4.2 Úloha a povinnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu

Při rozhodování, zda jmenovat kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu v souladu s čl. 8 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849 by měl vedoucí orgán zohlednit rozsah a složitost operací úvěrové nebo finanční instituce a její expozici riziku praní peněz a financování terorismu podle kritérií uvedených v oddíle 4.2.2.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu by měl být jmenován na úrovni vedení. Měl by mít dostatečnou pravomoc navrhovat z vlastní iniciativy vedoucímu orgánu v rámci jeho kontrolní a řídící funkce všechna nezbytná nebo vhodná opatření k zajištění souladu a účinnosti interních opatření proti praní peněz a financování terorismu.

Pokud je kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu jmenován v souladu s čl. 8 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849, měl by vedoucí orgán určit, zda bude tato funkce vykonávána na plný úvazek, nebo zda ji může vykonávat zaměstnanec nebo vedoucí pracovník vedle svých stávajících funkcí v rámci úvěrové nebo finanční instituce.

Pokud má být funkcí kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu pověřen pracovník nebo zaměstnanec, který již má v rámci úvěrové nebo finanční instituce jiné povinnosti nebo funkce, měl by vedoucí orgán určit a zvážit možné střety zájmů a přijmout opatření nezbytná k jejich vyloučení, nebo pokud to není možné, k jejich zvládnutí. Vedoucí orgán by měl zajistit, aby tato osoba mohla věnovat dostatečný čas výkonu funkce kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl být příslušnému orgánu a finanční zpravodajské jednotce na požádání k dispozici, a proto by měl být obvykle smluvně vázán a pracovat v zemi, v níž je úvěrová nebo finanční instituce usazena.

Pokud je to úměrné riziku praní peněz a financování terorismu, kterému je úvěrová nebo finanční instituce vystavena, a v rozsahu, v jakém to umožňují vnitrostátní právní předpisy, může být kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu smluvně pověřen prací v jiné jurisdikci. V těchto případech by úvěrová nebo finanční instituce měla mít zavedeny nezbytné systémy a kontrolní mechanismy, aby zajistila, že kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu bude mít přístup ke všem nezbytným informacím a systémům potřebným k plnění svých úkolů a bude k dispozici pro neprodlené setkání s místní finanční zpravodajskou jednotkou a příslušným orgánem. Úvěrová nebo finanční instituce by také měla být schopna prokázat svému příslušnému orgánu, že opatření, která v tomto ohledu zavedla, jsou přiměřená a účinná.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl mít možnost přidělovat a delegovat své úkoly, jak je uvedeno v oddíle 4.2.4, dalším pracovníkům a zaměstnancům, kteří jednají pod jeho vedením a dohledem, za předpokladu, že konečná odpovědnost za účinné plnění těchto úkolů zůstává na kontrolorovi dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl být součástí druhé linie obrany a jako takový by měl být součástí nezávislého útvaru, přičemž by měly být splněny následující podmínky:

• a) Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl být nezávislý na obchodních liniích nebo odděleních, která řídí, a nesmí být podřízen osobě, která je odpovědná za řízení těchto obchodních linií nebo oddělení.
• b) Úvěrová nebo finanční instituce zavedla interní postupy, které zajišťují, že kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu má vždy neomezený a přímý přístup ke všem informacím, které jsou nezbytné pro výkon jeho funkce. Rozhodnutí o tom, ke kterým informacím potřebuje mít v tomto ohledu přístup, by mělo být výhradně na samotném kontrolorovi dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.
• c) V případě závažného incidentu by měl mít kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu možnost podat zprávu a přímý přístup k vedoucímu orgánu v jeho řídící funkci nebo k vrcholnému vedení, pokud vedoucí orgán není zřízen.

4.2.2 Kritéria proporcionality pro jmenování samostatného kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu

Úvěrová nebo finanční instituce by měla jmenovat samostatného kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, pokud se nejedná

• o samostatného podnikatele nebo o instituci s velmi omezeným počtem zaměstnanců nebo pokud pro nejmenování této osoby neexistují důvody uvedené v odstavci 33.

Pokud se vedoucí orgán rozhodne nejmenovat samostatného kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, měl by mít k tomu opodstatněné a zdokumentované důvody a výslovně uvést alespoň následující kritéria:

• a) povahu činnosti úvěrové nebo finanční instituce a s ní spojená rizika praní peněz a financování terorismu s přihlédnutím k její zeměpisné expozici, zákaznické základně, distribučním kanálům a nabídce produktů a služeb;
• b) rozsah její činnosti v dané jurisdikci, počet jejích zákazníků, počet a objem jejích transakcí a počet jejích zaměstnanců na plný úvazek;
• c) právní formu úvěrové nebo finanční instituce, včetně toho, zda je úvěrová nebo finanční instituce součástí skupiny.

Pokud není jmenován samostatný kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, měla by úvěrová nebo finanční instituce organizovat plnění úkolů kontrolora dodržování předpisů v této oblasti (viz níže oddíl 4.2.4 Úkoly a role kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu ) buď prostřednictvím člena vedoucího orgánu, jak je uvedeno v oddíle 4.1.3, nebo pracovníka vrcholného vedení odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu, jak je uvedeno v oddíle 4.1.4, nebo prostřednictvím outsourcingu provozních funkcí, jak je uvedeno v oddíle 4.2.6, případně kombinací předchozích možností.

Pokud kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu působí ve dvou nebo více subjektech ve skupině nebo je pověřen jinými úkoly, měla by úvěrová nebo finanční instituce zajistit, aby tyto vícenásobné pozice kontrolorovi dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu stále umožňovaly účinně vykonávat jeho funkce. Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl působit pro různé subjekty pouze v případě, že jsou tyto subjekty součástí stejné skupiny. Vzhledem ke specifické povaze sektoru subjektů kolektivního investování⁵ by však kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu mohl obsluhovat více fondů.

4.2.3 Vhodnost, dovednosti a odborné znalosti

⁵ Subjektem kolektivního investování se rozumí subjekt kolektivního investování do převoditelných cenných papírů (SKIPCP) ve smyslu čl. 1 odst. 2 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/65/ES ze dne 13. července 2009 o koordinaci právních a správních předpisů týkajících se subjektů kolektivního investování do převoditelných cenných papírů (SKIPCP) nebo alternativní investiční fond ve smyslu čl. 4 odst. 1 písm. a) směrnice 2011/61/EU.

V souvislosti s prověřováním zaměstnanců podle čl. 8 odst. 4 písm. a) směrnice (EU) 2015/849 by úvěrové nebo finanční instituce měly před jmenováním posoudit, zda kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu má:

• a) pověst, čestnost a bezúhonnost, které jsou nezbytné pro výkon jeho funkce;
• b) odpovídající dovednosti a odborné znalosti v oblasti praní peněz a financování terorismu, včetně znalosti platného právního a regulačního rámce pro boj proti praní peněz a financování terorismu, a provádění zásad, kontrol a postupů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• c) dostatečné znalosti a pochopení rizik praní peněz a financování terorismu spojených s obchodním modelem úvěrové nebo finanční instituce, aby mohl účinně vykonávat svou funkci;
• d) příslušné zkušenosti s identifikací, hodnocením a řízením rizik praní peněz a financování terorismu a
• e) dostatek času a zkušeností, aby mohl vykonávat své funkce účinně, nezávisle a samostatně.

Úvěrové nebo finanční instituce by měly zajistit, aby funkce zajišťování souladu s předpisy v oblasti praní peněz a financování terorismu fungovala průběžně jako součást celkového řízení kontinuity podnikání. Měla by počítat s možností, že kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu přestane vykonávat své funkce, a s dostupností zástupce s odpovídajícími dovednostmi a odbornými znalostmi, který by převzal funkce kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu v případě, že by byl kontrolor po určitou dobu nepřítomen nebo by byla zpochybněna jeho bezúhonnost.

4.2.4 Povinnosti a úloha kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu

Úloha a povinnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měly být jasně definovány a zdokumentovány.

• a. Vývoj rámce pro hodnocení rizik

V souvislosti s identifikací a hodnocením rizik podle čl. 8 odst. 1 směrnice (EU) 2015/849 by měl kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu vypracovat a udržovat rámec pro hodnocení rizik praní peněz a financování terorismu pro celý podnik a individuální hodnocení těchto rizik v souladu s obecnými pokyny orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu⁶ .

⁶ Revidované obecné pokyny orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu: EBA/GL/2021/02 .

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl výsledky hodnocení rizik praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku a jednotlivých takových rizik hlásit vedoucímu orgánu prostřednictvím člena vedoucího orgánu nebo pracovníka vrcholného vedení odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu, případně přímo, pokud to považuje za nezbytné. Kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu by měl vedoucímu orgánu navrhnout opatření, která je třeba přijmout ke zmírnění těchto rizik. Uvedení nového produktu nebo služby nebo významných změn stávajících produktů či služeb, rozvoj nového trhu nebo uvedení nových činností by nemělo být zahájeno, dokud nejsou k dispozici a účinně zavedeny odpovídající zdroje pro pochopení a řízení souvisejících rizik.

• b. Vytvoření zásad a postupů

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl zajistit, aby byly zavedeny, aktualizovány a průběžně účinně prováděny odpovídající zásady a postupy. Zásady a postupy by měly odpovídat rizikům praní peněz a financování terorismu, která úvěrová nebo finanční instituce určila. Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl přinejmenším:

• a) stanovit zásady a postupy pro boj proti praní peněz a financování terorismu, které má úvěrová nebo finanční instituce přijmout, jakož i kontroly a systémy, které má zavést podle čl. 8 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849;
• b) zajistit, aby úvěrová nebo finanční instituce účinně prováděla zásady a postupy pro boj proti praní peněz a financování terorismu, jak je vysvětleno v oddíle d) o sledování dodržování předpisů;
• c) zajistit, aby zásady a postupy pro boj proti praní peněz a financování terorismu byly pravidelně přezkoumávány a v případě potřeby měněny nebo aktualizovány;
• d) navrhnout, jak řešit veškeré změny právních nebo regulačních požadavků nebo rizik praní peněz a financování terorismu a jak nejlépe řešit nedostatky nebo závady zjištěné při monitorování nebo dohledu.

Zásady, kontroly a postupy uvedené v čl. 8 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849 by měly zahrnovat alespoň následující:

• a) metodiku hodnocení rizik praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku a jednotlivě;
• b) hloubkovou kontrolu klienta, včetně té, kterou stanoví revidované obecné pokyny orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu⁷ , a proces přijímání klientů, jak je vysvětleno níže v oddíle c o klientech, zejména v případě vysoce rizikových klientů;
• c) interní podávání zpráv (analýza neobvyklých transakcí) a oznamování podezřelých transakcí finanční zpravodajské jednotce;
• d) vedení záznamů a
• e) ustanovení pro sledování dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu, jak je uvedeno v oddíle d o sledování dodržování předpisů.
• c. Zákazníci včetně vysoce rizikových zákazníků

⁷ Obecné pokyny k hloubkové kontrole klienta a f aktorům, které by úvěrové a finanční instituce měly vzít v úvahu při posuzování rizika praní peněz a financování terorismu souvisejícího s jednotlivými obchodními vztahy a příležitostnými transakcemi („obecné pokyny k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu“) podle článku 17 a čl. 18 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849: EBA/GL/2021/02

Dříve než vrcholné vedení přijme konečné rozhodnutí o přijetí nových vysoce rizikových zákazníků nebo udržování obchodních vztahů s vysoce rizikovými zákazníky mělo by to v souladu s interními zásadami pro boj proti praní peněz a financování terorismu úvěrové nebo finanční instituce založenými na posouzení rizik konzultovat s kontrolorem dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, a to zejména v situacích, kdy je podle směrnice (EU) 2015/849 výslovně vyžadován souhlas vrcholného vedení. Pokud se vrcholné vedení rozhodne, že se nebude řídit doporučením kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, mělo by své rozhodnutí řádně zaznamenat a uvést, jak navrhuje zmírnit rizika, na která upozornil pracovník pro dodržování pravidel v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

• d. Sledování dodržování předpisů

Jako druhá linie obrany by měl být kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu odpovědný za sledování, zda opatření, zásady, kontroly a postupy zavedené úvěrovou nebo finanční institucí jsou v souladu s povinnostmi úvěrové nebo finanční instituce v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu. Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl rovněž dohlížet na účinné uplatňování kontrolních mechanismů v oblasti praní peněz a financování terorismu uplatňovaných obchodními liniemi a interními útvary (první linie obrany).

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl zajistit, aby byl rámec boje proti praní peněz a financování terorismu v případě potřeby aktualizován, a to v každém případě, kdy jsou zjištěny nedostatky, objeví se nová rizika nebo se změní právní či regulační rámec.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl vedoucímu orgánu doporučit nápravná opatření, která je třeba přijmout k odstranění zjištěných nedostatků rámce boje proti praní peněz a financování terorismu úvěrové nebo finanční instituce, včetně nedostatků zjištěných příslušnými orgány nebo interními či externími auditory.

• e. Podávání zpráv vedoucímu orgánu

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měla vedoucímu orgánu poskytovat poradenství ohledně opatření, která je potřeba přijmout k zajištění shody s platnými zákony, pravidly, předpisy a standardy, a měl by provést posouzení možného dopadu jakýchkoli změn právního nebo regulačního prostředí na činnost úvěrové nebo finanční instituce a její rámec pro dodržování předpisů.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl upozornit člena vedoucího orgánu nebo pracovníka vrcholného vedení odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu na:

• a) oblasti, v nichž by se mělo zavést nebo zlepšit fungování kontrol v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• b) příslušná zlepšení navržená v souvislosti s bodem a) výše;
• c) zprávu o pokroku všech významných nápravných programů, a to alespoň jednou ročně jako součást zprávy o činnosti uvedené v odstavci 50, a to v závislosti na zlepšeních buď ad hoc nebo pravidelně, která poskytne informace o úrovni vystavení rizikům praní peněz a financování terorismu a o opatřeních přijatých nebo doporučených ke snížení a účinnému řízení těchto rizik;
• d) nedostatečné lidské a technické zdroje přidělené na funkci dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu a nutnost jejich posílení.

Úvěrová nebo finanční instituce musí být připravena poskytnout kopii zprávy o činnosti uvedené v odstavci 50 příslušnému orgánu.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl alespoň jednou ročně vypracovat zprávu o činnosti. Zpráva o činnosti by měla být přiměřená rozsahu a povaze činností úvěrové nebo finanční instituce. Zpráva o činnosti může tam, kde je to vhodné, vycházet z informací, které již byly zaslány příslušným vnitrostátním orgánům ve formě jiných zpráv. Zprávy o činnosti by měly obsahovat alespoň následující informace: 1) Ohledně posouzení rizik praní peněz a financování terorismu:

• a) shrnutí hlavních zjištění při posouzení rizik praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku podle článku 8 směrnice (EU) 2015/849, pokud byla taková aktualizace provedena v uplynulém roce, a potvrzení, zda ji příslušný orgán požadoval předložit za vykazovaný rok;⁸
• b) popis všech změn týkajících se metody, kterou úvěrová nebo finanční instituce používá k posouzení rizikového profilu jednotlivých zákazníků, se zdůrazněním toho, jak je taková změna sladěna s posouzením rizika praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku úvěrové nebo finanční instituce;
• c) klasifikaci klientů podle kategorií rizika včetně počtu klientských souborů podle kategorií rizika, u nichž nebyly provedeny revize a aktualizace hloubkových kontrol klientů;
• d) informace a statistické údaje o:

2) Ohledně zdrojů:

• e) stručný popis organizační struktury boje proti praní peněz a financování terorismu a případně všech významných změn provedených v uplynulém roce a jejich odůvodnění;
• f) stručný popis lidských a technických zdrojů, které úvěrová nebo finanční instituce vyčlenila na funkci zajišťování souladu s předpisy v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• g) případně seznam procesů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zadaných externím subjektům s popisem dohledu, který úvěrová nebo finanční instituce nad těmito činnostmi vykonává.

3) Ohledně zásad a postupů:

• h) shrnutí důležitých opatření a postupů přijatých v průběhu roku, včetně stručného popisu doporučení, problémů, nedostatků a nesrovnalostí zjištěných v roce, za který se podává zpráva;
• i) popis opatření pro sledování dodržování předpisů, která byla přijata za účelem posouzení uplatňování zásad, kontrolních mechanismů a postupů úvěrové nebo finanční instituce v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zaměstnanci, zástupci, distributory a poskytovateli služeb úvěrové nebo finanční instituce, jakož i přiměřenosti všech nástrojů pro sledování používaných úvěrovou nebo finanční institucí pro účely boje proti praní peněz a financování terorismu;
• j) popis dokončených školení v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu a plán školení na příští rok;
• k) plán činností funkce kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu na následující rok;
• l) zjištění interních a externích auditů týkajících se boje proti praní peněz a financování terorismu a veškerý pokrok, kterého úvěrová nebo finanční instituce dosáhla při řešení těchto zjištění;
• m) činnosti dohledu, včetně komunikace s úvěrovou nebo finanční institucí, prováděné příslušným orgánem, předložené zprávy, zjištěná porušení a uložené sankce spolu s tím, jak se úvěrová nebo finanční instituce zavazuje k nápravě zjištěných porušení a v jaké fázi se nápravná opatření nacházejí, aniž jsou dotčeny jakékoli jiné pravidelné zprávy, které mohou být v případě činnosti dohledu nebo nápravných opatření vyžadovány.
• f. Hlášení podezřelých transakcí

⁸ Viz obecné pokyny orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu týkající se provádění posouzení rizik (EBA/GL/2021/02) .

V souvislosti s povinností kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu podle čl. 33 odst. 2 směrnice (EU) 2015/849 předávat informace uvedené v odstavci 1 uvedeného článku by se měl kontrolor ujistit, že ostatní zaměstnanci, jejichž pomoc je při plnění aspektů této funkce požadována, mají dovednosti a znalosti potřebné pro pomoc při plnění tohoto úkolu. Je třeba náležitě zvážit citlivost a důvěrnost informací, které mohou být zveřejněny, a povinnosti informace nezveřejňovat, které musí úvěrová nebo finanční instituce dodržovat.

Pokud kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu předává informace finanční zpravodajské jednotce v souladu s čl. 33 odst. 2 směrnice (EU) 2015/849, měl by účinným způsobem zajistit, aby byly informace předány v takovém formátu a takovými prostředky, které jsou v souladu s veškerými pokyny vydanými národní finanční zpravodajskou jednotkou. V rámci své úlohy podle tohoto ustanovení by měl kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu:

• a) porozumět fungování a koncepci systému sledování transakcí, včetně scénářů zahrnutých podle rizik praní peněz a financování terorismu, která představují pro úvěrovou nebo finanční instituci, a interním postupům pro zpracování výstrah;
• b) přijímat hlášení od zaměstnanců, zástupců nebo distributorů úvěrové nebo finanční instituce nebo hlášení jinak generovaná prostřednictvím systémů úvěrové nebo finanční instituce
• o poznatcích ohledně praní peněz a financování terorismu nebo podezření na ně nebo o tom, že určitá osoba mohla být, je nebo může být spojena s praním peněz a financováním terorismu;
• c) zajistit, aby tato hlášení byla neprodleně posouzena, aby bylo možné určit, zda existuje poznatek nebo podezření, že finanční prostředky jsou výnosy z trestné činnosti včetně praní peněz a financování terorismu, nebo zda osoba mohla být, je nebo může být spojena s praním peněz a financováním terorismu; kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu by měl rovněž stanovit, zdokumentovat a zavést proces stanovení priorit pro obdržená interní hlášení, aby se interní hlášení týkající se zvláště rizikových situací řešila s nezbytnou naléhavostí;
• d) při vyhodnocování obdržených hlášení vést záznamy o všech provedených vyhodnoceních a o případné zpětné vazbě, kterou následně obdrží od finanční zpravodajské jednotky, aby se zlepšilo odhalování podezřelých transakcí v budoucnu;
• e) zajistit, aby poznatky ohledně praní peněz a financování terorismu nebo podezření na ně nebo na spojení určité osoby s praním peněz a financováním terorismu byly neprodleně oznámeny finanční zpravodajské jednotce, přičemž by měl spolu s oznámením takové skutečnosti předložit informace a dokumentaci, které jsou nezbytné k doložení podezření nebo případů důvodného podezření na praní peněz a financování terorismu;
• f) zajistit rychlou a vyčerpávající odpověď na jakoukoli žádost o informace ze strany finanční zpravodajské jednotky; a
• g) pravidelně zvažovat důvody, proč upozornění na neobvyklou činnost nebo transakce nebyla eskalována jako interní hlášení, aby bylo možné určit, zda existují nějaké problémy, které je třeba řešit, aby bylo zajištěno účinné odhalování podezřelé činnosti nebo transakcí.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl zajistit, aby vnitřní kontrolní mechanismy úvěrové nebo finanční instituce umožnily dodržovat veškeré pokyny finanční zpravodajské jednotky.

Úvěrové nebo finanční instituce by měly své vedoucí pracovníky a zaměstnance upozornit na povinnost důsledně dodržovat zákaz informovat zákazníka nebo třetí strany o tom, že probíhá nebo může být zahájena analýza praní peněz a financování terorismu, a omezit přístup k těmto informacím na osoby, které je potřebují pro výkon svých funkcí. Ačkoli v rámci úvěrové nebo finanční instituce platí povinnost mlčenlivosti, kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl přesto pečlivě zvážit, komu budou v rámci úvěrové nebo finanční instituce poskytnuty informace o zprávách podaných finanční zpravodajské jednotce nebo o žádostech o informace obdržených od finanční zpravodajské jednotky. Postup hlášení by měl být důvěrný a totožnost osob zapojených do přípravy a předání hlášení by měla být chráněna zásadami ochrany osobních údajů.

• g. Odborné školení a informovanost

V souladu s povinností podle čl. 46 odst. 1 směrnice (EU) 2015/849 a jak je uvedeno v revidovaných obecných pokynech orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu⁹ by měl kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu řádně informovat zaměstnance o rizicích praní peněz a financování terorismu, kterým je úvěrová nebo finanční instituce vystavena, včetně metod, trendů a typologií praní peněz a financování terorismu, jakož i o přístupu založeném na rizicích, který úvěrová nebo finanční instituce uplatňuje ke zmírnění těchto rizik. Tyto informace mohou mít různou podobu, například firemní dopisy, informace na intranetu nebo schůze.

⁹ Obecný pokyn 6: Školení o revidovaných obecných pokynech orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu: EBA/GL/2021/02

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl dohlížet na přípravu a provádění průběžného programu školení v oblasti praní peněz a financování terorismu. Ve spolupráci s oddělením lidských zdrojů úvěrové nebo finanční instituce by měl být zdokumentován roční plán školení a vzdělávání zaměstnanců, který by měl být uveden ve zprávě o činnosti pro vedoucí orgán podle odstavce 50.

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl zajistit, aby byli všichni zaměstnanci seznámeni s interními postupy pro podávání hlášení, které úvěrová nebo finanční instituce přijala.

Kromě obecného vzdělávání by měl kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu pro účely čl. 46 odst. 1 směrnice (EU) 2015/849 posoudit specifické potřeby školení v rámci úvěrové nebo finanční instituce a zajistit, aby osobám vystaveným různým úrovním rizik praní peněz a financování terorismu bylo poskytnuto odpovídající teoretické a praktické školení. Jedná se například o:

• a) osoby pracující ve funkci zajišťování shody s předpisy v rámci odpovědnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• b) osoby, které jsou v kontaktu se zákazníky nebo jsou pověřeny prováděním jejich transakcí (zaměstnanci, zástupci a distributoři);
• c) osoby odpovědné za vývoj postupů nebo interních nástrojů použitelných na činnosti, které mohou být citlivé na riziko praní peněz a financování terorismu.

Obsah specifických školicích programů poskytovaných osobám s různou mírou vystavení rizikům praní peněz a financování terorismu by měl být upraven s ohledem na rizika, jak je popsáno v revidovaných obecných pokynech orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu¹⁰ .

¹⁰ Obecný pokyn 6: Školení o revidovaných pokynech orgánu EBA k rizikovým faktorům praní peněz a financování terorismu: EBA/GL/2021/02

Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl stanovit ukazatele hodnocení pro kontrolu účinnosti poskytnutého školení.

Pokud úvěrová nebo finanční instituce přijme program školení a zvyšování povědomí vypracovaný v zahraničí, např. sídlem nebo mateřskou společností, měl by kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zajistit, aby byl tento program přizpůsoben právním a regulačním pravidlům platným na vnitrostátní úrovni, jakož i s ohledem na typologii praní peněz a financování terorismu a specifické činnosti úvěrové nebo finanční instituce.

Pokud jsou některé činnosti v oblasti školení zadávány externímu poskytovateli služeb, měl by kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zajistit, aby i) poskytovatel služeb měl požadované znalosti v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, které zaručí kvalitu poskytovaného školení, ii) byly stanoveny a dodržovány podmínky řízení externího zadávání a iii) obsah tohoto školení byl přizpůsoben specifickým rysům dané úvěrové nebo finanční instituce.

4.2.5 Vztah mezi funkcí zajišťování shody s předpisy a ostatními funkcemi

Funkce zajišťování shody s předpisy i nezávislá funkce zajišťování dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu by měly být umístěny v druhé linii obrany úvěrových a finančních institucí.

Pokud se funkce zajišťování shody s předpisy v oblasti praní peněz a financování terorismu liší od obecné funkce zajišťování shody, měly by úvěrové nebo finanční instituce kromě ustanovení obecných pokynů evropských orgánů dohledu k vnitřní správě a řízení¹¹ o transparentním a zdokumentovaném rozhodovacím procesu a jasném rozdělení odpovědností a pravomocí v rámci vnitřní kontroly splňovat ustanovení uvedená v tomto oddíle.

¹¹ Obecné pokyny orgánu EBA k vnitřnímu systému správy a řízení podle směrnice 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05, obecné pokyny k určitým aspektům požadavků směrnice MiFID II na funkci compliance: ESMA35 - 36 - 1946; obecné pokyny orgánu EIOPA k řídicímu a kontrolnímu systému: EIOPA - BoS - 14/253 CS

Útvar nezávislého auditu uvedená v čl. 8 odst. 4 písm. b) směrnice (EU) 2015/849 by neměla být spojována s funkcí zajišťování shody s předpisy v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

Útvar řízení rizik, pokud ho úvěrová nebo finanční instituce má, a výbor pro rizika, pokud je zřízen, by měly mít přístup k příslušným informacím a údajům nezbytným pro výkon své funkce, včetně informací a údajů z příslušných podnikových a funkcí vnitřní kontroly, jako je například funkce pro dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

Dobrá spolupráce při výměně informací by měla probíhat mezi vedoucím oddělení řízení rizik a kontrolorem dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu. Kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu by měl spolupracovat s útvarem řízení rizik za účelem stanovení metodik boje proti praní peněz a financování terorismu v souladu se strategií řízení rizik úvěrové nebo finanční instituce. 4.2.6 Externí zadávání provozních funkcí kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu

Kromě pokynů evropských orgánů dohledu k outsourcingu¹² , pokud jsou použitelné, a v případech, kdy je outsourcing provozních funkcí kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu podle vnitrostátních právních předpisů povolen, by úvěrové nebo finanční instituce měly zohlednit následující klíčové zásady:

• a. Konečnou odpovědnost za dodržování právních a regulatorních povinností, ať už jsou konkrétní funkce zadávány externě nebo ne, nese úvěrová nebo finanční instituce.
• b. Práva a povinnosti úvěrové nebo finanční instituce a poskytovatele služeb by měly být jasně přiděleny a vymezeny v písemné smlouvě.
• c. Úvěrová nebo finanční instituce, která se spoléhá na ujednání o outsourcingu, by měla být i nadále odpovědná za sledování a dohled nad kvalitou poskytovaných služeb.
• d. Outsourcing uvnitř skupiny by měl podléhat stejnému regulačnímu rámci jako zadání externím poskytovatelům služeb mimo skupinu¹³ .
• e. Externí zajištění funkcí nesmí vést k přenesení povinností vedoucího orgánu. Strategická rozhodnutí týkající se boje proti praní peněz a financování terorismu by neměla být zadávána externě. Tato rozhodnutí zahrnují zejména:
• i. schválení posouzení rizik praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku;
• ii. rozhodnutí o vnitřní organizaci rámce pro boj proti praní peněz a financování terorismu úvěrové a finanční instituce;
• iii. přijetí interních zásad a postupů pro boj proti praní peněz a financování terorismu;
• iv. schválení metodiky použité k určení rizika praní peněz a financování terorismu, které představuje daný obchodní vztah, a přiřazení rizikového profilu;
• v. schválení kritérií, která bude úvěrová nebo finanční instituce používat k odhalování podezřelých nebo neobvyklých transakcí pro účely průběžného sledování a/nebo podávání zpráv.

Úvěrové a finanční instituce nesou konečnou odpovědnost za rozhodnutí o nahlášení podezřelých transakcí finanční zpravodajské jednotce, a to i v situacích, kdy je identifikace a hlášení podezřelých transakcí zadáváno externím subjektům.

¹² Viz Obecné pokyny orgánu EBA k outsourcingu: EBA/GL/2019/02; Obecné pokyny orgánu EIOPA k outsourcingu u poskytovatelů cloudových služeb: EIOPA - BoS -20- 002; Obecné pokyny orgánu ESMA k outsourcingu u poskytovatelů cloudových služeb: ESMA50 -157- 2403

¹³ Bod 27 podkladových částí obecných pokynů orgánu EBA k outsourcingu ze dne 25. února 2019: EBA/GL/2019/02

Úvěrové a finanční instituce by se při externím zadávání provozních funkcí v rámci funkce kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu poskytovateli služeb měly řídit postupy pro outsourcing, jak je uvedeno v pokynech orgánu EBA k outsourcingu. To zahrnuje identifikaci a hodnocení relevantních rizik spojených s outsourcingem, odůvodnění rozhodnutí o outsourcingu s ohledem na sledované cíle (ať už se jedná o zajištění optimálního rozdělení zdrojů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu v rámci celé skupiny, nebo na základě kritérií proporcionality), provedení hloubkové kontroly potenciálního poskytovatele služeb a smluvní zajištění outsourcingového ujednání.

Úvěrová nebo finanční instituce, která externě zadává úkoly v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, by měla pověřit svého kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu:

• i) sledováním výkonu poskytovatele služeb, aby bylo zajištěno, že outsourcing účinně umožňuje úvěrové nebo finanční instituci plnit všechny její zákonné a regulační povinnosti v oblasti praní peněz a financování terorismu;
• ii) prováděním pravidelné kontroly dodržování předpisů ze strany poskytovatele služeb v rámci závazků vyplývajících ze smlouvy. V souladu s dokumentovanou analýzou by pravidelná kontrola měla zajistit, aby útvar zajišťování shody s předpisy v oblasti praní peněz a financování terorismu měl k dispozici prostředky k pravidelnému a příležitostnému testování a sledování dodržování povinností, které má poskytovatel služeb. Pokud jde o údaje o zákaznících, měl by mít útvar pro dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu a příslušný orgán přístupová práva k systémům/databázím poskytovatele služeb;
• iii) podáváním zpráv o outsourcingu vedoucímu orgánu v rámci zprávy o činnosti pracovníka pro boj proti praní peněz a financování terorismu nebo kdykoli to okolnosti vyžadují, zejména proto, aby byla co nejdříve provedena nezbytná nápravná opatření.

Pokud úvěrová nebo finanční instituce nemá žádné vlastní úředníky nebo zaměstnance kromě vedoucího orgánu, může funkci zajišťování souladu s předpisy v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zadat poskytovateli služeb. V takových případech by měl být kontrolorem dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu kontrolor dodržování předpisů v této oblasti jednoho z poskytovatelů služeb, který má zkušenosti nebo znalosti o druhu činnosti nebo transakcí prováděných úvěrovou nebo finanční institucí.

V situacích, kdy úvěrová nebo finanční instituce využívá outsourcing v rámci skupiny, by měla zejména přijmout opatření nezbytná k identifikaci a řízení případných střetů zájmů, které by mohly z takové dohody o outsourcingu vyplynout. Mateřská společnost skupiny by měla:

• a) zajistit, aby byl v dotčených subjektech vytvořen soupis případů outsourcingu v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu v rámci skupiny, aby bylo možné určit, která funkce se vztahuje ke kterému právnímu subjektu, a aby byl pravidelně k dispozici k nahlédnutí; a
• b) zajistit, aby outsourcing v rámci skupiny neohrozil dodržování předpisů každé dceřiné společnosti, pobočky nebo jiné formy provozovny v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu.

Externí zadávání úkolů souvisejících s bojem proti praní peněz a financování terorismu poskytovatelům služeb usazeným ve třetích zemích by mělo podléhat dodatečným ochranným opatřením, aby se zajistilo, že externí zadávání nezvýší v důsledku umístění poskytovatele služeb riziko nedodržení právních a regulačních požadavků nebo neúčinného plnění zadaných úkolů, ani nebude bránit příslušnému orgánu účinně vykonávat svou pravomoc dohledu nad poskytovatelem služeb.