4.2 Ролята и отговорностите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ

Когато решава дали да назначи служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, в съответствие с член 8, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, ръководният орган следва да вземе под внимание мащаба и сложността на дейността на кредитната или финансовата институция и нейното излагане на рискове от ИП/ФТ в съответствие с критериите, посочени в раздел 4.2.2.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да бъде назначен на управленско ниво. Той следва да има достатъчни правомощия да предлага по собствена инициатива всички необходими или подходящи мерки за гарантиране на нормативно съответствие и ефективност на вътрешните мерки за БИП/БФТ на вниманието на ръководния орган в неговата контролна и управленска функция.

Когато служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, е назначен съгласно член 8, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, ръководният орган следва да определи дали тази роля ще бъде осъществявана на пълно работно време или може да се осъществява от служител или длъжностно лице в допълнение към съществуващите му функции в рамките на кредитната или финансовата институция.

Когато функциите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, се възлагат на длъжностно лице или служител, който вече има други задължения или функции в рамките на кредитната или финансовата институция, ръководният орган следва да идентифицира и разгледа възможни конфликти на интереси и да предприеме необходимите стъпки за тяхното избягване или когато това не е възможно, за тяхното управление. Ръководният орган следва да гарантира, че това лице може да отдели достатъчно време за функциите на служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да е на разположение за компетентния орган и ЗФР при поискване и във връзка с това следва обичайно да е нает на договорни отношения и да работи в държавата, в която е установена кредитната или финансовата институция.

Когато е съизмеримо с риска от ИП/ФТ, на който е изложена кредитната или финансовата институция, и доколкото това е разрешено съгласно националното законодателство, служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, може да бъде нает по договор да работи в друга юрисдикция. В тези случаи кредитната или финансовата институция следва да разполага с необходимите системи и механизми за контрол за гарантиране, че служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, има достъп до цялата необходима информация и системи, които се изискват за изпълнение на задачите му, и е на разположение да се среща незабавно с местното ЗФР и компетентния орган. Кредитната или финансовата институция следва също да е в състояние да докаже пред съответния си компетентен орган, че приложените от нея мерки в това отношение са подходящи и ефективни.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да е в състояние да възлага и делегира задачите си, определени в раздел 4.2.4., на други длъжностни лица и служители, които работят под негово ръководство и надзор, при условие че крайната отговорност за ефективното изпълнение на тези задачи остава на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да е част от втората линия на защита и в това си качество следва да е част от независима функция като следва да са изпълнени и следните условия:

• а) Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да е независим от бизнес линиите или звената, които контролира, и не може да е подчинен на лице, което има отговорност да ръководи която и да е от тези бизнес линии или звена.
• б) Кредитната или финансовата институция е въвела вътрешни процедури за гарантиране, че служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, има по всяко време неограничен и пряк достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на функцията му. Решението до каква информация има нужда от достъп в това отношение следва да се взема единствено от служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.
• в) В случай на значителен инцидент служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да може да докладва и да разполага с пряк достъп до ръководния орган в контролната му функция или до висшето ръководство, в случай че не е налице ръководен орган.

4.2.2 Критерии за пропорционалност за назначаването на отделен служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ

Кредитна или финансова институция следва да назначи отделен служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, освен ако не е едноличен търговец или има много ограничен брой служители, или причините, посочени в точка 33, обосновават неназначаването.

Когато ръководният орган реши да не назначава отделен служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, причините следва да бъдат обосновани и документирани, както и изрично да се позовават най - малко на следните критерии:

• а) естеството на дейността на кредитната или финансовата институция и свързаните с нея рискове от ИП/ФТ, като се вземат под внимание нейната географска експозиция, клиентска база, канали за дистрибуция и предлаганите продукти и услуги;
• б) големината на дейността ѝ в юрисдикцията, броя на клиентите ѝ, броя и обема на сделките ѝ и броя на служителите ѝ на пълно работно време;
• в) правната форма на кредитната или финансовата институция, включително дали кредитната или финансовата институция е част от група.

Когато не е назначен отделен служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, кредитната или финансовата институция следва да организира изпълнението на неговите задачи (вж. по - долу раздел 4.2.4 относно „ Задачи и роля на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ “) посредством члена на ръководния орган, както е посочено в раздел 4.1.3, или висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ, както е посочено в раздел 4.1.4, или чрез възлагане на оперативните функции на външни изпълнители, както е посочено в раздел 4.2.6, или чрез комбинация от горепосочените варианти.

Когато служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, изпълнява тази роля за два или повече субекта в рамките на групата или е натоварен и с други задачи, кредитната или финансовата институция следва да гарантира, че тези многобройни назначения все пак позволяват на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, да изпълнява ефективно функциите си. Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да изпълнява тази роля за различни субекти само ако те са част от една и съща група. Поради специфичното естество на сектора на предприятията за колективно инвестиране⁵ обаче служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, би могъл да обслужва няколко фонда.

4.2.3 Пригодност, умения и експертен опит

⁵ Предприятие за колективно инвестиране или ПКИ означава ПКИПЦК съгласно определението в член 1, параграф 2 от Директива 2009/65/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 13 юли 2009 г. относно координирането на законовите, подзаконовите и административните разпоредби относно предприятията за колективно инвестиране в прехвърлими ценни книжа (ПКИПЦК) или АИФ съгласно определението в член 4, параграф 1, буква a) от Директива 2011/61/ЕС.

Във връзка с проверката на служителите, посочена в член 8, параграф 4, буква a) от Директива (ЕС) 2015/849, кредитните или финансовите институции следва преди назначаването да оценят дали служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, притежава:

• а) репутацията, честността и почтеността, необходими за изпълнението на неговата/нейната функция;
• б) подходящите умения и експертен опит за БИП/БФТ, включително познаване на приложимата правна и регулаторна рамка в областта на БИП/БФТ и прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за БИП/БФТ;
• в) достатъчно знания и разбиране за рисковете от ИП/ФТ, свързани с бизнес модела на кредитната или финансовата институция, за да изпълнява ефективно функцията си;
• г) съответен опит във връзка с идентифицирането, оценката и управлението на рисковете от ИП/ФТ; и
• д) достатъчно време и старшинство, за да изпълнява функциите си ефективно, независимо и автономно.

Кредитните или финансовите институции следва да гарантират, че функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, работи на текуща основа като част от цялостното управление на непрекъсваемостта на дейността. Те следва да обезпечат възможността от прекъсване на функциите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и наличието на заместник с подходящите умения и експертен опит, който да поеме функциите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, в случай на негово отсъствие за период от време или в случай че почтеността на служителя е поставена под въпрос.

4.2.4 Задачи и роля на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ

Ролята и отговорностите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да са ясно определени и документирани.

• а) Разработване на рамка за оценка на риска

Във връзка с идентифицирането и оценката на риска, посочени в член 8, параграф 1 от Директива (ЕС) 2015/849, служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да разработи и поддържа рамка за оценка на риска от ИП/ФТ за оценка на рисковете за цялата дейност и за индивидуални оценки на рисковете от ИП/ФТ в съответствие с насоките на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ⁶ .

⁶ Преразгледани насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ: EBA/GL/2021/02.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да докладва резултатите от оценката на рисковете за цялата дейност и индивидуалните оценки на рисковете от ИП/ФТ на ръководния орган посредством члена на ръководния орган или на висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ, или директно, ако счете за необходимо. Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да предлага на ръководния орган мерките, които следва да се предприемат за ограничаване на тези рискове. Стартирането на нов продукт или услуга или значителни промени в съществуващите продукти и услуги, разработването на нов пазар или предприемането на нови дейности не следва да започва, докато не бъдат налични и ефективно приложени подходящи ресурси за разбиране и управление на свързаните с тях рискове.

• б) Разработване на политики и процедури

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, че се въвеждат подходящи политики и процедури, че те се поддържат в актуално състояние и се прилагат ефективно на текуща основа. Политиките и процедурите следва да са съразмерни на рисковете от ИП/ФТ, установени от кредитната или финансовата институция. Най - малкото служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва:

• а) да определи политиките и процедурите за БИП/БФТ, които следва да бъдат приети от кредитната или финансовата институция, както и механизмите за контрол и системите, които следва да бъдат внедрени съгласно член 8, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849;
• б) да гарантира, че политиките и процедурите за БИП/БФТ се изпълняват ефективно от кредитната или финансовата институция, както е обяснено в буква г) относно „Наблюдение на нормативното съответствие“;
• в) да гарантира, че политиките и процедурите за БИП/БФТ се преглеждат редовно и се изменят или актуализират при необходимост;
• г) да предлага начини за възприемане на евентуални промени в правните или регулаторните изисквания или в рисковете от ИП/ФТ, както и начини за най - добро преодоляване на нередности или недостатъци, установени посредством дейностите по наблюдение или надзор.

Политиките, механизмите за контрол и процедурите, посочени в член 8, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, следва да включват най - малко следното:

• а) методиката за оценка на рисковете от ИП/ФТ за цялата дейност и индивидуални оценки на рисковете от ИП/ФТ;
• б) комплексна проверка на клиента, включително предвидената в преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ 7 , и процес за приемане на клиенти, както е обяснен по - долу в буква в) относно „Клиенти“, по - специално за високорискови клиенти;
• в) вътрешно докладване (анализ на необичайни сделки) и подаване на доклади за съмнителни сделки към ЗФР;
• г) поддържане на записи; и
• д) разпоредби за наблюдение на нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ като тези в буква г) относно „Наблюдение на нормативното съответствие“.
• в) Клиенти, включително високорискови клиенти

Следва да се проведе консултация със служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, преди да се вземе окончателно решение от висшето ръководство да се приемат нови високорискови клиенти или да се поддържат бизнес отношения с високорискови клиенти в съответствие с основаните на риска вътрешни политики за БИП/БФТ на кредитната или финансовата институция, и по - специално в ситуации, в които одобрението на висшето ръководство се изисква изрично съгласно Директива (ЕС) 2015/849. Ако висшето ръководство реши да не следва съвета на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, то следва да запише надлежно решението си и да разгледа как предлага да се ограничат рисковете, повдигнати от служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

• г) Наблюдение на нормативното съответствие

Като втора линия на защита служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да отговаря за наблюдаване дали мерките, политиките, механизмите за контрол и процедурите, прилагани от кредитната или финансовата институция, са в съответствие с нейните задължения за БИП/БФТ. Освен това служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да следи за ефективното прилагане на механизмите за контрол във връзка с БИП/БФТ, прилагани в бизнес линиите и вътрешните звена (първа линия на защита).

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, че рамката за БИП/БФТ се актуализира при необходимост и при всички случаи когато бъдат установени недостатъци, когато се появят нови рискове или когато се измени правната или регулаторната рамка.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да препоръчва на ръководния орган коригиращи мерки, които да бъдат предприети за преодоляване на установените слабости в рамката за БИП/БФТ на кредитната или финансовата институция, включително слабости, установени от компетентните органи или от вътрешни или външни одитори.

• д) Докладване пред ръководния орган

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да съветва ръководния орган относно мерки, които трябва да бъдат предприети, за да се гарантира спазването на приложимите закони, правила, разпоредби и стандарти, и да предоставя оценката си относно възможното въздействие на промените в правната или регулаторната среда върху дейностите и рамката за нормативно съответствие на кредитната или финансовата институция.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да представи на вниманието на члена на ръководния орган или на висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ:

• а) областите, в които следва да се въведе или подобри действието на механизмите за контрол във връзка с БИП/БФТ;
• б) подходящите подобрения, предложени във връзка с буква a) по - горе;
• в) доклад за напредъка по евентуални значими програми за коригиращи действия най - малко веднъж годишно като част от отчета за дейността, посочен в точка 50, и на ad hoc основа или периодично в зависимост от подобренията с цел да се предостави информация относно равнището на излагане на рискове от ИП/ФТ и предприетите или препоръчаните мерки за намаляване и ефективно управление на тези рискове;
• г) дали човешките и техническите ресурси, разпределени на функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, са недостатъчни и следва да бъдат подсилени.

Кредитната или финансовата институция трябва да има готовност да сподели копие от отчета за дейността, посочен в точка 50, с компетентния орган.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да изготвя отчет за дейността най - малко веднъж годишно. Отчетът за дейността следва да бъде пропорционален на мащаба и естеството на дейностите на кредитната или финансовата институция. По целесъобразност отчетът за дейността може да се основава на информация, която вече е изпратена на националните компетентни органи под формата на други доклади. Отчетът за дейността следва да съдържа най - малко следната информация:

1) Относно оценката на рисковете от ИП/ФТ:

• а) резюме на основните констатации от оценката на рисковете от ИП/ФТ за цялата дейност, както е посочено в член 8 от Директива (ЕС) 2015/849, когато такава актуализация е извършена през изминалата година, и потвърждение дали тя е била изискана от компетентния орган, за да бъде представена за отчетната година⁸ ;
• б) описание на евентуални промени, свързани с метода, използван от кредитната или финансовата институция, за оценяване на рисковия профил на отделния клиент, като се подчертае как съответната промяна е приведена в съответствие с оценката на рисковете от ИП/ФТ за цялата дейност на кредитната или финансовата институция;
• в) класифицирането на клиентите по рискова категория, включително броя на клиентските досиета по рискова категория, за които все още предстоят прегледи и актуализации на комплексната проверка на клиента;
• г) информация и статистически данни относно:

2) Относно ресурсите:

• д) кратко описание на организационната структура във връзка с БИП/БФТ и по целесъобразност на евентуални значителни промени, направени през изминалата година, и тяхната обосновка;
• е) кратко описание на човешките и техническите ресурси, разпределени на функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, от кредитната или финансовата институция;
• ж) където е приложимо, списъка на процесите за БИП/БФТ, възложени на външни изпълнители, заедно с описание на контрола, който се осъществява от кредитната или финансовата институция върху тези дейности.

3) Относно политиките и процедурите:

• з) резюме на предприетите важни мерки и приетите процедури през годината, включително кратко описание на препоръките, проблемите, недостатъците и нередностите, установени през годината на отчитането;
• и) описание на действията за наблюдение на нормативното съответствие, предприети с цел оценка на прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за БИП/БФТ на кредитната или финансовата институция от страна на нейните служители, представители, дистрибутори и доставчици на услуги, както и пригодността на евентуалните инструменти за наблюдение, използвани от кредитната или финансовата институция за целите на БИП/БФТ;
• й) описание на изпълнените дейности за обучение във връзка с БИП/БФТ и на плана за обучение за следващата година;
• к) план за дейността на функцията на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, за следващата година;
• л) констатации от вътрешни и външни одити, които са от значение за БИП/БФТ, и евентуалния напредък, постигнат от кредитната или финансовата институция с цел вземане под внимание на тези констатации;
• м) надзорни дейности, включително комуникации с кредитната или финансовата институция, извършени от компетентния орган, подадени доклади, установени нарушения и наложени санкции, заедно с начина, по който кредитната или финансовата институция се ангажира да отстрани установените нарушения, и етапа, на който се намират тези коригиращи действия, без да се засяга който и да е друг периодичен отчет, който може да се изисква в случай на надзорна дейност или коригиращо действие.
• е) Докладване на съмнителни сделки

⁸ Направете справка в насоките на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ, във връзка с провеждането на оценки на рисковете (EBA/GL/2021/02).

Във връзка със задължението на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, съгласно член 33, параграф 2 от Директива (ЕС) 2015/849 да изпраща информацията, посочена в параграф 1 от същия член, той следва да се увери, че други членове на персонала, чието съдействие се търси за изпълнението на някои аспекти от тази функция, притежават уменията, знанията и пригодността да оказват съдействие в тази задача. Надлежно внимание следва да се обърне на чувствителността и поверителността на информацията, която може да се оповести, и задълженията за неоповестяване, към които трябва да се придържа кредитната или финансовата институция.

Когато служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, предава информация на ЗФР в съответствие с член 33, параграф 2 от Директива (ЕС) 2015/849, той следва да гарантира, че информацията се предава по ефективен начин във формат и чрез средства, които съответстват на евентуалните насоки, издадени от националното ЗФР. Като част от ролята си съгласно тази разпоредба служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва:

• а) да разбира функционирането и организацията на системата за наблюдение на сделките, включително сценариите, обхванати в съответствие с рисковете от ИП/ФТ, пред които е изправена кредитната или финансовата институция, както и вътрешните процедури за справяне със сигнали за тревога;
• б) да получава сигнали от служителите, представителите или дистрибуторите на кредитната или финансовата институция или сигнали, генерирани по друг начин от системите на кредитната или финансовата институция, за узнаване или подозрение за ИП/ФТ или че дадено лице може да е било, да е или да може да бъде свързано с ИП/ФТ;
• в) да гарантира, че тези сигнали се разглеждат своевременно, за да се определи дали е налице знание или подозрение, че дадени средства представляват постъпления от престъпна дейност, включително ИП/ФТ, или дали дадено лице може да е било, да е или да може да бъде свързано с ИП/ФТ; служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва също така да определи, документира и приложи процес за подреждане по приоритет за получаваните вътрешни сигнали, така че вътрешните сигнали относно особено високорискови ситуации да се разглеждат с необходимата неотложност;
• г) докато оценява получените сигнали, да води запис на всички извършени оценки, както и евентуални отзиви, получени впоследствие от ЗФР, с цел подобряване на откриването на бъдещи съмнителни сделки;
• д) да гарантира, че узнаването или подозрението за ИП/ФТ или за връзка на лице с ИП/ФТ се съобщават своевременно на ЗФР, като със сигнала се подават фактите, събитията или информацията и документацията, необходими за обосноваване на подозренията или случаите на разумни основания за подозрения за ИП/ФТ;
• е) да гарантира своевременен и изчерпателен отговор на всяко искане за информация, отправено от ЗФР; и
• ж) да разглежда редовно причините, поради които сигнали за необичайна дейност или сделки не са били подадени нагоре по йерархията като вътрешни сигнали, с цел да се определи дали съществуват проблеми, които трябва да бъдат разрешени, за да се гарантира ефективно откриване на съмнителна дейност или сделки.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, че механизмите за вътрешен контрол на кредитната или финансовата институция ще ѝ дадат възможност да спазва всички евентуални насоки, предоставени от ЗФР.

Кредитните или финансовите институции следва да обърнат внимание на своите ръководители и служители във връзка със задължението за строго спазване на забраната за информиране на клиента или трети страни, че се извършва или може да бъде започнат анализ във връзка с ИП/ФТ, и за ограничаване на достъпа до тази информация само до лицата, които имат нужда от нея за изпълнението на функциите си. Въпреки че в рамките на кредитната или финансовата институция се прилага задължение за неоповестяване, служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва все пак да обмисли внимателно на кого в рамките на кредитната или финансовата институция се предоставя информация относно евентуални сигнали, подадени до ЗФР, или евентуално искане за информация, получено от ЗФР. Процедурата за подаване на сигнали следва да е поверителна и самоличността на лицата, участващи в изготвянето и изпращането на сигнала, следва да бъде защитена от политика за поверителност.

• з) Обучение и осведоменост

В съответствие със задължението съгласно член 46, параграф 1 от Директива (ЕС) 2015/849 и както е посочено в преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ⁹ , служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да информира надлежно персонала относно рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена кредитната или финансовата институция, включително методите, тенденциите и типологиите на ИП/ФТ, както и за прилагания от кредитната или финансовата институция рисково базиран подход с цел ограничаване на тези рискове. Тази информация може да е под най - различни форми, например циркулярни писма, интранет, срещи във фирмата.

⁹ Насока 6: Обучение от преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ: EBA/GL/2021/02.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да упражнява контрол върху изготвянето и прилагането на текущата програма за обучение във връзка с БИП/БФТ. В сътрудничество с отдела за човешки ресурси на кредитната или финансовата институция следва да се документира годишен план за обучение и образование, на който да се прави позоваване в отчета за дейността до ръководния орган съгласно точка 50.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, че вътрешните процедури за докладване, приети от кредитната или финансовата институция, са сведени до вниманието на всички членове на персонала.

В допълнение към общото образоване, за целите на член 46, параграф 1 от Директива (ЕС) 2015/849 служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да оцени специфичните потребности от обучение в рамките на кредитната или финансовата институция и да гарантира, че се предоставя подходящо теоретично и практическо обучение на лицата, изложени на различно ниво на рискове от ИП/ФТ, като например:

• а) лицата, работещи във функцията за нормативно съответствие под отговорността на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ;
• б) лицата в контакт с клиенти или лицата, на които е възложено да извършват техните сделки (служители, представители и дистрибутори);
• в) лицата, отговарящи за разработването на процедури или вътрешни инструменти, приложими спрямо дейности, които може да бъдат чувствителни на риск от ИП/ФТ.

Съдържанието на конкретните програми за обучение, предоставяни на лицата с различни равнища на излагане на рискове от ИП/ФТ, следва да се адаптира въз основа на чувствителността към рисковете, както е описано в преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ¹⁰ .

¹⁰ Насока 6: Обучение от преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ: EBA/GL/2021/02.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да определи показатели за оценка с оглед проверка на ефективността на предоставеното обучение.

Ако кредитната или финансовата институция възприеме програма за обучение и повишаване на осведомеността, разработена в чужбина, например от нейното централно управление или предприятие майка, служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, че тази програма е адаптирана спрямо правните и регулаторните правила, приложими на национално равнище, както и по отношение на типологиите на ИП/ФТ и конкретните дейности на кредитната или финансовата институция.

Когато определени обучителни дейности са възложени на външен доставчик на услуги, служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да гарантира, i) че доставчикът на услуги притежава изискуемите знания в областта на БИП/БФТ, за да гарантира качеството на обучението, което ще се предоставя, ii) че условията за управлението на възлагането на външен изпълнител са зададени и се спазват и iii) че съдържанието на това обучение е приспособено спрямо специфичните характеристики на въпросната кредитна или финансова институция.

4.2.5 Взаимоотношение между функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и други функции

Както функцията за нормативно съответствие, така и независимата функция, отговорна за нормативното съответствието във връзка с БИП/БФТ, следва да се намират на втора линия на защита в кредитните и финансовите институции.

Когато функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, е различна от общата функция за нормативно съответствие, в допълнение към разпоредбите на насоките на европейските надзорни органи относно вътрешното управление¹¹ във връзка с прозрачен и документиран процес на вземане на решения и ясно разпределение на отговорностите и правомощията в рамката за вътрешен контрол, кредитните или финансовите институции следва да спазват разпоредбите, посочени в настоящия раздел.

¹¹ Насоки на ЕБО относно вътрешното управление съгласно Директива 2013/36/ЕС: EBA/GL/2021/05; Насоки на ESMA относно определени аспекти на изискванията на ДПФИ II, свързани със звеното за проверка на съответствието: ESMA35 -36- 1946; Насоки на EIOPA за системата на управление: EIOPA -BoS- 14/253 BG.

Независимата одитна функция, посочена в член 8, параграф 4, буква б) от Директива (ЕС) 2015/849, не следва да се комбинира с функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

Функцията за управление на риска, доколкото кредитната или финансовата институция има функция за управление на риска, и комитетът по риска, ако такъв е създаден, следва да имат достъп до съответната информация и данни, необходими за изпълняване на тяхната роля, включително информация и данни от съответните корпоративни и вътрешни контролни функции, като например съответствие във връзка с БИП/БФТ.

Между ръководителя на структурата за управление на риска и служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да се осъществява добро сътрудничество с цел обмен на информация. Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да си сътрудничи с функцията по риска за целите на определяне на методики за БИП/БФТ, които са съгласувани със стратегията за управление на рисковете на кредитната или финансовата институция.

4.2.6 Възлагане на външен изпълнител на оперативните функции на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ

В допълнение към насоките на европейските надзорни органи относно възлагане на дейности на външни изпълнители¹² , съгласно приложимото, и когато възлагането на външен изпълнител на оперативните функции на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, е разрешено съгласно националното законодателство, кредитните или финансовите институции следва да вземат под внимание следните ключови принципи:

• а) Крайната отговорност за нормативното съответствие с правните и регулаторните задължения, независимо дали конкретни функции са възложени на външни изпълнители или не, се носи от кредитната или финансовата институция.
• б) Правата и задълженията на кредитната или финансовата институция и на доставчика на услуги следва да бъдат ясно разпределени и изложени в писмено споразумение.
• в) Кредитната или финансовата институция, която разчита на възлагане на дейности на външни изпълнители, следва да остане отговорна за упражняването на контрол и наблюдение върху качеството на предоставяната услуга.
• г) Вътрешногруповото възлагане на дейности следва да е предмет на същата регулаторна рамка като възлагането на доставчици на услуги извън групата¹³ .
• д) Възлагането на функции на външни изпълнители не може да води до делегиране на отговорностите на ръководния орган. Стратегическите решения във връзка с БИП/БФТ не следва да се възлагат на външен изпълнител. Тези решения включват по - специално:
• i. одобряването на оценката на риска от ИП/ФТ в цялата дейност;
• ii. решението за вътрешната организация на рамката за БИП/БФТ на кредитната и финансовата институция;
• iii. приемането на вътрешните политики и процедури за БИП/БФТ;
• iv. одобряването на методиката, използвана за определяне на риска от ИП/ФТ, свързан с определено делово отношение, и определянето на рисковия профил;
• v. одобряването на критериите, които следва да се използват от кредитната или финансовата институция за откриване на съмнителни или необичайни сделки за целите на нейното текущо наблюдение и/или за целите на докладването.

Кредитните и финансовите институции носят крайната отговорност за решението за докладване на съмнителни сделки пред ЗФР, включително в ситуации, в които установяването и докладването на съмнителни сделки са възложени на външен изпълнител.

¹² Насоки на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители: EBA/GL/2019/02; Насоки на EIOPA за възлагане на дейности на доставчици на облачни услуги: EIOPA -BoS-20- 002; Насоки на ESMA за възлагане на дейности на доставчици на облачни услуги: ESMA50 -157- 2403.

¹³ Точка 27 от общите раздели на насоките на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители от 25 февруари 2019 г.: EBA/GL/2019/02.

Кредитните и финансовите институции трябва да следват процеса за възлагане на дейности на външни изпълнители, определен в насоките на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители, когато възлагат на външен доставчик на услуги оперативни задачи на функцията на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ. Това включва идентифицирането и оценката на съответните рискове на възлагането на дейности на външни изпълнители, обосновката на решението за възлагане на външни изпълнители с оглед на преследваните цели (дали целта е оптимално разпределяне на ресурсите за БИП/БФТ в цялата група или въз основа на критериите за пропорционалност), извършване на комплексна проверка на предложения доставчик на услуги и оформяне на споразумението за възлагане в договорно отношение.

Кредитната или финансовата институция, която възлага на външен изпълнител задачи на функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да възложи на своя служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ:

• i) да наблюдава изпълнението на работата на доставчика на услуги, за да гарантира, че възлагането на дейността на външен изпълнител дава действителна възможност на кредитната или финансовата институция да спазва всичките си правни и регулаторни задължения в областта на БИП/БФТ;
• ii) да осъществява редовен контрол върху спазването на ангажиментите, произтичащи от споразумението, от страна на доставчика на услуги. В съответствие с документирания анализ редовният контрол следва да гарантира, че функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, разполага със средства да тества и наблюдава редовно и на случаен принцип спазването на задълженията, възложени на доставчика на услуги. По отношение на данните на клиентите функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и компетентният орган следва да имат права за достъп до системите/базите данни на доставчика на услуги;
• iii) да докладва относно възлагането на дейности на външен изпълнител пред ръководния орган като част от отчета за дейността на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, или когато това се налага от обстоятелствата, по - специално с цел да бъдат приложени възможно най - скоро евентуално необходими коригиращи мерки.

Ако кредитната или финансовата институция няма никакви собствени длъжностни лица или служители, освен ръководен орган, тя може да възложи на външен доставчик на услуги функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ. В такива случаи служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да бъде този на един от доставчиците на услуги, който има опит или знания относно вида дейност или вида сделки, осъществявани от кредитната или финансовата институция.

С случаи, в които кредитната или финансовата институция използва вътрешногрупово възлагане, тя следва по - специално да предприеме мерки, необходими за установяване и управление на евентуални конфликти на интереси, които биха могли да възникнат от такова споразумение за възлагане на външен изпълнител. Предприятието майка на групата следва:

• а) да гарантира, че в съответните субекти е създаден опис на случаите на вътрешногрупово възлагане на БИП/БФТ, за да се определи коя функция с кое юридическо лице е свързана, и че този опис му се представя редовно за консултация; и
• б) да гарантира, че вътрешногруповото възлагане не компрометира спазването на задълженията за БИП/БФТ на всяко дъщерно предприятие, клон или друга форма на предприятие.

Възлагането на задачи, свързани с БИП/БФТ, на установени в трети държави доставчици на услуги следва да бъде предмет на допълнителни предпазни мерки, за да се гарантира, че вследствие на местоположението на доставчика на услуги възлагането на външен изпълнител не увеличава риска от неспазване на правните и регулаторните изисквания или от неефективно изпълнение на възложените задачи, нито възпрепятства способността на компетентния орган да упражнява ефективно надзорните си правомощия по отношение на доставчика на услуги.