4.2 Rolle und Zuständigkeiten des Geldwäschebeauftragten

Bei der Entscheidung, ob ein Geldwäschebeauftragter gemäß Artikel 8 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 ernannt wird, sollte das Leitungsorgan den Umfang und die Komplexität der Geschäftstätigkeiten des Kredit- oder Finanzinstituts sowie den Umfang, in dem es Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist, gemäß den in Abschnitt 4.2.2 dargelegten Kriterien berücksichtigen.

Der Geldwäschebeauftragte sollte auf Leitungsebene ernannt werden. Er sollte über ausreichende Befugnisse verfügen, um aus eigener Initiative alle Maßnahmen vorzuschlagen, die erforderlich oder angemessen sind, um die Einhaltung und Wirksamkeit der internen Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gegenüber dem Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion und in seiner Leitungsfunktion zu gewährleisten.

Wenn der Geldwäschebeauftragte gemäß Artikel 8 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 ernannt wird, sollte das Leitungsorgan festlegen, ob diese Funktion auf Vollzeitbasis ausgeübt wird oder ob die Aufgabe von einem Beschäftigten oder Mitarbeiter zusätzlich zu seinen bestehenden Funktionen innerhalb des Kredit- oder Finanzinstituts wahrgenommen werden kann.

Wenn die Funktionen des Geldwäschebeauftragten einem Mitarbeiter oder Beschäftigten übertragen werden, der bereits andere Aufgaben oder Funktionen innerhalb des Kredit- oder Finanzinstituts hat, sollte das Leitungsorgan mögliche Interessenkonflikte ermitteln und berücksichtigen sowie die Schritte einleiten, die zu ihrer Vermeidung, oder wenn dies nicht möglich ist, zu ihrer Bewältigung erforderlich sind. Das Leitungsorgan sollte sicherstellen, dass die betreffende Person ausreichend Zeit für die Aufgaben des Geldwäschebeauftragten aufwenden kann.

Der Geldwäschebeauftragte sollte auf Anfrage der zuständigen Behörde und der FIU zur Verfügung stehen und deshalb normalerweise in dem Land beschäftigt sein und seiner Tätigkeit nachgehen, in dem das Kredit- oder Finanzinstitut seinen Sitz hat.

Sofern es im Verhältnis zum Risiko bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung steht, dem das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, und soweit das nationale Recht es zulässt, kann der Geldwäschebeauftragte einen Arbeitsvertrag in einem anderen Land haben. In diesen Fällen sollte das Kredit- oder Finanzinstitut die erforderlichen Systeme und Kontrollen eingeführt haben, mit denen der Geldwäschebeauftragte Zugang zu allen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen und Systeme hat und der lokalen FIU und der zuständigen Behörde unverzüglich zur Verfügung stehen kann. Das Kredit- und Finanzinstitut sollte der zuständigen Behörde zudem nachweisen können, dass die von ihm in diesem Zusammenhang eingeführten Maßnahmen angemessen und wirksam sind.

Der Geldwäschebeauftragte sollte in der Lage sein, seine Aufgaben gemäß Abschnitt 4.2.4 an andere Führungskräfte und Mitarbeiter, die unter seiner Weisung und Aufsicht tätig sind, zu übertragen oder diesen zuzuweisen, sofern letztendlich die Verantwortung für die wirksame Erfüllung dieser Aufgaben beim Geldwäschebeauftragten verbleibt.

Der Geldwäschebeauftragte sollte Teil der zweiten Verteidigungslinie und somit Teil einer unabhängigen Funktion sein, wobei die folgenden Bedingungen erfüllt sein sollten:

• a) Der Geldwäschebeauftragte sollte unabhängig von den Geschäftsfeldern oder -bereichen sein, die er kontrolliert, und er darf nicht einer Person unterstellt sein, die für die Leitung einer dieser Geschäftsbereiche oder eines dieser Geschäftsfelder verantwortlich ist.
• b) Das Kredit- oder Finanzinstitut hat interne Verfahren eingeführt, mit denen sichergestellt wird, dass der Geldwäschebeauftragte jederzeit uneingeschränkten und direkten Zugang zu allen Informationen hat, die für die Wahrnehmung seiner Aufgabe notwendig sind. Die Entscheidung, zu welchen Informationen er in diesem Zusammenhang Zugang benötigt, sollte ganz allein vom Geldwäschebeauftragten getroffen werden.
• c) Im Fall eines erheblichen Vorfalls sollte der Geldwäschebeauftragte in der Lage sein, diesen zu melden, und über einen direkten Zugang zum Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion bzw. zur Geschäftsleitung, falls kein Leitungsorgan vorhanden ist, verfügen.

4.2.2 Kriterien der Verhältnismäßigkeit für die Ernennung eines eigenen Geldwäschebeauftragten

Ein Kredit- oder Finanzinstitut sollte einen eigenen Geldwäschebeauftragten benennen, sofern es nicht ein Einzelunternehmer ist, sehr wenige Mitarbeiter hat oder die in Absatz 33 dargelegten Gründe den Verzicht auf eine Ernennung rechtfertigen.

Wenn das Leitungsorgan beschließt, keinen eigenen Geldwäschebeauftragten zu benennen, sollten die Gründe berechtigt und dokumentiert sein und sich explizit auf mindestens die folgenden Kriterien beziehen:

• a) die Art der Geschäftstätigkeit des Kredit- oder Finanzinstituts und die damit verbundenen Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, wobei sein geografisches Engagement, seine Kunden, Vertriebskanäle und die von ihm angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu berücksichtigen sind;
• b) den Umfang seiner Geschäftstätigkeit in dem Land/Gebiet, die Zahl seiner Kunden, die Zahl und das Volumen seiner Transaktionen und die Zahl seiner Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten;
• c) die Rechtsform des Kredit- oder Finanzinstituts, einschließlich der Angabe, ob das Kredit- oder Finanzinstitut zu einer Gruppe gehört.

Wenn kein eigener Geldwäschebeauftragter ernannt wird, sollte das Kredit- oder Finanzinstitut festlegen, dass die Aufgaben des Geldwäschebeauftragten (siehe nachfolgenden Absatz 4.2.4 über die Aufgaben und Rolle des Geldwäschebeauftragten ) entweder durch das Mitglied des Leitungsorgans gemäß Abschnitt 4.1.3 oder die für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Führungskraft gemäß Abschnitt 4.1.4 wahrgenommen werden, oder die operationellen Aufgaben gemäß Abschnitt 4.2.6 auslagern bzw. eine Kombination der vorstehenden Optionen wählen.

Wenn der Geldwäschebeauftragte für zwei oder mehr Unternehmen innerhalb der Gruppe tätig ist oder mit anderen Aufgaben betraut wird, sollte das Kredit- oder Finanzinstitut dafür Sorge tragen, dass es dem Geldwäschebeauftragten trotz dieser mehrfachen Ernennungen noch möglich ist, seinen Aufgaben wirksam nachzukommen. Der Geldwäschebeauftragte sollte nur für verschiedene Unternehmen tätig sein, wenn diese zur selben Gruppe gehören. Aufgrund der besonderen Merkmale des Sektors der Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren⁵ könnte der Geldwäschebeauftragte für mehrere Fonds tätig sein.

4.2.3 Eignung, Fähigkeiten und Fachwissen

⁵ Ein Organismus für gemeinsame Anlagen oder OGA bezeichnet einen Organismus für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren (OGAW) im Sinne des Artikels 1 Nummer 2 der Richtlinie 2009/65/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juli 2009 zur Koordinierung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften betreffend bestimmte Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren (OGAW) oder einen alternativen Investmentfonds (AIF) im Sinne des Artikels 4 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie 2011/61/EU des Europäischen Parlaments und des Rates.

Bezüglich der Mitarbeiterüberprüfung gemäß Artikel 8 Absatz 4 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte das Kredit- oder Finanzinstitut vor der Ernennung bewerten, ob der Geldwäschebeauftragte folgende Kriterien erfüllt:

• a) für die Wahrnehmung der Aufgabe erforderlicher Leumund, die notwendige Redlichkeit und Integrität;
• b) die geeigneten Fähigkeiten und Fachkenntnisse für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, unter anderem Kenntnisse des geltenden rechtlichen Rahmens für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, sowie die Umsetzung der Strategien, Kontrollen und Verfahren bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• c) ausreichende Kenntnisse und Verständnis der mit dem Geschäftsmodell des Kredit- oder Finanzinstituts verbundenen Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für die wirksame Wahrnehmung seiner Aufgaben;
• d) einschlägige Erfahrung in der Bestimmung, Bewertung und Bewältigung der Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie
• e) ausreichend Zeit und ein ausreichender Rang für die wirksame, unabhängige und autonome Wahrnehmung seiner Aufgaben.

Das Kredit- oder Finanzinstitut sollte sicherstellen, dass die Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung fortlaufend im Rahmen des allgemeinen betrieblichen Kontinuitätsmanagements tätig ist. Es sollte die Möglichkeit vorgesehen sein, dass der Geldwäschebeauftragte seine Funktion aufgibt und ein Stellvertreter mit geeigneten Fertigkeiten und Erfahrung zur Verfügung steht, der die Aufgaben des Geldwäschebeauftragten übernimmt, wenn dieser für einen bestimmten Zeitraum abwesend ist oder die Integrität des Geldwäschebeauftragten infrage gestellt wird.

4.2.4 Aufgaben und Rolle des Geldwäschebeauftragten

Die Rolle und Zuständigkeiten des Geldwäschebeauftragten sollten klar definiert und dokumentiert sein.

• a. Entwicklung eines Risikobewertungsrahmens

Mit Blick auf die Ermittlung und Bewertung des Risikos gemäß Artikel 8 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte der Geldwäschebeauftragte einen Risikobewertungsrahmen bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für unternehmensweite und individuelle Risikobewertungen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß den EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung⁶ ausarbeiten.

⁶ Überarbeitete EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: EBA/GL/2021/02.

Der Geldwäschebeauftragte sollte die Ergebnisse der unternehmensweiten und individuellen Risikobewertungen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung über das für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Mitglied des Leitungsorgans oder die zuständige Führungskraft, oder wenn er dies als erforderlich erachtet, direkt melden. Der Geldwäschebeauftragte sollte dem Leitungsorgan Vorschläge für Maßnahmen zur Begrenzung dieser Risiken unterbreiten. Mit der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung bzw. erheblichen Änderungen an bestehenden Produkten oder Dienstleistungen, dem Aufbau eines neuen Marktes oder der Aufnahme neuer Tätigkeiten sollte erst begonnen werden, wenn angemessene Ressourcen für das Verständnis und die Bewältigung der damit verbundenen Risiken verfügbar sind und wirksam umgesetzt wurden.

• b. Erarbeitung von Strategien und Verfahren

Der Geldwäschebeauftragte sollte sicherstellen, dass angemessene Strategien und Verfahren vorhanden sind, auf dem aktuellen Stand gehalten werden und fortlaufend wirksam umgesetzt werden. Die Strategien und Verfahren sollten im Verhältnis zu den Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung stehen, die das Kredit- oder Finanzinstitut ermittelt hat. Der Geldwäschebeauftragte sollte mindestens

• a) die vom Kredit- oder Finanzinstitut anzunehmenden Strategien und Verfahren in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie die gemäß Artikel 8 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 einzuführenden Kontrollen und Systeme festlegen;
• b) sicherstellen, dass die Strategien und Verfahren in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vom Kredit- oder Finanzinstitut entsprechend den Erläuterungen in Abschnitt d zur Überwachung der Einhaltung wirksam umgesetzt werden;
• c) sicherstellen, dass die Strategien und Verfahren in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung regelmäßig überprüft und bei Bedarf geändert oder aktualisiert werden;
• d) Vorschläge unterbreiten, wie Änderungen der rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen oder der Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu begegnen ist und wie im Zuge von Überwachungs- oder Aufsichtstätigkeiten ermittelte Schwachstellen oder Mängel am besten behoben werden.

Die in Artikel 8 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 genannten Grundsätze, Kontrollen und Verfahren sollten mindestens folgende Punkte umfassen:

• a) die Methodik für unternehmensweite und individuelle Risikobewertungen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• b) Sorgfaltspflicht bei der Feststellung der Kundenidentität, einschließlich der in den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorgesehenen Pflichten⁷ , und ein Prozess zur Akzeptanz von Kunden entsprechend den nachfolgenden Erläuterungen in Abschnitt c zu Kunden, insbesondere für Kunden mit hohem Risiko;
• c) interne Berichterstattung (Analyse ungewöhnlicher Transaktionen) und Übermittlung von Verdachtsmeldungen an die FIU;
• d) Führen von Aufzeichnungen sowie
• e) Bestimmungen für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entsprechend den Erläuterungen in Abschnitt d zur Überwachung der Einhaltung.
• c. Kunden, einschließlich Kunden mit hohem Risiko

⁷ Leitlinien nach Artikel 17 und Artikel 18 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 über Sorgfaltspflichten und die Faktoren, die Kredit- und Finanzinstitute bei der Bewertung des mit einzelnen Geschäftsbeziehungen und gelegentlichen Transaktionen verknüpften Risikos für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung berücksichtigen sollten („Die Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung“): EBA/GL/2021/02.

Der Geldwäschebeauftragte sollte konsultiert werden, bevor von der Geschäftsleitung eine endgültige Entscheidung über die Aufnahme neuer Kunden mit hohem Risiko oder die Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden mit hohem Risiko gemäß den internen Grundsätzen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts getroffen wird, und insbesondere in Fällen, in denen die Genehmigung der Geschäftsleitung nach der Richtlinie (EU) 2015/849 ausdrücklich erforderlich ist. Wenn die Geschäftsleitung beschließt, den Empfehlungen des Geldwäschebeauftragten nicht nachzukommen, sollte sie ihre Entscheidung ordnungsgemäß dokumentieren und darlegen, wie sie beabsichtigt, die vom Geldwäschebeauftragten vorgetragenen Risiken zu begrenzen.

• d. Überwachung der Einhaltung

Als zweite Verteidigungslinie sollte der Geldwäschebeauftragte für die Überwachung zuständig sein, dass die vom Kredit- oder Finanzinstitut umgesetzten Maßnahmen, Strategien, Kontrollen und Verfahren den Pflichten des Kredit- oder Finanzinstituts zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entsprechen. Der Geldwäschebeauftragte sollte zudem die wirksame Anwendung der Kontrollen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch die Geschäftsbereiche und die internen Einheiten (erste Verteidigungslinie) beaufsichtigen.

Der Geldwäschebeauftragte sollte dafür Sorge tragen, dass der Rahmen für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bei Bedarf, und immer wenn Mängel festgestellt werden, neue Risiken entstehen oder sich der rechtliche oder regulatorische Rahmen geändert hat, aktualisiert wird.

Der Geldwäschebeauftragte sollte dem Leitungsorgan Korrekturmaßnahmen empfehlen, die zu ergreifen sind, um ermittelte Schwachstellen im Rahmenwerk des Kredit- oder Finanzinstituts zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu beheben, einschließlich von zuständigen Behörden oder internen oder externen Prüfern festgestellte Schwachstellen.

• e. Berichterstattung an das Leitungsorgan

Der Geldwäschebeauftragte sollte das Leitungsorgan zu den Maßnahmen beraten, die ergriffen werden sollten, um die Einhaltung der einschlägigen Gesetze, Regelungen, Verordnungen und Standards sicherzustellen, und eine Bewertung der möglichen Auswirkungen von Änderungen im rechtlichen oder regulatorischen Umfeld auf die Geschäftstätigkeit des Kredit- oder Finanzinstituts und den Compliance-Rahmen vorlegen.

Der Geldwäschebeauftragte sollte das für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Mitglied des Leitungsorgans oder die zuständige Führungskraft auf Folgendes hinweisen:

• a) die Bereiche, in denen die Durchführung von Kontrollen bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verbessert oder solche eingeführt werden sollten;
• b) die geeigneten Verbesserungen, die bezüglich Abschnitt a vorgeschlagen werden;
• c) einen Fortschrittsbericht über wichtige Abhilfe schaffende Programme, der mindestens einmal jährlich als Teil des in Absatz 50 genannten Tätigkeitsberichts sowie auf Ad-hoc-Basis oder regelmäßig in Abhängigkeit von den Verbesserungen vorzulegen ist, um Informationen über den Umfang, in dem das Kredit- oder Finanzinstitut Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist, sowie ergriffene oder empfohlene Maßnahmen zur Verringerung und wirksamen Bewältigung dieser Risiken bereitzustellen;
• d) ob die der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zugewiesenen personellen und technischen Ressourcen unzureichend sind und verstärkt werden sollten.

Das Kredit- oder Finanzinstitut muss darauf vorbereitet sein, der zuständigen Behörde eine Kopie des in Absatz 50 genannten Tätigkeitsberichts zur Verfügung zu stellen.

Der Geldwäschebeauftragte sollte mindestens einmal jährlich einen Tätigkeitsbericht ausarbeiten. Der Tätigkeitsbericht sollte im Verhältnis zum Umfang und zur Art der Geschäfte des Kredit- oder Instituts stehen. Der Tätigkeitsbericht kann gegebenenfalls auf Informationen beruhen, die der zuständigen nationalen Behörde bereits in Form von anderen Berichten übermittelt wurden. Er sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:

1) Zur Risikobewertung bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung:

• a) eine Zusammenfassung der wichtigsten Feststellungen der unternehmensweiten

Richtlinie (EU) 2015/849, sofern eine entsprechende Aktualisierung im vorangegangenen Jahr vorgenommen wurde, sowie eine Bestätigung, ob diese von der zuständigen Behörde für das Berichtsjahr verlangt wurde;⁸

• b) eine Beschreibung etwaiger Änderungen bezüglich der vom Kredit- oder Finanzinstitut verwendeten Methode für die Bewertung des Risikoprofils einzelner Kunden, wobei hervorzuheben ist, wie eine solche Änderung an die unternehmensweite Risikobewertung in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts angeglichen ist;
• c) die Einstufung der Kunden nach Risikokategorie, einschließlich der Zahl der Kundenakten nach Risikokategorie, für die Überprüfungen und Aktualisierungen der Sorgfaltspflicht bei der Feststellung der Kundenidentität ausstehen;
• d) Informationen und statistische Daten zu folgenden Punkten:

2) Zu den Ressourcen:

• e) kurze Beschreibung der Organisationsstruktur für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie gegebenenfalls etwaige im Vorjahr vorgenommene Änderungen und die entsprechende Begründung;
• f) kurze Beschreibung der personellen und technischen Ressourcen, die das Kredit- oder

Terrorismusfinanzierung zugewiesen hat;

• g) gegebenenfalls eine Liste der ausgelagerten Prozesse im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung mit einer Beschreibung der vom Kredit- oder Finanzinstitut betreffend diese Tätigkeiten durchgeführten Überwachung.

3) Zu Strategien und Verfahren:

• h) eine Zusammenfassung der wichtigsten ergriffenen Maßnahmen und angenommenen Verfahren im Laufe des Jahres, einschließlich einer kurzen Beschreibung der identifizierten Empfehlungen, Probleme, Schwachstellen und Unregelmäßigkeiten im Berichtsjahr;
• i) eine Beschreibung der durchgeführten Maßnahmen zur Überwachung der Compliance, um die

Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts durch die Mitarbeiter, Vertreter, Vertriebsunternehmen und Dienstleistungserbringer des Kredit- oder Finanzinstituts sowie die Angemessenheit etwaiger vom Kredit- oder Finanzinstitut zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingesetzter Instrumente zu bewerten;

• j) eine Beschreibung der im Bereich Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchgeführten Schulungsmaßnahmen sowie des Schulungsplans für das Folgejahr;
• k) einen Tätigkeitsplan der Funktion des Geldwäschebeauftragten für das Folgejahr;
• l) für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung relevante Feststellungen aus internen und externen Prüfungen sowie vom Kredit- oder Finanzinstitut erzielte Fortschritte, um diesen Feststellungen Rechnung zu tragen;
• m) von der zuständigen Behörde durchgeführte Aufsichtstätigkeiten, einschließlich der

Verstöße und verhängte Sanktionen samt der vom Kredit- oder Finanzinstitut eingeleiteten Schritte, um den festgestellten Verstößen abzuhelfen, sowie dem Stand der Abhilfemaßnahme, unbeschadet anderer regelmäßiger Berichte, die im Fall einer Aufsichtstätigkeit oder Abhilfemaßnahme erforderlich sein können.

• f. Meldung verdächtiger Transaktionen

⁸ Siehe EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bei der Durchführung von Risikobewertungen (EBA/GL/2021/02).

Hinsichtlich seiner Pflicht gemäß Artikel 33 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Übermittlung der in Absatz 1 dieses Artikels genannten Informationen sollte sich der Geldwäschebeauftragte vergewissern, dass andere Mitarbeiter, deren Mitwirkung für die Wahrnehmung dieser Aufgabe erforderlich ist, die Fähigkeiten, Fachwissen und Eignung besitzen, um bei dieser Aufgabe Unterstützung zu bieten. Die Sensibilität und Vertraulichkeit der Informationen, die möglicherweise offengelegt werden, sowie die Geheimhaltungspflichten, die das Kredit- oder Finanzinstitut zu erfüllen hat, sind dabei gebührend zu berücksichtigen.

Wenn der Geldwäschebeauftragte gemäß Artikel 33 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2015/849 Informationen an die FIU übermittelt, sollte er dafür sorgen, dass die Informationen wirksam in einem Format und über Mittel übertragen werden, die mit etwaigen von der nationalen FIU herausgegebenen Leitlinien in Einklang stehen. Im Rahmen seiner Rolle gemäß dieser Bestimmung sollte der Geldwäschebeauftragte:

• a) die Funktionsweise und die Konzeption des Transaktionsüberwachungssystems verstehen, einschließlich der abgedeckten Szenarien entsprechend den Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, sowie interner Verfahren zum Umgang mit Warnungen;
• b) Berichte von Mitarbeitern, Vertretern oder Vertriebsunternehmen des Kredit- oder Finanzinstituts oder anderweitig von den Systemen des Kredit- oder Finanzinstituts erstellte Berichte über Kenntnisse bzw. Verdachtsmomente in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung oder eine Person, die möglicherweise mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Verbindung stand oder stehen könnte, entgegennehmen;
• c) sicherstellen, dass diese Berichte unverzüglich geprüft werden, um zu bestimmen, ob Kenntnisse oder Verdachtsmomente vorliegen, nach denen Finanzmittel aus einer kriminellen Aktivität, einschließlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, stammen, oder ob eine Person möglicherweise mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Verbindung stand oder steht; der Geldwäschebeauftragte sollte zudem ein Priorisierungsverfahren für die eingegangenen internen Berichte festlegen, dokumentieren und einführen, damit interne Berichte über Fälle, die mit einem besonders hohen Risiko verbunden sind, mit der gebotenen Dringlichkeit bearbeitet werden;
• d) im Zuge der Bewertung der eingegangenen Berichte Aufzeichnungen über alle durchgeführten Bewertungen sowie von der FIU im Anschluss eingegangene Rückmeldungen führen, um die Aufdeckung verdächtiger Transaktionen künftig zu verbessern;
• e) sicherstellen, dass Kenntnisse oder Verdachtsmomente hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder bezüglich der Verbindung einer Person mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unverzüglich der FIU gemeldet werden, wobei mit dem Bericht die zur Begründung des Verdachts erforderlichen Tatbestände, Vorkommnisse oder Informationen und Dokumente bzw. die entsprechenden Angaben über hinreichend begründete Fälle eines Verdachts von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu übermitteln sind;
• f) eine unverzügliche und umfassende Antwort auf jedes Informationsersuchen der FIU sicherstellen; und
• g) die Gründe, aus denen Warnungen vor ungewöhnlichen Aktivitäten oder Transaktionen nicht als interne Berichte eskaliert wurden, regelmäßig zu prüfen, um zu bestimmen, ob Probleme bestehen, die gelöst werden müssen, damit die wirksame Aufdeckung verdächtiger Aktivitäten oder Transaktionen sichergestellt wird.

Der Geldwäschebeauftragte sollte dafür Sorge tragen, dass die internen Kontrollen des Kredit- oder Finanzinstituts die Erfüllung etwaiger von der FIU bereitgestellter Leitlinien ermöglichen.

Die Kredit- oder Finanzinstitute sollten ihre Führungskräfte und Mitarbeiter auf die Pflicht hinweisen, dass das Verbot, die Kunden oder Dritte über laufende oder möglicherweise einzuleitende Untersuchungen in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu informieren, strikt einzuhalten ist, und den Zugang zu diesen Informationen auf Personen zu begrenzen, die diese für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Wenn innerhalb des Kredit- oder Finanzinstituts kein Offenlegungsverbot gilt, sollte der Geldwäschebeauftragte dennoch sorgfältig prüfen, wem Informationen über die an die FIU übermittelten Meldungen oder die von der FIU eingegangenen Informationsersuchen innerhalb des Kredit- und Finanzinstituts zur Verfügung gestellt werden. Das Meldeverfahren sollte vertraulich sein, und die Identität der an der Vorbereitung und Übermittlung der Meldung beteiligten Personen sollte dem Schutz personenbezogener Daten unterliegen.

• g. Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen

In Einklang mit der Pflicht gemäß Artikel 46 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2015/849 und gemäß den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung⁹ sollte der Geldwäschebeauftragte die Mitarbeiter über die Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, einschließlich der entsprechenden Methoden, Trends und Typologien, sowie den vom Kredit- oder Finanzinstitut angewandten risikobasierten Ansatz zur Begrenzung dieser Risiken gebührend informieren. Diese Informationen können auf verschiedene Weise bereitgestellt werden, wie etwa in Unternehmensmitteilungen, im Intranet oder auf Sitzungen.

⁹ Leitlinie 6: Schulungen zu den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: EBA/GL/2021/02.

Der Geldwäschebeauftragte sollte die Vorbereitung und Durchführung eines fortlaufenden Schulungsprogramms zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung beaufsichtigen. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung des Kredit- oder Finanzinstituts sollte ein Jahresplan für Schulungen und Weiterbildung der Mitarbeiter dokumentiert werden, auf den im Tätigkeitsbericht an das Leitungsorgan gemäß Absatz 50 verwiesen wird.

Der Geldwäschebeauftragte sollte sicherstellen, dass die vom Kredit- oder Finanzinstitut angenommenen internen Meldeverfahren allen Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht werden.

Zusätzlich zu allgemeinen Weiterbildungen sollte der Geldwäschebeauftragte für die Zwecke des Artikels 46 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2015/849 den spezifischen Schulungsbedarf innerhalb des Kredit- und Finanzinstituts bewerten und sicherstellen, dass Personen, die in unterschiedlichem Umfang Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt sind, angemessene theoretische und praktische Schulungen angeboten werden; zu diesem Kreis zählen beispielsweise:

• a) Personen, die in der Compliance-Funktion unter der Verantwortung des Geldwäschebeauftragten tätig sind;
• b) Personen mit Kundenkontakt oder mit der Ausführung ihrer Transaktionen betraute Personen (Mitarbeiter, Vertreter und Vertriebsunternehmen);
• c) Personen, die für die Entwicklung von Verfahren oder internen Instrumenten zuständig sind, die im Zusammenhang mit Tätigkeiten angewendet werden, die möglicherweise einem hohen Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt sind.

Der Inhalt der spezifischen Schulungsprogramme für Personen, die in unterschiedlichem Umfang Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt sind, sollte abhängig von der Höhe des Risikos entsprechend den Ausführungen in den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung¹⁰ angepasst werden.

¹⁰ Leitlinie 6: Schulungen zu den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: EBA/GL/2021/02.

Der Geldwäschebeauftragte sollte Bewertungsindikatoren festlegen, um die Wirksamkeit der angebotenen Schulungen zu überprüfen.

Wenn das Kredit- oder Finanzinstitut ein im Ausland erarbeitetes Schulungs- und Sensibilisierungsprogramm einführt, das z. B. von seinem Hauptsitz oder Mutterunternehmen entwickelt wurde, sollte der Geldwäschebeauftragte dafür Sorge tragen, dass dieses Programm an die auf nationaler Ebene geltenden gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften sowie an die Typologien der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und die konkreten Tätigkeiten des Kredit- und Finanzinstituts angepasst werden.

Wenn bestimmte Schulungstätigkeiten an einen Dienstleistungserbringer ausgelagert werden, sollte der Geldwäschebeauftragte sicherstellen, dass i) der Dienstleistungserbringer über die geforderten Kenntnisse im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verfügt, um die Qualität der Schulungen zu garantieren, ii) die Managementbedingungen für die Auslagerung festgelegt und eingehalten werden und iii) der Inhalt dieser Schulung an die konkreten Merkmale des betreffenden Kredit- oder Finanzinstituts angepasst werden.

4.2.5 Verhältnis zwischen der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und anderen Funktionen

Sowohl die Compliance-Funktion als auch die unabhängige Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sollten in der zweiten Verteidigungslinie des Kredit- oder Finanzinstituts angesiedelt sein.

Sofern sich die Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung von der allgemeinen Compliance-Funktion unterscheidet sollte das Kredit- oder Finanzinstitut zusätzlich zu den Bestimmungen der Leitlinien zur internen Governance der ESA¹¹ bezüglich eines transparenten und dokumentierten Entscheidungsprozesses und einer eindeutigen Aufgabenverteilung und Kompetenzregelung innerhalb ihres internen Kontrollrahmens die in diesem Abschnitt dargelegten Bestimmungen erfüllen.

¹¹ EBA-Leitlinien zur internen Governance gemäß der Richtlinie 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; Leitlinien der ESMA zu einigen Aspekten der MiFID-II-Anforderungen an die Compliance-Funktion: ESMA35-36-1946; Leitlinien der EIOPA zum Governance-System: EIOPA-BoS-14/253 DE.

Die Funktion einer unabhängigen Internen Revision im Sinne von Artikel 8 Absatz 4 Buchstabe b der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte nicht mit der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kombiniert werden.

Die Risikomanagementfunktion, soweit das Kredit- oder Finanzinstitut über eine Risikomanagementfunktion verfügt, und der Risikoausschuss, sofern dieser eingerichtet ist, sollten Zugang zu den für die Wahrnehmung ihrer Aufgabe erforderlichen Informationen und Daten haben, einschließlich der Informationen und Daten der jeweiligen Unternehmens- und internen Kontrollfunktionen, wie die Einhaltung der Vorschriften im Bereich Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Zwischen der Leitung des Risikomanagements und dem Geldwäschebeauftragten sollte eine gute Zusammenarbeit und ein Informationsaustausch stattfinden. Der Geldwäschebeauftragte sollte bei der Festlegung von mit der Risikomanagementstrategie des Kredit- und Finanzinstituts in Einklang stehenden Methoden im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung mit der Risikofunktion zusammenarbeiten. 4.2.6 Auslagerung von operationellen Aufgaben des Geldwäschebeauftragten

Wenn nach dem nationalen Recht die Auslagerung von operationellen Aufgaben des Geldwäschebeauftragten zulässig ist, sollten die Kredit- und Finanzinstitute zusätzlich zu den gegebenenfalls anzuwendenden Leitlinien zu Auslagerungen der ESA¹² folgende Grundprinzipien beachten:

• a. Letztendlich liegt die Verantwortung für die Erfüllung der gesetzlichen oder regulatorischen Pflichten, ungeachtet, ob spezielle Funktionen ausgelagert sind oder nicht, beim Kredit- oder Finanzinstitut.
• b. Die Rechte und Pflichten des Kredit- und Finanzinstituts und des Dienstleistungserbringers sollten eindeutig festgelegt und in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten sein.
• c. Das Kredit- oder Finanzinstitut, das sich auf eine Auslagerungsvereinbarung stützt, sollte weiterhin für die Überwachung und Aufsicht der Qualität der erbrachten Dienstleistung verantwortlich bleiben.
• d. Für gruppeninterne Auslagerungen sollte derselbe regulatorische Rahmen gelten wie für Auslagerungen an Dienstleistungserbringer außerhalb der Gruppe¹³ .
• e. Die Auslagerung von Funktionen darf nicht zur Delegation der Verantwortlichkeiten des Leitungsorgans führen. Strategische Entscheidungen bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sollten nicht ausgelagert werden. Zu diesen Entscheidungen zählen insbesondere:
• i. die Genehmigung der unternehmensweiten Risikobewertung bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• ii. die Entscheidung über die interne Organisation des Rahmenwerks zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts;
• iii. die Annahme interner Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• iv. die Genehmigung der Methode für die Bestimmung des Risikos in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung aufgrund einer bestimmten Geschäftsbeziehung und die Zuweisung des Risikoprofils;
• v. die Genehmigung der vom Kredit- oder Finanzinstitut zu verwendenden Kriterien zur Aufdeckung verdächtiger und ungewöhnlicher Transaktionen für die Zwecke der laufenden Überwachung und/oder Meldung.

Die letztendliche Verantwortung für die Entscheidung über die Meldung verdächtiger Transaktionen an die FIU verbleibt bei den Kredit- und Finanzinstituten, dies gilt auch, wenn die Ermittlung und Meldung verdächtiger Transaktionen ausgelagert sind.

¹² EBA-Leitlinien zu Auslagerungen: EBA/GL/2019/02; Leitlinien der EIOPA zum Outsourcing an Cloud-Anbieter: EIOPA-BoS-20-002; Leitlinien der ESMA zur Auslagerung an Cloud-Anbieter: ESMA50-157-2403

¹³ Punkt 27 der Abschnitte zum Hintergrund in den EBA-Leitlinien zu Auslagerungen vom 25. Februar 2019: EBA/GL/2019/02

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten sich bei der Auslagerung operationeller Aufgaben der Funktion des Geldwäschebeauftragten an einen Dienstleistungserbringer an das Verfahren für Auslagerungen entsprechend den EBA-Leitlinien für Auslagerungen halten. Dies umfasst die Ermittlung und Bewertung einschlägiger Risiken der Auslagerungsvereinbarung, die Begründung der Entscheidung zu ihrer Auslagerung vor dem Hintergrund der angestrebten Ziele (ob die Sicherstellung einer optimalen Zuweisung der Ressourcen für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in der gesamten Gruppe erreicht werden soll oder ob Kriterien der Verhältnismäßigkeit zugrunde liegen), die Durchführung einer Sorgfaltsprüfung bezüglich des künftigen Dienstleistungserbringers sowie den Abschluss der Auslagerungsvereinbarung.

Das Kredit- oder Finanzinstitut, das Aufgaben der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auslagert, sollte den Geldwäschebeauftragten mit folgenden Aufgaben betrauen:

• i) Überwachung der Leistung des Dienstleistungserbringers, um sicherzustellen, dass das Kredit- oder Finanzinstitut angesichts der Auslagerung sämtliche seiner rechtlichen und regulatorischen Pflichten zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erfüllen kann;
• ii) Durchführung einer regelmäßigen Kontrolle, ob der Dienstleistungserbringer die aus der Vereinbarung entstehenden Pflichten erfüllt. Gemäß der dokumentierten Analyse sollte durch die regelmäßige Kontrolle gewährleistet werden, dass die Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung über Mittel verfügt, um die Einhaltung der Pflichten des Dienstleistungserbringers regelmäßig und anlassbezogen zu überprüfen und zu überwachen. Mit Blick auf Kundendaten sollten die Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und die zuständige Behörde über Zugangsrechte auf die Systeme/Datenbanken des Dienstleistungserbringers verfügen;
• iii) Meldung der Auslagerung an das Leitungsorgan im Rahmen des Tätigkeitsberichts des Geldwäschebeauftragten, oder wenn die Umstände dies erfordern, insbesondere um sicherzustellen, dass etwaig erforderliche Abhilfemaßnahmen so schnell wie möglich ergriffen werden.

Wenn das Kredit- oder Finanzinstitut über keine anderen eigenen Führungskräfte und Angestellte als das Leitungsorgan verfügt, kann die Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an einen Dienstleistungserbringer ausgelagert werden. In diesen Fällen sollte der AGW/BTF der AGW/BTF einer der Dienstleistungserbringer sein, der Erfahrung oder Kenntnisse über die Art der vom Kredit- oder Finanzinstitut ausgeführten Tätigkeiten oder Transaktionen besitzt.

In Fällen, in denen das Kredit- oder Finanzinstitut gruppeninterne Auslagerungen nutzt, sollte es insbesondere die für die Ermittlung und Bewältigung etwaiger Interessenkonflikte, die aus einer solchen Auslagerungsvereinbarung entstehen können, notwendigen Maßnahmen ergreifen. Das Mutterunternehmen der Gruppe sollte

• a) sicherstellen, dass ein Verzeichnis der gruppeninternen Auslagerungen im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zur Bestimmung, welche Funktion sich auf welchen Rechtsträger bezieht, in den betreffenden Unternehmen erstellt und regelmäßig für Abfragen bereitgestellt wird, sowie
• b) dafür Sorge tragen, dass durch gruppeninterne Auslagerungen die Einhaltung der Pflichten in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der einzelnen Tochtergesellschaften, Zweigniederlassungen oder anderer Formen der Niederlassung nicht beeinträchtigt wird.

Die Auslagerung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an Dienstleistungserbringer, die in Drittländern niedergelassen sind, sollte zusätzlichen Schutzmaßnahmen unterliegen, um sicherzustellen, dass angesichts des Standorts des Dienstleistungserbringers durch die Auslagerung weder ein höheres Risiko einer Nichteinhaltung der rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsteht noch die zuständige Behörde daran gehindert wird, ihre Aufsichtsbefugnis bezüglich des Dienstleistungserbringers auszuüben.