4.2 Papel e responsabilidades do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT

Ao decidir sobre a nomeação do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT nos termos do artigo 8.º, n.º 4, da Diretiva (UE) 2015/849, o órgão de administração deve ter em conta a escala e a complexidade das operações da instituição de crédito ou financeira e a sua exposição ao risco de BC/FT, de acordo com os critérios estabelecidos na secção 4.2.2.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve ser nomeado ao nível da direção. Deverá ter autoridade suficiente para propor, por sua própria iniciativa, ao órgão de administração na sua função de fiscalização e gestão todas as medidas necessárias ou adequadas para assegurar a conformidade e a eficácia das medidas internas em matéria de ABC/CFT.

Caso o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT seja nomeado nos termos do artigo 8.º, n.º 4, da Diretiva (UE) 2015/849, o órgão de administração deve determinar se essa função será desempenhada a tempo inteiro ou se pode ser desempenhada por um funcionário ou um responsável em acumulação com outras funções que desempenha na instituição de crédito ou financeira.

Caso as funções do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT sejam confiadas a um funcionário ou responsável que já tenha outras obrigações ou funções na instituição de crédito ou financeira, o órgão de administração deve identificar e considerar eventuais conflitos de interesses e tomar as medidas necessárias para evitar ou, se tal não for possível, gerir esses conflitos. O órgão de administração deve assegurar se de que essa pessoa consegue dedicar tempo suficiente às suas funções de responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT. ‑

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve colocar-se à disposição da autoridade competente e da UIF mediante solicitação, devendo ser, por conseguinte, normalmente contratado e trabalhar no país em que a instituição de crédito ou financeira está estabelecida.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT pode ser contratado para trabalhar noutra jurisdição, caso tal seja proporcional ao risco de BC/FT a que a instituição de crédito ou financeira está exposta e na medida em que tal seja permitido pela legislação nacional. Nesses casos, a instituição de crédito ou financeira deve dispor dos sistemas e controlos necessários para garantir que o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT tem acesso a todas as informações e sistemas necessários para desempenhar as suas funções e está disponível para reunir sem demora com a UIF local e com a autoridade competente. A instituição de crédito ou financeira deverá também ser capaz de demonstrar à sua autoridade competente que as medidas que implementou a este respeito são adequadas e eficazes.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve poder atribuir e delegar as suas tarefas, tal como estabelecido na secção 4.2.4, a outros responsáveis e funcionários que atuem sob a sua direção e supervisão, desde que o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT continue a ser o responsável final pela execução eficaz dessas tarefas.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve integrar a segunda linha de defesa e, como tal, integrar uma função independente, devendo ser cumpridas as seguintes condições:

• a) o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve ser independente das áreas ou unidades de negócio que controla e não pode estar subordinado a uma pessoa responsável pela gestão de qualquer dessas áreas ou unidades de negócio;
• b) a instituição de crédito ou financeira deve ter estabelecido procedimentos internos para assegurar que o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT tem acesso direto e ilimitado a todas as informações necessárias ao desempenho das suas funções; a decisão sobre quais as informações a que necessita de aceder deve ser tomada exclusivamente pelo responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT;
• c) em caso de incidente significativo, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve poder comunicar e ter acesso direto ao órgão de administração na sua função de fiscalização ou ao membro da direção de topo, caso não exista um órgão de administração.

4.2.2 Critérios de proporcionalidade para a nomeação de um responsável distinto pela conformidade em matéria de ABC/CFT

A instituição de crédito ou financeira deve nomear um responsável distinto pela conformidade em matéria de ABC/CFT, exceto se se tratar de um negócio individual ou se tiver um número muito limitado de trabalhadores ou se as razões indicadas no ponto 33 justificarem a não nomeação.

Quando o órgão de administração decidir não nomear um responsável distinto pela conformidade em matéria de ABC/CFT, as razões devem ser justificadas e documentadas e devem ser explicitamente referidos, pelo menos, os seguintes critérios:

• a) a natureza do negócio da instituição de crédito ou financeira e os riscos de BC/FT associados, tendo em conta a sua exposição geográfica, a sua base de clientes, os canais de distribuição e a oferta de produtos e serviços;
• b) a dimensão das suas operações na jurisdição, o número de clientes que detém, o número e o volume das suas transações e o número dos seus trabalhadores equivalentes a tempo inteiro;
• c) a forma jurídica da instituição de crédito ou financeira, incluindo se a instituição de crédito ou financeira faz parte de um grupo.

Caso não seja nomeado um responsável distinto pela conformidade em matéria de ABC/CFT, a instituição de crédito ou financeira deve atribuir a execução das tarefas do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT (ver secção 4.2.4 sobre as Funções e papel do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT ) ao membro do órgão de administração referido na secção 4.1.3 ou ao membro da direção de topo responsável pelo ABC/CFT referido na secção 4.1.4, ou subcontratando funções operacionais, tal como referido na secção 4.2.6, ou combinando as opções anteriores.

Nos casos em que o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT atue em nome de duas ou mais entidades do grupo ou esteja encarregado de outras tarefas, a instituição de crédito ou financeira deve assegurar se de que tais nomeações múltiplas não constituem obstáculo ao desempenho eficaz das funções do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT. O ‑ responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT só deve trabalhar para entidades diferentes se as entidades fizerem parte do mesmo grupo. No entanto, devido à natureza específica do setor dos organismos de investimento coletivo⁵ , o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT pode prestar serviços a vários fundos. 4.2.3 Adequação, competências e experiência

⁵ Um organismo de investimento coletivo ou OIC é um OICVM na aceção do artigo 1.º, n.º 2, da Diretiva 2009/65/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de julho de 2009, que coordena as disposições legislativas, regulamentares e

Em relação à triagem dos trabalhadores referida no artigo 8.º, n.º 4, alínea a), da Diretiva (UE) 2015/849, as instituições de crédito ou financeiras devem, antes da nomeação, avaliar se o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT possui:

• a) a reputação, honestidade e integridade necessárias ao desempenho das suas funções;
• b) as competências e a experiência adequados em matéria de ABC/CFT, incluindo o conhecimento sobre o quadro jurídico e regulamentar aplicável em matéria de ABC/CFT, e sobre a implementação das políticas, controlos e procedimentos em matéria de ABC/CFT;
• c) o nível de conhecimento e compreensão sobre os riscos de BC/FT associados ao modelo de negócio da instituição de crédito ou financeira suficiente para o desempenho eficaz das suas funções;
• d) experiência relevante em matéria de identificação, avaliação e gestão dos riscos de BC/FT; e
• e) tempo e antiguidade suficientes para desempenhar as suas funções de forma eficaz, independente e autónoma.

As instituições de crédito ou financeiras devem assegurar que a função de conformidade em matéria de ABC/CFT funciona de forma contínua como parte da sua gestão global da continuidade operacional. Deve prever-se a possibilidade de o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT cessar as suas funções e a necessidade de dispor de um delegado com competências e experiência adequados para assumir as funções do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT, em caso de ausência prolongada ou no caso de ser posta em causa a integridade do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT.

4.2.4 Funções e papel do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT

O papel e as responsabilidades do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT devem ser claramente definidos e documentados.

• a. Desenvolvimento de um quadro de avaliação de riscos

No que respeita à identificação e avaliação do risco a que se refere o artigo 8.º, n.º 1, da Diretiva (UE) 2015/849, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve desenvolver e manter um quadro de avaliação de risco de BC/FT para as avaliações de risco de BC/FT aos níveis individual e do negócio, em conformidade com as orientações da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT⁶ .

administrativas respeitantes a alguns organismos de investimento coletivo em valores mobiliários (OICVM), ou FIA na aceção do artigo 4.º, n.º 1, alínea a), da Diretiva 2011/61/UE.

⁶ Orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT: EBA/GL/2021/02

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve comunicar ao órgão de administração os resultados da avaliação de risco de BC/FT aos níveis individual e empresarial, através do membro do órgão de administração, ou ao membro da direção de topo responsável em matéria de ABC/CFT, ou diretamente, se o considerar necessário. O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve propor ao órgão de administração as medidas a tomar para mitigar esses riscos. O lançamento de um novo produto ou serviço ou as alterações significativas a produtos ou serviços existentes, o desenvolvimento de um novo mercado ou a realização de novas atividades não devem ser iniciados enquanto não estiverem disponíveis e eficazmente implementados os recursos adequados para compreender e gerir os riscos associados.

• b. Desenvolvimento de políticas e procedimentos

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar que as políticas e os procedimentos adequados são estabelecidos, atualizados e implementados de forma eficaz e continuada. As políticas e os procedimentos devem ser proporcionais aos riscos de BC/FT que a instituição de crédito ou financeira identificou. O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve, pelo menos:

• a) definir as políticas e os procedimentos em matéria de ABC/CFT a adotar pela instituição de crédito ou financeira, bem como os controlos e os sistemas a implementar nos termos do artigo 8.º, n.º 4, da Diretiva (UE) 2015/849;
• b) assegurar se de que as políticas e os procedimentos em matéria de ABC/CFT são implementados de forma eficaz pela instituição de crédito ou financeira, tal como explicado na ‑ secção d. relativa ao Controlo do cumprimento;
• c) assegurar se de que as políticas e os procedimentos em matéria de ABC/CFT são revistos regularmente e alterados ou atualizados, se necessário; ‑
• d) propor formas de abordar quaisquer alterações dos requisitos legais ou regulamentares ou dos riscos de BC/FT, bem como corrigir da melhor forma as deficiências ou insuficiências identificadas através das atividades de acompanhamento ou de supervisão.

As políticas, controlos e procedimentos referidos no artigo 8.º, n.º 4, da Diretiva (UE) 2015/849 devem incluir, pelo menos, os seguintes elementos:

• a) a metodologia de avaliação de risco de BC/FT aos níveis individual e empresarial;
• b) o dever de diligência quanto à clientela, incluindo o previsto nas orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT⁷ , e um processo de aceitação de clientes, tal como explicado na secção c. relativa aos Clientes, em especial para os clientes de risco elevado;
• c) comunicação interna (análise de operações não habituais) e apresentação de RTS à UIF;
• d) conservação de registos; e
• e) disposições para o controlo do cumprimento em matéria de ABC/CFT, tal como previsto na secção d. relativa ao Controlo do cumprimento.
• c. Clientes, incluindo clientes de risco elevado

⁷ Orientações relativas ao dever de diligência quanto à clientela e aos fatores que as instituições de crédito e financeiras devem ter em consideração na avaliação do risco de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo associado a relações de negócio individuais e transações ocasionais («Orientações relativas aos Fatores de Risco de BC/FT»), nos termos do artigo 17.º e do artigo 18.º, n.º 4, da Diretiva (UE) 2015/849: EBA/GL/2021/02

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve ser consultado antes de um membro da direção de topo tomar uma decisão final sobre a admissão de novos clientes de risco elevado ou sobre a manutenção de relações de negócio com clientes de risco elevado, em conformidade com as políticas internas de ABC/CFT da instituição de crédito ou financeira baseadas no risco, e em especial em situações em que a aprovação pela administração é explicitamente exigida ao abrigo da Diretiva (UE) 2015/849. Se o membro da direção de topo decidir não seguir o parecer do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT, deve registar devidamente a sua decisão e explicar de que forma se propõe mitigar os riscos referidos pelo responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT.

• d. Controlo do cumprimento

Como segunda linha de defesa, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve verificar se as medidas, políticas, controlos e procedimentos implementados pela instituição de crédito ou financeira cumprem as obrigações da instituição de crédito ou financeira em matéria de ABC/CFT. O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve também supervisionar a aplicação efetiva dos controlos de ABC/CFT aplicados pelas áreas de negócio e pelas unidades internas (primeira linha de defesa).

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar se de que o quadro de ABC/CFT é atualizado sempre que necessário e sempre que forem detetadas ‑ deficiências, bem como quando surgirem novos riscos ou for alterado o enquadramento jurídico ou regulamentar.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve recomendar ao órgão de administração a tomada de medidas corretivas para corrigir as deficiências identificadas no quadro de ABC/CFT da instituição de crédito ou financeira, incluindo as deficiências identificadas pelas autoridades competentes ou por auditores internos ou externos.

• e. Reporte ao órgão de administração

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve aconselhar o órgão de administração sobre as medidas a tomar para assegurar o cumprimento das leis, regras, regulamentos e normas aplicáveis, e deve avaliar o possível impacto de quaisquer alterações do enquadramento jurídico ou regulamentar sobre as atividades e sobre o quadro de conformidade da instituição de crédito ou financeira.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve informar o membro do órgão de administração ou o membro da direção de topo responsável em matéria de ABC/CFT sobre:

• a) as áreas em que a execução dos controlos de ABC/CFT deve ser implementada ou melhorada;
• b) as melhorias a sugerir em relação à alínea a);
• c) um relatório intercalar sobre quaisquer programas de sanação significativos, pelo menos uma vez por ano, como parte do relatório de atividades referido no número 50 e numa base pontual ou periódica, consoante as melhorias em causa, a fim de fornecer informações sobre o nível de exposição aos riscos de BC/FT e sobre as medidas tomadas ou recomendadas para reduzir e gerir eficazmente esses riscos;
• d) se os recursos humanos e técnicos afetos à função de conformidade em matéria de ABC/CFT são insuficientes, e se devem ser reforçados.

A instituição de crédito ou financeira tem de estar preparada para partilhar uma cópia do relatório de atividades referido no ponto 50 com a autoridade competente.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve elaborar um relatório de atividades pelo menos numa base anual. O relatório de atividades deverá ser proporcional à dimensão e à natureza do negócio da instituição de crédito ou financeira. O relatório de atividades pode, quando necessário, basear-se em informações já enviadas às autoridades nacionais competentes sob a forma de outros relatórios. Do relatório de atividades deve constar, pelo menos, a seguinte informação:

1) Sobre a avaliação do risco de BC/FT:

• a) um resumo das principais deficiências identificadas pela avaliação de risco de BC/FT ao nível do negócio, tal como referido no artigo 8.º da Diretiva (UE) 2015/849, caso essa atualização tenha sido efetuada no ano anterior, e uma confirmação sobre se a autoridade competente exigiu a sua apresentação para o ano de reporte;⁸
• b) uma descrição de quaisquer alterações relacionadas com o método utilizado pela instituição de

como essa alteração está alinhada com a avaliação do risco de BC/FT ao nível do negócio da instituição de crédito ou financeira;

• c) a classificação dos clientes por categoria de risco, incluindo o número de registos de clientes por categoria de risco para os quais estão pendentes revisões e atualizações de CDD;
• d) informações e dados estatísticos sobre:

2) Sobre os recursos:

• e) uma breve descrição da estrutura organizativa de ABC/CFT e, se necessário, de quaisquer alterações significativas efetuadas no ano anterior e da fundamentação subjacente;
• f) uma breve descrição dos recursos humanos e técnicos afetos à função de conformidade em matéria de ABC/CFT pela instituição de crédito ou financeira;

supervisão realizada pela instituição de crédito ou financeira a essas atividades.

3) Sobre as políticas e os procedimentos:

• h) um resumo das medidas e procedimentos importantes adotados durante o ano, incluindo uma breve descrição das recomendações, problemas, insuficiências e irregularidades identificadas no ano de reporte;
• i) uma descrição das ações de controlo da conformidade realizadas para avaliar a aplicação das políticas, controlos e procedimentos da instituição de crédito ou financeira em matéria de ABC/CFT pelos seus funcionários, agentes, distribuidores e prestadores de serviços, bem como a adequação de quaisquer instrumentos de controlo utilizados pela instituição de crédito ou financeira para efeitos de ABC/CFT;
• j) uma descrição das atividades de formação em ABC/CFT concluídas e do plano de formação para
• o ano seguinte;
• k) um plano de atividades da função de responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT para o ano seguinte;
• l) as deficiências identificadas pelas auditorias internas e externas relevantes em matéria de ABC/CFT e quaisquer progressos realizados pela instituição de crédito ou financeira para dar resposta a essas deficiências;
• m) as atividades de supervisão, incluindo as comunicações com a instituição de crédito ou financeira, realizadas pela autoridade competente, os relatórios apresentados, as infrações identificadas e as sanções impostas, bem como a forma como a instituição de crédito ou financeira se compromete a sanar as infrações identificadas e a fase em que se encontra a ação corretiva, sem prejuízo de qualquer outro relatório periódico que possa ser exigido no âmbito de uma atividade de supervisão ou ação corretiva.
• f. Comunicação de operações suspeitas

⁸ Consultar as orientações da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT na realização de avaliações de risco (EBA/GL/2021/02)

Em relação à obrigação que incumbe ao responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT, nos termos do artigo 33.º, n.º 2, da Diretiva (UE) 2015/849, de transmitir as informações referidas no n.º 1 do mesmo artigo, este deve certificar-se de que os outros colaboradores cuja assistência é solicitada para o desempenho de aspetos nesta função reúnem as competências, os conhecimentos e a aptidão necessários para prestar assistência nessa tarefa. Deve ser dada a devida atenção à sensibilidade e confidencialidade das informações que podem ser divulgadas e às obrigações de não divulgação que a instituição de crédito ou financeira tem de respeitar.

Quando o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT transmite informações à UIF, de acordo com o artigo 33.º, n.º 2, da Diretiva (UE) 2015/849, deve assegurar se de que as informações são transmitidas num formato e através de meios que cumpram de forma eficaz todas ‑ as orientações emitidas pela UIF nacional. No âmbito das suas funções ao abrigo dessa disposição,

• o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve:
• a) compreender o funcionamento e a conceção do sistema de controlo das transações, incluindo os cenários abrangidos perante os riscos de BC/FT que se colocam à instituição de crédito ou financeira e os procedimentos internos para tratar os alertas;
• b) receber os relatórios de funcionários, agentes ou distribuidores da instituição de crédito ou financeira, ou os relatórios gerados de outra forma pelos sistemas da instituição de crédito ou financeira, nos quais se dê conhecimento ou se apresente uma suspeita de BC/FT, ou de que uma pessoa possa ter estado, esteja ou possa vir a estar associada ao BC/FT;
• c) assegurar se de que estes relatórios são prontamente analisados a fim de determinar se existe conhecimento ou suspeita de que os fundos são produto de atividades criminosas, incluindo de ‑ BC/FT, ou se uma pessoa pode ter estado, está ou pode vir a estar associada a BC/FT; o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve também determinar, documentar e aplicar um processo de definição de prioridades para os relatórios internos recebidos, de modo a que os relatórios internos relativos a situações de risco especialmente elevado sejam tratados com a urgência necessária;
• d) ao avaliar os relatórios recebidos, manter um registo de todas as avaliações realizadas, bem como de quaisquer respostas subsequentes recebidas da UIF, a fim de melhorar a deteção de futuras operações suspeitas;
• e) assegurar que o conhecimento ou a suspeita de BC/FT ou da associação de uma pessoa ao BC/FT são prontamente comunicados à UIF, apresentando com o relatório os factos, acontecimentos ou informações e a documentação necessária para fundamentar a suspeita de BC/FT ou os factos que razoavelmente motivaram a suspeita de BC/FT;
• f) assegurar uma resposta rápida e exaustiva a qualquer pedido de informações apresentado pela UIF; e
• g) examinar regularmente as razões pelas quais os alertas de atividades ou transações não habituais não escalaram como relatórios internos, a fim de determinar se existem problemas que precisem de ser resolvidos para assegurar a deteção efetiva de atividades ou transações suspeitas.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar se de que os controlos internos da instituição de crédito ou financeira lhe permitem cumprir as orientações ‑ fornecidas pela UIF.

As instituições de crédito ou financeiras devem alertar os seus gestores e funcionários para a proibição de informarem o cliente ou terceiros de que está em curso ou pode ser iniciada uma análise de BC/FT e para a limitação do acesso a essas informações às pessoas que delas necessitem para o desempenho das suas funções. Embora exista uma obrigação de não divulgação aplicável na instituição de crédito ou financeira, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve sempre ponderar cuidadosamente a quem fornece as informações sobre quaisquer relatórios apresentados à UIF ou sobre qualquer pedido de informações recebido da UIF, dentro da instituição de crédito ou financeira. O procedimento de reporte deve ser confidencial e a identidade das pessoas envolvidas na preparação e transmissão do relatório deve ser protegida pela política de privacidade.

• g. Formação e sensibilização

De acordo com a obrigação prevista no artigo 46.º, n.º 1, da Diretiva (UE) 2015/849, e tal como especificado nas orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT⁹ , o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve informar devidamente os colaboradores sobre os riscos de BC/FT a que a instituição de crédito ou financeira está exposta, incluindo os métodos, tendências e tipologias de BC/FT, bem como sobre a abordagem baseada no risco implementada pela instituição de crédito ou financeira para mitigar esses riscos. Estas informações podem ser veiculadas através de várias formas, nomeadamente através de comunicados da empresa, da intranet e de reuniões.

⁹ Orientação 6: Formação relativa às orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT: EBA/GL/2021/02

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve supervisionar a preparação e a implementação de um programa de formação contínua sobre ABC/CFT. Em cooperação com o departamento de recursos humanos da instituição de crédito ou financeira, deve ser elaborado um plano anual de formação do pessoal, o qual deve ser mencionado no relatório de atividades destinado ao órgão de administração, de acordo com o ponto 50.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar se de que os procedimentos de comunicação interna adotados pela instituição de crédito ou financeira são do ‑ conhecimento de todos os colaboradores.

Para além da formação em geral, para efeitos do artigo 46.º, n.º 1, da Diretiva (UE) 2015/849, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve avaliar as necessidades de formação específicas na instituição de crédito ou financeira e assegurar se de que é ministrada formação teórica e prática adequada às pessoas expostas a diferentes níveis de riscos de BC/FT, ‑ entre as quais:

• a) pessoas afetas à verificação da conformidade sob a responsabilidade do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT;
• b) pessoas em contacto com clientes ou encarregadas de efetuar as suas transações (funcionários, agentes e distribuidores);
• c) pessoas responsáveis pelo desenvolvimento de procedimentos ou de instrumentos internos aplicáveis a atividades que possam ser sensíveis ao risco de BC/FT.

O conteúdo dos programas de formação específicos ministrados a pessoas com diferentes níveis de exposição a riscos de BC/FT deve ser ajustado em função do grau de risco, tal como descrito nas orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco BC/FT¹⁰ .

¹⁰ Orientação 6: Formação relativa às orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT: EBA/GL/2021/02

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve definir indicadores de avaliação para verificar a eficácia da formação ministrada.

Caso a instituição de crédito ou financeira adote um programa de formação e de sensibilização desenvolvido no estrangeiro, por exemplo, pela respetiva sede social ou empresa-mãe, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar se de que esse programa está adaptado às disposições legais e regulamentares aplicáveis a nível nacional, bem ‑ como às tipologias de BC/FT e às atividades específicas da instituição de crédito ou financeira.

Caso determinadas atividades de formação sejam subcontratadas a um prestador de serviços, o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve assegurar-se de (i) que o prestador de serviços possui os conhecimentos necessários em matéria de ABC/CFT para garantir a qualidade da formação a ministrar, (ii) que as condições de gestão da subcontratação são estabelecidas e respeitadas e (iii) que o conteúdo dessa formação está adaptado às características específicas da instituição de crédito ou financeira em causa.

4.2.5 Relação entre a função de conformidade em matéria de ABC/CFT e outras funções

Tanto a função de conformidade como a função independente de conformidade em matéria de ABC/CFT devem estar localizadas na segunda linha de defesa das instituições de crédito e financeiras.

Quando a função de conformidade em matéria de ABC/CFT for distinta da função geral de conformidade, para além das disposições constantes das orientações das AES sobre governo interno¹¹ relativas a um processo de tomada de decisões transparente e documentado e à clara atribuição de responsabilidades e de autoridade no âmbito do seu quadro de controlo interno, as instituições de crédito ou financeiras devem cumprir as disposições estabelecidas na presente secção.

¹¹ Orientações da EBA sobre governo interno ao abrigo da Diretiva 2013/36/UE: EBA/GL/2021/05; Orientações relativas a determinados aspetos dos requisitos da DMIF II em matéria de função de conformidade ESMA35-36-1946; Orientações da EIOPA relativas ao sistema de governação: EIOPA - BoS - 14/253 PT

A função de auditoria independente referida no artigo 8.º, n.º 4, alínea b), da Diretiva (UE) 2015/849 não deve ser combinada com a função de conformidade em matéria de ABC/CFT.

A função de gestão de riscos, na medida em que a instituição de crédito ou financeira possua uma função de gestão de riscos, e, caso exista, o comité de risco, deverão ter acesso às informações e aos dados necessários para o desempenho das suas funções, incluindo informações e dados provenientes das funções empresariais relevantes e de controlo interno, tal como a conformidade em matéria de ABC/CFT.

Deve existir uma boa cooperação para o intercâmbio de informações entre o responsável pela gestão de riscos e o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT. O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT deve cooperar com a função de gestão de riscos com vista à definição de metodologias de ABC/CFT coerentes com a estratégia de gestão de riscos da instituição de crédito ou financeira.

4.2.6 Subcontratação das funções operacionais do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT

Além das orientações das AES sobre a subcontratação¹² , conforme aplicável, e sempre que a subcontratação de funções operacionais do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT seja permitida ao abrigo da legislação nacional, as instituições de crédito ou financeiras devem ter em conta os seguintes princípios fundamentais:

• a. a responsabilidade final pela conformidade com as obrigações legais e regulamentares, independentemente de as funções específicas serem ou não subcontratadas, cabe à instituição de crédito ou financeira;
• b. os direitos e obrigações da instituição de crédito ou financeira e do prestador de serviços devem estar claramente atribuídos e especificados num contrato por escrito;
• c. a instituição de crédito ou financeira que recorra a subcontratação continua a ser responsável pelo acompanhamento e supervisão da qualidade do serviço prestado;
• d. a subcontratação intragrupo deve estar sujeita ao mesmo quadro regulamentar que a subcontratação a prestadores de serviços externos ao grupo¹³ ;
• e. a subcontratação de funções não pode resultar na delegação das responsabilidades do órgão de administração. As decisões estratégicas em matéria de ABC/CFT não devem ser subcontratadas. Tais decisões incluem, nomeadamente:
• i. a aprovação da avaliação do risco de BC/FT ao nível empresarial;
• ii. a decisão sobre a organização interna do quadro de ABC/CFT da instituição de crédito e financeira;
• iii. a adoção de políticas e procedimentos internos em matéria de ABC/CFT;
• iv. a aprovação da metodologia utilizada para determinar o risco de BC/FT apresentado por uma determinada relação de negócio e a atribuição do perfil de risco;
• v. a aprovação dos critérios a utilizar pela instituição de crédito ou financeira para detetar transações suspeitas ou não habituais para efeitos do seu acompanhamento contínuo e/ou de reporte.

As instituições de crédito e financeiras continuam, em última instância, a ser responsáveis pela decisão de comunicar operações suspeitas à UIF, incluindo nas situações em que a identificação e a comunicação de operações suspeitas está subcontratada.

¹² Orientações da EBA relativas à subcontratação: EBA/GL/2019/02; Orientações da EIOPA relativas à subcontratação a prestadores de serviços de computação em nuvem: EIOPA-BoS-20-002; Orientações da ESMA relativas à subcontratação de prestadores de serviços de computação em nuvem: ESMA50-157-2403

¹³ Ponto 27 das secções de contexto das orientações da EBA relativas à subcontratação, de 25 de fevereiro de 2019: EBA/GL/2019/02

As instituições de crédito e financeiras devem seguir o processo de subcontratação, tal como estabelecido nas orientações da EBA sobre os acordos de subcontratação, quando subcontratam tarefas operacionais da função de responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT a um prestador de serviços. Tal inclui a identificação e a avaliação dos riscos relevantes do acordo de subcontratação, a justificação da decisão de subcontratação à luz dos objetivos prosseguidos (quer se destine a assegurar uma otimização da afetação dos recursos em matéria de ABC/CFT por todo o grupo ou com base nos critérios de proporcionalidade), o exercício do dever de diligência ao potencial prestador de serviços e a contratualização do acordo de subcontratação.

A instituição de crédito ou financeira que subcontrata tarefas da função de conformidade em ABC/CFT deve confiar ao seu responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT:

• i) o controlo do desempenho do prestador de serviços com vista a assegurar que a subcontratação permite efetivamente que a instituição de crédito ou financeira cumpra todas as suas obrigações legais e regulamentares em matéria de ABC/CFT;
• ii) o exercício de um controlo regular do cumprimento por parte do prestador relativamente aos compromissos decorrentes do contrato. De acordo com a análise documentada, o controlo regular deve assegurar que a função de conformidade em matéria de ABC/CFT dispõe de meios para testar e monitorizar regular e ocasionalmente o cumprimento das obrigações que incumbem ao prestador de serviços. No que diz respeito aos dados dos seus clientes, a função de conformidade em matéria de ABC/CFT e a autoridade competente devem ter direitos de acesso aos sistemas/bases de dados do prestador de serviços;
• iii) a comunicação de informações sobre a subcontratação ao órgão de administração no âmbito do relatório de atividades do responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT, ou sempre que as circunstâncias o exijam, em especial para que as medidas de correção necessárias sejam aplicadas o mais rapidamente possível.

Se a instituição de crédito ou financeira não tiver responsáveis ou funcionários próprios para além daqueles afetos ao órgão de administração, poderá subcontratar a função de conformidade em matéria de ABC/CFT a um prestador de serviços. Nesses casos, a conformidade em matéria de ABC/CFT deve ser assegurada por um responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT de um dos prestadores de serviços que tenha experiência ou conhecimentos sobre o tipo de atividade ou transações realizadas pela instituição de crédito ou financeira.

Nas situações em que a instituição de crédito ou financeira recorra à subcontratação intragrupo, deverá, em especial, tomar as medidas necessárias para identificar e gerir quaisquer conflitos de interesses que possam advir desse acordo de subcontratação. A empresa-mãe do grupo deve:

• a) assegurar a elaboração de um inventário dos casos de subcontratação de ABC/CFT intragrupo nas entidades em causa, a fim de fazer corresponder a função à devida entidade jurídica, e a sua disponibilização regular para consulta; e
• b) assegurar que a subcontratação intragrupo não compromete a conformidade em matéria de ABC/CFT de cada filial, sucursal ou outra forma de estabelecimento.

A subcontratação de tarefas relacionadas com ABC/CFT a prestadores de serviços estabelecidos em países terceiros deve ser sujeita a medidas de salvaguarda adicionais, a fim de assegurar que a subcontratação não aumenta, em resultado da localização do prestador de serviços, o risco de incumprimento dos requisitos legais e regulamentares ou o risco de execução ineficiente das tarefas subcontratadas, nem prejudica a capacidade de a autoridade competente exercer eficazmente o seu poder de supervisão relativamente ao prestador de serviços.