4.2 NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas loma un pienākumi

Lemjot par to, vai iecelt amatā NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punktu, vadības struktūrvienībai jāņem vērā kredītiestādes vai finanšu iestādes darbību mērogs un sarežģītība, kā arī tās pakļautība NILL/TF riskam saskaņā ar 4.2.2. iedaļā izklāstītajiem kritērijiem.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona jāieceļ amatā vadības līmenī. Tai jābūt pietiekamām pilnvarām pēc savas iniciatīvas ierosināt visus vajadzīgos vai piemērotos pasākumus, lai nodrošinātu iekšējo NILL/TFN pasākumu atbilstību un efektivitāti, piedāvājot tos vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības un vadības funkcijas.

Ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona tiek iecelta amatā saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punktu, vadības struktūrvienībai jānosaka, vai minētās funkcijas veikšana būs pilnas slodzes darbs vai arī to varēs veikt kāds darbinieks vai amatpersona papildus saviem jau esošajiem pienākumiem kredītiestādē vai finanšu iestādē.

Ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas funkcijas ir jāuztic amatpersonai vai darbiniekam, kam kredītiestādē vai finanšu iestādē jau ir citi pienākumi vai funkcijas, vadības struktūrvienībai jāapzina un jāizvērtē iespējamie interešu konflikti un jāveic vajadzīgie pasākumi, lai tos novērstu vai, ja tas nav iespējams, pārvaldītu. Vadības struktūrvienībai jānodrošina, ka minētā persona var atvēlēt pietiekami daudz laika NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas pienākumiem.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai pēc pieprasījuma jādara informācija pieejama kompetentajai iestādei un FIU , un tādēļ tai parasti jābūt nolīgtai un jāstrādā valstī, kurā kredītiestāde vai finanšu iestāde veic uzņēmējdarbību.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu var nolīgt strādāt citā jurisdikcijā, ja tas ir samērīgi ar NILL/TF risku, kuram kredītiestāde vai finanšu iestāde ir pakļauta, un ciktāl to atļauj valsts tiesību akti. Šādos gadījumos kredītiestādei vai finanšu iestādei jāievieš vajadzīgās sistēmas un kontroles pasākumi, lai nodrošinātu, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai ir piekļuve visai nepieciešamajai informācijai un sistēmām, kas vajadzīgas tās uzdevumu veikšanai, un ka tā ir pieejama, lai nekavējoties tiktos ar vietējo FIU un kompetento iestādi. Kredītiestādei vai finanšu iestādei arī jāspēj pierādīt kompetentajai iestādei, ka tās šajā jomā veiktie pasākumi ir atbilstīgi un efektīvi.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jābūt iespējai uzticēt un deleģēt 4.2.4. iedaļā noteiktos uzdevumus citām amatpersonām un darbiniekiem, kas darbojas tās vadībā un uzraudzībā, ar noteikumu, ka galīgā atbildība par minēto uzdevumu efektīvu izpildi paliek NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jābūt daļai no otrā aizsardzības līmeņa, un kā tādai tai jābūt daļai no neatkarīgas funkcijas, ievērojot šādus nosacījumus:

• a) NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jābūt neatkarīgai no darbības jomām vai struktūrvienībām, ko tā kontrolē, un tā nevar būt pakļauta personai, kas ir atbildīga par minēto darbības jomu vai struktūrvienību vadību.
• b) Kredītiestāde vai finanšu iestāde ievieš iekšējas procedūras, lai nodrošinātu, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai vienmēr ir neierobežota un tieša piekļuve visai informācijai, kas nepieciešama tās funkciju veikšanai. Lēmums par to, kādai informācijai šajā jomā ir vajadzīga piekļuve, jāpieņem tikai pašai NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai.
• c) Būtiska incidenta gadījumā NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai ir jāspēj par to ziņot, un tai ir nepieciešama tieša piekļuve vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju, vai augstākajai vadībai, ja vadības struktūrvienība nav izveidota.

4.2.2 Proporcionalitātes kritēriji atsevišķas NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas iecelšanai

Kredītiestādei vai finanšu iestādei jāieceļ amatā atsevišķa NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona, ja vien tā nav individuālais komersants vai arī tai nav ļoti ierobežots darbinieku skaits, vai arī 33. punktā izklāstītie iemesli nepamato šādu neiecelšanu amatā.

Ja vadības struktūrvienība nolemj neiecelt amatā atsevišķu NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu, iemesliem jābūt pamatotiem un dokumentētiem un ir skaidri jāatsaucas uz vismaz šādiem kritērijiem:

• a) kredītiestādes vai finanšu iestādes darījumdarbības veids un ar to saistītie NILL/TF riski, ņemot vērā ģeogrāfisko atrašanās vietu, klientu bāzi, izplatīšanas kanālus un produktu un pakalpojumu piedāvājumu;
• b) iestādes darbības apjoms attiecīgajā jurisdikcijā, klientu skaits, darījumu skaits un apjoms, kā arī pilnslodzes ekvivalenta darbinieku skaits;
• c) kredītiestādes vai finanšu iestādes juridiskais statuss, tostarp tas, vai kredītiestāde vai finanšu iestāde pieder pie kādas grupas;

Ja nav iecelta atsevišķa NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona, kredītiestādei vai finanšu iestādei jāorganizē NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas uzdevumu veikšana (sk. tālāk 4.2.4. iedaļu par NILL/TFN atbilstības amatpersonas uzdevumiem un lomu ), ko īsteno vai nu kāds vadības struktūrvienības loceklis, kā minēts 4.1.3. iedaļā, vai par NILL/TFN atbildīgais augstākā līmeņa vadītājs, kā minēts 4.1.4. iedaļā, vai arī operacionālās funkcijas tiek nodotas ārpakalpojumā, kā minēts 4.2.6. iedaļā, vai arī iepriekš minētās iespējas tiek kombinētas.

Ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona darbojas attiecībā uz divām vai vairākām vienībām grupā vai arī tai tiek uzticēti arī citi uzdevumi, kredītiestādei vai finanšu iestādei jānodrošina, ka šie dažādie uzdevumi tomēr ļauj NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai efektīvi pildīt savus pienākumus. NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jādarbojas attiecībā uz dažādām vienībām tikai tad, ja šīs vienības pieder pie vienas un tās pašas grupas. Tomēr, ņemot vērā kolektīvo ieguldījumu uzņēmumu nozares īpašo raksturu⁵ , NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona var apkalpot vairākus fondus.

4.2.3 Piemērotība, prasmes un speciālās zināšanas

⁵ Kolektīvo ieguldījumu uzņēmums jeb KIU ir PVKIU, kā definēts 1. panta 2. punktā Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvā 2009/65/EK (2009. gada 1 3. jūlijs) par normatīvo un administratīvo aktu koordināciju attiecībā uz pārvedamu vērtspapīru kolektīvo ieguldījumu uzņēmumiem (PVKIU), vai AIF, kā definēts Direktīvas 2011/61/ES 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā.

Saistībā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punkta a) apakšpunktā minētajām darbinieku pārbaudēm kredītiestādēm vai finanšu iestādēm pirms iecelšanas amatā jānovērtē, vai NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai ir:

• a) reputācija, godīgums un godprātība, kas nepieciešama tās funkciju veikšanai;
• b) atbilstošas NILL/TFN prasmes un speciālās zināšanas, tostarp zināšanas par piemērojamo tiesisko un regulatīvo NILL/TFN regulējumu, un NILL/TFN politikas, kontroles un procedūru īstenošanu;
• c) pietiekamas zināšanas un izpratne par NILL/TF riskiem, kas saistīti ar kredītiestādes vai finanšu iestādes uzņēmējdarbības modeli, lai tā varētu efektīvi pildīt savus pienākumus;
• d) attiecīga pieredze saistībā ar NILL/TF risku apzināšanu, novērtēšanu un pārvaldību; un
• e) pietiekams laiks un darba stāžs, lai efektīvi, neatkarīgi un patstāvīgi pildītu savus pienākumus.

Kredītiestādēm vai finanšu iestādēm jānodrošina, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības struktūra pastāvīgi darbojas kā daļa no tās vispārējās darbības nepārtrauktības pārvaldības. Ir jāparedz iespēja, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona pārtrauc pildīt savas funkcijas un ka ir pieejams aizstājējs ar atbilstīgām prasmēm un zināšanām, lai varētu pārņemt NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas funkcijas gadījumā, ja šī amatpersona kādu laiku atrodas prombūtnē vai ja tiek apšaubīta NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas godprātība.

4.2.4 NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas uzdevumi un loma

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas loma un pienākumi ir skaidri jādefinē un jādokumentē.

• a. Riska novērtēšanas sistēmas izstrāde

Saistībā ar riska identificēšanu un izvērtēšanu, kas minēta Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 1. punktā, NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāizstrādā un jāuztur NILL/TF riska novērtēšanas sistēma uzņēmuma mēroga un individuāliem NILL/TF riska novērtējumiem saskaņā ar EBI pamatnostādnēm par NILL/TF riska faktoriem⁶ .

⁶ Pārskatītās EBI pamatnostādnes par NILL/TF riska faktoriem: EBA/GL/2021/02

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāsniedz ziņojumi vadības struktūrvienībai par rezultātiem, kas gūti, veicot uzņēmuma mēroga un individuālus NILL/TF riska novērtējumus, ar vadības struktūrvienības dalībnieka vai augstākā līmeņa vadītāja, kas atbildīgs par NILL/TFN, starpniecību vai tiešā veidā, ja tas ir nepieciešams. NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāierosina vadības struktūrvienībai pasākumi, kas jāveic šo risku mazināšanai. Jauna produkta vai pakalpojuma laišana tirgū vai būtiskas izmaiņas esošajos produktos vai pakalpojumos, jauna tirgus attīstība vai jaunu darbību veikšana nav jāuzsāk, kamēr nav pieejami un efektīvi ieviesti atbilstoši resursi, lai varētu izprast un pārvaldīt saistītos riskus.

• b. Politikas un procedūru izstrāde

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka tiek ieviesta, pastāvīgi atjaunināta un efektīvi īstenota atbilstoša politika un procedūras. Šai politikai un procedūrām jābūt samērīgām ar NILL/TF riskiem, ko kredītiestāde vai finanšu iestāde ir identificējusi. NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāveic vismaz šādi uzdevumi:

• a) jādefinē NILL/TFN politika un procedūras, kas jāpieņem kredītiestādei vai finanšu iestādei, kā arī kontroles pasākumi un sistēmas, kas jāievieš saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punktu;
• b) jānodrošina, ka kredītiestāde vai finanšu iestāde efektīvi īsteno NILL/TFN politiku un procedūras, kā paskaidrots d) punktā par atbilstības uzraudzību;
• c) jānodrošina, ka NILL/TFN politika un procedūras tiek regulāri pārskatītas un vajadzības gadījumā grozītas vai atjauninātas;
• d) jāsniedz ieteikumi par to, kā reaģēt uz jebkurām izmaiņām juridiskajās vai regulatīvajās prasībās vai NILL/TF riskos, kā arī par to, kā labāk novērst nepilnības vai trūkumus, kas konstatēti, veicot uzraudzības vai pārraudzības darbības.

Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punktā minētajai politikai, kontrolei un procedūrām jāietver vismaz šādi elementi:

• a) uzņēmuma mēroga un individuālā NILL/TF riska novērtēšanas metodika;
• b) klienta uzticamības pārbaude, tostarp ievērojot pārskatītās EBI pamatnostādnes par NILL/TF riska faktoriem⁷ , un klientu apstiprināšanas process, kā paskaidrots tālāk c) punktā par klientiem, jo īpaši attiecībā uz augsta riska klientiem;
• c) iekšējā ziņošana (neparastu darījumu analīze) un STR iesniegšana FIU ;
• d) grāmatvedības uzskaite; un
• e) noteikumi par NILL/TFN atbilstības uzraudzību, kā norādīts d) punktā par atbilstības uzraudzību.
• c. Klienti, tostarp augsta riska klienti

⁷ Pamatnostādnes par klienta uzticamības pārbaudi un faktoriem, kas kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāņem vērā, novērtējot noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un teroristu finansēšanas risku, kas saistīts ar individuālām darījumu attiecībām un gadījuma rakstura darījumiem (“Pamatnostādnes par NILL/TF riska faktoriem”), saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 17. pantu un 18. panta 4. punktu: EBA/GL/2021/02

Pirms augstākā vadība pieņem galīgo lēmumu par to, kā piesaistīt jaunus augsta riska klientus vai uzturēt darījumu attiecības ar augsta riska klientiem saskaņā ar kredītiestādes vai finanšu iestādes uz risku balstīto iekšējo NILL/TFN politiku un jo īpaši situācijās, kad augstākās vadības apstiprinājums ir nepārprotami pieprasīts Direktīvā (ES) 2015/849, jāapspriežas ar NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu. Ja augstākā vadība nolemj neievērot NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas ieteikumu, tai pienācīgi jāreģistrē savs lēmums un jāizskaidro, kā tā ierosina mazināt NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas norādītos riskus.

• d. Atbilstības uzraudzība

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai kā otrajam aizsardzības līmenim jābūt atbildīgai par uzraudzību pār to, vai kredītiestādes vai finanšu iestādes īstenotie pasākumi, politika, kontrole un procedūras atbilst šīs kredītiestādes vai finanšu iestādes pienākumiem NILL/TFN jomā. NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai arī jāpārrauga to NILL/TFN kontroles pasākumu efektivitāte, kurus piemēro darbības jomas un iekšējās struktūrvienības (pirmais aizsardzības līmenis).

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka NILL/TFN regulējums vajadzības gadījumā tiek atjaunināts, jebkurā gadījumā tad, kad tiek konstatēti trūkumi, rodas jauni riski vai ir mainījusies tiesiskā vai regulatīvā sistēma.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāpiedāvā vadības struktūrvienībai korektīvi pasākumi, kas jāveic, lai novērstu konstatētās nepilnības kredītiestādes vai finanšu iestādes NILL/TFN sistēmā, tostarp nepilnības, ko konstatējušas kompetentās iestādes vai iekšējie vai ārējie revidenti.

• e. Ziņošana vadības struktūrvienībai

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jākonsultē vadības struktūra par veicamajiem pasākumiem, lai varētu nodrošināt atbilstību spēkā esošajiem likumiem, prasībām, noteikumiem un standartiem, un tai jānovērtē iespējamā ietekme, ko jebkuras izmaiņas juridiskajā vai regulatīvajā vidē var radīt uz kredītiestādes vai finanšu iestādes darbībām un atbilstības sistēmu.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāpievērš par NILL/TFN atbildīgā vadības struktūrvienības dalībnieka vai augstākā līmeņa vadītāja uzmanība:

• a) jomām, kurās jāīsteno vai jāuzlabo NILL/TFN kontroles darbība;
• b) atbilstīgiem uzlabojumiem, kas ierosināti saistībā ar a) punktu iepriekš;
• c) progresa ziņojumam par jebkurām nozīmīgām koriģējošām programmām, vismaz reizi gadā saistībā ar 50. punktā minēto darbības ziņojumu un ad hoc vai periodiski, atkarībā no uzlabojumiem, lai sniegtu informāciju par NILL/TF risku līmeni un pasākumiem, kas tiek veikti vai ieteikti, lai samazinātu un efektīvi pārvaldītu minētos riskus;
• d) tam, vai NILL/TFN atbilstības funkcijai piešķirtie cilvēkresursi un tehniskie resursi ir pietiekami un vai tie jāpalielina.

Kredītiestādei vai finanšu iestādei jābūt gatavai iesniegt kompetentajai iestādei 50. punktā minētā darbības ziņojuma kopiju.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai vismaz reizi gadā jāsagatavo darbības ziņojums. Šim darbības ziņojumam jābūt samērīgam ar kredītiestādes vai finanšu iestādes darbības mērogu un raksturu. Attiecīgā gadījumā darbības ziņojumā var izmantot informāciju, kas jau nosūtīta valsts kompetentajām iestādēm citu ziņojumu ietvaros. Darbības ziņojumā ir jāiekļauj vismaz šāda informācija:

1) Par NILL/TF riska novērtējumu:

• a) kopsavilkums par galvenajiem konstatējumiem, kas gūti uzņēmuma mēroga NILL/TF riska

iepriekšējā gadā, un apstiprinājums par to, ka kompetentā iestāde ir to pieprasījusi iesniegt par pārskata gadu⁸ ;

• b) apraksts par jebkurām izmaiņām saistībā ar metodi, kuru kredītiestāde vai finanšu iestāde izmanto, lai novērtētu kāda atsevišķa klienta riska profilu, uzsverot to, kā šādas izmaiņas tiek saskaņotas ar kredītiestādes vai finanšu iestādes uzņēmuma mēroga NILL/TF riska novērtējumu;
• c) klientu klasifikācija pa riska kategorijām, tostarp to klientu dokumentāciju skaits pa riska kategorijām, attiecībā uz kurām CDD pārskati un atjauninājumi vēl nav veikti;
• d) informācija un statistikas dati par:

2) Par resursiem:

• e) īss apraksts par NILL/TFN organizatorisko struktūru un attiecīgā gadījumā — par iepriekšējā ga dā veiktajām būtiskajām izmaiņām, kā arī to pamatojums;
• f) īss apraksts par cilvēkresursiem un tehniskajiem resursiem, ko kredītiestāde vai finanšu iestāde piešķīrusi NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijai;
• g) attiecīgā gadījumā — ārpakalpojumā nodoto NILL/TFN procesu saraksts, kā arī apraksts par pārraudzību, ko kredītiestāde vai finanšu iestāde veic attiecībā uz minētajām darbībām.

3) Par politiku un procedūrām:

• h) kopsavilkums par gada laikā veiktajiem svarīgajiem pasākumiem un pieņemtajām procedūrām, tostarp īss apraksts par pārskata gadā sniegtajiem ieteikumiem un konstatētajām problēmām, nepilnībām un pārkāpumiem;
• i) apraksts par atbilstības uzraudzības darbībām, kas veiktas, lai novērtētu kredītiestādes vai

kredītiestādes vai finanšu iestādes darbinieki, pārstāvji, izplatītāji un pakalpojumu sniedzēji, kā arī par to, cik piemēroti ir visi uzraudzības instrumenti, ko kredītiestāde vai finanšu iestāde izmanto NILL/TFN nolūkiem;

• j) apraksts par pabeigtajiem NILL/TFN mācību pasākumiem un nākamā gada mācību plānu;
• k) NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas darbības plāns nākamajam gadam;
• l) ar NILL/TFN saistīto iekšējo un ārējo revīziju konstatējumi un kredītiestādes vai finanšu iestādes paveiktais šo konstatējumu risināšanā;
• m) kompetentās iestādes veiktās uzraudzības darbības, tostarp saziņa ar kredītiestādi vai finanšu iestādi, iesniegtie ziņojumi, konstatētie pārkāpumi un piemērotās sankcijas, kā arī tas, kā

uzraudzības darbības vai korektīvo darbību gadījumos.

• f. Ziņošana par aizdomīgiem darījumiem

⁸ Skatīt EBI pamatnostādnes par NILL/TF riska faktoriem attiecībā uz riska novērtējumu veikšanu (EBA/GL/2021/02).

At tiecībā uz NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas pienākumu saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 33. panta 2. punktu iesniegt minētā panta 1. punktā norādīto informāciju, tai jāpārliecinās, ka citiem darbiniekiem, kuru palīdzība ir vajadzīga, lai īstenotu kādus šīs funkcijas aspektus, ir prasmes, zināšanas un piemērotība, lai varētu veikt minēto uzdevumu. Pienācīgi jāņem vērā tās informācijas sensitivitāte un konfidencialitāte, kuru var izpaust, un informācijas neizpaušanas saistības, kas jāievēro kredītiestādei vai finanšu iestādei.

Ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona iesniedz informāciju FIU saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 33. panta 2. punktu, tai jānodrošina, ka šī informācija tiek nosūtīta tādā formātā un ar tādiem līdzekļiem, kas faktiski atbilst visām valsts FIU izdotajām pamatnostādnēm. Pildot savus pienākumus saskaņā ar minēto noteikumu, NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai:

• a) jāizprot darījumu uzraudzības sistēmas darbība un struktūra, tostarp scenāriji, kas paredzēti saskaņā ar NILL/TF riskiem, kuri rodas kredītiestādei vai finanšu iestādei, un iekšējās procedūras saņemto brīdinājumu apstrādei;
• b) jāpieņem ziņojumi no kredītiestādes vai finanšu iestādes darbiniekiem, pārstāvjiem vai izplatītājiem vai ziņojumi, ko kādā citā veidā radījušas kredītiestādes vai finanšu iestādes sistēmas, attiecībā uz zināmiem vai aizdomīgiem NILL/TF gadījumiem vai to, ka kāda persona, iespējams, ir bijusi saistīta, ir saistīta vai var būt saistīta ar NILL/TF;
• c) jānodrošina, ka šie ziņojumi tiek izskatīti nekavējoties, lai noteiktu to, vai ir zināms vai ir radušās aizdomas, ka kādi līdzekļi ir noziedzīgi iegūti līdzekļi, tostarp NILL/TF līdzekļi, vai arī to, ka kāda persona var būt bijusi saistīta, ir saistīta vai var būt saistīta ar NILL/TF; NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai arī jānosaka, jādokumentē un jāievieš prioritāšu noteikšanas process attiecībā uz saņemtajiem iekšējiem ziņojumiem, lai minētie iekšējie ziņojumi par īpaši augsta riska situācijām tiktu apstrādāti ar nepieciešamo steidzamību;
• d) izvērtējot saņemtos ziņojumus, jāreģistrē visi veiktie novērtējumi, kā arī visas atsauksmes, kas saņemtas no FIU , lai nākotnē uzlabotu aizdomīgu darījumu atklāšanu;
• e) jānodrošina, ka par zināmiem vai aizdomīgiem NILL/TF gadījumiem vai par kādas personas saistību ar NILL/TF tiek nekavējoties ziņots FIU , kopā ar ziņojumu iesniedzot tādus faktus, notikumus vai informāciju un dokumentāciju, kas vajadzīga, lai pamatotu aizdomas vai gadījumus, kad ir pietiekams iemesls aizdomām par NILL/TF;
• f) jānodrošina ātra un izsmeļoša atbilde uz jebkuru FIU iesniegtu informācijas pieprasījumu; un
• g) regulāri jāizvērtē iemesli, kādēļ brīdinājumi par neparastu darbību vai darījumiem netika iesniegti kā iekšējie ziņojumi, lai noteiktu, vai ir kādi jautājumi, kas jārisina, lai nodrošinātu aizdomīgas darbības vai darījumu efektīvu atklāšanu.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka kredītiestādes vai finanšu iestādes iekšējā kontrole ļauj tai ievērot visus FIU sniegtos norādījumus.

Kredītiestādēm vai finanšu iestādēm jādara vadītājiem un darbiniekiem zināms, ka viņu pienākums ir stingri ievērot aizliegumu informēt klientu vai trešās personas par to, ka tiek veikta NILL/TF analīze vai ka tā var tikt uzsākta, un ierobežot piekļuvi šai informācijai tikai ar tām personām, kurām tā ir vajadzīga savu pienākumu pildīšanai. Lai gan kredītiestādē vai finanšu iestādē ir piemērojams informācijas neizpaušanas pienākums, NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai tomēr rūpīgi jāizvērtē, kam kredītiestādē vai finanšu iestādē tiek sniegta informācija par visiem ziņojumiem, kas iesniegti FIU , vai par informācijas pieprasījumiem, kas saņemti no FIU . Ziņošanas procedūrai jābūt konfidenciālai, un to personu identitāte, kas iesaistītas ziņojuma sagatavošanā un nosūtīšanā, jāaizsargā ar privātuma politiku.

• g. Apmācība un informētība

Saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 46. panta 1. punktā noteikto pienākumu un kā paredzēts pārskatītajās EBI pamatnostādnēs par NILL/TF riska faktoriem⁹ , NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai pienācīgi jāinformē darbinieki par NILL/TF riskiem, kuriem kredītiestāde vai finanšu iestāde ir pakļauta, tostarp par NILL/TF metodēm, tendencēm un tipiem, kā arī par uz risku balstīto pieeju, ko kredītiestāde vai finanšu iestāde piemēro, lai mazinātu šos riskus. Šo informāciju var sniegt dažādos veidos, piemēram, uzņēmuma vēstulēs, iekštīklā vai sanāksmēs.

⁹ 6. pamatnostādne: apmācība par pārskatītajām EBI pamatnostādnēm par NILL/TF riska faktoriem: EBA/GL/2021/02

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāpārrauga kārtējās NILL/TFN mācību programmas sagatavošana un īstenošana. Sadarbībā ar kredītiestādes vai finanšu iestādes cilvēkresursu departamentu jādokumentē personāla apmācības un izglītības ikgadējais plāns un jāiekļauj tas darbības ziņojumā vadības struktūrvienībai saskaņā a r 50. punktu.

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka kredītiestādes vai finanšu iestādes pieņemtās iekšējās ziņošanas procedūras tiek darītas zināmas visiem darbiniekiem.

Papildus vispārējai izglītībai, Direktīvas (ES) 2015/849 46. p anta 1. punkta nolūkiem NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāizvērtē konkrētās apmācības vajadzības kredītiestādē vai finanšu iestādē un jānodrošina, ka personām, kuras pakļautas dažāda līmeņa NILL/TF riskiem, tiek nodrošināta pienācīga teorētiskā un praktiskā apmācība, piemēram:

• a) personām, kuras nodarbojas ar atbilstības uzraudzību NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas pakļautībā;
• b) personām, kuras kontaktējas ar klientiem vai kurām uzdots slēgt klientu darījumus (darbiniekiem, pārstāvjiem un izplatītājiem);
• c) personām, kuras ir atbildīgas par tādu procedūru vai iekšējo rīku izstrādi, ko piemēro darbībām, kas var būt jutīgas pret NILL/TF risku.

Konkrēto mācību programmu saturs, ko nodrošina personām ar atšķirīgu NILL/TF risku līmeni, jāpielāgo, pamatojoties uz riska pakāpi, kā aprakstīts pārskatītajās EBI pamatnostādnēs par NILL/TF riska faktoriem¹⁰ .

¹⁰ 6. pamatnostādne: apmācība par pārskatītajām EBI pamatnostādnēm par NILL/TF riska faktoriem: EBA/GL/2021/02

NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānosaka novērtēšanas rādītāji, lai pārbaudītu sniegtās apmācības efektivitāti.

Ja kredītiestāde vai finanšu iestāde pieņem apmācības un izpratnes veicināšanas programmu, kas izstrādāta ārvalstīs, piemēram, tās juridiskajā adresē vai mātesuzņēmumā, NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka šī programma tiek pielāgota valsts līmenī piemērojamajiem juridiskajiem un regulatīvajiem noteikumiem, kā arī attiecībā uz NILL/TFN tipoloģijām un kredītiestādes vai finanšu iestādes konkrētajām darbībām.

Ja kādas apmācības darbības tiek uzticētas ārpakalpojumu sniedzējam, NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jānodrošina, ka i) pakalpojumu sniedzējam ir nepieciešamās zināšanas par NILL/TFN, lai garantētu sniedzamās apmācības kvalitāti, ii) tiek noteikti un ievēroti ārpakalpojumu pārvaldības nosacījumi un iii) šīs apmācības saturs tiek pielāgots attiecīgās kredītiestādes vai finanšu iestādes īpatnībām.

4.2.5 Attiecības starp NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkciju un citām funkcijām

Gan atbilstības uzraudzītājiem, gan neatkarīgajai NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijai jāatrodas kredītiestāžu un finanšu iestāžu otrajā aizsardzības līmenī.

Ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcija atšķiras no vispārējās atbilstības uzraudzības funkcijas, papildus EUI pamatnostādņu par iekšējo pārvaldību¹¹ noteikumiem par pārredzamu un dokumentētu lēmumu pieņemšanas procesu un skaidru pienākumu un pilnvaru sadalījumu iekšējās kontroles sistēmā, kredītiestādēm vai finanšu iestādēm jāievēro arī šajā iedaļā izklāstītie noteikumi.

¹¹ EBI pamatnostādnes par iekšējo pārvaldību saskaņā ar Direktīvu 2013/36/ES: EBA/GL/2021/05; EVTI pamatnostādnes par dažiem FITD II atbilstības uzraudzības prasību aspektiem: ESMA35 - 36 - 1946; EAAPI pamatnostādnes par pārvaldības sistēmu: EIOPA - BoS - 14/253 EN

Neatkarīgās revīzijas funkcija, kas minēta Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 4. punkta

• b) apakšpunktā, nav jāapvieno ar NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkciju.

Riska pārvaldības funkcijai, ciktāl kredītiestādei vai finanšu iestādei ir riska pārvaldības funkcija, un, ja tāda ir izveidota, riska komitejai ir nepieciešama piekļuve attiecīgai informācijai un datiem, kas vajadzīgi viņu uzdevumu veikšanai, tostarp informācijai un datiem no attiecīgajām korporatīvās un iekšējās kontroles funkcijām, piemēram, no NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijas.

Jānotiek pietiekamai sadarbībai informācijas apmaiņas jomā starp riska pārvaldības vadītāju un NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu. NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jāsadarbojas ar riska funkciju, lai noteiktu NILL/TFN metodikas, kas saskaņotas ar kredītiestādes vai finanšu iestādes riska pārvaldības stratēģiju.

4.2.6 NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas operacionālo uzdevumu nodošana ārpakalpojumā

Papildus EUI pamatnostādnēm par ārpakalpojumiem¹² , attiecīgā gadījumā un tad, kad NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas operacionālo funkciju nodošana ārpakalpojumā ir atļauta saskaņā ar valsts tiesību aktiem, kredītiestādēm vai finanšu iestādēm jāievēro šādi pamatprincipi:

• a. Galīgā atbildība par juridisko un regulatīvo pienākumu izpildi, neatkarīgi no tā, vai kādas konkrētas funkcijas tiek nodotas ārpakalpojumā, gulstas uz kredītiestādi vai finanšu iestādi.
• b. Kredītiestādes vai finanšu iestādes un pakalpojumu sniedzēja tiesības un pienākumi ir skaidri jānorāda un jāizklāsta, rakstiski vienojoties.
• c. Kredītiestādei vai finanšu iestādei, kas izmanto ārpakalpojumus, arī turpmāk jābūt atbildīgai par sniegtā pakalpojuma kvalitātes uzraudzību un pārraudzību.
• d. Uz grupas iekšējiem ārpakalpojumiem jāattiecina tāds pats tiesiskais regulējums kā uz ārpakalpojumiem, ko nodrošina pakalpojumu sniedzēji ārpus grupas¹³ .
• e. Funkciju nodošana ārpakalpojumā nevar kļūt par pamatu vadības struktūrvienības pienākumu deleģēšanai. Stratēģiskus lēmumus saistībā ar NILL/TFN nedrīkst nodot ārpakalpojumā. Šie lēmumi jo īpaši ietver:
• i. uzņēmuma mēroga NILL/TF riska novērtējuma apstiprināšanu;
• ii. lēmumu par kredītiestādes un finanšu iestādes NILL/TFN regulējuma iekšējo organizāciju;
• iii. iekšējās NILL/TFN politikas un procedūru pieņemšanu;
• iv. tās metodikas apstiprināšanu, ko izmanto, nosakot NILL/TF risku, kuru rada kādas konkrētas darījumu attiecības, un riska profila piešķiršanu;
• v. to kritēriju apstiprināšanu, kas kredītiestādei vai finanšu iestādei jāizmanto, lai atklātu aizdomīgus vai neparastus darījumus, veicot pastāvīgu uzraudzību un/vai ziņošanu.

Kredītiestādes un finanšu iestādes saglabā galīgo atbildību par lēmumu ziņot FIU par aizdomīgiem darījumiem, tostarp situācijās, kad aizdomīgu darījumu identificēšana un ziņošana par tiem tiek nodota ārpakalpojumā.

¹² EBI pamatnostādnes par ārpakalpojumu izmantošanu: EBA/GL/2019/02; EAAPI pamatnostādnes par ārpakalpojumu nodošanu mākoņpakalpojumu sniedzējiem: EIOPA - BoS -20- 002; EVTI pamatnostādnes par ārpakalpojumu nodošanu mākoņpakalpojumu sniedzējiem: ESMA50 -157- 2403

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāievēro ārpakalpojumu process, kas izklāstīts EBI pamatnostādnēs par ārpakalpojumu izmantošanu, kad tās nodod ārpakalpojumā NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas funkcijas operacionālos uzdevumus pakalpojumu sniedzējam. Tas ietver ārpakalpojumu mehānisma attiecīgo risku identificēšanu un novērtēšanu, lēmuma par ārpakalpojumu izmantošanu pamatošanu, ņemot vērā izvirzītos mērķus (vai mērķis ir nodrošināt NILL/TFN resursu optimālu sadalījumu visā grupā vai arī pamatā ir proporcionalitātes kritēriji), potenciālā pakalpojumu sniedzēja uzticamības pārbaudes veikšanu un ārpakalpojumu līguma noslēgšanu.

Kredītiestādei vai finanšu iestādei, kas nodod ārpakalpojumā NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijas uzdevumus, jāuzdod NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai:

• i) uzraudzīt pakalpojumu sniedzēja darbību, lai nodrošinātu, ka ārpakalpojums ļauj kredītiestādei vai finanšu iestādei efektīvi izpildīt visus tās juridiskos un regulatīvos NILL/TFN pienākumus;

13 2019. gada 25. februāra EBI pamatnostādņu par ārpakalpojumu izmantošanu pamatnodaļu 27. punkts: EBA/GL/2019/02

• ii) veikt regulāru kontroli pār to, kā pakalpojumu sniedzējs ievēro saistības, kas izriet no līguma. Saskaņā ar dokumentēto analīzi regulārajai kontrolei jānodrošina, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijai tiek nodrošināti līdzekļi, lai tā regulāri un laiku pa laikam pārbaudītu un uzraudzītu pakalpojumu sniedzēja pienākumu izpildi. Attiecībā uz klienta datiem NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkcijai un kompetentajai iestādei ir nepieciešamas tiesības piekļūt pakalpojumu sniedzēja sistēmām/datubāzēm;
• iii) ziņot vadības struktūrvienībai par ārpakalpojuma izmantošanu NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas darbības ziņojuma ietvaros vai tad, kad apstākļi to prasa, jo īpaši, lai iespējami drīz tiktu īstenoti visi nepieciešamie korektīvie pasākumi.

Ja kredītiestādei vai finanšu iestādei nav citu amatpersonu vai darbinieku kā vien vadības struktūrvienība, tā NILL/TFN atbilstības uzraudzības funkciju var nodot ārpakalpojumu sniedzējam. Šādos gadījumos NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai jābūt kāda viena pakalpojumu sniedzēja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai ar pieredzi vai zināšanām par kredītiestādes vai finanšu iestādes veicamo darbību vai slēdzamo darījumu veidu.

Situācijās, kad kredītiestāde vai finanšu iestāde izmanto grupas iekšējos ārpakalpojumus, tai jo īpaši jāveic vajadzīgie pasākumi, lai identificētu un pārvaldītu interešu konfliktus, kas var izrietēt no šāda ārpakalpojumu līguma. Grupas mātesuzņēmumam:

• a) jānodrošina, ka grupas iekšējo NILL/TFN ārpakalpojumu izmantošanas gadījumu uzskaitījums, lai noteiktu, kura funkcija ir saistīta ar kuru juridisko personu, tiek reģistrēts attiecīgajās vienībās un regulāri ir pieejams apskatei; un
• b) jānodrošina, ka grupas iekšējie ārpakalpojumi neapdraud neviena meitasuzņēmuma, filiāles vai cita veida struktūras atbilstību tās NILL/TFN pienākumu izpildē.

Ar NILL/TFN saistītu uzdevumu nodošanai ārpakalpojumu sniedzējiem, kas veic uzņēmējdarbību trešās valstīs, jāpiemēro papildu aizsardzības pasākumi, lai nodrošinātu, ka pakalpojumu sniedzēja atrašanās vietas dēļ šāda ārpakalpojuma izmantošana nepalielina juridisko un regulatīvo prasību neievērošanas vai ārpakalpojumā nodoto uzdevumu neefektīvas izpildes risku, kā arī nemazina kompetentās iestādes spēju efektīvi izmantot tās uzraudzības pilnvaras a ttiecībā uz pakalpojumu sniedzēju.