4.2 Ο ρόλος και οι αρμοδιότητες του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ

Κατά τη λήψη απόφασης σχετικά με τον διορισμό του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, καθώς και την έκθεση σε κινδύνους ΞΧ/ΧΤ σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίζονται στο τμήμα 4.2.2.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διορίζεται σε επίπεδο διοίκησης. Πρέπει να διαθέτει επαρκή εξουσία ώστε να προτείνει, με δική του πρωτοβουλία, όλα τα αναγκαία ή κατάλληλα μέτρα για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης και της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών μέτρων ΚΞΧ/ΧΤ στο διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής και της εκτελεστικής του αρμοδιότητας.

Όταν ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ διορίζεται σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, το διοικητικό όργανο πρέπει να καθορίζει εάν ο ρόλος αυτός θα ασκείται σε βάση πλήρους απασχόλησης ή εάν μπορεί να ασκείται από κάποιον υπάλληλο ή υπεύθυνο επιπλέον των υφιστάμενων καθηκόντων του εντός του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού.

Όταν τα καθήκοντα του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρόκειται να ανατεθούν σε κάποιον υπάλληλο ή υπεύθυνο που έχει ήδη άλλα καθήκοντα ή αρμοδιότητες εντός του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, το διοικητικό όργανο πρέπει να εντοπίζει και να εξετάζει πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων και να λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για την αποφυγή ή, όταν αυτό δεν είναι δυνατόν, τη διαχείρισή τους. Το διοικητικό όργανο πρέπει να διασφαλίζει ότι το εν λόγω πρόσωπο μπορεί να διαθέτει επαρκή χρόνο για τα καθήκοντα του υπευθύνου συμμόρφωσης για την ΚΞΧ/ΧΤ.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να τίθεται στη διάθεση της αρμόδιας αρχής και της μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών (ΜΧΠ) κατόπιν αιτήματος και, ως εκ τούτου, πρέπει κανονικά να συνάπτει συμβάσεις και να εργάζεται στη χώρα στην οποία είναι εγκατεστημένο το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός.

Αναλόγως του κινδύνου ΞΧ/ΧΤ στον οποίο εκτίθεται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός και στον βαθμό που αυτό επιτρέπεται από το εθνικό δίκαιο, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ μπορεί να αναλάβει να εργαστεί σε άλλη δικαιοδοσία. Στις εν λόγω περιπτώσεις, το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να διαθέτει τα αναγκαία συστήματα και ελέγχους για να διασφαλίζει ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ έχει πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και τα συστήματα που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του και είναι διαθέσιμος να συναντηθεί με την τοπική ΜΧΠ και την αρμόδια αρχή χωρίς καθυστέρηση. Το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει επίσης να είναι σε θέση να αποδείξει στην αρμόδια αρχή ότι τα μέτρα που έχει λάβει για τον σκοπό αυτό είναι επαρκή και αποτελεσματικά.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι σε θέση να κατανέμει και να αναθέτει τα καθήκοντά του, όπως ορίζεται στο σημείο 4.2.4, σε άλλους υπεύθυνους και υπαλλήλους που ενεργούν υπό τη διεύθυνση και την εποπτεία του, υπό την προϋπόθεση ότι η τελική ευθύνη για την αποτελεσματική εκτέλεση των εν λόγω καθηκόντων παραμένει στον υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να αποτελεί μέρος της δεύτερης γραμμής άμυνας και, ως εκ τούτου, μέρος ανεξάρτητης μονάδας, και θα πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

• α) Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι ανεξάρτητος από τους επιχειρηματικούς τομείς ή τις μονάδες που ελέγχει και δεν μπορεί να υπάγεται σε πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση οποιουδήποτε από τους εν λόγω επιχειρηματικούς τομείς ή μονάδες.
• β) Το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός έχει θεσπίσει εσωτερικές διαδικασίες για να διασφαλίσει ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ έχει ανά πάσα στιγμή απεριόριστη και άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η απόφαση σχετικά με τις πληροφορίες στις οποίες πρέπει να έχει πρόσβαση στο πλαίσιο αυτό πρέπει να λαμβάνεται αποκλειστικά από τον υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ.
• γ) Σε περίπτωση σημαντικού συμβάντος, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι σε θέση να υποβάλλει αναφορές και να έχει άμεση πρόσβαση στο διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας ή στα ανώτερα διοικητικά στελέχη όταν δεν υπάρχει διοικητικό όργανο.

4.2.2. Κριτήρια αναλογικότητας για τον διορισμό ξεχωριστού υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ

Ένα πιστωτικό ίδρυμα ή χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να διορίζει ξεχωριστό υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, εκτός εάν είναι ατομική επιχείρηση ή έχει πολύ περιορισμένο αριθμό απασχολούμενων ή οι λόγοι που αναφέρονται στην παράγραφο 33 δικαιολογούν τον μη διορισμό.

Όταν το διοικητικό όργανο αποφασίζει να μην διορίσει ξεχωριστό υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, οι λόγοι πρέπει να αιτιολογούνται και να τεκμηριώνονται και να αναφέρονται ρητά τουλάχιστον τα ακόλουθα κριτήρια:

• α) η φύση των δραστηριοτήτων του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και οι κίνδυνοι ΞΧ/ΧΤ που συνδέονται με αυτές, λαμβανομένου υπόψη του γεωγραφικού του ανοίγματος, της πελατειακής του βάσης, των διαύλων διανομής και των προϊόντων και υπηρεσιών που προσφέρει·
• β) το μέγεθος των δραστηριοτήτων του υπό τη δικαιοδοσία του, ο αριθμός των πελατών του, ο αριθμός και ο όγκος των συναλλαγών του και ο αριθμός των υπαλλήλων του που απασχολούνται σε ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης·
• γ) η νομική μορφή του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού, περιλαμβανομένου του εάν το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός αποτελεί μέρος ομίλου.

Όταν δεν διορίζεται ξεχωριστός υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να οργανώνει την εκτέλεση των καθηκόντων του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ (βλέπε κατωτέρω τμήμα 4.2.4 σχετικά με τα Καθήκοντα και τον ρόλο του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ ) είτε από το μέλος του διοικητικού οργάνου που αναφέρεται στο τμήμα 4.1.3 είτε από το ανώτερο διοικητικό στέλεχος αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ που αναφέρεται στο τμήμα 4.1.4, είτε με την εξωτερική ανάθεση επιχειρησιακών καθηκόντων όπως αναφέρεται στο τμήμα 4.2.6, είτε με συνδυασμό των προηγούμενων επιλογών.

Όταν ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ ενεργεί για δύο ή περισσότερες οντότητες εντός του ομίλου ή είναι επιφορτισμένος με άλλα καθήκοντα, το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι αυτοί οι πολλαπλοί διορισμοί εξακολουθούν να επιτρέπουν στον υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ να εκτελεί αποτελεσματικά τα καθήκοντά του. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να λειτουργεί για διαφορετικές οντότητες μόνο εάν οι οντότητες ανήκουν στον ίδιο όμιλο. Ωστόσο, λόγω της ειδικής φύσης του τομέα των οργανισμών συλλογικών επενδύσεων⁵ , ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ θα μπορούσε να εξυπηρετεί διάφορα κεφάλαια.

4.2.3. Καταλληλότητα, δεξιότητες και εμπειρογνωμοσύνη

⁵ Ως οργανισμός συλλογικών επενδύσεων ή ΟΣΕ νοείται ένας ΟΣΕΚΑ όπως ορίζεται στο άρθρο 1 παράγραφος 2 της οδηγίας 2009/65/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 13ης Ιουλίου 2009, για τον συντονισμό των νομοθετικών, κανονιστικών και διοικητικών διατάξεων σχετικά με ορισμένους οργανισμούς συλλογικών επενδύσεων σε κινητές αξίες (ΟΣΕΚΑ) ή ένας ΟΕΕ όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) της οδηγίας 2011/61/ΕΕ.

Όσον αφορά τον έλεγχο της ασφάλειας («screening») των απασχολούμενων που αναφέρεται στο άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο α) της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει, πριν από τον διορισμό, να αξιολογούν εάν ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ διαθέτει:

• α) τη φήμη, την ειλικρίνεια και την ακεραιότητα που απαιτούνται για την άσκηση των καθηκόντων του·
• β) τις κατάλληλες δεξιότητες και εμπειρογνωμοσύνη για την ΚΞΧ/ΧΤ, περιλαμβανομένης της γνώσης του ισχύοντος νομικού και κανονιστικού πλαισίου για την ΚΞΧ/ΧΤ, και της εφαρμογής των πολιτικών, των ελέγχων και των διαδικασιών για την ΚΞΧ/ΧΤ·
• γ) επαρκείς γνώσεις και κατανόηση των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ που συνδέονται με το επιχειρηματικό μοντέλο του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του·
• δ) τη σχετική πείρα όσον αφορά τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ και
• ε) επαρκή χρόνο και ιεραρχικό επίπεδο για την αποτελεσματική, ανεξάρτητη και αυτόνομη άσκηση των καθηκόντων του.

Τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να διασφαλίζουν ότι το τμήμα συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ λειτουργεί σε συνεχή βάση στο πλαίσιο της συνολικής διαχείρισης της αδιάλειπτης λειτουργίας του. Πρέπει να μεριμνά για τη δυνατότητα διακοπής των καθηκόντων του υπεύθυνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ και για τη διαθεσιμότητα εκπροσώπου με τις κατάλληλες δεξιότητες και εμπειρογνωμοσύνη για την ανάληψη των καθηκόντων του υπεύθυνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ σε περίπτωση απουσίας του για ορισμένο χρονικό διάστημα ή αμφισβήτησης της ακεραιότητας του υπεύθυνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ.

4.2.4. Καθήκοντα και ρόλος του υπεύθυνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ

Ο ρόλος και οι αρμοδιότητες του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να καθορίζονται και να τεκμηριώνονται με σαφήνεια.

• α) Ανάπτυξη ενός πλαισίου αξιολόγησης κινδύνου

Όσον αφορά τον προσδιορισμό και την αξιολόγηση του κινδύνου που αναφέρεται στο άρθρο 8 παράγραφος 1 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να αναπτύξει και να διατηρήσει ένα πλαίσιο αξιολόγησης του κινδύνου ΞΧ/ΧΤ για αξιολογήσεις κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης και για επιμέρους εκτιμήσεις κινδύνων, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ⁶ .

⁶ Αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ: EBA/GL/2021/02

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να υποβάλει αναφορές σχετικά με τα αποτελέσματα της αξιολόγησης κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης και σε επίπεδο επιμέρους κινδύνων στο διοικητικό όργανο, μέσω του μέλους του διοικητικού οργάνου, ή στο ανώτερο διοικητικό στέλεχος που είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ, ή απευθείας, εάν το κρίνει απαραίτητο. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να προτείνει στο διοικητικό όργανο τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για τον μετριασμό των εν λόγω κινδύνων. Η δρομολόγηση ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας ή οι σημαντικές αλλαγές σε υφιστάμενα προϊόντα ή υπηρεσίες, η ανάπτυξη νέας αγοράς ή η ανάληψη νέων δραστηριοτήτων δεν πρέπει να δρομολογούνται έως ότου διατεθούν και εφαρμοστούν αποτελεσματικά κατάλληλοι πόροι για την κατανόηση και τη διαχείριση των σχετικών κινδύνων.

• β) Ανάπτυξη πολιτικών και διαδικασιών

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι θεσπίζονται, επικαιροποιούνται και εφαρμόζονται αποτελεσματικά και σε συνεχή βάση κατάλληλες πολιτικές και διαδικασίες. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες πρέπει να είναι ανάλογες προς τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ που έχει εντοπίσει το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει τουλάχιστον:

• α) να καθορίζει τις πολιτικές και τις διαδικασίες για την ΚΞΧ/ΧΤ που πρέπει να υιοθετηθούν από το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό, καθώς και τους ελέγχους και τα συστήματα που πρέπει να εφαρμοστούν σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849·
• β) να διασφαλίζει ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες ΚΞΧ/ΧΤ εφαρμόζονται αποτελεσματικά από το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό, όπως εξηγείται στο τμήμα δ) σχετικά με την Παρακολούθηση της συμμόρφωσης·
• γ) να διασφαλίζει ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες για την ΚΞΧ/ΧΤ επανεξετάζονται τακτικά και τροποποιούνται ή επικαιροποιούνται, όπου απαιτείται·
• δ) να προτείνει τρόπους αντιμετώπισης τυχόν αλλαγών στις νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις ή στους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ, καθώς και τρόπους βέλτιστης αντιμετώπισης των ελλείψεων ή των ανεπαρκειών που εντοπίζονται μέσω δραστηριοτήτων παρακολούθησης ή εποπτείας.

Οι πολιτικές, οι έλεγχοι και οι διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 8 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα ακόλουθα:

• α) τη μεθοδολογία αξιολόγησης κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης και σε επίπεδο επιμέρους κινδύνων·
• β) δέουσα επιμέλεια ως προς τον πελάτη, σύμφωνα και με τις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ⁷ , και διαδικασία αποδοχής του πελάτη, όπως εξηγείται κατωτέρω στην ενότητα γ) σχετικά με τους Πελάτες, ιδίως για τους πελάτες υψηλού κινδύνου·
• γ) εσωτερική αναφορά (ανάλυση ασυνήθων συναλλαγών) και υποβολή αναφορών ύποπτων συναλλαγών στη ΜΧΠ·
• δ) τήρηση αρχείων, και
• ε) διατάξεις για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, όπως στο τμήμα δ) σχετικά με την Παρακολούθηση της συμμόρφωσης.
• γ) Πελάτες, περιλαμβανομένων των πελατών υψηλού κινδύνου

⁷ Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη δέουσα επιμέλεια ως προς τον πελάτη και τους παράγοντες τους οποίους θα πρέπει να εξετάζουν τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί κατά την εκτίμηση του κινδύνου νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας που συνδέεται με τις επιμέρους επιχειρηματικές σχέσεις και τις περιστασιακές συναλλαγές («Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ»), σύμφωνα με τα άρθρα 17 και 18 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849: EBA/GL/2021/02

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να γνωμοδοτεί πριν από τη λήψη τελικής απόφασης από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη σχετικά με την ένταξη νέων πελατών υψηλού κινδύνου ή τη διατήρηση επιχειρηματικών σχέσεων με πελάτες υψηλού κινδύνου, σύμφωνα με τις εσωτερικές πολιτικές ΚΞΧ/ΧΤ βάσει του κινδύνου του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, και ιδίως σε περιπτώσεις όπου η έγκριση των ανώτερων διοικητικών στελεχών απαιτείται ρητά βάσει της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849. Εάν τα ανώτερα διοικητικά στελέχη αποφασίσουν να μην ακολουθήσουν τις συμβουλές του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, πρέπει να αναφέρουν δεόντως την απόφασή τους και να εξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο προτείνουν να μετριαστούν οι κίνδυνοι που εγείρονται από τον υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ.

• δ) Παρακολούθηση της συμμόρφωσης

Ως δεύτερη γραμμή άμυνας, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση του εάν τα μέτρα, οι πολιτικές, οι έλεγχοι και οι διαδικασίες που εφαρμόζει το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού όσον αφορά την ΚΞΧ/ΧΤ. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει επίσης να επιβλέπει την αποτελεσματική εφαρμογή των ελέγχων για την ΚΞΧ/ΧΤ που εφαρμόζονται από επιχειρηματικούς τομείς και εσωτερικές μονάδες (πρώτη γραμμή άμυνας).

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι το πλαίσιο για την ΚΞΧ/ΧΤ επικαιροποιείται όπου είναι απαραίτητο, και σε κάθε περίπτωση όταν εντοπίζονται ελλείψεις, προκύπτουν νέοι κίνδυνοι ή το νομικό ή κανονιστικό πλαίσιο έχει αλλάξει.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να συνιστά στο διοικητικό όργανο τη λήψη διορθωτικών μέτρων για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που εντοπίστηκαν στο πλαίσιο ΚΞΧ/ΧΤ του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, περιλαμβανομένων των αδυναμιών που εντοπίστηκαν από τις αρμόδιες αρχές ή από εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελεγκτές.

• ε) Υποβολή αναφορών στο διοικητικό όργανο

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να παρέχει στο διοικητικό όργανο συμβουλές σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τους ισχύοντες νόμους, κανόνες, κανονισμούς και πρότυπα, ενώ πρέπει επίσης να παρέχει την αξιολόγησή του όσον αφορά την επίπτωση που ενδέχεται να έχουν τυχόν αλλαγές του νομοθετικού ή κανονιστικού περιβάλλοντος στις δραστηριότητες και στο πλαίσιο συμμόρφωσης του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να θέτει υπόψη του μέλους του διοικητικού οργάνου ή του ανώτερου διοικητικού στελέχους που είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ:

• α) τους τομείς στους οποίους πρέπει να εφαρμοστεί ή να βελτιωθεί η λειτουργία των ελέγχων ΚΞΧ/ΧΤ·
• β) τις κατάλληλες βελτιώσεις που προτείνονται σε σχέση με το στοιχείο α) ανωτέρω·
• γ) μια έκθεση προόδου τυχόν σημαντικών διορθωτικών προγραμμάτων, τουλάχιστον μία φορά ετησίως, στο πλαίσιο της αναφοράς δραστηριοτήτων που αναφέρεται στην παράγραφο 50 και σε ad hoc βάση ή περιοδικά, ανάλογα με τις βελτιώσεις, για την παροχή πληροφοριών σχετικά με το επίπεδο έκθεσης στους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ και τα μέτρα που έχουν ληφθεί ή συνιστάται να ληφθούν για τη μείωση και την αποτελεσματική διαχείριση των εν λόγω κινδύνων·
• δ) εάν οι ανθρώπινοι και τεχνικοί πόροι που διατίθενται για το τμήμα συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ είναι ανεπαρκείς και πρέπει να ενισχυθούν.

Το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να είναι έτοιμοι να κοινοποιήσουν αντίγραφο της αναφοράς δραστηριοτήτων που αναφέρεται στην παράγραφο 50 στην αρμόδια αρχή.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να συντάσσει αναφορά δραστηριοτήτων τουλάχιστον σε ετήσια βάση. Η αναφορά δραστηριοτήτων πρέπει να είναι ανάλογη με την κλίμακα και τη φύση των δραστηριοτήτων του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού. Η αναφορά δραστηριοτήτων μπορεί, κατά περίπτωση, να βασίζεται σε πληροφορίες που έχουν ήδη αποσταλεί στις αρμόδιες εθνικές αρχές με τη μορφή

πληροφορίες: 1) Πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση κινδύνου ΞΧ/ΧΤ:

• α) σύνοψη των κύριων πορισμάτων της αξιολόγησης κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης, όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, όταν η εν λόγω επικαιροποίηση έχει πραγματοποιηθεί κατά το προηγούμενο έτος, και επιβεβαίωση εάν απαιτείται από την αρμόδια αρχή να υποβληθεί για το έτος υποβολής της αναφοράς·⁸
• β) περιγραφή τυχόν αλλαγών που σχετίζονται με τη μέθοδο που χρησιμοποιεί το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός για την αξιολόγηση του προφίλ κινδύνου του μεμονωμένου πελάτη, επισημαίνοντας τον τρόπο με τον οποίο η εν λόγω αλλαγή ευθυγραμμίζεται με την αξιολόγηση κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού·
• γ) την ταξινόμηση των πελατών ανά κατηγορία κινδύνου, περιλαμβανομένου του αριθμού των φακέλων πελατών ανά κατηγορία κινδύνου για τους οποίους εκκρεμούν επανεξετάσεις και επικαιροποιήσεις της δέουσας επιμέλειας ως προς τον πελάτη·
• δ) πληροφορίες και στατιστικά δεδομένα όσον αφορά:

2) Πληροφορίες όσον αφορά τους πόρους:

• ε) σύντομη περιγραφή της οργανωτικής δομής της ΚΞΧ/ΧΤ και, κατά περίπτωση, τυχόν σημαντικών αλλαγών που πραγματοποιήθηκαν κατά το παρελθόν έτος, καθώς και του σκεπτικού στο οποίο βασίζονται·
• στ) σύντομη περιγραφή των ανθρώπινων και τεχνικών πόρων που διατίθενται από το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό για το τμήμα συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ·
• ζ) κατά περίπτωση, τον κατάλογο των διαδικασιών ΚΞΧ/ΧΤ που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς

χρηματοπιστωτικός οργανισμός στις εν λόγω δραστηριότητες. 3) Πληροφορίες όσον αφορά τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες:

• η) σύνοψη των σημαντικών μέτρων που ελήφθησαν και των διαδικασιών που εγκρίθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους, περιλαμβανομένης σύντομης περιγραφής των συστάσεων, των προβλημάτων, των ελλείψεων και των παρατυπιών που εντοπίστηκαν κατά το έτος υποβολής της αναφοράς·
• θ) περιγραφή των δράσεων παρακολούθησης της συμμόρφωσης που αναλαμβάνονται για την αξιολόγηση της εφαρμογής των πολιτικών, των ελέγχων και των διαδικασιών ΚΞΧ/ΧΤ του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού από τους υπαλλήλους, τους αντιπροσώπους, τους διανομείς και τους παρόχους υπηρεσιών του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, καθώς και της επάρκειας των εργαλείων παρακολούθησης που χρησιμοποιεί το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός για σκοπούς ΚΞΧ/ΧΤ·
• ι) περιγραφή των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων ΚΞΧ/ΧΤ που ολοκληρώθηκαν, καθώς και του σχεδίου κατάρτισης για το επόμενο έτος·
• ια) σχέδιο δραστηριοτήτων του υπευθύνου συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ για το επόμενο έτος·
• ιβ) ευρήματα εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων σχετικά με την ΚΞΧ/ΧΤ και τυχόν πρόοδο που έχει σημειωθεί από το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό για την αντιμετώπιση των εν λόγω ευρημάτων·
• ιγ) τις εποπτικές δραστηριότητες, περιλαμβανομένης της επικοινωνίας με το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό, που πραγματοποιούνται από την αρμόδια αρχή, τις αναφορές που υποβάλλονται, τις παραβάσεις που εντοπίζονται και τις κυρώσεις που επιβάλλονται, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός αναλαμβάνει να αποκαταστήσει τις διαπιστωθείσες παραβάσεις και το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η διορθωτική ενέργεια, με την επιφύλαξη τυχόν άλλων περιοδικών αναφορών που ενδέχεται να απαιτούνται σε περίπτωση εποπτικής δραστηριότητας ή διορθωτικών ενεργειών.
• στ) Υποβολή αναφορών ύποπτων συναλλαγών

⁸ Ανατρέξετε στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ κατά τη διεξαγωγή αξιολογήσεων κινδύνου (EBA/GL/2021/02)

Όσον αφορά την υποχρέωση του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, σύμφωνα με το άρθρο 33 παράγραφος 2 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, να διαβιβάζει τις πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 του εν λόγω άρθρου, ο υπεύθυνος πρέπει να διασφαλίζει ότι άλλα μέλη του προσωπικού των οποίων ζητείται η συνδρομή για την εκτέλεση πτυχών του εν λόγω καθήκοντος διαθέτουν τις δεξιότητες, τις γνώσεις και την καταλληλότητα να συνδράμουν στην εκτέλεση του καθήκοντος αυτού. Πρέπει να λαμβάνεται δεόντως υπόψη η ευαισθησία και η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που μπορούν να δημοσιοποιηθούν, καθώς και οι υποχρεώσεις μη δημοσιοποίησης που πρέπει να τηρεί το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός.

Όταν ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ διαβιβάζει πληροφορίες στη ΜΧΠ σύμφωνα με το άρθρο 33 παράγραφος 2 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, πρέπει να διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες διαβιβάζονται σε μορφότυπο και με μέσα που συμμορφώνονται με τυχόν κατευθυντήριες γραμμές που εκδίδει η εθνική ΜΧΠ, με αποτελεσματικό τρόπο. Στο πλαίσιο του ρόλου του βάσει της εν λόγω διάταξης, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει:

• α) να κατανοεί τη λειτουργία και τον σχεδιασμό του συστήματος παρακολούθησης συναλλαγών, περιλαμβανομένων των σεναρίων που καλύπτονται σύμφωνα με τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ που θέτονται για το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό και τις εσωτερικές διαδικασίες χειρισμού των ειδοποιήσεων·
• β) να λαμβάνει αναφορές από υπαλλήλους, αντιπροσώπους ή διανομείς του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, ή αναφορές που δημιουργούνται με άλλο τρόπο από τα συστήματα του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, σχετικά με γνώση ή υπόνοια ΞΧ/ΧΤ, ή σχετικά με το γεγονός ότι ένα πρόσωπο μπορεί να έχει συνδεθεί, να συνδέεται ή να συνδεθεί με ΞΧ/ΧΤ·
• γ) να διασφαλίζει ότι οι εν λόγω αναφορές εξετάζονται ταχέως ώστε να διαπιστώνεται εάν υπάρχει γνώση ή υποψία ότι τα κεφάλαια είναι προϊόντα εγκληματικής δραστηριότητας, περιλαμβανομένης της ΞΧ/ΧΤ, ή εάν ένα πρόσωπο μπορεί να έχει συνδεθεί, να συνδέεται ή να συνδεθεί με ΞΧ/ΧΤ· Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει επίσης να καθορίζει, να τεκμηριώνει και να εφαρμόζει διαδικασία ιεράρχησης προτεραιοτήτων για τις εσωτερικές αναφορές που λαμβάνει, ούτως ώστε οι εσωτερικές αναφορές που αφορούν καταστάσεις ιδιαίτερα υψηλού κινδύνου να αντιμετωπίζονται με τον αναγκαίο επείγοντα χαρακτήρα·
• δ) κατά την αξιολόγηση των αναφορών που λαμβάνονται, να τηρεί αρχείο όλων των αξιολογήσεων που έχουν διενεργηθεί, καθώς και τυχόν ανατροφοδότηση που έχει λάβει στη συνέχεια από τη ΜΧΠ για τη βελτίωση του εντοπισμού μελλοντικών ύποπτων συναλλαγών·
• ε) να διασφαλίζει ότι οι γνώσεις ή οι υπόνοιες για ΞΧ/ΧΤ ή για τη σύνδεση ενός προσώπου με ΞΧ/ΧΤ αναφέρονται αμέσως στη ΜΧΠ, υποβάλλοντας μαζί με την αναφορά τα δεδομένα, τα γεγονότα ή τις πληροφορίες και τα έγγραφα που απαιτούνται για την τεκμηρίωση της υπόνοιας ή των περιπτώσεων εύλογων λόγων υπόνοιας ΞΧ/ΧΤ·
• στ) να εξασφαλίζει ταχεία και εξαντλητική απάντηση σε κάθε αίτημα παροχής πληροφοριών που υποβάλλει η ΜΧΠ· και
• ζ) να εξετάζει τακτικά τους λόγους για τους οποίους οι ειδοποιήσεις για ασυνήθη δραστηριότητα ή συναλλαγές δεν κλιμακώθηκαν ως εσωτερικές αναφορές, ώστε να διαπιστωθεί εάν υπάρχουν ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν για να διασφαλιστεί ο αποτελεσματικός εντοπισμός ύποπτης δραστηριότητας ή συναλλαγών.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού θα του επιτρέπουν να συμμορφώνεται με τυχόν οδηγίες που παρέχονται από τη ΜΧΠ.

Τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να εφιστούν την προσοχή των διευθυντικών στελεχών και των υπαλλήλων τους στην υποχρέωση αυστηρής συμμόρφωσης με την απαγόρευση ενημέρωσης του πελάτη ή τρίτων ότι η ανάλυση ΞΧ/ΧΤ βρίσκεται σε εξέλιξη ή μπορεί να ξεκινήσει και να περιορίσουν την πρόσβαση στις εν λόγω πληροφορίες στα πρόσωπα που τις χρειάζονται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Ενώ υπάρχει υποχρέωση μη δημοσιοποίησης εντός του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να εξακολουθεί να εξετάζει προσεκτικά σε ποιον παρέχονται εντός του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού πληροφορίες σχετικά με τυχόν αναφορές που υποβάλλονται στη ΜΧΠ ή τυχόν αιτήματα για πληροφορίες που λαμβάνονται από τη ΜΧΠ. Η διαδικασία υποβολής αναφορών πρέπει να είναι εμπιστευτική και η ταυτότητα των προσώπων που συμμετέχουν στην κατάρτιση και τη διαβίβαση της αναφοράς πρέπει να προστατεύεται από την πολιτική απορρήτου.

• ζ) Εκπαίδευση και ενημέρωση

Σύμφωνα με την υποχρέωση που απορρέει από το άρθρο 46 παράγραφος 1 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 και όπως ορίζεται στις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ⁹ , ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να ενημερώνει δεόντως το προσωπικό σχετικά με τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ στους οποίους εκτίθεται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός, περιλαμβανομένων των μεθόδων, τάσεων και τυπολογιών ΞΧ/ΧΤ, καθώς και σχετικά με την προσέγγιση βάσει κινδύνου που εφαρμόζει το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός για τον μετριασμό των εν λόγω κινδύνων. Οι εν λόγω πληροφορίες μπορούν να λάβουν διάφορες μορφές, όπως εταιρικές επιστολές, ενδοδίκτυο, συνεδριάσεις.

⁹ Κατευθυντήρια γραμμή 6: Κατάρτιση στις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ML/TF: EBA/GL/2021/02

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να επιβλέπει την προετοιμασία και την εφαρμογή ενός συνεχιζόμενου προγράμματος κατάρτισης για την ΚΞΧ/ΧΤ. Σε συνεργασία με το τμήμα ανθρώπινων πόρων του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, πρέπει να τεκμηριώνεται ένα ετήσιο σχέδιο κατάρτισης και εκπαίδευσης του προσωπικού, το οποίο θα πρέπει να αναφέρεται στην αναφορά δραστηριοτήτων προς το διοικητικό όργανο σύμφωνα με την παράγραφο 50.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι το σύνολο του προσωπικού ενημερώνεται για τις διαδικασίες εσωτερικών αναφορών που εφαρμόζει το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός.

Εκτός από τη γενική εκπαίδευση, για τους σκοπούς του άρθρου 46 παράγραφος 1 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να αξιολογεί τις ειδικές ανάγκες κατάρτισης εντός του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και να διασφαλίζει ότι παρέχεται επαρκής θεωρητική και πρακτική κατάρτιση στα πρόσωπα που εκτίθενται σε διαφορετικό επίπεδο κινδύνων ΞΧ/ΧΤ, όπως:

• α) πρόσωπα που εργάζονται στο τμήμα συμμόρφωσης υπό την ευθύνη του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ·
• β) πρόσωπα που έρχονται σε επαφή με πελάτες ή είναι επιφορτισμένα με την εκτέλεση των συναλλαγών τους (υπάλληλοι, αντιπρόσωποι και διανομείς)·
• γ) πρόσωπα υπεύθυνα για την ανάπτυξη διαδικασιών ή εσωτερικών εργαλείων που εφαρμόζονται σε δραστηριότητες που ενδέχεται να είναι ευαίσθητες στον κίνδυνο ΞΧ/ΧΤ.

Το περιεχόμενο των ειδικών προγραμμάτων κατάρτισης που παρέχονται σε άτομα με διαφορετικά επίπεδα έκθεσης σε κινδύνους ΞΧ/ΧΤ πρέπει να προσαρμόζεται ανάλογα με τον βαθμό κινδύνου, όπως περιγράφεται στις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για τους παράγοντες κινδύνου ΞΧ/ΧΤ¹⁰ .

¹⁰ Κατευθυντήρια γραμμή 6: Κατάρτιση στις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου ML/TF: EBA/GL/2021/02

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να καθορίζει δείκτες αξιολόγησης για τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας της παρεχόμενης κατάρτισης.

Όταν το πιστωτικό ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα υιοθετεί πρόγραμμα κατάρτισης και ενημέρωσης που έχει αναπτυχθεί στο εξωτερικό, π.χ. από την καταστατική του έδρα ή τη μητρική του εταιρεία, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι το εν λόγω πρόγραμμα είναι προσαρμοσμένο στους νομικούς και κανονιστικούς κανόνες που ισχύουν σε εθνικό επίπεδο, καθώς και στις τυπολογίες ΞΧ/ΧΤ και τις ειδικές δραστηριότητες του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού.

Όταν ορισμένες δραστηριότητες κατάρτισης ανατίθενται εξωτερικά σε πάροχο υπηρεσιών, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει i) ότι ο πάροχος υπηρεσιών διαθέτει τις απαιτούμενες γνώσεις ΚΞΧ/ΧΤ για να εγγυηθεί την ποιότητα της παρεχόμενης εκπαίδευσης, ii) ότι οι όροι διαχείρισης της εξωτερικής ανάθεσης καθορίζονται και τηρούνται και iii) ότι το περιεχόμενο της εν λόγω εκπαίδευσης προσαρμόζεται στα ειδικά χαρακτηριστικά του οικείου πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού.

4.2.5 Σχέση μεταξύ του τμήματος συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ και άλλων τμημάτων

Τόσο το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης όσο και το ανεξάρτητο τμήμα συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ θα πρέπει να εντάσσονται στη δεύτερη γραμμή άμυνας των πιστωτικών ιδρυμάτων και χρηματοπιστωτικών οργανισμών.

Όταν το τμήμα συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ διαφέρει από το γενικό τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης, εκτός από τις διατάξεις των κατευθυντήριων γραμμών των ΕΕΑ για την εσωτερική διακυβέρνηση¹¹ σχετικά με μια διαφανή και τεκμηριωμένη διαδικασία λήψης αποφάσεων και τη σαφή κατανομή αρμοδιοτήτων και αρχής εντός του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, τα πιστωτικά ιδρύματα ή χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να πληρούν τις διατάξεις που ορίζονται στο παρόν τμήμα.

¹¹ Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση δυνάμει της οδηγίας 2013/36/ΕΕ: ΕBA/GL/2021/05· κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με ορισμένες πτυχές των απαιτήσεων της MiFID II αναφορικά με τη λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης: ESMA35 - 36 - 1946· κατευθυντήριες γραμμές της EIOPA σχετικά με το σύστημα διακυβέρνησης: EIOPA - BoS - 14/253 EL

Το τμήμα ανεξάρτητου ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο β) της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 δεν πρέπει να συνδυάζεται με το τμήμα συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ.

Το τμήμα διαχείρισης κινδύνου, στον βαθμό που το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός έχει τμήμα διαχείρισης κινδύνου και η επιτροπή κινδύνου, εφόσον έχει συσταθεί, πρέπει να έχουν πρόσβαση στις σχετικές πληροφορίες και τα δεδομένα που απαιτούνται για την εκτέλεση του ρόλου τους, περιλαμβανομένων των πληροφοριών και των δεδομένων από τις σχετικές εταιρικές λειτουργίες και τις λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου, όπως η συμμόρφωση σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ.

Πρέπει να υπάρχει καλή συνεργασία για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ του προϊσταμένου της διαχείρισης κινδύνου και του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να συνεργάζεται με το τμήμα κινδύνου για τον καθορισμό μεθοδολογιών ΚΞΧ/ΧΤ που συνάδουν με τη στρατηγική διαχείρισης κινδύνου του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού.

4.2.6 Εξωτερική ανάθεση επιχειρησιακών καθηκόντων του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ

Εκτός από τις κατευθυντήριες γραμμές των ΕΕΑ σχετικά με την εξωτερική ανάθεση¹² , κατά περίπτωση, και όταν η εξωτερική ανάθεση επιχειρησιακών καθηκόντων του υπευθύνου συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ επιτρέπεται βάσει του εθνικού δικαίου, τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις ακόλουθες βασικές αρχές:

• α) Η τελική ευθύνη για τη συμμόρφωση με τις νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις, είτε ανατίθενται συγκεκριμένα καθήκοντα σε εξωτερικούς συνεργάτες είτε όχι, βαρύνει το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό.
• β) Τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και του παρόχου υπηρεσιών πρέπει να κατανέμονται και να προβλέπονται με σαφήνεια σε γραπτή σύμβαση.
• γ) Το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός που βασίζεται σε ρύθμιση εξωτερικής ανάθεσης πρέπει να παραμένει υπόλογος για την παρακολούθηση και την εποπτεία της ποιότητας της παρεχόμενης υπηρεσίας.
• δ) Η εξωτερική ανάθεση εντός του ομίλου πρέπει να υπόκειται στο ίδιο ρυθμιστικό πλαίσιο με την εξωτερική ανάθεση σε παρόχους υπηρεσιών εκτός του ομίλου¹³ .
• ε) Η εξωτερική ανάθεση καθηκόντων δεν μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τη μεταβίβαση των ευθυνών του διοικητικού οργάνου. Οι στρατηγικές αποφάσεις σε σχέση με την ΚΞΧ/ΧΤ δεν πρέπει να ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Οι εν λόγω αποφάσεις περιλαμβάνουν συγκεκριμένα:
• i. την έγκριση της αξιολόγησης κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης·
• ii. την απόφαση σχετικά με την εσωτερική οργάνωση του πλαισίου ΚΞΧ/ΧΤ του πιστωτικού ιδρύματος και του χρηματοπιστωτικού οργανισμού·
• iii. την υιοθέτηση εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών για την ΚΞΧ/ΧΤ·
• iv. την έγκριση της μεθοδολογίας που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του κινδύνου ΞΧ/ΧΤ που παρουσιάζει μια δεδομένη επιχειρηματική σχέση και τον προσδιορισμό του προφίλ κινδύνου·
• v. την έγκριση των κριτηρίων που πρέπει να χρησιμοποιεί το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός για τον εντοπισμό ύποπτων ή ασυνήθων συναλλαγών για τους σκοπούς της συνεχούς παρακολούθησης ή/και υποβολής αναφορών.

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί εξακολουθούν να φέρουν την τελική ευθύνη για την απόφαση αναφοράς ύποπτων συναλλαγών στη ΜΧΠ, μεταξύ άλλων σε περιπτώσεις όπου ο εντοπισμός και η αναφορά ύποπτων συναλλαγών ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

¹² Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων: EBA/GL/2019/02· κατευθυντήριες γραμμές της EIOPA σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους: EIOPA - BoS -20- 002· κατευθυντήριες γραμμές της ESMA σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους: ESMA50 -157- 2403

¹³ Σημείο 27 των Γενικών πλαισίων των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ σχετικά με τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης, της 25ης Φεβρουαρίου 2019: EBA/GL/2019/02

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να ακολουθούν τη διαδικασία εξωτερικής ανάθεσης, όπως ορίζεται στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης, κατά την εξωτερική ανάθεση επιχειρησιακών καθηκόντων του τμήματος του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ σε πάροχο υπηρεσιών. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και την αξιολόγηση των σχετικών κινδύνων της ρύθμισης εξωτερικής ανάθεσης, την αιτιολόγηση της απόφασης εξωτερικής ανάθεσης υπό το πρίσμα των επιδιωκόμενων στόχων (είτε αποσκοπεί στη διασφάλιση της βέλτιστης κατανομής των πόρων ΚΞΧ/ΧΤ σε ολόκληρο τον όμιλο είτε βάσει των κριτηρίων αναλογικότητας), την ανάληψη δέουσας επιμέλειας για τον υποψήφιο πάροχο υπηρεσιών, και την σύναψη σύμβασης για τη ρύθμιση εξωτερικής ανάθεσης.

Το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός που αναθέτει εξωτερικά καθήκοντα του τμήματος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να αναθέτει στον υπεύθυνο συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ:

• i) την παρακολούθηση των επιδόσεων του παρόχου υπηρεσιών, ώστε να διασφαλίζεται ότι η εξωτερική ανάθεση επιτρέπει αποτελεσματικά στο πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό να συμμορφώνεται με όλες τις νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις του όσον αφορά την ΚΞΧ/ΧΤ·
• ii) τη διενέργεια τακτικού ελέγχου της συμμόρφωσης του παρόχου υπηρεσιών με τις δεσμεύσεις που απορρέουν από τη συμφωνία. Σύμφωνα με την τεκμηριωμένη ανάλυση, ο τακτικός έλεγχος πρέπει να διασφαλίζει ότι το τμήμα συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ διαθέτει μέσα για τη δοκιμή και την παρακολούθηση της τακτικής και περιστασιακής συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις που υπέχει ο πάροχος υπηρεσιών. Όσον αφορά τα δεδομένα των πελατών του, το τμήμα συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ και η αρμόδια αρχή θα πρέπει να έχουν δικαιώματα πρόσβασης στα συστήματα/βάσεις δεδομένων του παρόχου υπηρεσιών·
• iii) την υποβολή αναφορών στο διοικητικό όργανο σχετικά με την εξωτερική ανάθεση στο πλαίσιο της αναφοράς δραστηριοτήτων του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ ή όποτε το απαιτούν οι περιστάσεις, ιδίως προκειμένου να εφαρμοστούν το συντομότερο δυνατόν τα αναγκαία μέτρα αποκατάστασης.

Εάν το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός δεν έχει δικά του στελέχη ή υπαλλήλους εκτός από διοικητικό όργανο, μπορεί να αναθέσει τα καθήκοντα συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ σε πάροχο υπηρεσιών. Στις εν λόγω περιπτώσεις, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ ενός από τους παρόχους υπηρεσιών που διαθέτει πείρα ή γνώσεις σχετικά με το είδος της δραστηριότητας ή των συναλλαγών που πραγματοποιούνται από το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό.

Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός κάνει χρήση της εξωτερικής ανάθεσης εντός του ομίλου, πρέπει, ιδίως, να λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για τον εντοπισμό και τη διαχείριση τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων που θα μπορούσαν να προκύψουν από μια τέτοια συμφωνία εξωτερικής ανάθεσης. Η μητρική εταιρεία του ομίλου πρέπει:

• α) να διασφαλίζει ότι στις οικείες οντότητες καταρτίζεται κατάλογος των περιπτώσεων εξωτερικής ανάθεσης ΚΞΧ/ΧΤ εντός του ομίλου, προκειμένου να προσδιορίζεται ποιο τμήμα σχετίζεται με ποια νομική οντότητα, και ότι ο κατάλογος αυτός διατίθεται τακτικά προς ενημέρωση· και
• β) να διασφαλίζει ότι η εξωτερική ανάθεση εντός του ομίλου δεν θέτει σε κίνδυνο τη συμμόρφωση κάθε θυγατρικής, υποκαταστήματος ή άλλης μορφής εγκατάστασης με τις υποχρεώσεις της όσον αφορά την ΚΞΧ/ΧΤ.

Η εξωτερική ανάθεση καθηκόντων που σχετίζονται με την ΚΞΧ/ΧΤ σε παρόχους υπηρεσιών που είναι εγκατεστημένοι σε τρίτες χώρες πρέπει να υπόκειται σε πρόσθετα μέτρα διασφάλισης, ώστε να διασφαλίζεται ότι η εξωτερική ανάθεση δεν αυξάνει, λόγω της τοποθεσίας του παρόχου υπηρεσιών, τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης με τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις ή μη αποδοτικής εκτέλεσης των καθηκόντων που ανατίθενται εξωτερικά, ούτε εμποδίζει την ικανότητα της αρμόδιας αρχής να ασκεί αποτελεσματικά την εποπτική της εξουσία έναντι του παρόχου υπηρεσιών.