4.2 Rolul și responsabilitățile coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului

Atunci când decide cu privire la numirea coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului în conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849, organul de conducere trebuie să țină seama de amploarea și complexitatea operațiunilor instituției de credit sau financiare și de expunerea sa la riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului în conformitate cu criteriile prevăzute în secțiunea 4.2.2.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie numit la nivelul conducerii. Acesta trebuie să aibă o autoritate suficientă pentru a propune, din proprie inițiativă, toate măsurile necesare sau adecvate pentru a asigura conformitatea și eficacitatea măsurilor interne de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului către organul de conducere în funcția sa de supraveghere și de conducere.

În cazul în care coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este numit în conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849, organul de conducere trebuie să stabilească dacă rolul respectiv va fi îndeplinit cu normă întreagă sau dacă poate fi îndeplinit de un angajat sau de un director, în plus față de funcțiile sale existente în cadrul instituției de credit sau financiare.

În cazul în care funcțiile coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului urmează să fie încredințate unui director sau unui angajat care are deja alte sarcini sau funcții în cadrul instituției de credit sau financiare, organul de conducere trebuie să identifice și să ia în considerare posibilele conflicte de interese, precum și să ia măsurile necesare pentru a le evita sau, dacă acest lucru nu este posibil, pentru a le gestiona. Organul de conducere trebuie să se asigure că persoana respectivă poate aloca suficient timp funcțiilor de coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se pună la dispoziția autorității competente și a unității de informații financiare, la cerere, și, prin urmare, trebuie, în mod normal, să fie contractat și să lucreze în țara în care este stabilită instituția de credit sau financiară.

În cazul în care acest lucru este proporțional cu riscul de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care este expusă instituția de credit sau financiară și în măsura în care acest lucru este permis de legislația națională, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului poate fi contractat pentru a lucra în altă jurisdicție. În aceste cazuri, instituția de credit sau financiară trebuie să dispună de sistemele și controalele necesare pentru a se asigura că coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului are acces la toate informațiile și sistemele necesare pentru a - și îndeplini sarcinile, precum și că acesta este disponibil pentru a se întâlni fără întârziere cu unitatea de informații financiare locală și cu autoritatea competentă. Instituția de credit sau financiară trebuie, de asemenea, să fie în măsură să demonstreze autorității sale competente că măsurile pe care le - a pus în aplicare în acest sens sunt adecvate și eficace.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie în măsură să atribuie și să delege sarcinile sale, astfel cum sunt prevăzute în secțiunea 4.2.4, altor directori și angajați care acționează sub îndrumarea și supravegherea sa, cu condiția ca responsabilitatea finală pentru îndeplinirea efectivă a acestor sarcini să revină coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să facă parte din a doua linie de apărare și, ca atare, să facă parte dintr- o funcție independentă și trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• a) Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie independent de liniile sau unitățile de activitate pe care le controlează și nu poate fi subordonat unei persoane care are responsabilitatea de a gestiona oricare dintre aceste linii sau unități de activitate.
• b) Instituția de credit sau financiară a instituit proceduri interne pentru a se asigura că coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului are, în orice moment, acces nerestricționat și direct la toate informațiile necesare pentru exercitarea funcției sale. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie singurul responsabil de decizia cu privire la informațiile de care are nevoie în acest sens.
• c) În cazul unui incident semnificativ, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie în măsură să raporteze și să aibă acces direct la organul de conducere în funcția sa de supraveghere sau la conducerea executivă, în cazul în care nu există niciun organ de conducere. 4.2.2. Criterii de proporționalitate pentru numirea unui coordonator separat al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului

O instituție de credit sau financiară trebuie să numească un coordonator separat al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, cu excepția cazului în care este o întreprindere unipersonală sau are un număr foarte limitat de angajați sau a cazului în care motivele prevăzute la punctul 33 justifică lipsa unei astfel de numiri.

Atunci când organul de conducere decide să nu numească un coordonator separat al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, motivele trebuie să fie justificate și documentate și să se refere, în mod explicit, cel puțin la următoarele criterii:

• a) natura activității instituției de credit sau financiare și riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului asociate acesteia, ținând seama de expunerea sa geografică, de baza de clienți, de canalele de distribuție și de oferta de produse și servicii;
• b) dimensiunea operațiunilor sale în jurisdicția respectivă, numărul clienților săi, numărul și volumul tranzacțiilor sale, precum și numărul angajaților săi cu normă întreagă alocați ;
• c) forma juridică a instituției de credit sau financiare, inclusiv dacă instituția de credit sau financiară face parte dintr - un grup.

În cazul în care nu este numit un coordonator separat al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, instituția de credit sau financiară trebuie să organizeze îndeplinirea sarcinilor coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului (vezi secțiunea 4.2.4 de mai jos privind Sarcinile și rolul coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului ) fie de către membrul organului de conducere, astfel cum se menționează în secțiunea 4.1.3, fie de către directorul executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, astfel cum se menționează în secțiunea 4.1.4, fie prin externalizarea funcțiilor operaționale, astfel cum se menționează în secțiunea 4.2.6, sau printr - o combinare a opțiunilor anterioare.

Atunci când coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului acționează pentru două sau mai multe entități din cadrul grupului sau are alte sarcini, instituția de credit sau financiară trebuie să se asigure că aceste numiri multiple permit în continuare coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului să își exercite funcțiile în mod eficace. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului are posibilitatea să lucreze pentru entități diferite numai dacă entitățile fac parte din același grup. Cu toate acestea, având în vedere natura specifică a sectorului organismelor de plasament colectiv⁵ , coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului poate deservi mai multe f onduri.

4.2.3. Adecvare, competențe și expertiză

⁵ Un organism de plasament colectiv sau un OPC înseamnă un OPCVM, astfel cum este definit la articolul 1 alineatul (2) din Directiva 2009/65/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 iulie 2009 de coordonare a actelor cu putere de lege și a actelor administrative privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare (OPCVM), sau un FIA (fond de investiții alternative), astfel cum este definit la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Directiva 2011/61/UE.

În ceea ce privește procesul de verificare a angajaților, menționat la articolul 8 alineatul (4) litera (a) din Directiva (UE) 2015/849, instituțiile de credit sau financiare trebuie, înainte de numire, să evalueze dacă un coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului deține:

• a) reputația, onestitatea și integritatea necesare pentru exercitarea funcției sale;
• b) competențele și expertiza corespunzătoare în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, inclusiv cunoașterea cadrului juridic și de reglementare aplicabil în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și punerea în aplicare a politicilor, controalelor și procedurilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• c) cunoștințe suficiente și o înțelegere suficientă a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului asociate modelului de afaceri al instituției de credit sau financiare pentru a - și exercita funcția în mod eficace;
• d) experiență relevantă în ceea ce privește identificarea, evaluarea și gestionarea riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și
• e) timp și vechime suficiente pentru a - și exercita funcțiile în mod eficace, independent și autonom.

Instituțiile de credit sau financiare trebuie să se asigure că funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului funcționează în permanență, ca parte a gestionării generale a continuității activității. Aceasta ar trebui să prevadă posibilitatea ca un coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului să își întrerupă funcțiile, precum și disponibilitatea unui delegat cu competențele și expertiza corespunzătoare pentru a prelua funcțiile coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului în cazul în care acesta este absent pentru o per ioadă de timp sau în cazul în care integritatea coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este pusă sub semnul întrebării. 4.2.4. Sarcinile și rolul coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului

Rolul și responsabilitățile coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie clar definite și documentate.

• a. Elaborarea unui cadru de evaluare a riscurilor

În ceea ce privește identificarea și evaluarea riscurilor menționate la articolul 8 alineatul (1) din Directiva (UE) 2015/849, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să elaboreze și să mențină un cadru de evaluare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului pentru evaluările la nivel individual ș i la nivelul întregii activități ale riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, în conformitate cu Ghidul ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului⁶ .

⁶ Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului: EBA/GL/2021/02

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să raporteze rezultatele evaluării riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la nivelul întregii activități și la nivel individual către organul de conducere, prin intermediul membrului organului de conducere sau al directorului executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, sau direct, dacă va considera necesar. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării t erorismului trebuie să propună organului de conducere măsurile care trebuie luate pentru a atenua aceste riscuri. Lansarea unui nou produs sau serviciu sau modificarea semnificativă a celor existente, dezvoltarea unei noi piețe sau desfășurarea de noi activități nu ar trebui inițiată până când nu sunt disponibile și puse în aplicare în mod eficace resursele adecvate pentru înțelegerea și gestionarea riscurilor asociate.

• b. Elaborarea de politici și proceduri

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că politici și proceduri adecvate sunt instituite, actualizate și puse în aplicare în mod eficace și permanent. Politicile și procedurile trebuie să fie proporționale cu riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului pe care instituția de credit sau financiară le - a identificat. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie cel puțin:

• a) să stabilească politicile și procedurile de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului care urmează să fie adoptate de instituția de credit sau financiară, precum și controalele și sistemele care trebuie puse în aplicare în temeiul articolului 8 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849;
• b) să se asigure că politicile și procedurile de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt puse în aplicare în mod eficace de către instituția de credit sau financiară, astfel cum se explică în secțiunea d privind monitorizarea conformității;
• c) să se asigure că politicile și procedurile de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt revizuite periodic și modificate sau actualizate, dacă este necesar;
• d) să propună modalități de abordare a modificărilor cerințelor juridice sau de reglementare sau ale riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, precum și modalități optime de abordare a deficiențelor sau lacunelor identificate prin activități de monitorizare sau de supraveghere.

Politicile, controalele și procedurile menționate la articolul 8 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849 trebuie să includă cel puțin următoarele:

• a) metodologia de evaluare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la nivelul întregii activități și la nivel individual;
• b) măsurile de precauție privind clientela, inclusiv cele prevăzute de Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului⁷ , precum și un proces de acceptare a clienților, astfel cum se explică mai jos în secțiunea c privind clienții, în special pentru clienții cu grad ridicat de risc;
• c) raportarea internă (analiza tranzacțiilor neobișnuite) și transmiterea RTS către FIU;
• d) păstrarea evidențelor și
• e) dispoziții pentru monitorizarea conformității în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, în conformitate cu secțiunea d privind monitorizarea conformității.
• c. Clienți, inclusiv clienți cu grad ridicat de risc

⁷ Ghid în temeiul articolului 17 și articolului 18 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849 cu privire la măsurile de precauție privind clientela și factorii pe care instituțiile de credit și cele financiare trebuie să îi aibă în vedere atunci când evaluează riscul de spălare a banilor și de finanțare a terorismului asociat relațiilor de afaceri individuale și tranzacțiilor ocazionale („Ghid privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului”): EBA/GL/2021/02

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie consultat înainte de luarea unei decizii finale de către conducerea executivă cu privire la integrarea noilor clienți cu grad ridicat de risc sau la menținerea relațiilor de afaceri cu clienții cu grad ridicat de risc, în conformitate cu politicile interne bazate pe riscuri, în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, ale instituției de credit sau financiare, în special în situațiile în care aprobarea conducerii executive este impusă în mod explicit în temeiul Directivei (UE) 2015/849. În cazul în care conducerea executivă decide să nu urmeze recomandările coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, aceasta trebuie să își consemneze în mod corespunzător decizia și să abordeze modul în care propune să atenueze riscurile sesizate de coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

• d. Monitorizarea conformității

Ca o a doua linie de apărare, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie responsabil de monitorizarea conformității măsurilor, politicilor, controalelor și procedurilor puse în aplicare de instituția de credit sau financiară cu obligațiile instituției respective în ceea ce privește combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie, de asemenea, să supravegheze aplicarea efectivă a controalelor privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, aplicate de liniile de activitate și de unitățile interne (prima linie de apărare).

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că acest cadru de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este actualizat atunci când este necesar și, în orice caz, atunci când sunt depistate deficiențe, apar noi riscuri sau cadrul juridic sau de reglementare s - a modificat.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să recomande organului de conducere măsurile corective care trebuie luate pentru a remedia deficiențele identificate în cadrul de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului al instituției de credit sau financiare, inclusiv deficiențele identificate de autoritățile competente sau de auditorii interni sau externi.

• e. Raportarea către organul de conducere

Coordonatorul funcției de conformitate trebuie să ofere consultanță organului de conducere cu privire la măsurile care trebuie luate pentru a asigura conformitatea cu legile, normele, reglementările și standardele aplicabile și trebuie să furnizeze propria evaluare a posibilului impact al modificărilor produse în mediul juridic sau de reglementare asupra activităților și cadrului de conformitate al instituției de credit sau financiare.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să aducă la cunoștința membrului organului de conducere sau a directorului executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului:

• a) domeniile în care trebuie pusă în aplicare sau îmbunătățită funcționarea controalelor privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului;
• b) îmbunătățirile corespunzătoare propuse în legătură cu punctul (a) de mai sus;
• c) un raport intermediar privind programele de remediere semnificative, cel puțin o dată pe an, ca parte a raportului de activitate menționat la punctul 50 și în mod ad - hoc sau periodic, în funcție de îmbunătățiri, pentru a furniza informații cu privire la nivelul de expunere la riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, precum și cu privire la măsurile luate sau recomandate pentru reducerea și gestionarea eficace a acestor riscuri;
• d) dacă resursele umane și tehnice alocate funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt insuficiente și ar trebui consolidate.

Instituția de credit sau financiară trebuie să fie pregătită să transmită autorității competente o copie a raportului de activitate menționat la punctul 50.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să elaboreze un raport de activitate cel puțin o dată pe an. Raportul de activitate trebuie să fie proporțional cu amploarea și natura activităților instituției de credit sau

autorităților naționale competente sub forma altor rapoarte. Raportul de activitate trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

1) Cu privire la evaluarea riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului:

• a) un rezumat al principalelor constatări ale evaluării riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la nivelul întregii activități, astfel cum se menționează la articolul 8 din Directiva (UE) 2015/849, în cazul în care o astfel de actualizare a fost efectuată în ultimul an, precum și
• o informare din care să rezulte dacă autoritatea competentă a solicitat sau nu să -i fie transmisă pentru anul de raportare;⁸
• b) descrierea modificărilor legate de metoda pe care instituția de credit sau financiară o utilizează pentru a evalua profilul individual de risc al clientului, evidențiind modul în care o astfel de modificare este aliniată la evaluarea riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, efectuată de instituția de credit sau financiară la nivelul întregii activități ;
• c) clasificarea clienților în funcție de categoria de risc, inclusiv numărul de dosare ale clienților, pe categorii de risc, pentru care nu au fost efectuate încă revizuiri și actualizări ale măsurilor de precauție privind clientela;
• d) informații și date statistice privind:

2) Cu privire la resurse:

finanțării terorismului și, după caz, a modificărilor semnificative efectuate în ultimul an și a motivelor care au stat la baza acestora;

• f) o scurtă descriere a resurselor umane și tehnice alocate funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului de către instituția de credit sau financiară;
• g) dacă este cazul, lista proceselor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului care au fost externalizate, împreună cu o descriere a supravegherii efectuate de instituția de credit sau financiară cu privire la activitățile respective.

3) Cu privire la politici și proceduri:

• h) un rezumat al măsurilor importante luate și al procedurilor adoptate în cursul anului, inclusiv o scurtă descriere a recomandărilor, problemelor, deficiențelor și neregulilor identificate în anul raportării;
• i) descrierea acțiunilor de monitorizare a conformității întreprinse pentru a evalua aplicarea politicilor, controalelor și procedurilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului ale instituției de credit sau financiare de către angajații, agenții, distribuitorii și furnizorii de servicii ai instituției respective, precum și adecvarea instrumentelor de monitorizare utilizate de instituția de credit sau financiară în scopul combaterii spălării banilor și a finanțării terorismului;
• j) descrierea activităților de formare în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului care au fost finalizate și a planului de formare pentru anul următor;
• k) un plan de activități al funcției de coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului pentru anul următor;
• l) constatările auditurilor interne și externe relevante pentru combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului și progresele înregistrate de instituția de credit sau financiară în rezolvarea acestor constatări;
• m) activitățile de supraveghere, inclusiv comunicările cu instituția de credit sau financiară, desfășurate de autoritatea competentă, rapoartele prezentate, încălcările identificate și sancțiunile impuse, împreună cu modul în care instituția de credit sau financiară se angajează să remedieze încălcările identificate și stadiul în care se află măsurile de remediere, fără a aduce

supraveghere sau al unor măsuri de remediere.

• f. Raportarea tranzacțiilor suspecte

⁸ La efectuarea evaluărilor riscurilor, vă rugăm să consultați Ghidul ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului (EBA/GL/2021/02)

În ceea ce privește obligația coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, în temeiul articolului 33 alineatul (2) din Directiva (UE) 2015/849, de a transmite informațiile menționate la alineatul (1) de la articolul respectiv, acesta trebuie să se asigure că membrii personalului a căror asistență este solicitată pentru îndeplinirea unor aspecte ale acestei funcții au competențele, cunoștințele și capacitatea de a contribui la această sarcină. Trebuie să se acorde atenția cuvenită sensibilității și confidențialității informațiilor care pot fi divulgate și obligațiilor de nedivulgare pe care trebuie să le respecte instituția de credit sau financiară.

Atunci când coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului transmite informații către unitatea de informații financiare în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) din Directiva (UE) 2015/849, acesta trebuie să se asigure că informațiile sunt transmise în mod eficace într - un format și prin mijloace care respectă orientările emise de unitatea națională de informații financiare. Ca parte a rolului său în temeiul dispoziției respective, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie:

• a) să înțeleagă funcționarea și modul de concepere a sistemului de monitorizare a tranzacțiilor, inclusiv scenariile acoperite în funcție de riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care instituția de credit sau financiară este expusă, precum și procedurile interne de gestionare a alertelor;
• b) să primească rapoarte de la angajații, agenții sau distribuitorii instituției de credit sau financiare sau rapoarte generate în alt mod de sistemele instituției de credit sau financiare, cu privire la cunoștințe sau suspiciuni legate de spălarea banilor și de finanțarea terorismului sau cu privire la faptul că o persoană este posibil să fi fost, este sau ar putea fi implicată în spălarea banilor și finanțarea terorismului;
• c) să se asigure că aceste rapoarte sunt luate în considerare cu promptitudine, astfel încât să se stabilească dacă există cunoștințe sau suspiciuni conform cărora fondurile provin din activități infracționale, inclusiv din spălarea banilor și din finanțarea terorismului, sau dacă o persoană este posibil să fi fost, este sau ar putea fi implicată în spălarea banilor și finanțarea terorismului; de asemenea, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să stabilească, să documenteze și să pună în aplicare un proces de stabilire a priorităților pentru rapoartele interne primite, astfel încât rapoartele inte rne referitoare la situații de risc ridicat să fie tratate cu urgența necesară;
• d) atunci când evaluează rapoartele primite, să păstreze o evidență a tuturor evaluărilor efectuate, precum și a oricărui feedback primit ulterior de la unitatea de informații financiare, pentru a îmbunătăți depistarea viitoarelor tranzacții suspecte;
• e) să se asigure că orice cunoștințe sau suspiciuni legate de spălarea banilor și finanțarea terorismului sau de implicarea unei persoane în spălarea banilor și finanțarea terorismului sunt raportate prompt unității de informații financiare, prezentând împreună cu raportul faptele, evenimentele sau informațiile și documentele necesare pentru a justifica suspiciunea sau exemplele de motive întemeiate de suspiciune de spălare a banilor și de finanțare a terorismului;
• f) să asigure un răspuns prompt și exhaustiv la orice solicitare de informații adresată de unitatea de informații financiare și
• g) să analizeze în mod regulat motivele pentru care alertele privind activități sau tranzacț ii neobișnuite nu au fost transpuse în rapoarte interne, pentru a stabili dacă există probleme care trebuie soluționate în vederea asigurării unei depistări eficace a activităților sau tranzacțiilor suspecte.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că controalele interne ale instituției de credit sau financiare îi vor permite să respecte orientările furnizate de unitatea de informații financiare.

Instituțiile de credit sau financiare trebuie să atragă atenția managerilor și angajaților lor asupra obligației de a respecta cu strictețe interdicția de a informa clientul sau părțile terțe cu privire la faptul că o analiză privind SB/FT este în curs de desfășurare sau ar putea fi inițiată, precum și asupra obligației de a limita accesul la aceste informații, acordându - l doar persoanelor cărora le sunt necesare pentru îndeplinirea funcțiilor lor. Cu toate că există o obligație de nedivulgare aplicabilă în cadrul instituției de credit sau financiare, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie totuși să analizeze cu atenție cui îi sunt furnizate, în cadrul instituției de credit sau financiare, informații cu privire la rapoartele transmise către FIU sau solicitările de informații primite de la aceasta. Procedura de raportare trebuie să fie confidențială, iar identitatea persoanelor implicate în pregătirea și transmiterea raportului trebuie să fie protejată de politica de confidențialitate.

• g. Formarea și conștientizarea

În conformitate cu obligația prevăzută la articolul 46 alineatul (1) din Directiva (UE) 2015/849 și astfel cum se specifică în Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului⁹ , coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să informeze în mod corespunzător personalul cu privire la riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care este expusă instituția de credit sau financiară, inclusiv metodele, tendințele și tipologiile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, precum și cu privire la abordarea bazată pe riscuri care este pusă în aplicare de instituția de credit sau financiară în vederea atenuării acestor riscuri. Această informare poate lua diverse forme, cum ar fi scrisori din partea companiei, intranet, reuniuni.

⁹ Orientarea 6: Formarea din Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului: EBA/GL/2021/02

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să supravegheze pregătirea și punerea în aplicare a unui program de formare continuă în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. În cooperare cu departamentul de resurse umane al instituției de credit sau financiare, un plan anual de formare și educare a personalului trebuie documentat și menționat în raportul de activitate către organul de conducere, în conformitate cu punctul 50.

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că procedurile de raportare internă adoptate de instituția de credit sau financiară sunt aduse la cunoștința întregului personal.

Pe lângă formarea generală, în sensul articolului 46 alineatul (1) din Directiva (UE) 2015/849, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să evalueze nevoile de formare specifice din cadrul instituției de credit sau financiare și să se asigure că persoanelor expuse la diferite niveluri de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului li se oferă pregătire teoretică și practică adecvată, cum ar fi:

• a) persoanele care lucrează în cadrul funcției de conformitate sub responsabilitatea coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• b) persoanele care intră în contact cu clienții sau care sunt însărcinate cu efectuarea tranzacțiilor acestora (angajați, agenți și distribuitori);
• c) persoanele responsabile de elaborarea procedurilor sau instrumentelor interne aplicabile activităților care pot fi sensibile la riscuri de spălare a banilor și de finanțare a terorismului.

Conținutul programelor de formare specifice oferite persoanelor cu diferite niveluri de expunere la riscuri de spălare a banilor și de finanțare a terorismului trebuie ajustat pe baza unei evaluări a riscului, astfel cum se descrie în Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului¹⁰ .

¹⁰ Orientarea 6: Formarea din Ghidul revizuit al ABE privind factorii de risc de spălare a banilor și de finanțare a terorismului: EBA/G L/2021/02

Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să stabilească indicatori de evaluare pentru a verifica eficacitatea formării oferite.

În cazul în care instituția de credit sau financiară adoptă un program de formare și conștientizare dezvoltat în străinătate, de exemplu, în cadrul sediul ui său social sau cel al societății - mamă, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că acest program este adaptat la normele juridice și de reglementare aplicabile la nivel național, precum și în ceea ce privește tipologiile SB/FT și activitățile specifice ale instituției de credit sau financiare.

În cazul în care anumite activități de formare sunt externalizate către un furnizor de servicii, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că (i) furnizorul de servicii deține cunoștințele necesare în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului pentru a garanta calitatea formării care urmează să fie oferită, (ii) condițiile de gestionare a externalizării sunt stabilite și respectate și (iii) conținutul acestei formări este adaptat la caracteristicile specifice ale instituției de credit sau financiare în cauză.

4.2.5 Relația dintre funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului și alte funcții

Atât funcția de conformitate, cât și funcția independentă de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie situate în a doua linie de apărare a instituțiilor de credit și financia re.

În cazul în care funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este diferită de funcția generală de conformitate, pe lângă dispozițiile ghidurilor AES privind cadrul de administrare a activității¹¹ , referitoare la un proces decizional transparent și documentat și la alocarea clară a responsabilităților și a autorității în cadrul său de control intern, instituțiile de credit sau financiare trebuie să respecte dispozițiile prevăzute în prezenta secțiune.

¹¹ Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității în temeiul Directivei 2013/36/UE: EBA/GL/2021/05; Ghidul ESMA cu privire la anumite aspecte ale cerințelor MiFID II privind funcția de asigurare a conformității: ESMA35 - 36 - 1946; Ghidul EIO PA privind sistemul de guvernanță: EIOPA -BoS- 14/253 RO

Funcția de audit independent menționată la articolul 8 alineatul (4) litera (b) din Directiva (UE) 2015/849 nu trebuie să fie combinată cu funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Funcția de gestionare a riscurilor, în măsura în care instituția de credit sau financiară are o funcție de gestionare a riscurilor, și, în cazul în care este înființat, comitetul de risc, trebuie să aibă acces la informațiile și datele relevante care sunt necesare pentru a - și îndeplini rolul, inclusiv la informațiile și datele provenite de la funcțiile de control intern și corporativ relevante, cum ar fi conformitatea în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Trebuie să existe o bună cooperare în vederea schimbului de informații între coordonatorul funcției de gestionare a riscurilor și coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. Coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să coopereze cu funcția de risc în scopul stabilirii metodologiilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului în concordanță cu strategia de gestionare a riscurilor a instituției de credit sau financiare. 4.2.6 Externalizarea funcțiilor operaționale ale coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului

Pe lângă ghidurile AES privind externalizarea¹² , după caz, și în cazul în care externalizarea funcțiilor operaționale ale coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este permisă în temeiul legislației naționale, instituțiile de credit sau financiare trebuie să țină seama de următoarele principii - cheie:

• a. Responsabilitatea finală pentru respectarea obligațiilor legale și de reglementare revine instituției de credit sau financiare, indiferent dacă anumite funcții sunt sau nu sunt externalizate.
• b. Drepturile și obligațiile instituției de credit sau financiare și ale furnizorului de servicii trebuie să fie alocate și stabilite în mod clar, printr- un acord scris.
• c. Instituția de credit sau financiară care încheie un acord de externalizare trebuie să rămână responsabilă de monitorizarea și supravegherea calității serviciului furnizat.
• d. Externalizarea intragrup trebuie să facă obiectul aceluiași cadru de reglementare ca externalizarea către furnizori de servicii din afara grupului¹³ .
• e. Externalizarea funcțiilor nu implică delegarea responsabilităților organului de conducere. Deciziile strategice în ceea ce privește combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului nu trebuie externalizate. Printre aceste decizii se numără, în special:
• i. aprobarea evaluării riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la nivelul întregii activități ;
• ii. decizia privind organizarea internă a cadrului de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului al instituției de credit sau financiare;
• iii. adoptarea unor politici și proceduri interne de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• iv. aprobarea metodologiei utilizate pentru a determina riscul de spălare a banilor și de finanțare a terorismului prezentat de o anumită relație de afaceri, precum și atribuirea profilului de risc;
• v. aprobarea criteriilor care urmează să fie utilizate de instituția de credit sau financiară pentru a depista tranzacțiile suspecte sau neobișnuite în scopul monitorizării și/sau raportării continue.

Instituțiile de credit și financiare rămân responsabile, în ultimă instanță, pentru decizia de a raporta tranzacțiile suspecte către FIU, inclusiv în situațiile în care identificarea și raportarea tranzacțiilor suspecte sunt externalizate.

¹² Ghidul ABE privind externalizarea: EBA/GL/2019/02; Ghidul EIOPA privind externalizarea către furnizorii de servicii cloud: EIOPA -BoS-20- 002; Ghidul ESMA privind externalizarea către furnizorii de servicii cloud: ESMA50 -157- 2403

¹³ Punctul 27 din secțiunea Context a Ghidului ABE privind externalizarea din 25 februarie 2019: EBA/GL/2019/02

Instituțiile de credit și financiare trebuie să urmeze procesul de externalizare, astfel cum se prevede în Ghidul ABE privind externalizarea, atunci când externalizează sarcini operaționale ale funcției de coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului către un furnizor de servicii. Aceasta include identificarea și evaluarea riscurilor relevante ale acordului de externalizare, justificarea deciziei de a externaliza în funcție de obiectivele urmărite (indiferent dacă vizează asigurarea unei alocări optime a resurselor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului în cadrul grupului sau pe baza criteriilor de proporționalitate), luarea măsurilor de precauție cu privire la potențialul furnizor de servicii și oficializarea acordului de externalizare.

Instituția de credit sau financiară care externalizează sarcini ale funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să încredințeze coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului:

• i) monitorizarea prestației furnizorului de servicii pentru a se asigura că externalizarea permite efectiv instituției de credit sau financiare să își respecte toate obligațiile legale și de reglementare în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• ii) efectuarea unui control periodic în ceea ce privește respectarea de către furnizorul de servicii a angajamentelor care decurg din acord. În conformitate cu analiza documentată, controlul periodic trebuie să asigure că funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este dotată cu mijloace de testare și monitorizare periodică și ocazională a respectării obligațiilor care îi revin furnizorului de servicii. În ceea ce privește datele clienților săi, funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului și autoritatea competentă trebuie să aibă drepturi de acces la sistemele/bazele de date ale furnizorului de servicii;
• iii) raportarea externalizării către organul de conducere ca parte a raportului de activitate al coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sau ori de câte ori circumstanțele impun acest lucru, în special pentru ca măsurile de remediere necesare să poată fi puse în aplicare cât mai curând posibil.

În cazul în care instituția de credit sau financiară nu are directori sau angajați proprii, alții decât organul de conducere, aceasta poate externaliza funcția de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului către un furnizor de servicii. În astfel de cazuri, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului al unuia dintre furnizorii de servicii, care are experiență sau cunoștințe cu privire la tipul de activitate sau de tranzacții desfășurate de instituția de credit sau financiară.

În situațiile în care instituția de credit sau financiară recurge la externalizare intragrup, aceasta trebuie, în special, să ia măsurile necesare pentru a identifica și gestiona conflictele de interese care ar putea apărea în urma unui astfel de acord de externalizare. Societatea - mamă a grupului trebuie:

• a) să se asigure că, pentru a stabili funcția asociată fiecărei persoane juridice în parte, un inventar al cazurilor de externalizare intragrup în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului este întocmit în entitățile respective și pus la dispoziție în mod regulat pentru consultare și
• b) să se asigure că externalizarea intragrup nu compromite respectarea, de către fiecare filială, sucursală sau altă formă de stabilire, a obligațiilor sale în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

Externalizarea sarcinilor legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului către furnizori de servicii stabiliți în țări terțe trebuie să facă obiectul unor măsuri de protecție suplimentare pentru a se asigura că externalizarea nu sporește riscul de nerespectare a cerințelor legale și de reglementare sau riscul de îndeplinire ineficientă a sarcinilor externalizate, ca urmare a localizării furnizorului de servicii, și nici nu afectează capacitatea autorității competente de a - și exercita în mod eficace prerogativa de supraveghere în ceea ce privește furnizorul de servicii.