrigerande åtgärder vidtas, utan att det påverkar andra periodiska rapporter som kan krävas i händelse av tillsynsaktiviteter eller korrigerande åtgärder.
• f. Rapportering av misstänkta transaktioner

⁸ Se EBA:s riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism vid utförande av riskbedömningar (EBA/GL/2021/02).

När det gäller den regelefterlevnadsansvariges för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism skyldighet enligt artikel 33.2 i direktiv (EU) 2015/849 att vidarebefordra den information som avses i stycke 1 i den artikeln, bör han eller hon se till att andra anställda vars stöd efterfrågas vid fullgörandet av vissa aspekter av denna funktion har de färdigheter, kunskaper och den lämplighet som krävs för att bistå med denna uppgift. Vederbörlig hänsyn bör tas till känsligheten och konfidentialiteten hos den information som kan offentliggöras och till kreditinstitutets eller det finansiella institutets skyldigheter att inte offentliggöra uppgifter.

När den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vidarebefordrar information till finansunderrättelseenheten i enlighet med artikel 33.2 i direktiv (EU) 2015/849 bör han eller hon se till att informationen vidarebefordras på ett effektivt sätt i ett format och på ett sätt som överensstämmer med eventuella riktlinjer som utfärdats av den nationella finansunderrättelseenheten. Som en del av sin roll enligt den bestämmelsen bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

• a) förstå hur systemet för övervakning av transaktioner fungerar och hur det är utformat, inbegripet scenarier som omfattas i enlighet med de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet utsätts för och interna förfaranden för att hantera varningar,
• b) ta emot rapporter från kreditinstitutets eller det finansiella institutets anställda, ombud eller distributörer, eller rapporter som på annat sätt tagits fram av kreditinstitutets eller det finansiella institutets system, om kännedom om eller misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism, eller om att en person kan ha varit, är eller kan vara kopplad till penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c) säkerställa att dessa rapporter beaktas skyndsamt för att fastställa huruvida det finns kännedom om eller misstanke om att medel utgör vinning av brottslig verksamhet, inbegripet penningtvätt och finansiering av terrorism, eller huruvida en person kan ha varit, är eller kan vara kopplad till penningtvätt och finansiering av terrorism, den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör även fastställa, dokumentera och genomföra en prioriteringsprocess för interna rapporter som mottagits så att interna rapporter, särskilt vad gäller högrisksituationer behandlas med nödvändig skyndsamhet
• d) vid bedömningen av de mottagna rapporterna föra ett register över alla utvärderingar som gjorts samt eventuell återkoppling från finansunderrättelseenheten i efterhand för att förbättra upptäckten av framtida misstänkta transaktioner,
• e) säkerställa att kännedom eller misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism eller om en persons koppling till penningtvätt och finansiering av terrorism rapporteras utan dröjsmål till finansunderrättelseenheten och tillsammans med rapporten lämna sådana fakta, händelser eller information och dokumentation som krävs för att belägga misstanken om eller de fall där det finns rimliga skäl att misstänka penningtvätt eller finansiering av terrorism,
• f) säkerställa ett skyndsamt och uttömmande svar på varje begäran om information från finansunderrättelseenheten, och
• g) regelbundet överväga skälen till att varningar om ovanliga aktiviteter eller transaktioner inte eskalerades som interna rapporter för att avgöra om det finns några problem som behöver åtgärdas för att säkerställa en effektiv upptäckt av misstänkt aktivitet eller misstänkta transaktioner.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att kreditinstitutets eller det finansiella institutets interna kontroller gör det möjligt för institutet att följa alla riktlinjer som finansunderrättelseenheten tillhandahåller.

Kreditinstitut eller finansiella institut bör uppmärksamma sina chefer och anställda på skyldigheten att strikt följa förbudet mot att informera kunden eller tredje parter om att en analys av penningtvätt och finansiering av terrorism pågår eller kan komma att inledas och att begränsa tillgången till denna information till de personer som behöver den för att kunna utföra sina uppgifter. Även om det finns en skyldighet att inte offentliggöra uppgifter inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fortfarande noggrant överväga till vem inom institutet information om rapporter som lämnats till finansunderrättelseenheten eller varje begäran om uppgifter som mottagits från finansunderrättelseenheten tillhandahålls. Rapporteringsförfarandet bör vara konfidentiellt och identiteten på de personer som deltar i utarbetandet och vidarebefordrandet av rapporten bör skyddas genom en integritetspolicy.

• g. Utbildning och riskmedvetenhet

I enlighet med skyldigheten enligt artikel 46.1 i direktiv (EU) 2015/849 och i enlighet med EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism⁹ bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vederbörligen informera personalen om de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, inbegripet metoder, trender och typologier för penningtvätt och finansiering av terrorism, samt om den riskbaserade metod som kreditinstitutet eller det finansiella institutet tillämpar för att minska dessa risker. Denna information kan ta sig olika uttryck, till exempel genom företagsbrev, intranätet och möten.

⁹ Riktlinje 6: Utbildning om EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism: EBA/GL/2021/02

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör övervaka utarbetandet och genomförandet av ett pågående utbildningsprogram för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. I samarbete med kreditinstitutets eller det finansiella institutets personalavdelning bör en årlig plan för utbildning av personal dokumenteras och hänvisas till i verksamhetsrapporten till ledningsorganet i enlighet med stycke 50.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör se till att all personal uppmärksammas på de interna rapporteringsförfaranden som antagits av kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

Utöver generell utbildning bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vid tillämpningen av artikel 46.1 i direktiv (EU) 2015/849 bedöma de särskilda utbildningsbehoven inom kreditinstitutet eller det finansiella institutet och se till att lämplig teoretisk och praktisk utbildning ges till personer som exponeras för olika nivåer av risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, såsom

• a) personer som arbetar med regelefterlevnad under ansvaret för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• b) personer som är i kontakt med kunder eller som har i uppdrag att utföra deras transaktioner (anställda, ombud och distributörer),
• c) personer som ansvarar för att utveckla förfaranden eller interna verktyg som är tillämpliga på aktiviteter som kan vara känsliga för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism.

Innehållet i de särskilda utbildningsprogram som tillhandahålls personer med olika nivåer av exponering för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism bör anpassas på grundval av ett riskbaserat förhållningssätt i enlighet med EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism¹⁰ .

¹⁰ Riktlinje 6: Utbildning om EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism: EBA/GL/2021/02

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör fastställa bedömningsindikatorer för att kontrollera att den utbildning som tillhandahålls är effektiv.

Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet antar ett utbildnings- och informationsprogram som utvecklats utomlands, till exempel av dess säte eller moderföretag, bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism se till att detta program anpassas till de rättsliga och lagstadgade regler som är tillämpliga på nationell nivå, samt med hänsyn till typologier avseende risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och kreditinstitutets eller det finansiella institutets specifika verksamhet.

Om viss utbildningsverksamhet utkontrakteras till en tjänsteleverantör bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism säkerställa i) att tjänsteleverantören har den kunskap om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som krävs för att garantera kvaliteten på den utbildning som ska tillhandahållas, ii) att ledningsvillkoren för utkontrakteringen fastställs och respekteras och iii) att innehållet i utbildningen är anpassat till det berörda kreditinstitutets eller det finansiella institutets särdrag.

4.2.5 Förhållande mellan funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och andra funktioner

Både funktionen för regelefterlevnad och den oberoende funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör placeras i kreditinstitutens och de finansiella institutens andra försvarslinje.

Om funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism skiljer sig från den allmänna funktionen för regelefterlevnad bör kreditinstitut eller finansiella institut, utöver bestämmelserna i de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning¹¹ av en transparent och dokumenterad beslutsprocess och en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter inom ramverket för intern kontroll, uppfylla bestämmelserna i detta avsnitt.

¹¹ EBA:s riktlinjer för intern styrning enligt direktiv 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05, Esmas riktlinjer för vissa aspekter av kraven på funktion för regelefterlevnad enligt Mifid II: ESMA35-36-1946, Eiopas riktlinjer för företagsstyrningssystem: EIOPA-BoS-14/253 EN

Den oberoende granskningsfunktion som avses i artikel 8.4 b i direktiv (EU) 2015/849 bör inte kombineras med funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Riskhanteringsfunktionen, i den mån kreditinstitutet eller det finansiella institutet har en riskhanteringsfunktion och, i förekommande fall, riskkommittén, bör ha tillgång till relevant information och data som behövs för att de ska kunna fullgöra sin uppgift, inbegripet information och data från relevanta interna kontrollfunktioner, såsom efterlevnad av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Ett gott samarbete för att utbyta information bör äga rum mellan riskhanteringschefen och den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör samarbeta med riskfunktionen i syfte att fastställa metoder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som är förenliga med kreditinstitutets eller det finansiella institutets riskhanteringsstrategi.

4.2.6 Utkontraktering av operativa uppgifter för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

I tillägg till de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer om utkontraktering¹² , beroende på vad som är tillämpligt, och om utkontraktering av operativa funktioner för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är tillåten enligt nationell lagstiftning, bör kreditinstitut eller finansiella institut beakta följande huvudprinciper:

• a. Det yttersta ansvaret för efterlevnaden av rättsliga och regulatoriska skyldigheter, oavsett om specifika funktioner utkontrakteras eller inte, ligger hos kreditinstitutet eller det finansiella institutet.
• b. Kreditinstitutets eller det finansiella institutets och tjänsteleverantörens respektive rättigheter och skyldigheter bör tydligt fördelas och fastställas i ett skriftligt avtal.
• c. Det kreditinstitut eller det finansiella institut som förlitar sig på ett utkontrakteringsarrangemang bör förbli ansvarigt för att övervaka och hålla uppsikt över kvaliteten på den tillhandahållna tjänsten.
• d. Koncernintern utkontraktering bör omfattas av samma regelverk som om utkontraktering skett till en tjänsteleverantörer utanför gruppen¹³ .
• e. Utkontraktering av funktioner får inte leda till delegering av ledningsorganens ansvarsområden. Strategiska beslut förknippade med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör inte utkontrakteras. Dessa beslut omfattar särskilt
• i. godkännandet av den allmänna riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism.
• ii. beslutet om den interna organisationen av kreditinstitutets eller det finansiella institutets ramverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• iii. antagandet av interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• iv. godkännandet av den metod som används för att fastställa den risk för penningtvätt och finansiering av terrorism som en viss affärsförbindelse utgör och tilldelningen av riskprofilen,
• v. godkännande av de kriterier som kreditinstitutet eller det finansiella institutet ska använda för att upptäcka misstänkta eller ovanliga transaktioner i den löpande övervakningen och/eller rapporteringen.

Kreditinstituten och de finansiella instituten förblir ytterst ansvariga för beslutet att rapportera misstänkta transaktioner till finansunderrättelseenheten, även i situationer där identifiering och/eller rapportering av misstänkta transaktioner utkontrakteras.

¹² EBA:s riktlinjer för utkontraktering: EBA/GL/2019/02, Eiopas riktlinjer om uppdragsavtal med molntjänstleverantörer: EIOPA-BoS-20-002: Esmas riktlinjer för utkontraktering till molntjänstleverantörer: ESMA50-157-2403

¹³ Punkt 27 i bakgrundsavsnitten i EBA:s riktlinjer om utkontraktering av den 25 februari 2019: EBA/GL/2019/02

Kreditinstitut och finansiella institut bör följa utkontrakteringsprocessen, i enlighet med EBA:s riktlinjer om utkontraktering, när de utkontrakterar operativa uppgifter som lyder under ansvaret för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till en tjänsteleverantör. Detta inbegriper identifiering och bedömning av relevanta risker med utkontrakteringsarrangemanget, motivering av beslutet att utkontraktera mot bakgrund av de mål som eftersträvas (oavsett om det syftar till att säkerställa en optimal fördelning av resurser för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i hela koncernen eller på grundval av proportionalitetskriterierna), tillbörlig granskning av den presumtiva tjänsteleverantören och kontraktsslutande av utkontrakteringsavtalet.

Det kreditinstitut eller det finansiella institut som utkontrakterar uppgifter som lyder under ansvaret för funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör anförtro sin regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism följande:

• i) Att övervaka tjänsteleverantörens utförande för att säkerställa att utkontrakteringen på ett effektivt sätt gör det möjligt för kreditinstitutet eller det finansiella institutet att uppfylla alla sina rättsliga och regulatoriska skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.
• ii) Att regelbundet kontrollera att tjänsteleverantören fullgör de åtaganden som följer av avtalet. I enlighet med den dokumenterade analysen bör den regelbundna kontrollen säkerställa att funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism förses med medel för att regelbundet och tillfälligt kontrollera att tjänsteleverantören uppfyller sina skyldigheter. Vad gäller kundernas data bör funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och den behöriga myndigheten ha åtkomsträttigheter till tjänsteleverantörens system/databaser.
• iii) Att rapportera om utkontrakteringen till ledningsorganet som en del av verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller närhelst omständigheterna så kräver, särskilt så att nödvändiga avhjälpande åtgärder vidtas så snart som möjligt.

Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet inte har några egna befattningshavare eller anställda utöver ett ledningsorgan kan det utkontraktera funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till en tjänsteleverantör. I sådana fall bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism vara den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism hos en av tjänsteleverantörerna som har erfarenhet av eller kunskap om den typ av verksamhet eller transaktioner som utförs av kreditinstitutet eller det finansiella institutet.

I situationer där kreditinstitutet eller det finansiella institutet använder sig av koncernintern utkontraktering bör det särskilt vidta nödvändiga åtgärder för att identifiera och hantera eventuella intressekonflikter som kan uppstå till följd av ett sådant utkontrakteringsavtal. Moderföretaget i koncernen bör

• a) säkerställa att en förteckning över fall av koncernintern utkontraktering av bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är etablerad i de berörda enheterna och regelbundet görs tillgänglig för samråd, i syfte att fastställa vilken funktion som har anknytning till vilken rättslig enhet, och
• b) säkerställa att koncernintern utkontraktering inte äventyrar efterlevnaden av de skyldigheter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som åligger varje dotterföretag, filial eller annan form av etablering,

Utkontraktering av uppgifter i samband med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till tjänsteleverantörer som är etablerade i tredjeländer bör omfattas av ytterligare skyddsåtgärder för att säkerställa att utkontrakteringen, till följd av tjänsteleverantörens lokalisering, inte ökar risken för bristande efterlevnad av kraven i lagar och andra författningar eller för ett ineffektivt utförande av de utkontrakterade uppgifterna, och inte heller hindrar den behöriga myndighetens förmåga att effektivt utöva sina tillsynsbefogenheter över tjänsteleverantören.